Soluções de negócios com a plataforma Microsoft https://docs.microsoft.com/archive/blogs/angelieri/feed.xml Encontre aqui dicas simples para resolver grandes problemas de negócio de sua empresa. Wed, 17 Apr 2019 03:47:46 GMT en-US hourly 1 Planilhas que vem e vão... Aprenda a criar Listas no WSS a partir do Excel https://docs.microsoft.com/archive/blogs/angelieri/planilhas-que-vem-e-vo-aprenda-a-criar-listas-no-wss-a-partir-do-excel Tue, 24 Jul 2007 13:02:00 GMT https://blogs.msdn.microsoft.com/angelieri/2007/07/24/planilhas-que-vem-e-vo-aprenda-a-criar-listas-no-wss-a-partir-do-excel/ Freqüentemente vemos processos onde as pessoas enviam planilhas com “informações atualizadas” umas para as outras. Este método de publicar informações tem alguns problemas como, por exemplo: A informação pode não estar atualizada no momento do uso, lotam-se as caixas postais, criam-se inúmeras versões da verdade e isso ocasiona fatalmente erros nos mais variados processos. Aprenda aqui a criar listas no Windows SharePoint Services a partir de planilhas do Excel e desta forma manter planilhas sempre atualizadas.

Mão à obra...

Enviar planilhas a uma lista de pessoas com certeza não é a forma mais segura de disseminar as informações. Mesmo que estes dados sejam públicos, os usuários nem sempre podem estar trabalhando com as informações mais atuais e podem acabar tomando decisões com base em dados desatualizados. Veremos nesta matéria como é fácil criar listas no Windows SharePoint Services (WSS) a partir do Excel. Desta forma podemos manter as planilhas “linkadas” a esta lista e as informações sempre estarão atualizadas no momento do uso.

Suponhamos que exista na empresa a necessidade de publicar as informações de uma planilha de câmbio.

O primeiro passo é formatar estes dados como uma tabela. Para isso, basta clicar em alguma célula que contenha dados e clicar em “Table” dentro do menu “Insert”.

É importante formatar corretamente os tipos de dados para que a exportação mantenha a lista a ser criada conforme o documento original.

Após isso, Clique em “Table Tools”, em seguida em “Export table to SharePoint List…”

Em address, aponte para o site do SharePoint onde deseja criar a lista. Dê um nome e uma descrição à lista a ser criada e clique “Next”. No nosso exemplo, deixaremos checado o botão “Create a read-only connection…” para que usuários de posse desta planilha possam atualizá-la com o conteúdo do SharePoint.

É importante que os tipos dos campos tenham sido corretamente formatados no Excel para que no próximo passo os tipos de dados estejam corretamente definidos. Clique em “Finish”.

Pronto, a lista foi criada no SharePoint e todos os dados da planilha foram inseridos nesta nova lista.

Seguindo o link apresentado veremos a lista no SharePoint.

Pronto, as informações que antes eram disseminadas via email agora estão centralizadas na intranet da empresa.

Como criamos um link read-only entre a planilha e a lista recém criada. Quando alterarmos algum dado na lista, os usuários poderão a qualquer momento ter as atualizações. Veja o exemplo abaixo.

Quando o usuário clicar em “Refresh” no Excel. Os dados serão atualizados.

Agora podemos basear as decisões sempre com base nas informações mais atuais apenas usando o comando “Refresh” do Excel.

Autor: Rodrigo da Fonseca Paixão Pinto

]]> Passo-a-passo - Protegendo e gerenciando as estações de trabalho sem softwares adicionais https://docs.microsoft.com/archive/blogs/angelieri/passo-a-passo-protegendo-e-gerenciando-as-estaes-de-trabalho-sem-softwares-adicionais Tue, 26 Jun 2007 13:24:00 GMT https://blogs.msdn.microsoft.com/angelieri/2007/06/26/passo-a-passo-protegendo-e-gerenciando-as-estaes-de-trabalho-sem-softwares-adicionais/

Quem não tem problemas com o suporte das estações de trabalho que atire o primeiro mouse.

Brincadeiras à parte, a manutenção e suporte das estações de trabalho é uma das mais custosas tarefas na maioria das empresas. Muitos problemas podem ser resolvidos ou minimizados apenas realizando algumas configurações adicionais no servidor.

Com este passo-a-passo você vai saber:

- Limitar ou bloquear o acesso ao Painel de Controle para os usuários.

- Configurar os “Meus Documentos” e configurações pessoais para um ambiente centralizado.

- Bloquear o acesso aos drivers (A:, C:, D:) ou mesmo portas USB.

- Limitar os programas que o usuário pode executar, minimizando problemas com segurança.

Mãos à obra.

 

Uma breve teoria

Desde a versão do Windows Server 2000 existe um serviço chamado Active Directory ou mais comumente chamado de AD.

O AD é utilizado como o controlador de domínio (autenticação de usuários) mas ele é muito mais que isto. É também um serviço de diretório e gestão de políticas (Group Policy ou GPO) onde se pode controlar e gerenciar todos os equipamentos (impressoras, servidores e estações de trabalho) de sua empresa de maneira centralizada (apenas para computadores com Windows 2000/XP/Vista ou superior). Veja aqui como instalar o AD.

Se você não tem um ambiente disponível para testes, use gratuitamente os nossos laboratórios virtuais em https://www.microsoft.com/virtuallabs (recomendo acessar o Windows 2003 Server e depois o tópico Group Policy).

 

Passo-a-passo

Este passo-a-passo não tem a intenção de explorar todos os pontos do AD e GPO, apenas mostrar que com poucos minutos de configuração você já consegue minimizar muitos dos problemas da empresa em relação a padronização das configurações das estações de trabalho e aumento de segurança.

O Active Directory é acessado através do menu Start / Control Panel / Administrative Tools / Active Directory Users and Computers (também chamado de ADUC)

Aqui toda a estrutura de sua empresa pode ser criada, dividindo os usuários por processos, departamentos ou localidades, facilitando a aplicação das políticas da empresa, estas divisões chama-se Unidades Organizacionais (Organizational Unit ou OU). Por exemplo usuários da área de Marketing possuem acesso ao drive A: (disquete) pois existe uma aplicação específica que necessita disto.

Com o ADUC aberto, selecione a OU desejada e clique com o botão direito, neste exemplo selecionei a OU Sales and Marketing.

Clique com o botão direito e selecione Properties. Selecione a aba Group Policy.

Para ambientes sem o snap-in Group Policy Management a criação da GPO é diretamente nesta tela (usuários de Windows 2000 Server). Para usuários de Windows 2003 vamos clicar em Open para abrir o Group Policy Management.

Com o botão direito sobre a OU desejada, selecione Create and Link a GPO here.

Especifique um nome, neste caso coloquei “Config de desktop”. Clique com o botão direito sobre esta GPO e selecione Edit (conforme figura abaixo).

Abre-se então a tela para edição dos objetos da GPO (esta tela é a mesma para o ambiente Windows 2000 Server ou Windows 2003 Server).

Aqui estão listadas todas as GPO para serem aplicadas no nível de máquina (Computer Configuration) ou no nível de usuário (User Configuration).

O uso de um ou de outro irá variar conforme suas necessidades. A idéia básica aqui é entender quando uma limitação deve ser forçosamente aplicado à um computador ou a um usuário. Por exemplo a empresa possui um totem onde os usuários fazem acesso pontual das informações da empresa. Talvez seja necessário aplicar políticas mais restritivas neste computador, mesmo que o usuário tenha muitos privilégios ou necessite especificamente de um software instado.

Vamos à nossa configuração.

Em User Configuration acesse Administrative Templates / Control Panel e selecione Prohibit access to the Control Panel. Veja uma descrição da política é mostrada à esqueda do painel.

De um duplo clique sobre o objeto Prohibit access to the Control Panel e habilite-o.

Agora todos os usuários desta OU não possuem mais o acesso ao Painel de Controle. E o que é melhor, o Painel de Controle não é nem mais visível.

Configuração específicas sobre o Painel de Controle podem ser feitas como por exemplo permitir ou não que o usuário altere as configurações de resolução do vídeo.

Vamos para a próxima. Em User Configuration acesse Windows Settings / Folder Redirection.

Esta política permite não apenas redirecionar a pasta Meus Documentos do usuário para o servidor, mas também todas as configurações de aplicativos, desktop e menu iniciar. O resultado é que em qualquer máquina que este usuário se logar ele terá a mesma experiência como se estivesse em sua própria máquina, minimizando o impacto por exemplo de mudança de computadores ou panes inesperadas.

Vamos para a nossa terceira regra para limitar o acesso aos drives.

 

Em User Configuration acesse Administrative Templates / Windows Component / Windows Explorer.

Existem duas políticas aqui para esta função que são Hide these specified drives in My Computer e Prevent access to drives from My Computer .

A primeira apenas retira visualmente o drive do Windows Explorer e a segunda não permite que o usuário grave arquivos (o Windows e todos os seus componentes operam normalmente).

 

Basta então habilitá-las para o drive específico e pronto.

 

E para a nossa última regra temos a restrição de execução de programas.

Vá em User Configuration acesse Administrative Templates / System e selecione a política Run only allowed specific Windows applications.

Escolha a lista de aplicativos que deseja permitir a execução como por exemplo WINWORD.EXE, NOTEPAD.EXE, CALC.EXE, etc.

 

Minha sugestão é varrer as políticas disponíveis e aplicá-las em um ambiente de testes, por exemplo uma OU criada especificamente para este fim.

 

E é isto, um ambiente bem administrado, seguro, com menos impacto no usuário final e menos custos para a área de TI, que pode estar focada em trabalhos focados no negócio da empresa.

]]> Construa, sem programação, um "Controle de Chamados de Suporte (Help Desk)" usando o Windows SharePoint Services https://docs.microsoft.com/archive/blogs/angelieri/construa-sem-programao-um-controle-de-chamados-de-suporte-help-desk-usando-o-windows-sharepoint-services Fri, 18 May 2007 16:16:00 GMT https://blogs.msdn.microsoft.com/angelieri/2007/05/18/construa-sem-programao-um-controle-de-chamados-de-suporte-help-desk-usando-o-windows-sharepoint-services/

 

O SharePoint Services está incluso em todas as versões do Windows Server 2003. E em sua última versão (3.0) ele possui uma solução completa de workflow pronta para uso.

Suponha que lhe foi atribuída a função de Gerente do Help Desk. Como a empresa está inaugurando hoje este departamento, ainda não existe controle do processo. Seria possível construir todo o controle do Help Desk até o final do dia?

Em todas as empresas existem processos. Aliás, na maioria das vezes todos os documentos existentes nas empresas fazem parte de algum processo. Construímos um documento para enviar a alguém e disparar outra ação subseqüente e assim por diante.  Com o tempo, estes documentos perdem-se na rede, lotam as máquinas dos usuários, geram-se múltiplas versões, perdemos o controle do fluxo, etc.

Antigamente seria necessário um tempo considerável para se desenvolver um sistema de controle para processos como Help Desk, Compras, Requisições em geral, controle de tarefas, etc. Usando o Workflow do Windows SharePoint Services (já incluso em qualquer versão do Windows Server 2003), construir este tipo de controle de processos não exige nenhuma linha de código.

Mãos a obra (caso você não tenha um ambiente para testes com o SharePoint Services basta acessar os laboratórios virtuais da Microsoft em https://www.microsoft.com/virtuallabs e tenha acesso à todas as ferramentas sem necessidade de instalação).

Vejamos, para tal, vamos imaginar o seguinte cenário:

 

Para implementar este cenário, vamos começar criando nosso site de Help Desk no Windows SharePoint Services.

 

Com esta ação, nós estamos criando um site hierarquicamente abaixo do domínio em questão. Vamos então informar as configurações padrão.

Com isso nós configuramos o nosso site de Help Desk que já está pronto para ser usado. É importante destacar que podemos herdar as configurações de segurança de acesso do site “pai” ou criar as regras de acesso específicas para este site.

Nosso site de Help Desk ainda não tem nenhum conteúdo além do padrão do Windows SharePoint Services. Para o nosso processo de suporte, vamos criar a seguinte estrutura de listas no SharePoint:

 

 

Vamos então criar a nossa lista de chamados no Windows SharePoint Services.

 

Veja abaixo que existem vários tipos de listas. Podemos criar Bibliotecas de documentos, anúncios, calendários compartilhados, repositório de imagens, tarefas, enquetes, etc. No nosso caso, vamos criar uma lista customizada.

Tudo o que temos a fazer inicialmente é informar o nome da lista, descrição e se o link da lista aparecerá no menu lateral ou não.

 

Agora vamos adicionar as colunas necessárias

 

Por padrão, uma lista customizada vem com o campo “title” padrão. Vamos então inserir os demais campos que iremos necessitar. A seguir, vamos criar um campo para a descrição do problema.

 

Vamos repetir o processo para criar os demais campos. O campo “Sistema” será do tipo múltipla escolha. E informaremos as opções que aparecerão no drop down.

O campo “Criticidade” é um campo do tipo múltipla escolha, similar ao campo “Sistema”.

Faremos o mesmo para o campo “Status”.

 

 

Nosso formulário está pronto.

 

Agora vamos criar o workflow usando o Microsoft Office SharePoint Design.

 

Vamos anexar um workflow à nossa lista de Chamados de Suporte.

Conforme configuramos, este workflow será disparado automaticamente quando um item novo for adicionado à lista.

Primeiramente, vamos começar a colocar a inteligência de controle deste processo.

 Dependendo do sistema em questão, iremos distribuir os chamados para os recursos corretos, adicionando um “To-Do” no Outlook do responsável por resolver cada tipo de chamado.

 

 

Existem muito tipos de condições a serem usadas no workflow, por exemplo:

E também muitos tipos de ações:

Por exemplo, se escolhermos mandar um email, podemos colocar no corpo do e-mail informações do chamado em questão.

Pronto, nosso workflow foi criado com sucesso. Para verificar se existem inconsistências, existe o botão “Check Workflow”.

Clicando em “Finish”, o Workflow será publicado no SharePoint.

Quando os chamados forem inseridos na lista “Chamados de Suporte” este workflow vai entrar em ação.

Vamos adicionar um chamado.

 

O chamado foi adicionado à lista. A lista pode ser configurada para que o usuário veja todos os itens (inclusive os adicionados por outros usuários) ou ser configurado para que cada usuário apenas veja os seus itens.

 

 

No momento em que este chamado foi inserido, o workflow entrou em ação. O Workflow redirecionou o chamado para o respectivo responsável designado no workflow. Neste caso, para o usuário “Administrador”, pois se tratava de um chamado por problemas de rede.

 

 

Quando o chamado for resolvido, clicando no botão “Edit this Task”, o atendente de suporte será levado a uma tela do SharePoint para informar que o chamado foi resolvido.

 

Desta forma o usuário poderá acompanhar o andamento da solução dos chamados. Assim como o gerente do Help Desk poderá ter uma visão consolidada do andamento do processo.

 

Se alguém excluir o chamado, o autor receberá um email informando que o chamado fora deletado.

 

 

Adicionando outro chamado, agora por problemas de e-mail, o workflow direcionará o chamado para outro usuário, conforme configuramos no workflow.

 

·         Neste exemplo, estamos uma máquina virtual onde configuramos o serviço de mensageria POP3 do Windows Server 2003 (licenciado junto com o Windows Server 2003), por isso estou verificando os emails do usuário “Administrador” e “Brian Cox” no mesmo Outlook.

Repare que o chamado de e-mail foi designado ao Brian, conforme configuramos no Workflow.

 

Pronto, nosso controle de Help Desk está pronto. Este processo pode ser modificado conforme as necessidades do processo forem surgindo.

 

Leituras sugeridas:

Windows SharePoint Services

https://www.microsoft.com/technet/windowsserver/sharepoint/default.mspx

https://office.microsoft.com/pt-br/sharepointtechnology/default.aspx

 

Microsoft Office SharePoint Designer 2007

https://office.microsoft.com/pt-br/sharepointdesigner/HA101656311046.aspx

 

Autor: Rodrigo da Fonseca Paixão Pinto

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