Häufig gestellte Fragen zu persönlichen Erkenntnissen

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Wichtig

Ab Ende März 2024 wird die Digest-E-Mail angehalten, die in der Regel zweimal im Monat gesendet wird. Alle Inhalte aus Digest-E-Mails sind weiterhin in der Viva Insights-App in Teams oder im Web verfügbar. Sie können Ihre Datenerkenntnisse weiterhin nahtlos untersuchen und analysieren. Weitere Informationen zu dieser Änderung finden Sie in der Digest-E-Mail-Pause.

In diesem Artikel werden häufig gestellte Fragen zu den optionen für persönliche Einblicke Microsoft Viva Insights beantwortet, z. B. die Viva Insights-App, Digest-E-Mails, Viva Insights Outlook-Add-In und Inlinevorschläge.

Fragen und Antworten sind in drei Abschnitte unterteilt:

Datenschutz

F1. Wer kann meine Daten sehen?

Nur Sie können Ihre Daten sehen. Die Statistiken und Erkenntnisse, die aus Ihren Daten generiert werden, sind nur für Sie verfügbar. Ihr Manager oder Systemadministrator kann Ihre persönlichen Daten nicht ansehen. Die persönlichen Erkenntnisse in der Insights-App enthalten nur vorhandene Informationen, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen, z. B. Besprechungen, an denen Sie teilgenommen haben, und deren Dauer.

Wenn Sie jedoch einer anderen Person Zugriff auf Ihr Postfach gewähren, z. B. eine administrative Assistent zum Senden von Nachrichten in Ihrem Namen, kann diese Person Ihre persönlichen Erkenntnisse in Ihren Digest-E-Mails sehen. Diese Person kann Ihre persönlichen Erkenntnisse jedoch nicht in der Insights-App sehen. Erfahren Sie mehr über Postfachberechtigungen.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzanleitung.

F2: Wie schützt Viva Insights meine Daten?

Viva Insights verwendet Daten aus Ihrem Microsoft 365-Postfach, d. h. Daten zu Ihrer E-Mail und Ihren Besprechungen sowie Daten zu Ihren Anrufen und Chats in Teams.

Viva Insights speichert Ihre Daten in Ihrem Postfach und erhält den gleichen Schutz wie Ihre E-Mails und Kalender selbst. Das bedeutet, dass Ihre Daten genauso geschützt sind, wie Ihre E-Mail- und Kalenderinformationen vertraulich und geschützt bleiben.

Jede Berechnung, die Viva Insights ausführt, basiert auf Daten, die Sie selbst erhalten können, indem Sie Metadaten Ihrer E-Mails, Besprechungen, Anrufe und Chatnachrichten sammeln und untersuchen, z. B. ihre Start- und Endzeiten und deren Betreffzeilen. Mit anderen Worten, Viva Insights automatisiert, was sonst eine mühsame Aufgabe wäre. Diese automatischen Berechnungen bieten Ihnen Transparenz in Ihre Gewohnheiten für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.

Viva Insights verfügt über keine Nachverfolgungssoftware, die auf Ihrem Computer ausgeführt wird.

F3. Welche Daten werden Viva Insights verwenden?

Hinweis

Viva Insights verarbeitet die Daten wie im Datenschutzleitfaden beschrieben.

Viva Insights verwendet Folgendes:

  • Informationen aus E-Mail-Elementen:

    • Metadaten – die den Zeitstempel der E-Mail, den Absender, die Empfänger und das „Lesesignal“ enthalten
    • Anweisungen, die von Personen im E-Mail-Körpertext gemacht wurden – diese Anweisungen werden verwendet, um Aufgabenkarten nur für Ihren Gebrauch zu erstellen
    • Aktionen anderer Benutzer, die Ihre E-Mail erhalten – zum Beispiel, ob sie Ihre E-Mail geöffnet haben oder nicht. (Dies würde nur in zusammengefasster Form verwendet, um die Privatsphäre zu schützen.)

  • Informationen aus Kalenderelementen:

    • Typ (Besprechung oder Termin)
    • Status (beschäftigt, frei, außer Haus, unbesetzt)
    • Kategorie
    • Betreff
    • Dauer
    • Teilnehmer

  • Informationen aus Teams:

    • Viva Insights zählt Audioanrufe, Videoanrufe und Chats, die Personen in Teams tätigen, als Aktivitäten zur Zusammenarbeit.

  • OneDrive SharePoint-Daten: Viva Insights zeigt die Anzahl der OneDrive- und SharePoint-Dokumente an, an denen Sie gearbeitet haben.

Viva Insights verwendet Folgendes nicht:

Email und Kalenderdaten von Personen außerhalb Ihres organization, mit der folgenden Ausnahme: Viva Insights verwendet Daten, die in Ihrem eigenen Microsoft 365-Postfach vorhanden sind. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung mit einer Person außerhalb Ihrer Organisation durchführen, sind die Start- und Endzeiten dieser Besprechung in Ihrem Postfach zu finden und daher für Sie sichtbar. Diese Daten können daher für Berechnungen über Ihren Zusammenarbeitsverlauf verwendet werden.

Für die Verwendung persönlicher Erkenntnisse

Datenquellen

F1. Können Daten aus lokalen Installationen von Microsoft Exchange oder Skype for Business extrahiert werden?

Nein. Nur Exchange Online und Teams werden als Datenquellen für Viva Insights Daten verwendet.

Besprechungen

F1. Beinhaltet „Besprechungszeit“ die Zeit, die ich für persönliche Arbeit in meinem Kalender blockiere?

Wenn Sie Ihren Kalender für persönliche Arbeit blockieren, indem Sie einen Termin verwenden (siehe Erstellen oder Planen eines Termins) oder indem Sie eine Besprechung nur mit sich selbst erstellen, zählt diese Zeit nicht als Besprechungszeit.

Zeit für konzentriertes Arbeiten

F1. Was bedeutet "Zeit beibehalten"?

Die Fokuszeit zählt als beibehalten, wenn Sie sie nicht löschen und keinen Besprechungskonflikt haben. Sie können die Fokuszeit automatisch buchen, indem Sie sich für einen Fokusplan registrieren oder nicht wiederkehrende Einzelsitzungen über die Briefing-E-Mail oder die Viva Insights-App planen.

Wichtig

Wir haben den Versand von Briefing-E-Mails beendet, um einige Verbesserungen vorzunehmen. Sie können weiterhin auf das Viva Insights Outlook-Add-In oder Viva Insights-App in Teams zugreifen, um wichtige Funktionen zu erhalten, bis dieser Dienst fortgesetzt wird. Weitere Informationen zu dieser Änderung finden Sie in der Briefing-Pause.

F2. Warum scheint meine Fokuszeit falsch oder nicht korrekt zu sein?

Versuchen Sie Folgendes, um Ihre Fokuszeit-Gesamtwerte zu beheben:

  1. Überprüfen Sie, ob Ihre Arbeitszeit- und Zeitzoneneinstellungen korrekt sind. (Siehe Outlook-Einstellungen.)
  2. Weitere Informationen zur Fokuszeit finden Sie unter Fokus.

Kalender

F1. Gewusst wie Viva Insights sagen, dass ich urlaube?

Wenn Sie planen, in die Ferien (oder in den Urlaub) zu fahren, erstellen Sie ein Outlook-Kalenderereignis, das die Tage Ihres Urlaubs enthält, und setzen Sie den Status auf Außer Haus. Viva Insights zählt null Fokus- und Besprechungsstunden für Sie, während Sie unterwegs sind.

F2. Kann ich meine Einstellungen ändern, um die Zeit außerhalb der Arbeit genauer zu gestalten?

Ja. Sie können Ihre Zeitzone und Ihre Arbeitszeit in Ihren Outlook-Einstellungen ändern.

Digest-E-Mails

F1: Wie werden die Viva Digest-E-Mails in Outlook angezeigt?

Ihre Digest-E-Mails sind vom System generierte Benachrichtigungen, die nicht den standardmäßigen E-Mail-Zustellungsprozess durchlaufen. Sie werden von Viva Insights direkt in Ihren Outlook-Posteingang eingefügt.

Abmelden

F1. Kann ich mich von Viva Insights abmelden? Und wenn ich es tue (oder wenn ein Administrator mich abmeldet), kann ich mich später wieder anmelden?

Ja zu beiden Fragen. Sie können den Zugriff auf einzelne Teile Viva Insights oder alle Viva Insights gleichzeitig deaktivieren. Und Sie können sich später wieder anmelden, wenn Sie möchten.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt:

Deaktivieren aller Viva Insights
Deaktivieren verschiedener Elemente
Melden Sie sich für Viva Insights an

F2: Kann ich das Viva Insights Outlook-Add-In hinzufügen oder entfernen?

Ja, können Sie. Aber wissen Sie eigentlich, worin der Unterschied zwischen "Abmelden" und "Entfernen" besteht?

  • Abmelden: Wenn Sie sich abmelden, verlieren Sie den Zugriff auf das Feature. (Aber denken Sie daran, dass Sie sich wieder anmelden können, wenn Sie Ihre Meinung ändern. Führen Sie dazu die Schritte unter Deaktivieren des Viva Insights Outlook-Add-Ins aus, legen Sie das Steuerelement jedoch in Schritt 4 auf Ein fest.)
  • Entfernen: Wenn Sie das Add-In entfernen, verlieren Sie nicht nur den Zugriff auf das Feature, es wird auch aus Dem Outlook-Menüband entfernt. (Beachten Sie, dass Sie auch ihre Meinung dazu ändern können: Siehe Hinzufügen des Viva Insights Outlook-Add-Ins).
Entfernen des Viva Insights Outlook-Add-Ins

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Viva Insights-Add-In aus ihrem Outlook-Menüband zu entfernen.

Hinweis

Mit diesem Verfahren werden auch Inlinevorschläge in Outlook entfernt.

  1. Wählen Sie im Menüband von Outlook Home das Symbol Add-Ins abrufen aus.

    Add-Ins abrufen.

  2. Wählen Sie Meine Add-Ins aus.

  3. Wählen Sie in Admin verwaltet die Auslassungspunkte (...) für Viva Insights aus, und wählen Sie dann Entfernen aus.

    Insights entfernen.

Hinzufügen des Viva Insights Outlook-Add-Ins

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Viva Insights-Add-In ihrem Outlook-Menüband hinzuzufügen.

  1. Wählen Sie im Menüband von Outlook Home das Symbol Add-Ins abrufen aus.
  2. Wählen Sie Vom Administrator verwaltet aus.
  3. Suchen Sie Viva Insights, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Sichtbarkeit und Zugriff

F1. Warum werden die Erkenntnisse und Vorschläge, über die ich hier gelesen habe, nicht angezeigt?

Um Zugriff auf die Viva Insights-App zu haben, benötigen Sie eine Exchange Online-Lizenz.

F2: Wie kann ich herausfinden, welchen Plan ich habe?

Einige Viva Insights Featurebeschreibungen beginnen mit Abschnitten, die sich auf Microsoft 365- oder Microsoft 365-Pläne beziehen, und verweisen dann auf den Artikel Pläne und Umgebungen. Welchen Plan habe ich?

Sie können Ihren Plan (und auch Ihren Serviceplan) ermitteln, indem Sie diesen Schritten folgen:

  1. Öffnen Sie Ihre Startseite.

  2. Wählen Sie oben rechts auf der Seite Ihre Initialen oder Ihr Bild und dann Konto anzeigen aus.

  3. Wählen Sie unter Abonnements die Option Abonnements anzeigen aus:

    Abonnements anzeigen.

  4. Unter Abonnements sind die verfügbaren Dienstpläne unter Lizenzen aufgeführt.

F3. Welche Sprachen werden unterstützt?

Persönliche Erkenntnisse sind in den meisten Sprachen verfügbar wie die Microsoft 365-Apps, über die Sie sie anzeigen. Siehe In welchen Sprachen ist Office verfügbar. Weitere Informationen dazu, was von Viva Insights unterstützt wird, finden Sie auch unter Sprachunterstützung.

F4. Wenn mein Assistent meine E-Mails und meinen Kalender verwaltet, schließt Viva Insights diese Aktivitäten in meine Daten ein?

  • Von Ihrem Assistenten in Ihrem Auftrag gesendete E-Mail-Nachrichten werden nicht in Ihre Daten aufgenommen. Viva Insights enthält nur Daten zu E-Mails, die Sie aus Ihrem Postfach senden.
  • Viva Insights enthält jedoch Ihre Kalenderereignisse in Ihren Daten, einschließlich der Ereignisse, die von Ihrem Assistent in Ihrem Namen erstellt und akzeptiert wurden.

F5. Verwendet Viva Insights Cookies?

Viva Insights verwendet Cookies nur, um Benutzer für die Dashboard zu authentifizieren. Weitere Informationen zu Cookies finden Sie in den Microsoft-Datenschutzbestimmungen.

F6. Funktioniert Viva Insights für freigegebene Postfächer?

Nein; derzeit können die Viva Insights- oder MyAnalytics-Servicepläne nicht mit freigegebenen Postfächern verwendet werden.

F7. Wenn das Dashboard aktiviert ist, zeigt es dann irgendwelche historischen Daten an oder beginnt es ab dem Tag der Aktivierung?

Nach der Aktivierung verarbeitet Viva Insights verlaufsbezogene Daten vier Wochen vor dem Aktivierungsdatum. Es werden keine Daten vor diesem vierwöchigen Datumsbereich im Dashboard angezeigt. Zum Berechnen aktiver Mitarbeiter verarbeitet Viva Insights Verlaufsdaten der letzten 12 Monate.

Insights-Outlook-Add-In

F1. Welche Sprachen sind die Aufgabenkarten (Verpflichtungen) im Insights Outlook-Add-In verfügbar?

Die Aufgabenkarten des Outlook-Add-Ins sind nur in Englisch verfügbar.

F2. Kann ich E-Mail-Leseraten für freigegebene oder sekundäre Postfächer abrufen?

Viva Insights verwendet keine Daten aus freigegebenen oder sekundären Postfächern.

F3. Warum ist für einige meiner E-Mails keine Lesestatistik verfügbar?

Um die Lesestatistik für eine von Ihnen gesendete E-Mail anzuzeigen, müssen Sie diese innerhalb der letzten 14 Tage an mindestens fünf Empfänger gesendet haben.

Feedback und Updates

F1: Wie kann ich Feedback zur Viva Insights App an Microsoft senden?

In der unteren rechten Ecke jeder Seite fragt die Insights-App: "Ist das hilfreich?" Wählen Sie Ja oder Nein aus, um Feedback zu geben.

Screenshot: Übermitteln von Feedback in der Insights-App

Nachdem Sie Ja oder Nein ausgewählt haben, wird ein Dialogfeld angezeigt. Verwenden Sie diese, um schriftliches Feedback zu teilen. Wenn Sie möchten, dass Microsoft Ihr Feedback mit Ihnen verfolgt, wählen Sie das Feld Sie können mich zu diesem Feedback kontaktieren aus. Wählen Sie dann Absenden aus.

Screenshot, der zeigt, wie Sie Ihr Feedback abschließen und übermitteln können

F2: Wie kann ich mit den neuesten Viva Insights Features auf dem Laufenden bleiben und von Peers lernen, die das Tool für ihre Organisationsanforderungen verwenden?

Wir empfehlen allen Viva Insights Benutzern, die Viva Insights Community zu besuchen und sich dort zu registrieren. Die Community verfügt über:

  • Foren zum Herstellen einer Verbindung mit Kollegen und zum Diskutieren von gemeinsamen Erfahrungen
  • Foren für Beiträge und Unterstützung bei häufigen Problemen, die regelmäßig von unserem Expertenteam überprüft werden
  • Monatliche Blogbeiträge, um mehr über neue Features und Tools zu erfahren
  • Räume, in denen Sie Ideen austauschen und sich mit dem Produktentwicklungsteam austauschen können

Für IT-Administratoren

Die Fragen in diesem Abschnitt sind in die folgenden Bereiche unterteilt:

Admin Verwaltungsaufgaben und -funktionen

F1: Gewusst wie die Viva Insights erfahrung für Benutzer verwalten?

Sie können die Benutzeroberfläche auf zwei Arten verwalten:

F2. Wie kann ich Viva Insights für eine Teilmenge von Benutzern pilotieren?

Aktivieren Sie den Dienstplan "Insights by MyAnalytics" oder "MyAnalytics (Full)" für die Pilotbenutzer. Da diese Pläne standardmäßig aktiviert sind, müssen Sie bestätigen, dass die Pläne für andere Benutzer deaktiviert sind. Weitere Informationen zum Deaktivieren der Pläne finden Sie unter Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern.

F3. Wie kann ich Viva Insights Erfahrungen in Microsoft 365 GCC verwalten?

Sie können Viva Insights Benutzeroberflächen aktivieren oder deaktivieren, indem Sie die entsprechenden Schritte unter Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern ausführen.

F4. Wie kann ich den Windows 10 Aktivitätsverlauf für die organization verwalten?

Sie können die folgenden beiden Gruppenrichtlinie Einstellungen auf Mandantenebene für die organization festlegen:

  • System\Betriebssystemrichtlinien\Hochladen von Benutzeraktivitäten zulassen
  • System\Betriebssystemrichtlinien\Veröffentlichung von Benutzeraktivitäten zulassen

Weitere Informationen finden Sie unter Neue Richtlinien für Windows 10.

Sichtbarkeit und Zugriff auf Features

F1: Welche Browser kann ich mit Viva Insights und dem Insights Outlook-Add-In verwenden?

Eine Liste der Webbrowser, die von den Viva Insights webbasierten Seiten unterstützt werden, finden Sie unter Browserunterstützung in Plänen und Umgebungen.

Als Outlook-Add-In benötigt das Insights Outlook-Add-In einen Browser, der mit der Plattform und dem Betriebssystem Ihres Systems kompatibel ist. Weitere Informationen finden Sie unter Von Office-Add-Ins verwendete Browser.

F2: Wie kann ich bestätigen, dass das Insights Outlook Add-In installiert ist?

Informationen zur Bestätigung der Installation des Viva Insights Outlook-Add-Ins finden Sie unter Bestätigen der Installation des Outlook-Add-Ins.

F3. Wie lange dauert es, bis neue Benutzer auf die Dashboard und andere Viva Insights-Elemente zugreifen können?

Die Dashboard ist einige Tage nach der Zuweisung einer Lizenz mit einem MyAnalytics- oder Viva Insights-Serviceplan für Viva Insights Benutzer verfügbar. Weitere Informationen dazu, wann neue Benutzer Zugriff auf Viva Insights erhalten, finden Sie unter Zugriff auf Viva Insights-Elemente.

F4. Wie werden die Viva Digest-E-Mails in Outlook angezeigt?

Bei den Digest-E-Mails handelt es sich um vom System generierte Benachrichtigungen, die nicht den Standardmäßigen E-Mail-Zustellungsprozess durchlaufen. Sie werden von Viva Insights direkt in den Outlook-Posteingang eines Benutzers eingefügt. Digests können nicht durch festlegen von Transportregeln per E-Mail verwaltet werden.

F5. Welche Features sind für welche Servicepläne nicht verfügbar?

Die Karten, die E-Mail-Leseraten und Öffnungsraten für Dokumente anzeigen, sind derzeit nicht mit dem Dienstplan Insights by MyAnalytics verfügbar.

Hinweis

Alle Viva Insights Features sind für Benutzer verfügbar, die über den Serviceplan MyAnalytics (Vollständig) oder Viva Insights verfügen.

F6. Warum können lizenzierte Benutzer keine persönlichen Erkenntnisse mit Viva Insights sehen?

  • Überprüfen Sie Zugriff auf Viva Insights Elemente, um zu sehen, wann die Elemente verfügbar werden, nachdem Benutzern eine Lizenz mit einem qualifizierenden Serviceplan zugewiesen wurde.

  • Überprüfen Sie, ob EWSAllowList so konfiguriert ist, dass sie „myanalytics“ für Benutzer erlaubt; siehe Set-OrganizationConfig für weitere Details:

    Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="myanalytics/*"}

Datenschutz von Benutzern

F1: Können Microsoft-Mitarbeiter auf die Viva Insights Daten einer Person zugreifen?

Es gelten die gleichen Regeln wie bei kommerziellen Onlinedienste von Microsoft 365. Microsoft-Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten einer Person in Viva Insights. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Wer kann auf Ihre Daten zugreifen.

F2: Ermöglicht das System Administratoren die Möglichkeit, Datenaktivitäten zu protokollieren oder zu überwachen, z. B. auf Daten zuzugreifen, sie zu ändern oder zu löschen?

Nein. Viva Insights unterstützt die Überwachung nicht.

F3. Wo und wie lange werden Benutzerdaten gespeichert?

Die Benutzermetrikdaten werden in den Postfächern der Benutzer gespeichert. Je nach Szenario werden die täglichen Daten für bis zu 35 Tage gespeichert. Wöchentliche Daten werden für bis zu 9 Wochen gespeichert. Allerdings werden Daten zur Anzahl der Mitarbeiter in den zurückliegenden 12 Monaten für bis zu 370 Tage gespeichert.

F4. Können Daten aus lokalen Installationen von Microsoft Exchange extrahiert werden?

Nein. Nur Exchange Online und Teams werden als Datenquellen für Viva Insights Daten verwendet.

F5. Kann ich verlangen, dass Viva Insights Benutzerdaten gelöscht und nicht gespeichert werden?

Ja, Sie können die Verarbeitung von Viva Insights Nutzerdaten löschen und einschränken, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder von einem Benutzer angefordert wird, was die Rechte betroffener Personen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterstützt. Anweisungen zum Löschen von Daten finden Sie unter die dritte Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO. Die Viva Insights-App erfüllt alle DSGVO-Anforderungen.

Hinweis

Wenn eine Person die Verwendung von Viva Insights abwählt, löscht diese Aktion nicht die Viva Insights Daten dieser Person.

F6. Wenn sich ein Benutzer abmeldet oder in PowerShell deaktiviert wird, bleibt er auch bei Upgrades von Microsoft 365 oder Viva Insights deaktiviert?

Ja. Die Deaktivierungseinstellungen können nur vom Benutzer oder vom Mandantenadministrator geändert werden. Sie werden aufgrund von Upgrades nicht geändert.

F7. Kann ein Administrator Viva Insights auf Mandantenebene deaktivieren?

Administratoren können die Standardeinstellung für Viva Insights auf Mandantenebene für Viva Insights konfigurieren. Dies kann vom Benutzer aufgrund seiner Wahl, sich abzumelden oder zu abonnieren, überschrieben werden.

Administratoren können Benutzern auch Lizenzen zuweisen , um den Zugriff für einzelne Benutzer zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn keine Lizenzen zugewiesen sind, hat der Benutzer keinen Zugriff auf Viva Insights Features.

F8. Kann ich sehen, wer in meinem organization Viva Insights verwendet?

Ja. Microsoft 365-Administratoren können den Viva Insights Aktivitätsbericht im Admin Center anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Viva Insights-Aktivität.