Bewährte Methoden zum Vermeiden von E-Mail-Überlastung mit Viva Insights

Email ist das am häufigsten verwendete Tool für die Zusammenarbeit mit geschätzten 110 Milliarden Nachrichten, die täglich gesendet werden. Trotz der Vorteile kann die Verwaltung von E-Mails überwältigend werden. Es stiehlt Ihre Aufmerksamkeit und führt zu einem höheren Stresslevel.

Bessere E-Mail-Methoden können Stress reduzieren, die Kommunikation verbessern, die Produktivität steigern und Ihre Fähigkeit unterstützen, sich zu konzentrieren.

Warum dies wichtig ist

Wie Man täglich viel weniger Zeit mit E-Mails verbringt , erklärt Folgendes:

  • "Der durchschnittliche Profi verbringt laut einer McKinsey-Analyse 28 Prozent des Arbeitstags damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten."
  • "Im Durchschnitt überprüfen Experten ihre E-Mails 15-mal am Tag oder alle 37 Minuten."

Bewährte Methoden

  • Legen Sie einen Kommunikationskanal fest, der für dringende Nachrichten vorgesehen ist.
  • Ermöglichen Sie Es Mitarbeitern, nach der Arbeit die Verbindung mit E-Mails zu trennen. Wenn etwas Dringendes kommt, können sie über die alternativen Kanäle erreicht werden.
  • Legen Sie klare Erwartungen fest, und fordern Sie die Verwaltung auf, um das richtige Beispiel für den Rest der Organisation zu geben.
  • Schreiben Sie E-Mails so, wie Sie sie lesen möchten. Halten Sie sie kurz, verwenden Sie einfache Sprache und vermeiden Sie lange Textblöcke
  • Begraben Sie nicht die Führung. Schreiben Sie die wichtige Nachricht und/oder Frage zuerst in Ihre E-Mail, gefolgt von einem kritischen Hintergrund.
  • Verwenden Sie das Feld "Cc" nicht übermäßig, indem Sie die Empfänger basierend auf der Rolle nachdenklich auswählen, und widerstehen Sie dem Druck, übermäßig inklusiv zu sein.
  • Machen Sie konkrete Vorschläge mit bestimmten Zeiten, Orten und Stichtagen, um unnötiges Hin und Her zu reduzieren.
  • Senden Sie weniger E-Mails, um weniger E-Mails zu erhalten, indem Sie verschiedene Medien (Telefon, Besprechung oder Chat) für Ihre Nachricht strategisch berücksichtigen.
  • Vermeiden Sie "Alle antworten", indem Sie Ihre Rolle im Thread berücksichtigen und stattdessen Zielnachrichten senden.
  • Batchverarbeitungs-E-Mails, indem Sie zwei- oder dreimal pro Tag auswählen, um E-Mails zu verarbeiten, anstatt die E-Mails tag- und nachtlang zu überprüfen.
  • Bestätigen Sie wichtige E-Mails. Wenn Sie keine Zeit haben, zu antworten, senden Sie stattdessen eine kurze E-Mail mit einer erwarteten Antwortzeit.
  • Legen Sie Grenzen fest, z. B. den Verzicht auf E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten und verwalten Sie die Erwartungen an die Antwortzeit.

Ändern Sie Strategien

Festlegen einer E-Mail-Übung und -Häufigkeit

Erläutern Sie klare Parameter und Erwartungen, wann Sie E-Mails überprüfen und darauf reagieren werden. Wege, um dies anzugehen:

  • Wählen Sie aus, wie oft Sie Ihre E-Mails täglich überprüfen möchten: 3-mal pro Tag

  • Verwenden Sie bestimmte Momente im Laufe des Tages als Erinnerungen: Direkt vor dem Mittagessen

  • Teilen Sie Ihre Absichten mit, und ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, dasselbe zu tun. Beispiel:

    "Manchmal können wir alle von E-Mails überfordert werden, und das Hin- und Herwechseln zwischen E-Mail und anderen Aufgaben kann sich auf unsere persönliche Produktivität auswirken. Aus diesem Grund plane ich, meine E-Mail dreimal täglich zu überprüfen. Wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen, können Sie mich über einen Teams-Chat oder -Telefonanruf erreichen. Ich ermutige alle, dies zu versuchen und zu sehen, ob es ihnen auch hilft."

Veranschaulichen bewährter Teams-Methoden

Zeigen Sie Ihrem Team die Leistungsfähigkeit von chatbasierten Produkten wie Microsoft Teams, indem Sie sie selbst verwenden und Ihr Team ermutigen, mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Verringern der Anzahl der E-Mail-Empfänger

Wenn Sie auf E-Mails antworten, reduzieren Sie die Verwendung von Antworten für alle, und entfernen Sie Teilnehmer, die nicht an der Unterhaltung teilnehmen müssen.

Bewährte Methoden für Viva Insights