Viva Engage Einheitlicher Modus: Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Organisationen, die die neuen Compliancefeatures in Viva Engage nutzen möchten, müssen sicherstellen, dass ihr Netzwerk auf den einheitlichen Modus ausgerichtet ist. Der einheitliche Modus bietet auch weitere Vorteile, z. B. die Möglichkeit:

  • Hosten eines Liveereignisses in jeder Viva Engage Community
  • Vereinfachen der Dateiverwaltung über SharePoint
  • Anwenden von Microsoft 365-Gruppenverwaltungsrichtlinien

Jedes Netzwerk, das nach dem 16. Januar 2020 erstellt wurde, befindet sich bereits im einheitlichen Modus und kann diese Features sofort nutzen. Sie können das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus verwenden, um sicherzustellen, dass das Netzwerk von Microsoft 365 unterstützt wird, bevor Sie auf diese neuen Features zugreifen.

Hinweis

Die automatische Migration zum einheitlichen Modus wurde 2022 aus Sicherheits-, Compliance- und Microsoft 365-Integrationsgründen angekündigt. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Migration im einheitlichen Modus und Netzwerkkonsolidierung.

In den folgenden Schritten erfahren Sie, wie Sie in den einheitlichen Modus wechseln. Weitere Informationen dazu, was der einheitliche Modus für Ihr Viva Engage Netzwerk bedeutet, finden Sie unter Übersicht über den einheitlichen Modus.

1. Erste Schritte für den Zugriff auf das Ausrichtungstool im einheitlichen Modus

Um Ihr Netzwerk auf den einheitlichen Modus auszurichten, stellen Sie sicher, dass Ihrem Microsoft-Mandanten nur ein Viva Engage Network zugeordnet ist. Wenn Auf Ihrem Microsoft-Mandanten mehrere Viva Engage Network vorhanden sind, müssen Sie zunächst die Schritte unter Konsolidieren mehrerer Viva Engage-Netzwerke ausführen.

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass das Netzwerk die Microsoft 365-Identität erzwingt. Weitere Informationen finden Sie unter Erzwingen der Microsoft 365-Identität.

2. Zugreifen auf das Ausrichtungstool im einheitlichen Modus

Nur Engage Administratoren und globale Microsoft 365-Administratoren können das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus verwenden. Wenn Ihrem Konto diese Berechtigungen vorübergehend gewährt werden, kann es einige Stunden dauern, bis Ihre Administratorrechte in Viva Engage widerzuspiegeln sind. Nach der Erteilung sind nur temporäre Berechtigungen erforderlich, um den Ausrichtungsprozess zu initiieren. Sie müssen nicht die gesamte Zeit beibehalten werden, in der das Tool ausgeführt wird. Darüber hinaus hat Privileged Identity Management (PIM) keine Auswirkungen auf den Ausrichtungsprozess.

So greifen Sie auf das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus zu, nachdem Viva Engage Ihre Administratorfunktionen erkannt hat: Melden Sie sich bei Viva Engage an, wechseln Sie zum Abschnitt Netzwerk Admin, und wählen Sie das Menüelement Einheitlicher Modus für Microsoft 365 aus.

Wichtig

Die Verarbeitung des Ausrichtungstools kann sehr lange dauern. Die meisten Kunden können das Tool in einer bis zwei Wochen ausführen, aber es kann unter extremen Umständen bis zu 90 Tage dauern.

3. Vorbereiten der Ausführung des Ausrichtungstools im einheitlichen Modus

Bevor Sie das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus ausführen, sollten Sie den Ausrichtungsbericht für Ihr Netzwerk generieren und überprüfen. Um den Bericht innerhalb des Tools auszuführen, wählen Sie in der Mitte des Bildschirms die Schaltfläche Bericht generieren aus. Mit diesem Schritt werden keine Änderungen an Ihrem Netzwerk vorgenommen und der Ausrichtungsprozess wird nicht gestartet. Es wird lediglich eine Liste aller Benutzer und Communitys in Ihrem Viva Engage-Netzwerk ausgegeben.

Dieser Bericht ist im YML-Format enthalten. Wenn Sie den Bericht lieber als CSV-Datei überprüfen möchten, stellen wir ein in GitHub verfügbares Tool bereit, das die Datei konvertiert.

Verwenden Sie den Bericht, um die folgenden Informationen zu identifizieren:

  • Welche Benutzer derzeit nicht zugeordnet sind

    Das Ausrichtungstool versucht, alle nicht zugeordneten Benutzer einem vorhandenen Microsoft Entra-Konto zuzuordnen. Alle Benutzer, die nicht über ein Microsoft Entra-Konto verfügen, werden aus dem Netzwerk gelöscht.

  • Wie viele Dateien jeder Benutzer in privaten Nachrichten gespeichert hat

    Das Ausrichtungstool löscht alle Dateien, die an private Nachrichten angefügt sind, endgültig. Diese Dateien können nach Abschluss der Ausrichtung nicht mehr wiederhergestellt werden.

  • Welche Communitys in Ihrem Netzwerk privat und nicht aufgelistet sind

    Nicht aufgelistete Communitys werden durch die Ausrichtung des Microsoft Entra B2B-Gastframeworks zu privaten Standardcommunitys. Das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus konvertiert alle Ihre externen Gruppen in interne Gruppen. Wenn Sie Microsoft Entra B2B-Gäste in Ihrem Viva Engage Netzwerk haben, können Sie diese als Microsoft Entra B2B-Gäste im Rahmen der Migration erneut einladen.

  • Welche Communitys in Ihrem Netzwerk lassen externe Gäste zu?

    Externe Gruppen sind im einheitlichen Modus nicht zulässig. Gastzugriff im einheitlichen Modus ist nur über das Microsoft Entra B2B-Gastframework verfügbar. Das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus konvertiert alle Ihre externen Gruppen in interne Gruppen. Wenn Sie Microsoft Entra B2B-Gäste in Ihrem Viva Engage Netzwerk haben, können Sie Ihre Gäste als Microsoft Entra B2B-Gäste im Rahmen der Migration erneut einladen.

  • Welche Communitys in Ihrem Netzwerk haben keine Besitzer oder Besitzer, die keine Microsoft 365-Gruppenerstellungsrechte besitzen

    Das Ausrichtungstool für den nativen Modus erstellt eine neue Microsoft 365-Gruppe, die mithilfe der Anmeldeinformationen der vorhandenen Besitzer der Viva Engage-Community autorisiert wird. Wenn die Viva Engage Community keinen Besitzer hat oder keine Besitzer berechtigt sind, Microsoft 365-Gruppen zu erstellen, erstellt das Tool die Gruppe mit den Anmeldeinformationen des Administrators, der das Ausrichtungstool initiiert hat.

    Bevor Sie das Tool ausführen, sollten Sie alle Benutzer benachrichtigen, die Dateien in privaten Nachrichten gespeichert haben, Besitzer aller Gruppen, die als nicht aufgelistet markiert sind, und Besitzer aller Gruppen, die derzeit extern sind.

4. Exportieren des Inhalts in Ihrem Viva Engage Netzwerk

Unmittelbar vor dem Ausführen des Ausrichtungstools sollten Sie alle Inhalte aus Ihrem Viva Engage Netzwerk exportieren, die noch nicht gesichert sind. Die bewährte Methode besteht darin, diese Inhalte regelmäßig zu exportieren. Wir empfehlen Ihnen, etwa einmal im Monat automatisierte Sicherungen einzurichten. Wenn reguläre Sicherungen vorhanden sind, ist es einfacher, alle anderen Daten nach Bedarf zu exportieren.

Wenn Sie keine regelmäßigen Sicherungen Ihrer Daten erstellen, exportieren Sie alle Daten im Heimnetzwerk, die Sie beibehalten möchten. Externe Netzwerke können ignoriert werden, da sich das Ausrichtungstool im einheitlichen Modus nicht auf sie auswirkt. Sie können Daten vom Anfang Ihres Netzwerks exportieren, aber Sie können entscheiden, dass Sie nur Daten sichern müssen, die einen bestimmten Zeitraum zurückführen. Beachten Sie, dass das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus bestimmte Daten löscht, z. B. die Dateien, die an private Nachrichten angefügt sind, und alle Nachrichten, die in zuvor gelöschten Gruppen aus Ihrem Netzwerk gepostet wurden. Alle Daten, die nicht gesichert wurden, können nach der Ausführung des Tools möglicherweise nicht wiederhergestellt werden.

Es ist ein zweistufiger Prozess, um eine große Menge von Inhalten aus Ihrem Netzwerk zu exportieren:

  1. Exportieren von Nachrichtendaten

    • Es wird empfohlen, Nachrichtendaten mithilfe des Features Netzwerkdatenexport im Viva Engage-Administratorbereich zu exportieren.
    • Es wird empfohlen, den Export auf einen maximalen Datumsbereich von zwei Monaten zu beschränken und Anlagen auszuschließen. Wenn Sie Anlagen einschließen, müssen Sie möglicherweise Ihren Datumsbereich erheblich einschränken, z. B. auf eine Woche gleichzeitig, um zu verhindern, dass das System Timeoutfehler auftritt.

  2. Exportieren von Dateien

    • Es wird empfohlen, Dateien getrennt von Nachrichten mithilfe der Viva Engage Dateiexport-API zu exportieren.
    • Sie können diese API verwenden, um alle Dateien aus einem angegebenen Datumsbereich zu exportieren. Die API unterstützt bis zu sechs gleichzeitige Anforderungen, und jede Anforderung sollte auf einen Zeitraum von zwei Monaten beschränkt werden. Mit dieser Methode können Sie gleichzeitig dateien für ein ganzes Jahr in einem einzelnen API-Aufruf exportieren.

5. Erstmaliges Ausführen des Ausrichtungstools

Nachdem Sie den Ausrichtungsbericht überprüft, den Benutzern in Ihrem Netzwerk bevorstehende Änderungen mitteilen, Ihre Daten exportieren und wissen, welche Änderungen das Tool in Ihrem Netzwerk vornimmt, sollten Sie bereit sein, das Tool zum ersten Mal auszuführen.

Das Tool wird im Hintergrund Ihres Netzwerks ausgeführt und hat keine spürbaren Auswirkungen auf Endbenutzer. Sobald das Tool ausgeführt wird, nimmt es Änderungen an Ihrem Netzwerk vor, um neue nicht zugeordnete Benutzer, nicht verbundene Gruppen usw. zu verhindern.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie das Tool in den meisten Fällen mehrmals ausführen müssen.

Scrollen Sie zum Ausführen des Tools zum unteren Rand der Seite, und wählen Sie die Schaltfläche Weiter aus. Sie werden aufgefordert, zu bestätigen, dass Sie die Änderungen, die das Tool an Ihrem Netzwerk vor nimmt, gelesen und verstanden haben. Lesen Sie das Formular und diese Anleitung sorgfältig durch, und stellen Sie sicher, dass Sie die Auswirkungen der Ausführung des Tools vollständig verstehen.

Wichtig

Das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus nimmt permanente und unumkehrbare Änderungen in Ihrem Netzwerk vor. Daten, die durch diesen Prozess gelöscht werden, können nicht wiederhergestellt werden.

Wenn Sie bereit sind, füllen Sie das Autorisierungsformular aus, und initiieren Sie das Ausrichtungstool. Sie müssen das Fenster bis zu fünf Minuten geöffnet lassen, während die Anfangsphase des Tools abgeschlossen ist. Wenn Sie versuchen, während der Setupphase von der Seite weg zu navigieren, sendet das Tool eine Warnung, um zu verhindern, dass Sie versehentlich zu früh gehen.

6. Nachverfolgen des Fortschritts des Ausrichtungstools

Das Ausrichtungstool wird im Hintergrund ausgeführt und sollte sich nicht auf Endbenutzer auswirken. Kleine Netzwerke können den Prozess in ein bis zwei Wochen abschließen. Bei großen Netzwerken kann die erste Ausführung bis zu 90 Tage dauern. Wenn Ihr Netzwerk das Tool mehrmals ausführen muss, dauert jede Ausführung weniger Zeit als die vorherige Ausführung, da das Tool nur Inhalte verarbeiten muss, die in vorherigen Ausführungen nicht verarbeitet wurden.

Um den Fortschritt des Ausrichtungstools zu überprüfen, wechseln Sie zurück zu der Seite, auf der Sie das Tool gestartet haben. Oben auf der Seite wird ein Banner über die aktuelle status des Tools, die nächsten Schritte und darüber informiert, ob das Tool für die nächsten Schritte bereit ist.

Am unteren Bildschirmrand werden alle 30 Minuten Details zum status aktualisiert. Details enthalten die Anzahl der Benutzer, Gruppen, Dateien usw., die migriert wurden.

7. Beheben des Fehlerberichts

Wenn das Tool abgeschlossen ist, meldet das Banner oben auf der Seite eines von zwei Dingen. Wenn das Banner besagt, dass Ihr Netzwerk erfolgreich auf den einheitlichen Modus ausgerichtet wurde, ist der Ausrichtungsprozess abgeschlossen, und es ist keine weitere Aktion erforderlich. Wenn das Banner besagt, dass die Ausrichtung fehlgeschlagen ist und ein Fehlerbericht generiert wurde, müssen Sie den Fehlerbericht herunterladen und die Fehler beheben. Die meisten Fehler lassen sich leicht beheben und erfordern lediglich, dass Sie eine Datei umbenennen, die Zeichen enthält, die in SharePoint-Dateien nicht zulässig sind.

Hinweis

Der Fehlerbericht wird ganz unten auf der Seite angezeigt. Dies ist ein anderer Bericht als der Ausrichtungsbericht, den Sie zuvor überprüft haben.

Dieser CSV-Fehlerbericht bleibt bis zum nächsten Ausführen des Ausrichtungstools verfügbar. Wenn das Tool erneut ausgeführt wird, wird ein neuer Fehlerbericht generiert.

Der Bericht enthält eine Liste der Dateien, die nicht von Microsoft Entra ID zu SharePoint migriert werden konnten, sowie Fehlercodes. Eine Liste der allgemeinen Fehlercodes und die schritte zur Behebung finden Sie im Abschnitt Fehlercodes dieses Artikels. Sie können auch unser Premier Support-Team zur Behebung von Fehlern kontaktieren. Wenn sie eine große Anzahl von Fehlern haben, kann das Supportteam Skripts bereitstellen, um die Dateien in Ihrem Netzwerk per Massenaktualisierung zu aktualisieren, um eine schnellere Behebung zu ermöglichen.

Es ist möglich, dass Ihr Fehlerbericht Fehler enthält, die in der zuvor erwähnten Dokumentation nicht behandelt werden oder die anscheinend nicht umsetzbar sind. Häufig handelt es sich bei diesen Fehlern um Duplikate anderer Fehler, die umsetzbar sind. Es wird empfohlen, dass Sie alle Fehler durcharbeiten, die Sie können, und dann das Ausrichtungstool erneut ausführen. Die meisten dieser Fehler werden behoben, wenn Sie das Tool das nächste Mal ausführen, nachdem umsetzbare Fehler behoben wurden.

Wichtig

Nachdem ein Netzwerk erfolgreich am einheitlichen Modus ausgerichtet wurde, verhindert das System automatisch jede Aktion, die diese Ausrichtung unterbrechen würde. Sobald dieser Prozess erfolgreich ausgeführt wird, müssen Sie ihn nicht mehr durchlaufen.