Leitfaden zum Datenschutz für persönliche Erkenntnisse

Persönliche Erkenntnisse in Microsoft Viva Insights hilft Ihnen, Möglichkeiten zu finden, bessere Gewohnheiten zu entwickeln und wieder die Kontrolle über Ihre Zeit zu erlangen. Dieser Artikel beschreibt, wie Viva Insights persönliche Daten verwendet, wo es diese Daten speichert und auf welche Weise es entwickelt wurde, um diese Daten sicher aufzubewahren. Es beschreibt auch, wie Viva Insights die DSGVO-Bestimmungen erfüllt.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

  • Persönliche Einblicke in Viva Insights sind nicht darauf ausgelegt, die Auswertung, Nachverfolgung, automatisierte Entscheidungsfindung, Profilerstellung oder Überwachung zu ermöglichen. Viva Insights bietet Ihnen persönliche Einblicke über die Viva Insights-App in Microsoft Teams und im Web, das Insights Outlook-Add-In, Viva Digest-E-Mails, Briefing-E-Mails und Inlinevorschläge in Outlook. Persönliche Einblicke in Viva Insights verfügen über keinen Mechanismus oder eine Option, die es niemandem außer Ihnen ermöglicht, auf die personalisierten Informationen zuzugreifen, die über diese Oberflächen angezeigt werden, es sei denn, Sie teilen diese absichtlich und unabhängig. Von Viva Insights bereitgestellte personenbezogene Insights-Daten können nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilerstellung verwendet werden.

  • persönliche Einblicke in Viva Insights bieten Mitarbeitern keinen Zugriff auf neue personenbezogene Informationen zu anderen Kollegen. Viva Insights konvertiert Daten in persönliche Insights. Dafür werden Berechnungen auf der Grundlage von Informationen durchgeführt, die Sie im Laufe Ihres Arbeitsalltags generieren. Bei den meisten in Viva Insights angezeigten Daten handelt es sich einfach um zusammengeführte Informationen, zu denen Sie bereits Zugang haben, mit denen Sie aber ohne etwas Unterstützung nicht schnell Berechnungen durchführen könnten.

  • Persönliche Einblicke in Viva Insights-Daten werden verarbeitet und im Exchange Online-Postfach des Mitarbeitersgespeichert. Viva Insights verarbeitet Daten aus diesen Quellen für persönliche Erkenntnisse: Exchange Online E-Mail- und Kalenderdaten, Chat- und Anrufsignale von Skype for Business und aus Teams. Viva Insights speichert und verarbeitet diese Daten im Exchange Online-Postfach jedes Mitarbeiters.

  • Personal Insights in Viva Insights unterstützt Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Compliance. Microsoft hat persönliche Einblicke in Viva Insights entwickelt, um die Anforderungen Ihrer Organisation an DSGVO-Anforderungen zu unterstützen.

Wichtige Grundsätze

  • Als Viva Insights-Benutzer können nur Sie Ihre eigenen Daten sehen.
  • Ihre Daten werden in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert berechnet.
  • Ein Opt-in oder Opt-out ist jederzeit möglich.
  • Persönliche Einblicke in Viva Insights zeigen Ihnen keine personenbezogenen Informationen von Kollegen über das hinaus, was Sie bereits in Outlook und Teams sehen können.

Wo persönliche Erkenntnisse angezeigt werden

Persönliche Einblicke in Viva Insights stehen wie folgt zur Verfügung:

Datentypen

Viva Insights bietet Einblicke in die folgenden Datentypen.

  • Postfachdaten: Daten zu E-Mail-, Kalender-, Chat- und Anrufaktivitäten, die durch Ihre Verwendung von Microsoft 365 generiert werden, z. B. wie viel Zeit Sie in Besprechungen verbringen oder E-Mails, die Sie an eine bestimmte Person oder Gruppe senden.
  • Inkrementelle Daten: Daten, die Ihnen sonst nicht zur Verfügung stünden, die aber in aggregierter Form präsentiert werden, um die Privatsphäre des Einzelnen zu schützen.

Postfachdaten

Postfachdaten stellen Informationen dar, zu denen Sie bereits Zugang haben, indem Sie einfach Ihre Arbeit erledigen, z. B. E-Mails versenden, Besprechungen arrangieren oder mit Kollegen chatten. Viva Insights verarbeitet und zeigt die Informationen auf eine Weise an, die sie umsetzbar macht.

Zum Beispiel bietet Viva Insights Ansichten, die es Ihnen ermöglichen, schnell zu verstehen, wie viel Zeit Sie täglich in Besprechungen und in E-Mails verbringen, mit wem Sie am meisten zusammenarbeiten, mit wem Sie den Kontakt verlieren und wem gegenüber Sie Verpflichtungen und Wünsche haben.

Sie können aufgrund dieser Informationen Maßnahmen ergreifen. Sie könnten z. B. beschließen, dass Sie zu viel Zeit in Besprechungen verbringen, und sich ein persönliches Ziel setzen, nämlich effizientere Besprechungen durchzuführen.

Diese Erkenntnisse werden aus Daten abgeleitet, die den Personen bereits an den folgenden Stellen zur Verfügung stehen:

  • Ihr Exchange Online-Postfach
  • Ihre Aktivitäten in OneDrive- und SharePoint-Dokumente.
  • Ihr Chat- und Anrufverlauf von Teams und von Skype for Business

Viva Insights wendet einfach einige grundlegende Berechnungen und Regeln an, um diese Daten verwertbarer zu machen. Postfachdaten werden direkt in Ihrem Exchange Online-Postfach gespeichert.

Wenn Sie beispielsweise feststellen möchten, welche Kollegen Ihnen in der letzten Woche die meisten E-Mails geschickt haben, könnten Sie dies technisch ohne Viva Insights tun, indem Sie die E-Mails von Kollegen in Ihrem Posteingang manuell zählen. In ähnlicher Weise könnten Sie die durchschnittliche Antwortzeit Ihrer Mitarbeiter auf die von Ihnen gesendeten E-Mails anhand der in Ihrer Mailbox verfügbaren Zeitstempelinformationen ermitteln. Viva Insights erspart Ihnen diese mühsamen Berechnungen.

Inkrementelle Daten

In einigen Fällen erhalten Sie mit persönlichen Erkenntnissen in Viva Insights nicht identifizierte Informationen zu anderen Personen, die Ihnen andernfalls nicht zur Verfügung stehen würden, zum Beispiel für E-Mail-Leseraten.

Leseraten von E-Mails

Viva Insights verfolgt den Prozentsatz der Empfänger, die eine E-Mail-Nachricht (im Outlook-Add-In) für E-Mails geöffnet haben, die Sie an fünf oder mehr Personen gesendet haben.

Um die Privatsphäre zu wahren, verfolgt Viva Insights keine Leseraten für Nachrichten, die an weniger als fünf Personen gesendet werden. Außerdem zeigt Viva Insights keine Leseraten von 0 Prozent oder 100 Prozent an, da dies eindeutige Schlussfolgerungen im Hinblick auf die Handlungen der einzelnen Mitarbeiter ermöglichen würde. Stattdessen wird die Leserate in solchen Fällen als ein Wert angezeigt, der einen Schwellenwert umfasst, der von der Anzahl der Empfänger der E-Mail abhängt.

Diese Metrik wird auf der Grundlage der "Lesen"-Markierung in Exchange Online berechnet. Bei einigen Personen werden Nachrichten als "gelesen" markiert, wenn Sie eine Nachricht im Outlook-Vorschaufenster öffnen. Bei anderen müssen Sie die Nachricht möglicherweise durch einen Doppelklick öffnen, um sie als "gelesen" zu markieren.

Sie können diese Einstellung in Ihren Outlook-Einstellungen steuern. Um diese Signale im Postfach des Absenders anzuzeigen, wird das "Lesen"-Flag innerhalb der Microsoft 365-Umgebung kopiert und dann an das Postfach des Absenders übermittelt.

Einhaltung der DSGVO

Wie bei der vollständigen Microsoft 365-Suite unterstützt Viva Insights die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen. Beispielsweise unterstützt Viva Insights Folgendes:

  • Sichern und schützen personenbezogener Daten. Da alle Personenbezogenen Insights-Daten in Viva Insights in Ihrem Exchange Online Postfach gespeichert werden, erfüllt Viva Insights diese Sicherheitsverpflichtung durch Exchange Online auch die Erfüllung der Verpflichtung.
  • Anträge auf Exportieren, Löschen oder Einschränken der Verarbeitung personenbezogener Daten. Microsoft unterstützt Benutzeranfragen, wie z. B. Anfragen zum Exportieren oder Löschen von Daten.

Weitere Informationen finden Sie unter Einhaltung der DSGVO.