Microsoft Viva Topics – Übersicht

Viva Topics verwendet Microsoft KI-Technologie, Microsoft 365, Microsoft Graph, Search und andere Komponenten und Dienste, um Ihren Benutzern Wissen in den Microsoft 365-Apps zu vermitteln, die sie täglich verwenden, beginnend mit modernen SharePoint-Seiten, Microsoft Search und Search in Word, PowerPoint, Outlook und Excel.



Viva Topics hilft bei der Lösung eines zentralen Geschäftsproblems in vielen Unternehmen – die Bereitstellung von Informationen für Benutzer, wenn diese sie benötigen. Beispielsweise müssen neue Mitarbeiter schnell viele neue Informationen lernen und beim Lesen von Unternehmensinformationen auf Begriffe stoßen, über die sie nichts wissen. Um mehr zu erfahren, muss der Benutzer möglicherweise seine Aktivitäten unterbrechen und wertvolle Zeit damit verbringen, nach Details zu suchen, z. B. nach Informationen über den Begriff, wer in der Organisation Fachexperte ist, und möglicherweise nach Websites und Dokumenten im Zusammenhang mit dem Begriff.

Viva Topics verwendet KI, um automatisch nach Themen in Ihrer Organisation zu suchen und diese zu identifizieren. Es werden Informationen über sie zusammengestellt, z. B. eine kurze Beschreibung, Personen, die an dem Thema arbeiten, sowie Websites, Dateien und Seiten, die sich darauf beziehen. Ein Wissensmanager oder Mitwirkender kann die Themeninformationen nach Bedarf aktualisieren. Die Themen stehen Ihren Benutzern zur Verfügung. Dies bedeutet, dass für jede Instanz des Themas, die auf einer modernen SharePoint-Website in Nachrichten und Seiten angezeigt wird, der Text hervorgehoben wird. Benutzer können das Thema auswählen, um mehr darüber in den Themendetails zu erfahren. Themen finden Sie auch in der SharePoint-Suche.

Wie Themen den Benutzern angezeigt werden

Themen werden Benutzern über Folgendes angezeigt:

SharePoint-Highlights

Wenn ein Thema in Inhalten auf SharePoint-Nachrichten und -Seiten erwähnt wird, wird es hervorgehoben. Sie können die Themenübersicht über die Markierung öffnen. Öffnen Sie die Themendetails aus dem Titel der Zusammenfassung, um die vollständige Themenseite anzuzeigen. Das erwähnte Thema könnte automatisch identifiziert oder direkt vom Seitenautor referenziert worden sein.

Screenshot: Themenhervorhebungen

Suchergebnisse

Sie können eine Themenantwort in den Suchergebnissen sehen, wenn Sie von der SharePoint-Startseite aus suchen, auf Office.com suchen oder von einer SharePoint-Website aus suchen, nachdem Sie den Suchbereich so geändert haben, dass er die gesamte Organisation enthält. Die Themenantwort wird im Thema der Ergebnisliste angezeigt und enthält eine kurze Reihe von Informationen zu diesem Thema.

Screenshot: Suchergebnisse einer SharePoint-Websitesuche

Wenn Sie die Suche in Office-Apps wie Word, PowerPoint, Outlook oder Excel verwenden – entweder über das Suchfeld oder durch Auswählen von Suchen im Kontextmenü – werden die Themenantworten in den Suchergebnissen angezeigt.

Screenshot: Suche in Word über das Suchfeld

Screenshot: Suche in Word über das Kontextmenü

Themencenter

Benutzer können Themen in ihrer Organisation, zu denen sie eine Verbindung haben, auf der Startseite des Themencenters anzeigen.

Wissensindizierung

Viva Topics verwendet die Microsoft KI-Technologie, um Themen in Ihrer Microsoft 365-Umgebung zu identifizieren.

Ein Thema ist eine Phrase oder ein Begriff, der organisatorisch bedeutsam oder wichtig ist. Es hat eine spezifische Bedeutung für die Organisation und verfügt über Ressourcen, die den Menschen helfen können, zu verstehen, was es ist, und weitere Informationen darüber zu finden. Es gibt viele verschiedene Arten von Themen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Zunächst konzentriert sich die Microsoft KI-Technologie auf die folgenden Typen:

  • Project
  • Event
  • Organisation
  • Speicherort
  • Produkt
  • Kreative Arbeit
  • Forschungsgebiet

Wenn ein Thema identifiziert wird und KI feststellt, dass es über genügend Informationen verfügt, um ein vorgeschlagenes Thema zu sein, werden auf einer Themenseite die Informationen angezeigt, die durch Themenindizierung gesammelt wurden, z.B.:

  • Alternative Namen und Akronyme.
  • Eine kurze Beschreibung des Themas.
  • Personen, die sich mit dem Thema auskennen.
  • Dateien, Seiten und Websites, die sich auf das Thema beziehen.

Ihre Wissensmanager können wählen, ob sie alle SharePoint-Sites in Ihrem Mandanten nach Themen durchsuchen oder nur bestimmte auswählen möchten.

Weitere Informationen finden Sie unter Themenermittlung und -zusammenstellung.

Rollen

Wenn Sie Viva Topics in Ihrer Microsoft 365-Umgebung verwenden, haben Ihre Benutzer die folgenden Rollen:

  • Themenbetrachter: Benutzer, die Themenhighlights auf modernen SharePoint-Sites sehen können, auf die sie mindestens Lesezugriff haben, und in Microsoft Search. Sie können Themenhighlights auswählen, um Themendetails auf Themenseiten anzuzeigen. Themenbetrachter können Feedback geben, wie nützlich ein Thema für sie ist.

  • Mitwirkende: Benutzer, die das Recht haben, vorhandene Themen zu bearbeiten oder neue zu erstellen. Wissensadministratoren weisen Benutzern über die Viva Topics-Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center Berechtigungen für Mitwirkende zu. Beachten Sie, dass Sie auch festlegen können, dass alle Themenbetrachter die Berechtigung zum Bearbeiten und Erstellen von Themen erhalten, damit jeder zu den Themen beitragen kann, die er sieht.

  • Wissensmanager: Benutzer, die Themen durch den Themenlebenszyklus führen. Wissensmanager verwenden die Seite Themen verwalten im Themencenter, um von KI vorgeschlagene Themen zu bestätigen, Themen zu entfernen, die nicht mehr relevant sind, sowie vorhandene Themen zu bearbeiten oder neue zu erstellen, und sind die einzigen Benutzer, die Zugriff darauf haben. Wissensadministratoren weisen Benutzern über die Viva Topics-Administratoreinstellungen im Microsoft 365 Admin Center Wissensmanagerberechtigungen zu.

  • Wissensadministratoren: Administratoren richten Viva Topics ein und verwalten sie über die Administratorsteuerelemente im Microsoft 365 Admin Center. Derzeit kann ein globaler Microsoft 365- oder SharePoint-Administrator als Wissensadministrator fungieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Viva Topics Rollen.

Themenverwaltung

Die Themenverwaltung erfolgt auf der Seite Themen verwalten im Themencenter Ihrer Organisation. Das Themencenter wird während der Einrichtung erstellt und dient als Ihr Wissenszentrum für Ihre Organisation.

Während alle lizenzierten Benutzer Themen, mit denen sie verbunden sind, im Themencenter anzeigen können, können nur Benutzer mit Berechtigungen zum Verwalten von Themen (Wissensmanager) die Seite Themen verwalten anzeigen und verwenden.

Wissensverwalter können:

  • Themen bestätigen oder entfernen, die in Ihrem Mandanten entdeckt wurden.
  • Neue Themen nach Bedarf manuell erstellen (z. B. wenn nicht genügend Informationen bereitgestellt wurden, um über KI erkannt zu werden).
  • Vorhandene Themenseiten bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Themen im Themencenter.

Administratorsteuerelemente

mit Admin Steuerelementen im Microsoft 365 Admin Center können Sie Viva Topics verwalten. Mit ihnen können Microsoft 365 Global- oder SharePoint-Administrator:

  • Steuern, welche Benutzer in Ihrer Organisation Themen auf modernen SharePoint-Seiten oder in SharePoint-Suchergebnissen anzeigen dürfen.
  • Steuern, welche SharePoint-Websites durchsucht werden, um Themen zu identifizieren.
  • Das Auffinden bestimmter Themen ausschließen.
  • Steuern, welche Benutzer Themen im Themencenter verwalten können.
  • Steuern, welche Benutzer Themen erstellen und bearbeiten können.
  • Steuern, welcher Benutzer Themen anzeigen kann.

Weitere Informationen zu Administratorsteuerelementen finden Sie unter Zuweisen von Benutzerberechtigungen, Verwalten der Sichtbarkeit von Themen und Verwalten der Themenermittlung.

Themen-Zusammenstellung und Vorschläge

KI wird kontinuierlich daran arbeiten, Ihnen Vorschläge zur Verbesserung Ihrer Themen zu unterbreiten, wenn Änderungen in Ihrer Umgebung auftreten.

Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten oder Erstellen von Themen können Aktualisierungen an Themenseiten direkt vornehmen, wenn sie Korrekturen vornehmen oder zusätzliche Informationen hinzufügen möchten. Sie können auch neue Themen hinzufügen, die die KI nicht identifizieren konnte. Wenn genügend Informationen zu diesen manuell hinzugefügten Themen vorhanden sind und KI in der Lage ist, diese Art von Thema zu identifizieren, können zusätzliche Vorschläge von KI diese manuell hinzugefügten Themen verbessern.

Benutzer, denen Sie Zugriff gewähren, um Themen in ihrer täglichen Arbeit anzuzeigen, werden möglicherweise gefragt, ob das Thema für sie nützlich war. Das System überprüft diese Antworten und verwendet sie, um die Themenhervorhebung zu verbessern und um festzustellen, was in Themenzusammenfassungen und in Themendetails angezeigt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Themenermittlung und -zusammenstellung.

Geben Sie uns Feedback

Bei Microsoft nehmen wir Feedback von unseren Kunden sehr ernst. Das Feedback, das Sie für Viva Topics bereitstellen, wird verwendet, um Fehler zu beheben, vorhandene Features zu verbessern und neue zu entwickeln.

Sie können Feedback direkt über eine Themenseite und über die Seiten Themen verwalten und Meine Themen an Microsoft senden. Suchen Sie in der unteren rechten Ecke der Seite nach dieser Schaltfläche.

Screenshot: Schaltfläche

Die Schaltfläche wird nur in Mandanten angezeigt, die über eine ordnungsgemäß konfigurierte OCPS-Richtlinie verfügen.

Teilen Sie uns auf der Seite Feedback an Microsoft senden mit, ob Ihnen etwas gefällt, wenn Ihnen etwas nicht gefällt oder ob Sie einen Vorschlag haben.

Screenshot: Seite

Wenn Sie Feedback übermitteln, bitten wir Sie, keine vertraulichen Informationen wie Telefonnummern, Adressen oder höchst persönliche Geschichten einzufügen. Geben Sie stattdessen Informationen zu dem spezifischen Problem an, das bei Viva Topics auftritt, oder zu Ihrer allgemeinen Erfahrung mit Viva Topics. Dies hilft uns, Ihren Datenschutz zu wahren, da wir basierend auf Ihrem Feedback überprüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Gedanken mit uns zu teilen. Ihre Perspektive hilft uns, unsere vorhandenen Features zu verbessern und neue zu entwickeln.

Siehe auch

Verwenden von Microsoft Search zum Suchen von Themen in Viva Topics