Erste Schritte zur Förderung der Einführung von Themen
Bevor Sie mit der Einführung beginnen, müssen Sie die Konzepte des Wissensmanagements und der Themen verstehen. Das folgende Diagramm zeigt, was während der Themenermittlung und -zusammenstellung geschieht:
- Discovery: Benutzer können Wissen in den Apps, die sie täglich verwenden, über Themenkarten entdecken – sie können auch Themen in Microsoft Search entdecken.
- Kuratierung: Fachexperten (SMEs) verfeinern Themen über Themenseiten, und die KI lernt aus ihren Eingaben. Das Themencenter enthält Themenseiten, die Benutzer erkunden und von Experten verwaltet werden können.
- Identifikation: Mit Microsoft Graph und künstlicher Intelligenz (KI) werden Wissen und Personen (Themen, Fähigkeiten usw.) identifiziert und automatisch in verwandte Themen organisiert. SharePoint-Inhalte werden mit Sicherheitsinhalten indiziert.
- Erweiterung: Mit Microsoft Graph-Inhaltsconnectors (in Kürze verfügbar) können Sie Wissen aus externen Diensten und Datenrepositorys erfassen.
Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht für eine Einführung.
Beachten Sie Folgendes:
- Die Themenfindung wird verbessert, wenn mehr Inhalte verfügbar sind.
- Die Sicherheit, der Datenschutz und der Speicherort Ihrer Daten bleiben erhalten, auch wenn die Informationen in einer neuen Benutzeroberfläche präsentiert werden.
- Benutzer benötigen eine Lizenz, um Themen anzuzeigen.
- Discovery bezieht sich zunächst auf englischsprachige Inhalte.
Zur Vorbereitung sollten Sie diese Fragen durchdenken:
- Welche Inhalte sollten für die Themensuche verwendet werden?
- Wer verwaltet die Themen?
- Wer sieht Themenkarten und Themenhighlights?
- Welche Themen werden erwartet?
Überprüfen Sie diese Liste der Voraussetzungen, um die Themen optimal nutzen zu können:
| Produkt oder Merkmal | Description |
|---|---|
| SharePoint Online mit modernen SharePoint-Seiten | Topic Mining umfasst nur Inhalte auf SharePoint-Websites, und Themenkarten können nur auf modernen Seiten angezeigt werden. |
| Microsoft Graph | Mit den Microsoft Graph*-Einstellungen können Sie steuern, ob Themen in die Suche oder in Delve ein- oder ausgeschlossen werden. |
Planen der Einführung
Um die Einführung von Themen zu planen, müssen Sie Folgendes ausführen:
Planen Sie Ihre Ansätze und Zielszenarien:
- Überlegen Sie, wie Sie die Szenarien definieren und priorisieren.
- Denken Sie an die Projektbeteiligten und Teammitglieder, die Sie einbezogen haben müssen.
- Bestimmen Sie Ihre gewünschten Geschäftsergebnisse und wie Sie den Erfolg messen werden.
Einbinden Ihrer Organisation:
- Identifizieren Sie die Geschäftsgruppen und Geschäftsteams, die einbezogen werden müssen, und richten Sie sie an den szenarien aus, die Sie planen.
- Beginnen Sie, sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie einige frühe Benutzer in die Rolle eines kritischen, frühzeitigen Feedbacks binden können, um die beste Lösung zu finden.
- Beginnen Sie mit dem Aufbau der Community, und überlegen Sie, wie verschiedene Gruppen in Ihrem organization Themen verwenden können.
Trainieren Sie Ihre organization: Die meisten Personen verstehen intuitiv das Konzept von Themen und wie Themenkarten relevante Informationen zusammenstellen und den Wert verstehen und sehen. Möglicherweise möchten Sie jedoch Schulungen erstellen, die auf Ihre eigene Kultur und organization zugeschnitten sind, um zu zeigen, wie Themen verwendet werden sollen. Einige Schulungsressourcen:
- Knowledge & Content Services-Ressourcencenter. Enthält Übersichten und Featureinformationen, aufgezeichnete Sprechstundenvideos und Präsentationen sowie Informationen zu Partnern und deren Angeboten.
- Teilen Sie Schulungs- und Benutzerhilfeinhalte für Ihre Benutzer.
Erstellen Sie ein Champion-Netzwerk:
- Vielleicht haben Sie bereits Communitys von Praxis- oder Experten-Netzwerken eingerichtet. Diese Netzwerke sind großartige Möglichkeiten, um Kontakt zu knüpfen und zu evangelisieren und Mitstreiter dazu zu bringen, sich gegenseitig zu helfen. Und sie können Erfolgsgeschichten teilen, die wertvoll sein können. Sie können Ratschläge geben und Begeisterung generieren.
Zielszenarien
Legen Sie fest, wie Sie Themen in Ihrem organization verwenden möchten, damit Sie sie erfolgreich verwenden können. Im Folgenden finden Sie einige Szenarien, in denen Wissensmanagement und Themen Ihren organization helfen können:
- Rollen-Onboarding &-Schulung: Das Verständnis der Terminologie, der Schlüsselprojekte und der Kultur eines neuen organization sind wichtige Schritte beim Onboarding. Die einfache Suche nach Themen kann neuen Mitarbeitern helfen, sich schnell in neue Aufgaben, Rollen oder Projekte einzuarbeiten.
- Suchen von Fachwissen und Informationsaustausch: Wenn Themen verwaltet und freigegeben werden, können Personen in Ihren Organisationen leichter Informationen und Experten finden, die ihnen bei ihrer täglichen Arbeit helfen.
- Erweiterte Entscheidungsfindung und verkürzte Markteinführungszeit: Wenn Informationen und Experten leicht zu erreichen sind, können Sie Entscheidungen leichter treffen und Projekte schneller abschließen.
Beispielszenario für rollendes Onboarding
Ein Personalleiter muss neue Mitarbeiter mit Informationen versorgen, damit sie sich schnell in das Unternehmen und ihre Teams einarbeiten können. Sie möchten sie auf die richtigen Ressourcen, Dokumente und Teammitglieder verweisen, die sie schnell und effizient integrieren müssen. Sie suchen nach einer Lösung, die es dem neuen Mitarbeiter ermöglicht, die benötigten Informationen schnell zu finden, ohne mehrere Repositorys durchsuchen oder die anwendungen verlassen zu müssen, die er bereits verwendet.
Zum Beispiel:
- Ein Mitarbeiter (Jordanien) übernimmt eine neue Rolle oder wurde neu eingestellt und beginnt gerade mit einer Rolle. Jordan will sich so schnell wie möglich engagieren und produktiv werden. Jordanien braucht aber auch Hilfe bei der Suche nach einem Startplatz.
- Ein Kollege (Kim), der die Rolle hatte, bevor Jordan Themenseiten erstellt hat, die neuen Mitarbeitern und allen anderen helfen können, die nach diesen Informationen suchen.
- Kim war ein KMU und hatte die Berechtigung, unbestätigte Themenseiten anzusehen. Unbestätigte Themenseiten sind großartige Ausgangspunkte für das, was die KI entdeckt und erstellt hat, und Kim konnte sie bearbeiten, um Expertenressourcen und Definitionen hinzuzufügen und andere Ressourcen anzuheften.
- Während Jordan einen neuen Beitrag auf SharePoint durchliest, wird ein Thema hervorgehoben und mit der Maus darauf gezeigt, um schnell eine Definition des Begriffs zu erhalten und mit weiteren Fragen zu kontaktieren. Früher musste Jordan möglicherweise nach diesen Informationen suchen und Kollegen kontaktieren, um zu sehen, wen er nach etwas fragen konnte.
- Das Verfügbarmachen dieser Informationen über Themen kann sehr hilfreich sein. Obwohl diese Informationen möglicherweise zuvor verfügbar waren, waren sie möglicherweise isoliert und schwer zu finden. Die Einbindung in die von Jordanien verwendeten Anwendungen und die Unterstützung bei der Suche nach diesen Experten können auch ein Gefühl des Engagements und der Gemeinschaft fördern. Es kann ihnen auch helfen, sich im Umgang mit der neuen Rolle besser zu fühlen.
Wenn Sie dieses Szenario automatisieren, können Sie Folgendes sicherstellen:
- Neue Mitarbeiter können sich schnell mit den richtigen Personen in den richtigen Projekten verbinden.
- Neue Mitarbeiter können im Arbeitsablauf sofort auf die neuesten Projektinformationen zugreifen.
- Die Suchzeiten werden erheblich verkürzt.
- Die Onboardingzeiten werden erheblich verkürzt.
Beispielszenario für ein Kunden-Callcenter
Sie können es dem Kundendienst ermöglichen, schnell Dateien und Experten zu finden, die bei ungewöhnlichen Steuerfragen helfen, und die Antwort schnell dokumentieren, damit andere personen mit Themen leicht darauf zugreifen können.
Beispielsweise muss ein Supportmitarbeiter schnell Wissensdatenbank Artikel, Dokumente und Richtlinien finden, damit er Kunden unterstützen kann. Sie möchten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen finden, ohne mehrere Datenbanken, Repositorys oder Anwendungen manuell durchsuchen oder einen Anruf senden zu müssen. Und sie suchen nach einer Lösung, die es ihnen ermöglicht, innerhalb ihrer Standard Anrufeingabeaufforderung und Zugriffsrichtlinien, Vorschriften und Richtlinien im Fluss ihrer Unterhaltungen zu bleiben, damit sie schnell auf Fragen antworten und den Fall aktualisieren können.
Wenn Sie dieses Szenario mit Themen automatisieren, können Sie Folgendes sicherstellen:
- Die Supportanrufzeiten werden verkürzt.
- Eskalationen zu Support auf 2. und 3. Ebene werden reduziert.
- Die Anzahl der Rückrufe für einen bestimmten Fall wird verringert.
- Die Kundenzufriedenheit wird gesteigert.
Priorisieren Ihrer Szenarien
Nachdem Sie Ihre Szenarien identifiziert haben, können Sie die Szenarien priorisieren:
Eine Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, besteht darin, Ihre Szenarien in einem Raster darzustellen, das die Auswirkung im Vergleich zur Einfachheit der Implementierung zeigt. Suchen Sie nach Szenarien, die sowohl große Auswirkungen haben als auch einfach zu implementieren sind, und machen Sie diese zu Ihrer obersten Priorität. Szenarien mit geringen Auswirkungen und schwer zu implementierenden Szenarien haben die niedrigste Priorität. Wenn Sie einen schnellen Erfolg mit einem einfach umzusetzenden Szenario haben, hilft es den Leuten, sich zu begeistern und die Möglichkeiten der Verwendung von Themen zu sehen.
Wählen Sie einige Schlüsselszenarien aus, auf die Sie sich anfangs konzentrieren, arbeiten Sie mit Ihren Early Adopters zusammen, um Feedback zu erhalten, und rollen Sie dann schrittweise aus. Auf diese Weise können Sie iterieren, Verbesserungen vornehmen und Feedback erhalten, um die Akzeptanz im Laufe der Zeit zu steigern.
Bestimmen der Beteiligten
Identifizieren Sie die Beteiligten für Ihr Projekt. Die Schlüsselrollen sind der Executive Sponsor, Success Owner und Champions.
| Rolle | Responsibilities | Abteilung |
|---|---|---|
| Executive Sponsor(s) | Kommunizieren Sie die übergeordnete Vision und die Werte des Unternehmens | Führungskräfte |
| Projektleitung(en) | Überwachen Sie die gesamte Durchführung der Markteinführung und den Rollout-Prozess | Projektmanagement |
| Wissensadministratoren | Einrichten und Konfigurieren von Themen | IT-Abteilung |
| Wissensmanager | Verwalten von Themen und Überwachen der Taxonomie | Jede Abteilung |
| Taxonomiemanager | Überwachen der Taxonomie | Jede Abteilung |
| Fachexperten und Themenmitwirkende | Erzeugen oder Überprüfen von Themen und Beschreibungen | Jede Abteilung |
| Experten | Helfen Sie bei der Evangelisierung und bei der Behandlung von Einwänden | Jede Abteilung (Personal) |
| Mandantenadministrator | Konfigurieren von Einstellungen auf Mandantenebene | IT-Abteilung |
| Power Platform-Administrator | Konfigurieren der Dataverse-Umgebung | IT-Abteilung |
| Administrator oder Manager suchen | Sucheinstellungen konfigurieren | IT-Abteilung |
In einer größeren organization haben Sie möglicherweise auch mehrere Personen in diesen Rollen, und Sie müssen die Koordination zwischen ihnen fördern. In einem kleineren Unternehmen kann eine einzelne Person mehrere dieser Rollen übernehmen. Verschiedene Rollen können in verschiedenen Phasen des Projekts stärker involviert sein. Beispielsweise sind Administratoren stärker an der Einrichtung der Features beteiligt, während Themenexperten und Experten erst einbezogen werden, wenn Sie mit der Definition von Themen beginnen.
Obwohl wir empfehlen, jede dieser Rollen während Ihres Rollouts zu erfüllen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie nicht alle rollen benötigen, um mit Ihrer identifizierten Lösung zu beginnen.
Erstellen eines Erfolgsplans
Verwenden Sie diese Indikatoren, um den Erfolg von Themen in Ihrem organization zu messen. Schau auf:
- Themenverwendung:
- Themeneindrücke
- Anzahl der Themen – sowohl bestätigt als auch unbestätigt in Ihrer zusammengestellten Themenliste.
- Die Anzahl der veröffentlichten Themenseiten.
- Endbenutzerfeedback über Themenkarten.
- Führen Sie Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit durch. Themen sollten die Fähigkeit der Mitarbeiter verbessern, Informationen zu finden, daher finden Sie Möglichkeiten, ihre Eingaben und Ihr Feedback zu dieser Erfahrung zu sammeln.
- Positive Auswirkungen auf Suchanalysen. Da Themen in der Suchoberfläche angezeigt werden, können Sie im Laufe der Zeit niedrigere Raten von abgebrochenen Suchvorgängen feststellen, da Personen die Themen in der Suche leichter finden können.
Aufbau eines Champions-Netzwerks
Erstellen Sie ein Champion-Netzwerk in Ihrem organization. Champions sind wichtig, weil sie:
- Erstellen eines Einflusskreises innerhalb ihrer Teams
- Themenverwaltung & Wartung fördern
Sie können Experten aus verschiedenen Rollen rekrutieren – Wissensmanager und Fachexperten.
Viele Champion-Netzwerke verwenden Viva Engage als Plattform. In Viva Engage können Personen Fragen stellen und Antworten erhalten und Erfolgsgeschichten teilen. Sie können sich auf das Netzwerk von Personen im gesamten Unternehmen verlassen, um ihren Kollegen Ratschläge zu bieten und zu zeigen, wie ihr Team Themen verwendet, damit andere Teams über ihre eigenen Szenarien nachdenken können.
Einige Organisationen verwenden Hackathons (formal oder informell, virtuell oder persönlich), um Gruppen von Personen zu sammeln, die an einem bestimmten Projekt arbeiten. Beispielsweise können Sie Ihre Fachexperten zusammenbringen und diese zusammenarbeiten lassen, um eine Reihe von Themenseiten zu zusammenstellen.
Überlegen Sie, wie Sie Ihre Champions erkennen können. Wenn sie ihre Aktivitäten belohnen, ihnen Anerkennung verleihen und eine ansprechende Community schaffen, können Mitarbeiter das Gefühl haben, zu etwas Wichtigem beizutragen, während sie von ihren Investitionen etwas zurückbekommen.
Da Sie nun bereit für den Rollout sind, möchten Sie sicherstellen, dass Sie ein kontinuierliches Engagement fördern.
- Verwalten Sie aktive Viva Engage-Gruppen für Ihre Champions.
- Teilen von Erfolgsgeschichten.
- Hosten Sie regelmäßig Engagement-Ereignisse, um Geschichten zu teilen oder neue Features einzuführen.
- Fordern Sie Ihre Mitarbeiter heraus und führen Sie Wettbewerbe durch.
Nächste Schritte
Wenn Sie bereit sind, Themen zu rollouten, müssen Sie Die Mitarbeiter miteinbewirken.
- Beginnen Sie mit der Einführung der Feature-Gruppe und lassen Sie sie über ihre Szenarien nachdenken.
- Bringen Sie die Projektbeteiligten zusammen, und erstellen Sie Szenarien.
- Fördern Sie die Community, und überlegen Sie, wie Sie sie einbinden werden.
- Führen Sie dann die Vorbereitungsschritte aus. Einige können technische Bereitschaft und einige Geschäftsbereitschaft sein.
- Und schließlich: Kontakte knüpfen und fördern.
- Nehmen Sie an der Diskussion teil und sehen Sie sich die neuesten Veranstaltungen in der Themencommunity an.
Feedback
Bald verfügbar: Im Laufe des Jahres 2024 werden wir GitHub-Issues stufenweise als Feedbackmechanismus für Inhalte abbauen und durch ein neues Feedbacksystem ersetzen. Weitere Informationen finden Sie unter https://aka.ms/ContentUserFeedback.
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