Bewährte Methoden für die Fokuszeit
Eine eingeplante unterbrechungsfreie Zeit mit dem Fokus auf konzentriertes Arbeiten bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, schwierige Aufgaben zu erledigen, qualitativ hochwertige Arbeitsleistungen zu erzeugen und neue Ideen zu generieren.
Fokuszeiten sind ununterbrochene Zeitabschnitte Ihres Tages, um Ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Besprechungen und Unterbrechungen verhindern jedoch, dass die meisten von uns angemessene Fokuszeit finden. Die Fokuszeit steigert die Produktivität, verbessert die Entscheidungsfindung und fördert die Kreativität.
Warum dies wichtig ist
Wie Sie die Produktivität Ihres Teams steigern erklärt, dass eines der wichtigsten Produktivitätsprinzipien darin besteht, „freigegebene Kalender intelligent zu nutzen, indem Sie Zeit für konzentrierte Arbeit und Auszeiten am Abend blockieren.“
Wie sie jede Woche einen besprechungsfreien Tag einrichten, erläutert, dass das „Ziel unterbrechungsfreie Fokuszeit ist“, um „an Projekten zu arbeiten, die eine Fokussierung und intensives Nachdenken erfordern, z. B. schriftliches Verfassen, strategisches Denken, Analyse, Kodieren, Entwerfen oder ein hochkomplexes Projekt.“
Bewährte Methoden
- Verwenden Sie einen persönlichen Fokusplan, um die Fokuszeit automatisch festzulegen, und schützen Sie dann diese Zeit, indem Sie Chats stummschalten und Ihren wöchentlichen Fortschritt nachverfolgen.
- Erstellen Sie eine neue Teamnorm, die besagt, dass keine Chatnachrichten an Teammitglieder gesendet werden, die Fokuszeit eingeplant haben und den Status „Nicht stören“ in Microsoft Teams verwenden.
- Planen Sie in Ihrem Kalender proaktiv Zeitblöcke ein, in denen Sie konzentriert arbeiten, insbesondere Zeiten, in denen Sie Ihre Bestleistungen erbringen.
- Planen Sie die Fokuszeit mit Absicht, indem Sie die Zeit bestimmten Aufgaben widmen.
- Machen Sie während des Tages mehrere 15-minütige Pausen, um Ihre Fähigkeit zur Fokussierung wiederherzustellen.
- Teilen Sie die Arbeit in Zeitintervalle auf, und verwenden Sie einen Zeitgeber zu deren Einhaltung.
- Beseitigen Sie während der Fokuszeit so viele Ablenkungen wie möglich, indem Sie z. B. an einem ruhigen Ort arbeiten, Ihr Handy beiseite legen, zusätzliche Bildschirme ausschalten, E-Mail-Programme, Teams und andere Apps für die Zusammenarbeit schließen, und erwägen Sie das Tragen von Kopfhörern als äußeres Zeichen für die Fokuszeit.
Ändern Sie Strategien
Richten Sie einen besprechungsfreien Zeitraum ein
Wählen Sie einen Tag, ein Intervall oder einen Zeitraum aus, den bzw. das Ihr Team für konzentrierte Arbeit blockieren kann. Senden Sie dann eine wiederkehrende Kalendereinladung, um diese Zeit zu reservieren. Wege, um dies anzugehen:
- Wählen Sie den Tag oder Zeitraum während der Woche aus, der am besten geeignet ist.
- Entscheiden Sie, wie oft der Zeitblock auftritt, z. B. alle zwei Wochen.
- Legen Sie fest, wie lange er dauern soll, z. B. vier Stunden.
- Senden Sie eine wiederkehrende Kalendereinladung an Ihr Team, um die Zeit zu blockieren.
- Bitten Sie Vorgesetzte, sich der neuen Norm zu verpflichten und Anekdoten über positive Auswirkungen der neuen Richtlinie zu teilen.
Besprechungsserien absagen
Bewerten Sie die Notwendigkeit vierteljährlicher Besprechungsserien, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Versuchen Sie, ein oder zwei Besprechungsserien abzusagen. Sie können sie jederzeit wieder hinzufügen, wenn sie vermisst werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Wie Sie nutzlose wiederkehrende Besprechungen endgültig beenden können.
Ausprobieren eines persönlichen Fokusplans
Verwenden Sie einen persönlichen Fokusplan, um die Fokuszeit in Ihrem Kalender automatisch zu blockieren, um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, um Ihre Arbeit zu erledigen.