Planen des Sendens von Vorschlägen

Mit Vorschlägen zum Planen von Sendevorgängen können Sie E-Mail-Unterbrechungen für Ihre Kollegen außerhalb der Arbeitszeiten oder außerhalb der Arbeit minimieren. Vorschläge zum Planen von Sendeplänen helfen Ihnen auch dabei, die Flexibilität zu behalten, wann Sie möchten, ohne die Last Ihres Zeitplans auf andere zu legen.

Vorschläge werden angezeigt, wenn Sie zu bestimmten Zeiten eine E-Mail in Outlook verfassen, und sie schlagen Sendezeiten vor, die den Arbeitszeiten Ihrer Kollegen entsprechen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Wer kann Planen von Sendevorschlägen verwenden?

Wenn Sie entweder über ein Viva Insights-Abonnement oder einen MyAnalytics-Serviceplan (Full) verfügen, erhalten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Zeitplan-Sendevorschlägen, um die E-Mail-Zustellung an Ihre Kollegen zu verzögern. Wenn Sie über einen Insights by MyAnalytics-Serviceplan verfügen, erhalten Sie bis zu drei Vorschläge für das Senden eines Zeitplans pro Tag. Wenn Sie in eine dieser Kategorien fallen, aber das Feature deaktivieren, erhalten Sie keine Vorschläge zum Senden eines Zeitplans.

Wenn Sie sich für die Verwendung des Features qualifizieren, sind Vorschläge zum Planen des Sendens standardmäßig aktiviert. Ihr globaler Administrator oder Exchange Online Administrator kann Einstellungen auf Mandantenebene im Microsoft Admin Center konfigurieren. Als einzelner Benutzer können Sie sich für das Senden von Vorschlägen über das Viva Insights-Dashboard oder Ihr Outlook-Add-In entscheiden oder nicht planen.

So zeigen Sie Geplante Sendevorschläge an

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook verfassen, zeigt Viva Insights Vorschläge an, um die E-Mail-Zustellung an die Arbeitszeiten anzupassen. In den folgenden Szenarien werden möglicherweise Vorschläge angezeigt:

  • Wenn sich alle Empfänger im Feld An außerhalb ihrer Arbeitszeit befinden.
  • Wenn Sie eine E-Mail an nur einen Empfänger im Feld An senden und dieser Empfänger eine automatische Abwesenheitsantwort in Outlook eingerichtet hat.
  • Wenn Sie außerhalb Ihrer Arbeitszeiten sind.

In den folgenden Szenarien werden möglicherweise keine Vorschläge angezeigt:

  • Wenn Sie eine E-Mail während der 30 Minuten vor den Arbeitszeiten der Empfänger verfassen.
  • Wenn mehr als 15 Empfänger im Feld An vorhanden sind.
  • Wenn Sie eine E-Mail an sich selbst senden.

Hinweis

Verteilerlisten und Microsoft 365- oder Office 365-Gruppen zählen nicht als qualifizierende Empfänger für die Verwendung durch das Feature zum Senden von Vorschlägen nach Zeitplan.

Ein freigegebenes Postfach im Feld Anzählt jedoch als qualifizierender Empfänger. Wenn ein Benutzer über Vollzugriffsberechtigungen verfügt und im Namen des freigegebenen Postfachssenden als oder Senden kann, zählt dieser Benutzer als qualifizierter Absender.

Vorschläge zum Planen von Sendevorgängen sind derzeit in der Outlook-Desktop-App für Windows und Outlook im Web verfügbar. Stellen Sie sicher, dass Sie Outlook für Windows 2016 Version 1808 oder höher und Build 16.0.12016.10000 oder höher verwenden.

So verwenden Sie "Planen von Sendevorschlägen"

Wenn über dem Feld An in einer E-Mail, die Sie verfassen, eine vorgeschlagene Lieferzeit angezeigt wird (z. B. Freitag, 7. Oktober um 10:00 Uhr), und Sie Ihre E-Mail zu diesem Zeitpunkt senden möchten, wählen Sie Senden planen aus.

Screenshot eines Zeitplanvorschlags zum Senden in einer Outlook-E-Mail mit den Optionen

Nachdem Sie Sendezeit planen ausgewählt haben, wird rechts neben Ihrer Nachricht eine Erkenntnis geöffnet, die das Datum und die Uhrzeit bestätigt.

Screenshot, der einen Zeitplan zum Senden von Erkenntnissen in einer Outlook-E-Mail mit Optionen zum Bearbeiten von Datum und Uhrzeit und Abbrechen der Verzögerung zeigt.

Wenn Sie:

  • Wie das Datum und die Uhrzeit, die Viva Insights vorschlagen, drücken Sie senden innerhalb der E-Mail. Der Empfänger erhält Ihre E-Mail wie geplant.

  • Wenn Sie ändern möchten, wann der Empfänger Ihre E-Mail erhält, verwenden Sie die Datums- und Uhrzeitfelder in der Erkenntnis, um Änderungen vorzunehmen. Nachdem Sie diese Einstellungen angepasst haben, klicken Sie innerhalb der E-Mail auf Senden .

  • Entscheiden Sie sich, dass Sie die Zustellung nicht planen möchten und Ihre E-Mail lieber sofort senden möchten, wählen Sie Verzögerung abbrechen aus. Wählen Sie dann Innerhalb der E-Mail Senden aus, um die Nachricht sofort zu senden.

Wenn Sie Ihre Nachricht geplant haben, wird sie an einer von zwei Stellen aufbewahrt, nachdem Sie auf Sendengeklickt haben – den Ordner Entwürfe, wenn Sie Outlook im Web verwenden, oder den Ordner Gesendete Elemente, wenn Sie Outlook für Windows verwenden – bis zur geplanten Zustellungszeit. Zum geplanten Lieferzeitpunkt wird die E-Mail automatisch an alle Empfänger in den Feldern An, Cc und Bcc für Sie zugestellt.

Wenn Sie ihre Nachricht vor dem geplanten Zeitpunkt senden möchten, können Sie die E-Mail im Ordner Entwürfe oder Gesendete Elemente öffnen und Jetzt senden auswählen. Wenn Sie Ihre Nachricht nicht senden möchten, wählen Sie Nicht senden aus. Mit dieser Option wird die E-Mail in Den Ordner "Gelöschte Elemente " in Outlook verschoben.

Die folgende Grafik zeigt eine geplante Nachricht in Outlook für Windows.

Screenshot: Geplante Nachricht im Outlook-Ordner

So aktivieren und deaktivieren Sie Den Zeitplan senden von Vorschlägen

Sie können das Senden von Vorschlägen beliebig oft aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie zeitplanorientierte Sendevorschläge aktivieren, richtet Viva Insights die E-Mail-Zustellung an die Arbeitszeiten Ihres Kollegen aus.

Um Änderungen vorzunehmen, verwenden Sie Ihre Viva Insights-App in Teams oder im Web oder Ihr Viva Insights Outlook-Add-In.

Mit der Viva Insights-App in Teams oder im Web

  1. Wählen Sie oben rechts auf einer beliebigen Seite die Auslassungspunkte (...) und dann Einstellungen aus.
  2. Wählen Sie im linken Bereich Schutzzeit aus.
  3. Schalten Sie unter Vorschläge senden planen den Schalter um, um das Feature zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Weitere Informationen zu Einstellungen in der App finden Sie unter Konfigurieren von Viva Insights.

Mit dem Viva Insights Outlook-Add-In

  1. Wählen Sie im Viva Insights Outlook-Add-In Einstellungen (Zahnradsymbol) aus.
  2. Legen Sie die Umschaltfläche für Vorschläge senden planen auf Ein oder Aus um.

Screenshot, der die Umschaltfläche Ein/Aus in den Add-In-Einstellungen Viva Insights zeigt.

Administratorsteuerelemente

Informationen zum Konfigurieren von Zeitplanvorschlägen zum Senden von Sendeplänen für Ihre Organisation auf Mandantenebene finden Sie unter Admin Einrichtung.