Gemeinsam genutzter Fokusplan
Hinweis: Dies ist derzeit nur über eine zielorientierte Version verfügbar.
Mit einem Fokusplan können Sie die unterbrechungsfreie Zeit für Arbeit mit oberster Priorität automatisch für bis zu vier Stunden täglich blockieren. Als Einzelperson können Sie einen persönlichen Fokusplan über Ruhezeit in der Microsoft Viva Insights-App in Microsoft Teams planen.
Als registrierter Teamleiter oder -manager können Sie auch einen gemeinsamen Fokusplan mit Ihrem Team oder Ihren Kollegen starten, um gute Produktivitätsgewohnheiten zu fördern. Mit dieser Option können Sie Ihr Team einladen, täglich ununterbrochene Zeit zu buchen, um seine Arbeit zu erledigen. Dieser gemeinsame Plan hilft Ihrem Team auch, eine gemeinsame Produktivitätsgewohnheit aufzubauen.
Jeder, der über eine Microsoft Viva Insights Lizenz mit einem anwendbaren Serviceplan verfügt, kann einen gemeinsamen Fokusplan starten. Empfänger der Einladung zum freigegebenen Plan benötigen diese Lizenz jedoch nicht.
Starten eines gemeinsamen Fokusplans
Öffnen Sie in Teams Viva Insights, und wählen Sie dann Start aus.
Wählen Sie im Abschnitt Pläne die Option Erste Schritte für die Option Start a focus plan for your team (Fokusplan für Ihr Team starten) aus :
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie Let's do this (Let's do this) aus.
Wählen Sie unter Anpassen Ihres gemeinsamen Fokusplans die Anzahl der Stunden pro Tag, die allgemeine Tageszeit und die Einstellung von Benachrichtigungen aus, und wählen Sie dann Weiter aus.
Wählen Sie unter Wer möchten Sie einladen? Personen in Ihrem Team aus, um Einladungen zum Fokusplan zu erhalten. Ihre Teammitglieder füllen die Liste der Empfänger vorab auf. Sie können dieser Liste auch Personen entfernen oder hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, können Sie den Notizentwurf annehmen oder bearbeiten oder löschen und dann Einladung senden auswählen.
Nachdem Sie die Einladung gesendet haben, sendet Viva Insights Benachrichtigungen an die Empfänger. Diese Benachrichtigungen bleiben ihren Empfängern acht Wochen lang oder bis Sie den freigegebenen Fokusplan kündigen, verfügbar.
Reagieren auf eine Einladung für einen gemeinsamen Fokusplan
Wenn Sie eine Einladung für einen gemeinsamen Fokusplan erhalten haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um teilzunehmen.
Führen Sie in Teams eine der folgenden Aktionen aus:
- Wählen Sie die Benachrichtigung in der oberen rechten Ecke von Teams aus.
- Wählen Sie auf der Karte unter Top-Aktionen für heutedie Option Einladung öffnen aus.
Wenn Sie plan beitreten in der Einladung Für freigegebenen Fokusplan auswählen, tritt eine der folgenden Aktionen auf. Oder wenn Sie Verwerfen auswählen, wird die Einladung abgebrochen und alle Erinnerungen daran unterdrückt.
- Wenn Sie noch nicht in einem Fokusplan registriert waren, wird die Meldung Alles erledigt angezeigt, und die restlichen Schritte werden übersprungen.
- Wenn Sie bereits für einen Fokusplan registriert waren , fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Unter Fokusplaneinstellungen auswählen können Sie die folgenden Aktionen ausführen:
- Um von Ihrem individuellen Plan zum freigegebenen Plan zu wechseln, wählen Sie Plan beitreten aus.
- Wenn Sie den freigegebenen Plan wechseln und dem freigegebenen Plan beitreten möchten, aber zunächst einige der Einstellungen ändern möchten, wählen Sie Einstellungen bearbeiten aus. Anschließend können Sie die Anzahl der Stunden pro Tag, die allgemeine Tageszeit und die Einstellung von Benachrichtigungen ändern und dann Plan beitreten auswählen.
- Um Ihren aktuellen (individuellen) Fokusplan beizubehalten, schließen Sie diese Seite, indem Sie das X auswählen. Die Einladung wird nicht mehr angezeigt, und Ihr aktueller Fokusplan ist davon nicht betroffen.
Wählen Sie auf der Seite Alles erledigtdie Option Fertig aus. Sie haben sich nun erfolgreich dem gemeinsamen Fokusplan Ihres Teams angeschlossen.
Überprüfen Sie die Details Ihres gemeinsamen Fokusplans.
Um die Details Ihres neuen Plans zu überprüfen, öffnen Sie die Startseite von Viva Insights. Die Details des gemeinsamen Fokusplans werden im Abschnitt Pläne enthalten:
Wenn Sie über eine Microsoft Viva Insights-Lizenz mit einem anwendbaren Serviceplan verfügen, werden die Plandetails auch auf der Seite Mein Team angezeigt.
Wenn Sie der Ersteller eines gemeinsamen Fokusplans sind, werden auch Details im Abschnitt Pläne der Viva Insights Startseite angezeigt:
Behalten Sie einen gemeinsamen Fokusplan bei
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen gemeinsamen Fokusplan als Teilnehmer am Plan oder als Organisator des Plans belassen.
Als Planteilnehmer
Als Teilnehmer können Sie einen gemeinsamen Fokusplan verlassen, indem Sie plan verlassen in Freigegebener Fokusplan auswählen, der im Abschnitt Pläne von Viva Insights angezeigt wird.
Nachdem Sie einen freigegebenen Plan verlassen haben, sind Sie weiterhin in Ihrem persönlichen Fokusplan registriert. So deaktivieren Sie den persönlichen Fokusplan oder ändern seine Einstellungen wie folgt:
Wählen Sie in der oberen rechten Ecke von Viva Insights die Auslassungspunkte (...) und dann Einstellungen aus.
Wählen Sie unter Einstellungen die Option Schutzzeit aus.
Wählen Sie im Abschnitt Einstellungen für Fokusplan die Option Plan verlassen aus.
Als Planorganisator
Nachdem Sie einen gemeinsamen Fokusplan organisiert haben, können Sie den Plan verlassen. Wählen Sie dazu im Abschnitt Pläne der Viva Insights unter Freigegebener Fokusplan die Option Plan verlassen und dann Bestätigen aus.
Beachten Sie, dass Ihr Ausscheiden von einem Fokusplan keine anderen Personen aus dem Plan auswählen. Planteilnehmer bleiben im Fokusplan registriert, bis sie sich abmelden.
Konzepte
Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen, die Ihnen bei der Erstellung oder Überwachung von Fokusplänen helfen können.
Automatic scheduling
Nachdem Sie die automatische Buchung als Ihre Bevorzugte festgelegt haben, beginnt Viva Insights, nach Zeit in Ihrem Outlook-Kalender zu suchen, um sie als Fokuszeit zu reservieren. Diese geplante Zeit wird in einer anderen Farbe in Ihrem Kalender als "Fokuszeit" angezeigt.
Die Fokuszeit verursacht keine Kalenderkonflikte, wenn keine vorhandenen Kalenderereignisse wie ganztägige Besprechungen, gebuchte persönliche Zeit oder Termine geplant werden.
Obwohl zwei Stunden die maximale Länge eines automatisch geplanten Fokuszeitblocks sind, können Sie die geplante Fokuszeit in Ihrem Kalender manuell verlängern.
Reservieren des Zeitplans
Viva Insights Bücher konzentrieren sich zwei Wochen im Voraus. Wenn Sie Ihren Kalender beispielsweise an einem Montag öffnen, sollte die Fokuszeit jeden Tag der aktuellen Woche und bis zum Freitag der folgenden Woche gebucht werden. Jedes Wochenende sucht MyAnalytics nach Zeitblöcken in der nächsten Woche und reserviert die Zeit entsprechend.
Auswahl der Zeitfenster
Die Zeit, die für Sie reserviert wird, hängt von der Zeit ab, die am jeweiligen Tag verfügbar ist. Viva Insights beginnt die Suche zu Beginn Ihres Arbeitstags, wie sie in Ihren Outlook-Einstellungen definiert ist.
Viva Insights berücksichtigt auch die Einstellung Fokuszeit nicht früher planen als in den Plankonfigurationsoptionen. Wenn Sie sie beispielsweise auf 9:00 Uhr festlegen, werden Viva Insights nur Fokuszeitfenster auswählen, die nach 9:00 Uhr auftreten.
Viva Insights priorisiert auch Ihre Präferenzen für die Dauer der Fokuszeitfenster und einen Teil des Tages (morgens oder nachmittags). Wenn Sie beispielsweise vier Stunden Fokuszeit am Nachmittag auswählen, scannt Viva Insights zuerst Ihren Kalender, um vierstündige offene Slots am Nachmittag zu finden. Wird kein freies Zeitfenster von vier Stunden am Nachmittag gefunden, wird der Kalender weiter nach vierstündigen freien Terminen am Vormittag durchsucht. Wenn nur kleinere Zeitspannen zur Verfügung stehen, können Fokusblöcke von mindestens 30 Minuten reserviert werden.
Nachdem ein Block an einem Tag reserviert wurde, geht MyAnalytics zum nächsten Tag über, um den nächsten passenden Block basierend auf Ihren Einstellungen zu finden. (In den meisten Fällen wird nur ein Fokuszeitblock pro Tag erstellt.)
Mittagszeit
Viva Insights berücksichtigt die Zeit von 12:00 Uhr (12:00 Uhr) bis 13:00 Uhr als Uhrzeit für die Mittagsmahlzeit. Wenn Sie die automatische Buchung aktiviert haben, versucht Viva Insights zuerst, eine andere Tageszeit zu buchen. Wenn keine anderen verfügbaren Zeitblöcke gefunden werden, wird die Fokuszeit während der Mittagszeit gebucht.
Sie können Chats während der Fokuszeit stummschalten.
Sie können auswählen, ob sich Ihr Status während der Fokuszeit in "Fokus" ändert und Chatbenachrichtigungen in Teams stummgehalten werden. Wenn der Fokuszeittermin endet, wird Ihr Status wieder auf Ihren vorherigen Status zurückgesetzt. Beachten Sie, dass Sie in Teams Prioritätskontakte festlegen können, um sicherzustellen, dass Sie während der Fokuszeit keine wichtigen Nachrichten verpassen.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Benachrichtigungen in Teams.
Fokusplandigest
Nachdem Sie sich für einen Fokusplan registriert haben, wird Ihre Digest-E-Mail auf Ihre Teilnahme am Plan zugeschnitten. Er könnte Sie z. B. daran erinnern, Fokuszeit für Tage zu reservieren, an denen noch keine Fokuszeit reserviert ist.