Microsoft office legt zwar Ordner an, willkürlich werde diese aber gelöscht

Question

Es ist existenzgefährdend für eine Kanzlei, wenn Microsoft Ordner anlegt, aber diese dann mit Daten löscht. Outlook wird gmx betrieben. Gmx hat genut Speicherplatz.

Answer 1

so eine blödsinnige Anwort. Der Verlust erfolgt bei der Synchronisation.

Answer 2

das war Müll, ich erwarte Unterstützung für diese Schrottsoftware.

Answer 3

In Outlook werden Ordner und Inhalte in der Regel nur dann „gelöscht“, wenn

1. Speichergrenzen erreicht werden oder
2. System- bzw. Spezialordner verwendet werden, die anders behandelt werden als normale Benutzerordner.

Für eine Kanzlei sind insbesondere folgende Punkte wichtig zu prüfen:

1. Speichergrenzen und automatische Bereinigung

• Wenn Outlook mit einem Server-Postfach (Exchange/Outlook.com) verbunden ist, können Speicherlimits greifen. Wird das Limit überschritten, kann der Dienst beginnen, alte oder bestimmte Elemente zu entfernen oder Funktionen einzuschränken.
• In Outlook und Outlook im Web lässt sich prüfen, wie viel Speicher belegt ist und welche Ordner wie viel Platz verbrauchen:
  • In der neuen Outlook-Version: Einstellungen > Accounts > Storage.
  • In Outlook im Web: Einstellungen > Account > Storage.
• Dort können auch automatische Löschaktionen konfiguriert sein (z. B. „alle Elemente älter als 3/6/12 Monate löschen“). Diese Einstellungen sollten für alle produktiv genutzten Ordner geprüft und ggf. deaktiviert werden.

2. Gelöschte Elemente und Junk-E-Mail prüfen

• Gelöschte Nachrichten landen standardmäßig im Ordner Deleted Items und zählen weiter zum Speicher, bis dieser Ordner geleert wird.
• Elemente im Ordner Junk werden automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht.
• Wenn Ordner „verschwinden“, sollte zuerst geprüft werden, ob Inhalte in Deleted Items oder Junk verschoben wurden und ob automatische Bereinigungen aktiv sind.

3. System- und versteckte Ordner vermeiden

• In Exchange-Umgebungen gibt es Systemordner (z. B. „Files“, „Files1“ usw.), die eigentlich verborgen sein sollten. Wurden dort E-Mails oder Daten abgelegt, können diese Ordner durch Updates wieder ausgeblendet werden, sodass Inhalte scheinbar „verschwinden“.
• In solchen Fällen müssen die Elemente mit Spezialtools (z. B. MFCMAPI) in normale Benutzerordner verschoben werden. Dies sollte durch den IT-Administrator oder den Microsoft-Support erfolgen.

4. Best Practices zur Vermeidung von Datenverlust

• Regelmäßig Archivdateien (.pst) oder andere Backups anlegen, insbesondere für Kanzlei-Postfächer.
• Keine produktiven Daten in ungewöhnlichen oder systemnahen Ordnern ablegen.
• Speicherbelegung und automatische Bereinigungsregeln regelmäßig kontrollieren.
• Den Ordner Deleted Items nicht automatisiert leeren, ohne vorherige Sicherung oder Prüfung.

Wenn GMX als Server genutzt wird, sollte zusätzlich im GMX-Webmail geprüft werden, ob dort Aufbewahrungs- oder Löschregeln für IMAP-Ordner aktiv sind, die mit Outlook synchronisiert werden.

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References:

• Mailbox storage limits in Outlook
• Manage my mailbox size in Outlook
• What is Microsoft cloud storage?
• Exchange Online hides previously displayed Files and folders
• Storage limits in Outlook.com