Einführung – Kostenarten einrichten

  • 15 Minuten

Kostenrechnung in Business Central hilft Ihnen, die Kosten der Unternehmensführung zu verstehen. Durch die Einrichtung einiger Masterdatentypen in Business Central können Sie Kosten nachverfolgen. Diese Masterdatentypen sind Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger.

Kostenarten einrichten

Kostenarten für die Betriebsbuchhaltung fast nahezu dieselbe Funktion wie Sachkonten für die Finanzbuchhaltung. In kleinem und mittelständischen Unternehmen sind Kostenarten und Sachkonten in den meisten Fällen auf ähnliche Weise strukturiert. Diese ähnliche Struktur ermöglicht es Ihnen, den Kontenplan aus der Finanzbuchhaltung zu übertragen und anschließen entsprechend Ihren Anforderungen an die Kostenrechnung anzupassen. Sie können den Kostenartenplan jedoch auch vollständig unabhängig vom Kontenplan der Finanzbuchhaltung erstellen.

Screenshot der Seite „Kostenartenplan“

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf den Kostenartenplan zuzugreifen:

  1. Wählen Sie das Symbol Seite suchen oben rechts auf der Seite aus, geben Sie Kostenartenplan ein, und wählen Sie anschließend den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie eine beliebige Position und dann im Menüband Bearbeiten aus, um die Kostenartkarte zu öffnen.

Auf der Kostenträgerkarte finden Sie die folgenden Felder:

  • Nr. - Die Nummer der Kostenart ist häufig mit dem entsprechenden GuV-Konto in der Finanzbuchhaltung identisch. Benutzer können jedoch die Nummer definieren, die sie wünschen. Die einzige Regel ist, dass die Nummern in aufsteigender Reihenfolge angezeigt werden müssen.

  • Typ – Bestimmt den Zweck der Kostenart an und dient zur Strukturierung des Kostenartenplans durch Einfügen von Summenzeilen. Die Optionen in diesem Feld sind:

    • Kostenart

    • Überschrift

    • Gesamt

    • Von-Summe

    • Bis-Summe

  • Zusammenzählung – Umfang der Zwischensummen.

  • Kostenklassifizierung – Das Programm verwendet diese Option als Filter, beispielsweise, wenn ein Benutzer nur die Kostenarten analysieren möchte, die Fixkosten enthalten. Die Einrichtung hat keine anderen Auswirkungen auf die Verarbeitung der Kostenrechnung. Im Feld Kostenklassifizierung sind die folgenden Optionen verfügbar:

    • Unbekannt

    • Fix

    • Variabel

    • Variabel (Sprung)

  • Fester Anteil – In diesem Textfeld, können Benutzer einen Kommentar zu weiteren Erläuterung der Einrichtung im Feld Kostenklassifizierung eingeben.

  • Sachkontobereich – Benutzer können entscheiden, welche Sachkonten in diese Kostenart zu übertragen sind. Bei einer 1:1-Beziehung zwischen einem Sachkonto und einer Kostenart geben Benutzer nur eine Sachkontonummer ein. Wenn es mehrere Sachkonten gibt, die in einer Kostenart zusammengefasst werden sollen, geben Sie den Bereich ein, z.B. 4000..4060. Das Feld wird vom Programm ausgefüllt, wenn der Benutzer die Kostenart automatisch aus der Finanzbuchhaltung erstellt. Sie kann vom Benutzer jedoch bei Bedarf nachträglich geändert werden.

  • Kostenstellencode und Kostenträgercode – Diese Codes dienen als Standardwert für die Kostenbuchung, die zu einem späteren Zeitpunkt im Kosten-Buch.-Blatt erfasst werden.

  • Posten kombinieren – Diese Option wird von Benutzern festgelegt, wenn sie Sachposten zu einem späteren Zeitpunkt als kombinierten Posten pro Tag oder Monat übertragen möchten. Die Option Keine gibt an, dass die Sachposten jeweils einzeln an die Kostenrechnung übertragen werden sollen.

  • Saldo – Dieses Feld zeigt den Saldo aller Posten in der Kostenart an. Führen Sie einen Drilldown aus, um einzelne Kostenposten anzuzeigen, die zu diesem Saldo beitragen. Mit FlowFilters, Kostenstellenfilter und Kostenträgerfilter können Benutzer den Saldo Kostenträger einschränken, der nur für die Posten angezeigt wird, die dem Filter entsprechen.

  • Zuzuordnender Saldo – Dieses Feld zeigt den Nettobetrag an, der noch nicht zugeordnet werden kann. Der Eintrag im Feld Zugeordnet im Kostenartenplan legt fest, ob eine Kostenart Teil dieses Feldes ist.

Beziehung zwischen der Kostenart und dem Sachkonto

Die Beziehung zwischen der Kostenart und dem Sachkonto wird in der Kostenart und im Sachkonto erstellt.

  • Im Feld Sachkontobereich in der Tabelle Kostenart wird festgelegt, welche Sachkonten zu einer Kostenart gehören.

  • Das Feld Kostenartnr. im Kontenplan legt fest, welche Kostenart zu einem Sachkonto gehört.

Diese beiden Felder werden bei Verwendung der Funktion Kostenarten aus Kontenplan abrufen automatisch ausgefüllt.

Eine n:1-Beziehung besteht zwischen Sachkonten und Kostenarten, was bedeutet, dass mehrere Sachkonten zu einer Kostenart gehören können, jedes Sachkonto jedoch mindestens zu einer Kostenart gehört.

Je nachdem, wie viel später die Sachposten an die Kostenrechnung übertragen werden sollen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, diese Verbindung zu definieren und die beiden Felder auszufüllen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt ein.

Beziehung Sachkontobereich Kostenartnr.
Ein Sachkonto für jede Kostenart Ein Sachkonto Eine Kostenart
Mehrere Sachkonten für eine Kostenart Sachkontobereich, z. B. 7110..7193, für jedes Sachkonto Für jedes Sachkonto in dem Bereich gibt es nur eine Kostenart
Kostenarten ohne entsprechende Sachkonten
Sachkonten, deren Einträge nicht übertragen werden

Kostenarten ohne Beziehung zur Finanzbuchhaltung

In den folgenden drei Situationen hat eine Kostenart möglicherweise keine Beziehung zu Sachkonten:

  • Konten für die betriebliche Buchhaltung, wie Berech. Zinsen und Abschreibungen, entnehmen nur Kosten aus der betrieblichen Buchhaltung.

  • Helfende Kostenarten, wie die Kostenarten 9901 und 9903, werden als Soll- und Habenkonten für Zuteilungen verwendet.

  • Das helfende Konto 9920 enthält tatsächliche Zugänge. Hier wird die Differenz zwischen Kosten und Ausgaben des Sachkontos angezeigt.

Sehen Sie sich das folgende Demovideo zur Einrichtung von Kostenarten an.