Inline-Vorschläge in Outlook

Inlinevorschläge in Outlook sind kurze Daten und KI-gesteuerte Benachrichtigungen, die in Outlook angezeigt werden, während Sie eine E-Mail oder eine Besprechungseinladung lesen oder verfassen.

Inlinevorschläge können Dazu beitragen, Ihre Produktivität und die Ihres Teams zu steigern, indem sie nützliche Vorschläge, Tipps und bewährte Methoden zum Verwalten von E-Mails und zum Ausführen von Besprechungen anzeigen. Sie helfen Ihnen dabei, effektive E-Mail- und Besprechungsentscheidungen zu treffen. Sie können Ihnen auch helfen, Fokusstunden freizugeben und bessere Gewohnheiten für die Zusammenarbeit zu entwickeln, zusätzlich zu anderen praktischen Vorteilen. Typen von Inlinevorschlägen listet einige der Elemente auf, die möglicherweise in Outlook angezeigt werden.

Hinweis

Nur Sie können Ihre Daten einsehen. Weitere Informationen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen zum Datenschutz.

Anzeigen von Inlinevorschlägen

Inlinevorschläge sind in den neuesten Versionen von Outlook im Web und Outlook für Windows mit Microsoft 365- oder Microsoft 365-Lizenzen verfügbar. Um Inlinevorschläge in Outlook für Windows anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass Folgendes auf Ihrem Computer vorhanden ist:

  • Outlook für Windows 2016 Version 1808 oder höher und Build 16.0.10730 oder höher.
  • Outlook Insights-Add-In Version 3.0.0.0 oder höher. Informationen zum Überprüfen der installierten Version des Add-Ins finden Sie im Exchange Admin Center. Das Add-In wird auf Mandantenebene installiert. Danach kann es bis zu acht Tage dauern, bis das Upgrade an alle Benutzer weitergegeben wird. Wenn Sie feststellen, dass die richtige Add-In-Version nicht in Outlook installiert ist, können Sie sie hinzufügen, indem Sie die Schritte unter Hinzufügen des Viva Insights Outlook-Add-Ins ausführen.
  • Nachrichten mit Aktionen werden unterstützt und aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Aktionen erfordernde Nachrichten in Outlook und Microsoft 365-Gruppen.

In Outlook für Windows und Outlook im Web werden Inlinevorschläge beim Lesen oder Verfassen einer E-Mail oder einer Besprechungseinladung angezeigt.

Arten von Inlinevorschlägen

Im Folgenden finden Sie einige der Vorschläge, die möglicherweise in Outlook angezeigt werden:

Abmelden von Inlinevorschlägen

  1. Wählen Sie zum Deaktivieren von Inlinevorschlägen in Outlook das Symbol Viva Insights im Outlook-Menüband Start aus. Wenn Sie Outlook im Web verwenden, befindet sich das Viva Insights-Symbol im Menü mit den Auslassungspunkten (...) beim Lesen einer E-Mail-Nachricht oder beim Senden einer neuen Nachricht.

  2. Wählen Sie das Symbol Einstellungen (Zahnrad) im Viva Insights-Add-In aus.

    Viva Insights Einstellungen

  3. Ändern Sie unter Einstellungen für Produktivitätsinlinevorschläge die Einstellung in Aus.

Wenn ich das MyAnalytics-Dashboard deaktiviert habe, kann ich es dann später wieder aktivieren?

Ja. Wenn Sie sich selbst abmelden, können Sie sich jederzeit wieder abmelden, um wieder Zugriff auf Inlinevorschläge zu erhalten.

Feedback geben

Sie können Feedback für den Inlinevorschlag geben, indem Sie im Vorschlag Feedback auswählen. Wählen Sie im Abschnitt Feedback die Option "Daumen hoch" oder "Daumen nach unten" und alle anderen zutreffenden Feedbacks aus. Wenn Sie Daumen nach unten auswählen, sehen Sie weniger von diesem Vorschlag.

Sie können auch alle Benachrichtigungen deaktivieren auswählen, wenn Sie es vorziehen, in Zukunft keine der Inlinevorschläge mehr zu erhalten.

Sie können auch allgemeines Feedback zu allen Elementen geben, indem Sie das Smileysymbol oben rechts im bereich Viva Insights Add-In auswählen.

Planen des Sendens von Vorschlägen

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook verfassen, werden Vorschläge zum Planen von E-Mail-Lieferungen unter Planen von Sendevorschlägen angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Feature und zur Verwendung finden Sie unter Planen von Sendevorschlägen.

Vorgeschlagene ausstehende Aufgaben

Beim Verfassen oder Lesen einer E-Mail oder einer Kalender-Einladung wird möglicherweise ein Vorschlag angezeigt, die vorgeschlagenen ausstehenden Aufgaben für den Absender einer E-Mail oder Kalender-Einladung zu überprüfen. Es gibt Aufgabenvorschläge, die auf Ihrer E-Mail-Kommunikation mit dem Absender in den letzten 14 Tagen basieren, und können Ihnen helfen, den Überblick über Aufgaben zu behalten, die Sie zu erledigen versprochen haben oder die Teammitglieder Sie aufgefordert haben, abzuschließen.

Vorgeschlagene ausstehende Aufgaben

Sie können Meine Aufgaben anzeigen auswählen, um die potenziell ausstehende Aufgabe in Insights anzuzeigen und nachzuverfolgen. Wie in dieser Abbildung gezeigt, können Sie die zugehörige Aufgabe (RE: Kat - Anisa chat) öffnen, um weitere Details zu erhalten, oder sie als erledigt markieren oder Keine Aufgabe auswählen, um sie aus Ihrer Aufgabenliste zu entfernen.

Markieren von Aufgaben als erledigt

Mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten finden

Beim Lesen einer Kalendereinladung wird möglicherweise ein Vorschlag angezeigt, Zeit für fokussierte Arbeit zu buchen (wenn Sie eine hohe Besprechungsauslastung haben), damit Sie mehr Zeit haben, um umfassende Arbeit zu erledigen und Ihren Kalender für die arbeit freizugeben, die am wichtigsten ist.

Wählen Sie Vorgeschlagene Zeiten anzeigen aus, um einen Bereich zu öffnen, in dem die gesamte verfügbare Zeit für den Fokus in der kommenden Woche mit einigen verfügbaren Slots täglich angezeigt wird. Mit einem Klick können Sie Ihrem Kalender Zeit für konzentriertes Arbeiten hinzufügen und sich auf tiefgehende ablenkungsfreie Arbeit vorbereiten. Sie können auch die gesamte verfügbare Zeit für fokussierte Arbeit mit einem Klick reservieren, und so fokussierte Arbeitszeiten über einen längeren Zeitraum planen.

Buchfokuszeit

Planen Sie Ihre Abwesenheiten

Wenn Sie in Outlook eine E-Mail- oder Kalender-Einladung zu Ihrer bevorstehenden Abwesenheit verfassen, wird möglicherweise ein Vorschlag ähnlich dem folgenden angezeigt.

Planen Sie Ihre Abwesenheit inline-Vorschlag

Reduzieren Sie den Stress bei der Planung von Zeit außerhalb der Arbeit mit der Checkliste Planen Ihrer Abwesenheit . Wenn ein Inlinevorschlag dazu angezeigt wird, wählen Sie Planen aus, um die Prüfliste zu öffnen, und gehen Sie wie folgt vor:

  • Lösen Sie alle Ihre Meetings von einem Ort aus mit einer benutzerdefinierten Nachricht über Ihre geplante Abwesenheit auf.
  • Verfassen Sie Ihre automatischen Antworten, und benachrichtigen Sie Ihr Team über Ihre geplante Freizeit.
  • Planen Sie Zeit für konzentriertes Arbeiten ein, um Aufgaben fertigzustellen, bevor Sie gehen und nach Ihrer Rückkehr schnell wieder auf dem Laufenden zu sein.

Checkliste für die Planung Ihrer Abwesenheit

Weitere Informationen zur Verwendung der Prüfliste finden Sie unter Planen Ihrer Abwesenheit.

Schützen der Zeit für konzentriertes Arbeiten

Wenn eine Besprechungsanfrage mit einem vorhandenen Fokuszeitblock in Konflikt steht, wird möglicherweise ein Vorschlag zum Schutz Ihres Fokuszeitblocks angezeigt, indem Sie die Fokuszeit auf einen anderen Zeitpunkt verschieben oder sich zu einem anderen Zeitpunkt treffen.

Schützen der Fokuszeit

Wählen Sie Weitere verfügbare Zeiten anzeigen aus, um den Add-In-Bereich Insights zu öffnen und die gesamte verfügbare Zeit in der kommenden Woche anzuzeigen, um die Besprechung neu zu planen. Durch Auswählen eines Zeitblocks können Sie dem Besprechungsorganisator eine neue Uhrzeit vorschlagen.

Fokuszeit E-Mail senden

Wählen Sie Fokusblock verschieben aus, um das Insights-Add-In zu öffnen und alle verfügbaren Fokuszeitblöcke in der kommenden Woche anzuzeigen. Durch Auswahl eines Zeitblocks können Sie den Fokusblock, der sich in Konflikt befindet, in eine neue Zeit verschieben, um sicherzustellen, dass Sie etwas Zeit für tiefe Arbeit haben.

Fokusblock verschieben

Kürzen einer Besprechung

Gilt für: Dieser Vorschlag ist derzeit nur für Personen verfügbar, die in einem anwendbaren Serviceplan registriert sind.

Wenn Sie eine Besprechungseinladung mit einer Dauer von einer Stunde verfassen, wird möglicherweise der Vorschlag angezeigt, die Besprechung um 15 Minuten zu verkürzen, um Pufferzeit zu erstellen und den Teilnehmern Zeit zu sparen.

Kürzen einer Besprechung

Wählen Sie Besprechung kürzen aus, um die Besprechungszeit um 15 Minuten zu verkürzen. Dadurch wird auch das Insights-Add-In geöffnet, in dem Sie sehen können, wie viel Zeit alle Teilnehmer an der Besprechung gespart haben.

Kürzen einer Besprechung; schöne Arbeit

Besprechungskürzungen werden in folgenden Fällen ausgelöst:

  • Sie verfassen eine einstündige Besprechung.
  • Sie planen keine Besprechung am selben Tag.
  • Für besprechungsseriende Besprechungen gibt es mindestens drei Teilnehmer, einschließlich des Organisators. Teilnehmer können optional oder erforderlich sein.
  • Für Besprechungen, die nicht wiederholt werden, gibt es mindestens vier Teilnehmer, einschließlich des Organisators. Teilnehmer können optional oder erforderlich sein.

Nachverfolgen von E-Mail-Öffnungsraten

Gilt für: Diese Erkenntnis ist derzeit nur für Personen verfügbar, die in einem anwendbaren Serviceplan registriert sind.

Beim Lesen einer E-Mail, die Sie gesendet haben, sehen Sie möglicherweise eine Erkenntnis, die hervorhebt, wie viel Prozent der E-Mail-Empfänger die E-Mail geöffnet haben.

Nachverfolgen von E-Mail-Öffnungsraten

Wählen Sie Weitere Einblicke anzeigen aus, um zu sehen, wie viele Personen Ihre E-Mail geöffnet oder weitergeleitet haben, und wie viel Zeit sie durchschnittliche Lesezeit für diese E-Mail verbracht haben, sowie ähnliche Informationen zu anlagen in dieser E-Mail. Diese Informationen können Ihnen helfen, bei Bedarf die Empfänger zu verfolgen und/oder Ihren Kommunikationsstil anzupassen, um die Arbeit zu erledigen.

Email Öffnungspreise

E-Mail nachverfolgen

Gilt für: Dieser Vorschlag ist derzeit nur für Personen verfügbar, die in einem anwendbaren Serviceplan registriert sind.

Wenn Sie eine E-Mail an mehr als fünf Empfänger verfassen, wird möglicherweise ein Vorschlag mit dem Titel "Insights can track the email" (Einblicke können die E-Mail nachverfolgen) angezeigt.

Wählen Sie Diese E-Mail nachverfolgen aus, um die E-Mail-Öffnungsrate und weitere Statistiken zu dieser E-Mail anzuzeigen. Diese Informationen sind 15 Minuten nach dem Senden der E-Mail verfügbar. Sie können diese Informationen anzeigen, indem Sie die gesendete E-Mail öffnen oder das Insights-Add-In öffnen und E-Mail-Öffnungsraten nachverfolgen auswählen.