Übersicht der Besprechungen

Besprechungsübersicht fasst die Besprechungsnormen in Ihrer Organisation zusammen. Sie können diesen Abschnitt verwenden, um Einen Einblick in die Besprechungsqualität zu erhalten, indem Sie Metriken zu bestimmten Besprechungskomponenten anzeigen, mit denen die Effizienz und Effektivität von Besprechungen wie Dauer, Anzahl der Teilnehmer, Redundanz, Multitasking und in Konflikt stehende Besprechungsstunden bestimmt werden können, wie in der Zusammenfassung der Besprechungsübersicht in der folgenden Abbildung gezeigt. Mitarbeiter, die während einer Woche mindestens eine E-Mail oder Chatnachricht gesendet haben, gelten als aktiv und werden in den Daten für die Wochen enthalten, in denen sie aktiv sind.

Besprechungsübersicht.

Übersicht über den Zugriff auf Besprechungen

Besprechungsübersichtsdaten sind über die Empfehlungen unter Einblicke anzeigen im Abschnitt Aktion ergreifen eines relevanten Verhaltens verfügbar. Alternativ können Sie die Besprechungsübersicht öffnen (wenn dieser Link nicht funktioniert, versuchen Sie es stattdessen mit diesem Link), um ihn in Viva Insights anzuzeigen.

Besprechungsstunden niedriger Qualität

Die Übersicht über Besprechungsstunden mit niedriger Qualität fasst die Anzahl der Besprechungsstunden mit niedriger Qualität für die Organisation zusammen und zeigt den Prozentsatz der Besprechungen mit einer der drei Komponenten von Besprechungen mit niedriger Qualität an.

Besprechungsstunden mit niedriger Qualität sind die Anzahl der Stunden, die eine Person in Besprechungen verbracht hat, bei denen sie als redundant eingestuft wird, für in Konflikt stehende Besprechungen geplant sind oder Multitasking sind. Wenn eine Person während einer Besprechung eine oder mehrere dieser Bedingungen erfüllt, wird die Besprechung als minderwertige Besprechung gezählt.

Besprechungsstunden von geringer Qualität.

Warum es wichtig ist

  • Besprechungsstunden mit geringer Qualität sind ein guter Indikator für die Besprechungskultur und können dabei helfen, Möglichkeiten zu identifizieren, um Besprechungen effizienter oder ansprechender zu gestalten. Multitasking kann die Produktivität erheblich verringern.
  • Email Multitasking in einer Besprechung bedeutet, dass die Teilnehmer nicht ihr volles Potenzial nutzen, nur einen Teil der Kommunikation hören und/oder ihr Know-how nicht in die anstehenden Aufgaben einbringen.
  • Redundanz ist ein Hinweis auf mangelnde Rollenklarheit, schlechte Delegierung und/oder risikoaverse Kultur. Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene, die an einem hohen Anteil an redundanten Besprechungen teilnehmen, könnten sich möglicherweise weniger berechtigt fühlen. Höhere Ebenen sind möglicherweise besser geeignet, indem sie die Teilnahme an Besprechungen entsprechend delegieren. Als Zeichen der beruflichen Entwicklung sollte die Redundanz mit der Amtszeit abnehmen.

Stundensatz

Administratoren können eine optionale HourlyRate-Spalte in die Organisationsdaten aufnehmen, mit der sie die Gesamtkosten für Besprechungen mit niedriger Qualität berechnen können, wie unter Übersicht über Besprechungen gezeigt. Wenn die Spalte HourlyRate enthalten ist, werden die Kosten als Summe des Standardstundensatzes einer Person für die Organisation multipliziert mit Besprechungsstunden niedriger Qualität berechnet.

Wenn einem Besprechungsteilnehmer kein Stundensatz zugewiesen wird, wird ein Standardstundensatz von 75 USD verwendet. Unter Systemstandardwerte können Administratoren das Feld Stündliche Rate vom Standardwert in einen beliebigen anderen Stundensatz ändern.

Besprechungsstunden nach Anzahl der Teilnehmer

Jedes Dauersegment im Diagramm zeigt die Zeit an, die eine Person in Besprechungen mit der angegebenen Anzahl von Teilnehmern verbracht hat.

Besprechungsnummern nach Anzahl der Teilnehmer.

Warum es wichtig ist

  • Große Besprechungen sind nicht immer schlecht, aber mehr Teilnehmer können es schwieriger machen, eine Entscheidung zu treffen.
  • Große Besprechungen lassen bis auf eine kleine Minderheit aktiv teilnehmender Teilnehmer uneingelöst. Eine übermäßig kollaborative und integrative Kultur, die sich aus der Zuordnung von Besprechungsbesuchen mit der Bedeutung der Mitarbeiter oder aus einer konsensorientierten Kultur ergeben kann, kann zu einer "sicheren" Einstellung für alle (und akzeptieren alle) führen und zu übergroßen Besprechungen führen.
  • Ein hoher Prozentsatz der Besprechungsstunden mit einer großen Anzahl von Personen kann auf eine schlechte Rechenschaftspflicht für Besprechungen und einen Mangel an Befähigung hindeuten. Die Anwendung der sogenannten 8-18-1800-Regel kann sicherstellen, dass die Größe der Besprechung mit dem Ziel übereinstimmt. Die Regel lautet: Entscheidungsfindungsbesprechungen sind am besten mit bis zu 8 Teilnehmern, Brainstorming-/Aktualisierungsbesprechungen können bis zu 18 Teilnehmer und Informationsbesprechungen 1800 oder mehr Teilnehmer haben.

Besprechungsstunden nach Dauer

Jedes Dauersegment im Diagramm zeigt die Gesamtzeit an, die eine Person in Besprechungen der angegebenen Anzahl von Stunden verbracht hat.

Besprechungsstunden nach Dauer.

Warum es wichtig ist

  • Wie bei großen Besprechungen sind lange Besprechungen nicht unbedingt schlecht, aber eine konsistente Anzahl langer Besprechungen kann darauf hindeuten, dass Gruppen keine Richtung oder Konzentration haben, Besprechungen nicht effizient strukturieren oder Schwierigkeiten haben, eine Entscheidung zu treffen.
  • Besprechungen, die regelmäßig über eine Stunde dauern, können es schwierig machen, den Fokus der Teilnehmer zu behalten, es sei denn, es handelt sich um gut konzipierte kleine Brainstorming- / Problemlösungssitzungen.
  • Ein hoher Prozentsatz von Besprechungen, die länger als eine Stunde sind, deutet darauf hin, dass die Besprechungsplanung schlecht ist und die Möglichkeit besteht, sich zu trennen.

Redundante Besprechungsstunden

Redundante Besprechungsstunden sind die Zeit, die eine Person in Besprechungen verbracht hat, an denen mindestens drei unterschiedliche Ebenen in der Organisation der Person teilgenommen haben.

Redundante Besprechungsstunden.

Warum es wichtig ist

  • Redundante Besprechungen sind eine Möglichkeit, Besprechungen zu verknennen, indem unnötige Teilnehmer entfernt werden. In derselben Besprechung sind nicht immer mehrere Verwaltungsebenen erforderlich.
  • Funktionale Redundanz kann auf einen zugrunde liegenden Mangel an Rollenklarheit, eine schlechte Delegierung und/oder eine risikoaverse Kultur hinweisen.
  • Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene, die an einem hohen Anteil an redundanten Besprechungen teilnehmen, könnten sich möglicherweise weniger berechtigt fühlen.
  • Leitende Manager sind möglicherweise besser drin, indem sie die Teilnahme an Besprechungen delegieren.
  • Als Zeichen der beruflichen Entwicklung sollte die Redundanz mit der Amtszeit abnehmen.

Multitaskingstunden

Multitasking-Besprechungsstunden zeigt die Anzahl der Besprechungsstunden an, an die die Person zwei oder mehr E-Mails pro Stunde der Besprechung gesendet hat. Bei einer Länge von weniger als einer Stunde werden zwei oder mehr E-Mails berechnet, die während der Besprechung gesendet werden. Multitaskingstunden zeigt die Anzahl der Stunden an, die die Person während einer Besprechung oder eines Teams-Anrufs mit dem Senden von E-Mails oder Chatnachrichten verbracht hat.

Multitasking-Besprechungsstunden.

Warum es wichtig ist

  • Multitasking gibt an, dass Mitarbeiter möglicherweise überlastet sind, da sie E-Mails während Besprechungen aufholen. Es kann auch darauf hindeuten, dass Mitarbeiter nicht an der Besprechung teilnehmen, was bedeutet, dass sie keine wichtigen Teilnehmer sind.
  • Multitasking kann die Produktivität verringern und dazu führen, dass teilnehmer nicht ihr volles Potenzial in einer Besprechung einbringen, nur einen Teil der Kommunikation hören und/oder ihr Know-how nicht in die anstehenden Aufgabe einbringen.
  • Manager, die mehrere Aufgaben ausführen, senden ein klares Signal, dass die Besprechung nicht wichtig ist, und führen dazu, dass andere folgen.
  • Multitasking kann in Organisationen, die eine Überlastung der Zusammenarbeit aufweisen, zu einer kulturellen Norm werden. Erkenntnisse können aus der Untersuchung von Normen von Managern mit hohen Multitaskingraten entstehen.

In Konflikt stehende Besprechungsstunden

Konfliktierende Besprechungsstunden zeigt die Anzahl der Besprechungsstunden an, in denen die Person überlappende Besprechungen in ihrem Kalender hatte. Die Zählung umfasst die gesamte Dauer aller überlappenden Besprechungen, nicht nur die Zeitdauer, die sich überschneidet. (Diese Zahl schließt alle nicht abgelehnten Besprechungen ein, einschließlich derjenigen mit akzeptierten, mit Vorbehalt und ohne Antworten auf die Einladungen).

In Konflikt stehende Besprechungsstunden.

Warum es wichtig ist

  • Mitarbeiter, die doppelt gebucht sind, können sich möglicherweise nicht vollständig auf beide Besprechungen konzentrieren oder sich dazu verpflichten.
  • Ständig widersprüchliche Besprechungen können dazu führen, dass mitarbeiter sich gestresst und überlastet fühlen. Dies kann insbesondere für Manager wichtig sein, die mit Besprechungen überlastet sind und ihre 1:1-Besprechungen unbeabsichtigt verzögern oder die Priorisierung aufheben können.
  • Vorgesetzte 1:1-Besprechungen mit Mitarbeitern sind für die Mitarbeiterentwicklung von entscheidender Bedeutung und können, wenn sie ignoriert werden, zum Abgang der Mitarbeiter und letztendlich zum Abgang führen.
  • Sich ständig in Konflikt stehende Besprechungsstunden könnten auf ein kulturelles Problem hinweisen, das potenziell erhebliche Auswirkungen auf Agilität, Innovation, Engagement und letztlich leistung hat.

Berechnungsvariablen

Sie können davon ausgehen, dass die Gesamtanzahl der redundanten, in Konflikt stehenden und Multitasking-Besprechungsstunden der Gesamtzahl der Besprechungsstunden mit niedriger Qualität in einer Abfrage entspricht. Manchmal stimmen die Stunden jedoch aufgrund der Berechnung widersprüchlicher Besprechungsstunden, der festgelegten Ausschlussregeln für Besprechungen und der Art der Besprechung nicht genau überein.

  • Doppelt gebuchte Besprechungen : Für jede doppelt gebuchte Besprechungszeit in einem wöchentlichen Datenupload wird die Berechnung der Besprechungsdauer für Besprechungsstunden mit geringer Qualität angepasst.
  • In Konflikt stehende Besprechungen : Berechnet die Gesamtbesprechungszeit, in der sich zwei oder mehr Besprechungen im Kalender für Arbeitsbesprechungen überschneiden, die den festgelegten Ausschlussregeln für Besprechungen entsprechen.

Beispielsweise werden die folgenden Szenarien von in Konflikt stehenden Besprechungen basierend auf den Besprechungsausschlussregeln und dem Besprechungstyp unterschiedlich gezählt:

  • Jill hat eine einstündige Arbeitsbesprechung um 13:00 Uhr und eine andere einstündige Arbeitsbesprechung, die am selben Tag um 13:30 Uhr geplant ist. Diese beiden überlappenden Besprechungen addieren 1,5 Stunden zu in Konflikt stehenden Besprechungsstunden und 1,5 Stunden zu Besprechungsstunden mit geringer Qualität für die Woche.
  • John hat eine einstündige Arbeitsbesprechung um 13:00 Uhr und einen einstündigen Zahnarzttermin um 13:30 Uhr geplant (herausgefiltert durch eine Ausschlussregel für Besprechungen) am selben Tag. Basierend auf den Ausschlussregeln für Besprechungen und Berechnungsanpassungen addiert dies 0,5 Stunden zu Besprechungsstunden mit geringer Qualität und 0 (null) konfliktierende Besprechungsstunden für die Woche, da die persönliche Besprechung herausgefiltert wird.
  • Sara hat einen Zahnarzttermin von 13 bis 13:30 Uhr (mit einer Ausschlussregel für Besprechungen ausgeschlossen), eine Arbeitsbesprechung von 13:00 bis 14:00 Uhr und eine andere Arbeitsbesprechung, die von 13:30 bis 14:30 Uhr am selben Tag geplant ist. Basierend auf Besprechungsausschlussregeln und angepassten Berechnungen addieren diese drei Besprechungen 1 Stunde (13:30 bis 14:30 Uhr) zu Besprechungsstunden mit geringer Qualität und 1,5 Stunden (13:30 bis 14:30 Uhr) zu konfliktierenden Besprechungsstunden für die Woche.