Übersicht: Microsoft Viva für den hybriden Arbeitsplatz

Der Hybridarbeitsplatz wird für viele Unternehmen zur Norm. Die Zusammenarbeit von Personen zu koordinieren, die sowohl online als auch persönlich, im Büro, zu Hause oder an anderen Remotestandorten arbeiten, kann eine Herausforderung sein. Wie können Sie sicherstellen, dass hybride Arbeitsformen ansprechend, produktiv und effizient sind und gleichzeitig die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, die in der hybriden Welt vor neuen Herausforderungen stehen? Jetzt ist es mehr denn je an der Zeit, dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter von überall aus ihr Bestes geben können.

Viva

Microsoft Viva ist die Plattform für Mitarbeitererfahrungen, die Zusammenarbeit, Lernen, Organisationswissen und Wohlbefinden im Arbeitsablauf vereint, um eine integrierte Erfahrung zu schaffen, damit Ihre Mitarbeiter ihr Bestes geben können. Hier sind einige Szenarien, mit denen Sie möglicherweise vertraut sind:

  • Wenn sich nicht alle im selben Raum befinden können, kann die Kommunikation eine Herausforderung darstellen. Es ist von größter Bedeutung, dass alle Ihre Mitarbeiter auf dem gleichen Stand der Dinge sind.
  • Das Onboarding neuer Mitarbeiter oder von Mitarbeitern, die ihre Rolle wechseln, setzt voraus, dass Wissen, Informationen und Lerninhalte leicht gefunden und zugewiesen werden können.
  • Mitarbeiter in Service und Produktion möchten ihre Dienstpläne einsehen, einfach in ihre Schichten ein- und auschecken können und wichtige Mitteilungen an einem Ort erhalten.
  • Die Mitarbeiter wollen neue Fähigkeiten in ihrem Arbeitsablauf erlernen, egal wo sie sich befinden.
  • Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit und ihr Leben in Einklang bringen, damit sie Burnouts vermeiden können.

In diesem Leitfaden finden Sie Beispiele für die Verwendung von Microsoft Viva und Ihrer vorhandenen Infrastruktur, um eine erfolgreiche hybride Arbeitsumgebung sicherzustellen. Sie haben Microsoft Viva noch nicht? Informieren Sie sich über alle Vorteile und wie Sie sie erhalten.

Beispielaufgaben und Szenarien

Anforderungen

Plan

Jede Organisation ist anders. Der erste Schritt bei der Planung einer erfolgreichen hybriden Arbeitsumgebung ist die Ermittlung der Bedürfnisse Ihrer Organisation.

  • Identifizieren Sie die interne Struktur der Organisation. Dies kann mit der Gesamthierarchie, Abteilungen, Teams und Projektgruppen beginnen.
  • Identifizieren Sie die Orte und Standorte, an denen Ihre Mitarbeiter arbeiten
  • Finden Sie heraus, welche Bedürfnisse Ihre Mitarbeiter haben, wenn sie von ihren jeweiligen Standorten aus arbeiten
  • Ermitteln Sie, auf welche Weise Ihre Mitarbeiter am besten kommunizieren und zusammenarbeiten
  • Verstehen Sie die Ziele der Kommunikation mit der Führungsebene.
  • Finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter in ihrem Arbeitsablauf lernen müssen
  • Finden Sie heraus, womit Ihre Mitarbeiter zu kämpfen haben, und geben Sie ihnen die Tools und Erkenntnisse an die Hand, die sie benötigen, um Zeit für konzentriertes Arbeiten und Erholung zu schaffen.
  • Berücksichtigen Sie die Kultur Ihrer Organisation und die Art und Weise, wie Menschen miteinander in Kontakt treten.

Je nach den Ergebnissen Ihrer Bedarfsanalyse können Sie folgenden Schritte durchführen:

  • Identifizieren wichtiger Aufgaben und Szenarien, die von Viva unterstützt werden können
  • Ausrichtung von Projektbeteiligten und Geschäftsinhabern auf gemeinsame Ziele
  • Planung für Sicherheit und Governance
  • Vorbereitung von Inhalten
  • Erstellung eines Einführungsplans und Schulungen für Endbenutzer
  • Berücksichtigung der Erfolgsmetriken und Wartung im Laufe der Zeit

Beispiel für wichtige Aufgaben und Szenarien

Nachfolgend finden Sie Beispiele für wichtige Aufgaben und Szenarien, die Ihre Organisation identifizieren kann. Wählen Sie die Links aus, um zu erfahren, wie Sie Viva-Module und andere Dienste kombinieren, um diese Szenarien zu erfüllen.

Onboarding oder Ändern von Rollen

Neue Mitarbeiter und Mitarbeiter, die ihre Rolle wechseln, müssen sich schnell zurechtfinden, lernen und sich wohlfühlen und produktiv sein. Alle Informationen an einem Ort zu haben, optimiert den Prozess sowohl für Ihr Personalteam als auch für Ihre Mitarbeiter.

Weitere Informationen finden Sie im Szenario Onboarding von Mitarbeitern, die neu sind oder ihre Rolle wechseln.

Mitarbeiter "an vorderster Front"

Mitarbeiter in Service und Produktion, die nicht vor Ort sind, müssen in der Lage sein, ihre Zeitpläne einzusehen und schnell und einfach ein- und auszuchecken. Sie müssen auch in der Lage sein, auf die organisatorische Kommunikation einfach und von einem Ort aus zuzugreifen.

Erfahren Sie mehr im Szenario Mitarbeiter in Service und Produktion.

Work-Life-Balance

Die Unterstützung der Work-Life-Balance ist für die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter unerlässlich. Viva Insights kann die Informationen bereitstellen, die den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit und ihr Leben in Einklang zu bringen, egal ob sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten, und Sie können die Informationen leicht auffindbar machen.

Weitere Informationen finden Sie unter so gewährleisten Sie Work-Life-Balance.

Mitteilungen der Führungskräfte

Mitteilungen der Führungskräfte erfolgen häufig in einem Generalversammlungsszenario. Mit einer hybriden Belegschaft werden einige Ihrer Mitarbeiter vor Ort sein und an solchen Veranstaltungen teilnehmen können. Andere befinden sich vielleicht zu Hause oder an Remotestandorten. Wie bringen Sie alle zusammen?

Erfahren Sie, wie im Szenario „Mitteilungen der Führungskräfte“.

Lernen

Mitarbeiter in einer Hybridorganisation können nicht immer an Vor-Ort-Schulungen teilnehmen. Viva Learning bietet Lerninhalte im Ablauf ihrer Arbeit.

Sehen Sie, wie Sie Ihren hybriden Mitarbeitern helfen können, im Arbeitsablauf zu lernen.

Sicherheit

Microsoft Viva profitiert von den erweiterten Sicherheits- und Compliancefunktionen, die in Microsoft 365 und Office 365 integriert sind, sowie von den spezifischen Einstellungen und Richtlinien der Apps, mit denen jedes Modul interagiert. Beispielsweise verwendet Viva Connections nicht nur Microsoft 365 Sicherheits- und Compliancefeatures, sondern auch die Sicherheitseinstellungen in SharePoint, Teams und anderen Apps, die mit Viva Connections verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht über Sicherheit und Compliance in Microsoft Viva der Microsoft-Dokumentation.

Lizenzierung

Weitere Informationen zur Microsoft Viva-Lizenzierung finden Sie in den häufig gestellten Fragen. Weitere Informationen zu den Microsoft Viva-Features, die in Microsoft 365-Plänen verfügbar sind, finden Sie in der Microsoft Viva Dienstbeschreibung.

Bereitstellen von Microsoft Viva

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Microsoft Viva sowie die ihnen zur Verfügung stehenden Mitarbeitererfahrungen, und stellen Sie Informationsressourcen zur Verwendung Microsoft Viva bereit.

Eine Möglichkeit dafür ist die Erstellung eines SharePoint-Newsbeitrags, der dann zur Homepage Ihrer Organisation hinzugefügt und auch in Teams, Outlook und Viva Engage freigegeben und verteilt werden kann. Sie können sogar bestimmte Zielgruppen für die Nachrichten ansprechen.

Die Nachrichten werden als personalisierter Feed auf der SharePoint-Startseite und in der mobilen App angezeigt. Sie kann auch auf Teamseiten, Kommunikationsseiten und Knotenpunktseiten angezeigt werden. Sie können die Nachrichten in einer E-Mail an Ihre Mitarbeiter weitergeben und Sie können Nachrichten in einem Teams-Kanal anzeigen.

Erfahren Sie, wie Sie SharePoint News erstellen und verteilen.

Verwenden Sie Viva Learning, um Ihre Mitarbeiter in all den leistungsfähigen Tools zu schulen, die Sie ihnen zur Verfügung gestellt haben. Erste Schritte mit Viva Learning. Sie haben Viva Learning noch nicht eingerichtet? Weitere Informationen finden Sie in der Einführung in Microsoft Viva.

Weitere Ressourcen wie E-Mail-Vorlagen, Informationen zum Erstellen von Viva-Champions, Schulungsressourcen und vieles mehr finden Sie unter Microsoft Viva-Annahme.

Als Nächstes: sehen Sie sich das Schlüsselszenario zum Onboarding und Rollenwechsel von Mitarbeitern an.