新しい年を迎え、世界中で新学期や新学年がスタートしています。OneNote Class Notebook や OneNote Staff Notebook を使用している教育機関は 105 か国以上にわたり、ますます多くの生徒や教職員の皆様に、日々教育現場で OneNote を活用 (英語) するメリットを実感していただいています。このたび、OneNote Class Notebook と OneNote Staff Notebook の機能強化と、OneNote Online (英語) でも特にご要望の多かった教育機関向けの機能強化が行われ、それぞれロールアウトが開始されました。

2016 年 1 月の更新の概要

• Class Notebook – 副担当教師が授業用ノートブックに生徒を追加または削除できるようになりました。
• Staff Notebook – スタッフ リーダーがスタッフ用ノートブックからスタッフ メンバーやノートブックの共同所有者を削除できるようになり、共同所有者がスタッフ メンバーを追加または削除できるようになりました。さらに、Active Directory セキュリティ グループと Office 365 グループがサポートされます。
• 古い SharePoint ストア アプリ、OneNote Class Notebook Creator – 生徒を削除する機能が追加されました。
• 古い SharePoint ストア アプリ、OneNote Staff Notebook Creator – スタッフ メンバーを削除する機能が追加されました。
• OneNote Online – 特にご要望の多かった (英語) 画像のトリミング機能が追加されたほか、ノートブック一覧からノートブックのピン留めを外せるようになりました。

これらの変更は順次リリースされ、今後数週間のうちに全世界でご利用可能になる予定です。

Class Notebook の更新

副担当教師による生徒の追加または削除 – 学校関係者や教師の皆様から最も多く寄せられていたご要望にお応えし、副担当教師が生徒を追加または削除できるようになりました。担当教師が長期にわたっ て不在になる場合や、クラス名簿が変更された場合などに有用です。副担当教師として指定されているユーザーは授業用ノートブックに生徒を追加または削除す ることができます。この機能はすぐにご利用になれます。[Add or remove students] をクリックし、副担当教師の授業用ノートブックを選択して、変更を行います。

副担当教師による授業用ノートブックへの生徒の追加、削除機能

重要: この機能は、2016 年 1 月以降に「Class Notebook」アプリで新規作成された授業用ノートブックでのみご利用可能です。既存の授業用ノートブックをお使いの場合は、まず副担当教師を削除し てから副担当教師を追加し直すと、この機能が有効になります。

Staff Notebook の更新

スタッフ メンバーや共同所有者の削除 – Class Notebook の 10 月の更新と同様に、Staff Notebook アプリにもスタッフ メンバーや共同所有者の追加と削除という特にご要望の多かった機能が追加されました。この機能を使用するには、スタッフ メンバーが既に登録されている Staff Notebook アプリを開き、新しい [Add or remove staff members] ボタンをクリックして、スタッフ メンバーを追加または削除するスタッフ用ノートブックを選択します。

更新されたボタンから スタッフ メンバーや共同所有者の削除が可能に

スタッフ メンバーの削除機能

Active Directory セキュリティ グループと Office 365 グループのサポート – スタッフ用ノートブックにスタッフ メンバーを追加する際には、Active Directory セキュリティ グループと Office 365 のグループを使用できます。

Staff Notebook に Active Directory セキュリティ グループを追加

共同所有者によるスタッフ メンバーの追加または削除 – 前述の Class Notebook の更新と同様に、スタッフ用ノートブックの共同所有者がスタッフ メンバーを追加または削除できるようになりました。たとえば、校長の休暇中に、新しいスタッフ メンバーがスタッフ用ノートブックにアクセスする必要がある場合などに有用です。共同所有者として指定されているユーザーはスタッフ用ノートブックにス タッフ メンバーを追加または削除することができます。この機能は、前述の Class Notebook の場合と同様の手順でご利用になれます。

重要: この機能は、2016 年 1 月以降に「Staff Notebook」アプリで新規作成されたスタッフ用ノートブックでのみご利用可能です。既存のスタッフ用ノートブックをお使いの場合は、まずスタッフ メンバーを削除してからスタッフを追加し直すと、この新機能が有効になります。

古い SharePoint ストア アプリの更新

OneNote Class Notebook Creator の更新 – ユーザーからのフィードバックに基づいて、生徒や副担当教師を削除する機能が古い SharePoint ストア アプリに追加されました。この更新は、「OneNote Class Notebook Creator」 という名称の旧アプリを対象としています。SharePoint チーム サイトを使用して授業用ノートブックを展開した場合は、この旧バージョンをまだご利用になっている可能性が高いです。現在、SharePoint ストアでは OneNote Class Notebook Creator の新規インストールはできなくなっていますが、引き続きご利用の場合には今回の機能強化が提供されます。有効にするには IT 管理者による更新が必要となります。IT 管理者がこの更新を展開する方法の詳細については、Class Notebook についてよく寄せられる質問 (FAQ) をご覧ください。

OneNote Staff Notebook Creator の更新 – ユーザーからのフィードバックに基づいて、スタッフ メンバーや共同所有者を削除する機能が古い SharePoint ストア アプリに追加されました。この更新は、「OneNote Staff Notebook Creator」 という名称の旧アプリを対象としています。SharePoint チーム サイトを使用してスタッフ用ノートブックを展開した場合は、この旧バージョンをまだご利用になっている可能性が高いです。現在、SharePoint ストアではこのアプリの新規インストールはできなくなっていますが、引き続きご利用の場合には今回の機能強化が提供されます。有効にするには IT 管理者による更新が必要となります。IT 管理者がこの更新を展開する方法の詳細については、Staff Notebook についてよく寄せられる質問 (FAQ) (機械翻訳) をご覧ください。

メモ: 古い OneNote Class Notebook Creator および OneNote Staff Notebook Creator アプリには、Active Directory セキュリティ グループや Office 365 グループのサポートは追加されません。

OneNote Online の更新

画像のトリミング – OneNote Online ユーザーの皆様からは、画像のトリミング機能を追加してほしいという声が UserVoice (英語) に多く寄せられていたため、今回ご要望にお応えしました。この機能を使用するには、OneNote Online で画像を選択し、[Format] リボン タブをクリックして、[Crop] をクリックします。

OneNote Online での画像のトリミング

以前に使用したノートブックの削除 – OneNote Online の [Notebooks] ページでは、以前に閲覧したノートブックの一覧からノートブックを削除できるようになりました。ノートブックを削除するには、ノートブックにマウス ポインターを合わせ、表示された [×] をクリックします。この機能は、不要になったノートブックや既に存在しないノートブックを削除する場合にご利用になれます。

以前に閲覧したノートブックの削除

新年の始まりと共に、世界中の教師や生徒、学校関係者の皆様に、これらの更新を活用していただければ幸いです。2016 年も魅力的な機能を皆様にお届けしてまいりますので、ぜひご期待ください。

マイクロソフトは先日、Office 365 Planner を発表しました。Office 365 Planner は、シンプルかつ視覚的な方法でチームの作業を整理できる Office 365 の新機能です。Planner を使用すると、計画の作成、作業の整理と割り当て、ファイルの共有、進行中の作業に関するチャット、進捗状況の確認などをチームで簡単に行うことができます。

このたび、Office 365 先行リリースに参加されているお客様を対象として、プレビュー版 Planner のロールアウトを開始しました。お客様のテナントでプレビュー版をご利用いただけるようになった時点で、Office 365 管理者の皆様にプレビュー版のセットアップ手順が記載されたメールが送信されます。管理者の皆様が必要な操作を完了すると、ユーザーは Office 365 アプリ起動ツールから Planner を起動して利用を開始できるようになります。

プレビューに参加される場合は、今後の Planner の開発にご協力いただければ幸いです。ぜひご意見やご感想を UserVoice (英語) までお寄せください。引き続き Planner の機能強化に役立ててまいります。

—Office 365 Planner チーム

よく寄せられる質問

Q. プレビュー版 Planner を利用できる Office 365 プランを教えてください。

A. プレビュー版 Planner は、Office 365 Enterprise E1、Office 365 Enterprise E3、Office 365 Enterprise E4、Office 365 Enterprise E5、Office 365 Education、Office 365 Education E3、Office 365 Education E4、Office 365 Business Essentials、Office 365 Business Premium の各プランをご利用の先行リリースに参加されているお客様に提供されます。

Q. 現在の Office 365 テナントではいつから Planner を利用できるようになりますか。

A. 現在、Office 365 先行リリースに参加されているお客様を対象として、プレビュー版 Planner のロールアウトが開始されています。該当するテナントでは、IT 管理者の皆様がプレビュー版をセットアップするための簡単な手順を実行する必要があります。全世界の先行リリースに参加されているお客様へのプレビュー版のロールアウトは、数週間以内に完了する見込みです。また、2016 年には、対象となる企業向けおよび教育機関向けの Office 365 をご利用のお客様への Planner の一般提供開始を予定しています。

Q. Planner は Office 365 グループと統合されますか。

A. Office 365 グループは、ユーザーが公開グループまたは非公開グループを簡単に作成できる基本的なサービスです。Planner で計画を新規作成するたびに、新しい Office 365 グループが自動的に作成されます。また、既存のすべての Office 365 グループには計画が関連付けられます。

Q. プレビュー版 Planner は、先行リリース プログラムの [Entire organization] オプションと [Select people] オプションのどちらを選択した場合でも利用できますか。

A. 現時点では、プレビュー版 Planner は先行リリース プログラムの [Entire organization] オプションを選択した場合にのみご利用いただけます。先行リリース プログラムの [Select people] オプションを選択されたお客様へのサポートについては現在検討中です。

今回は、ベルギーで社会人教育コースの講師を務める Koen Timmers 氏の記事をご紹介します。

私は、ベルギーで社会人を対象にコンピューター サイエンスと Web デザインを教えています。講座を担当するうえでの目標は、クラスのペーパーレス化と受講生の意欲を引き出すことです。授業では共同作業を通じて課題解決型学習 (Project Based Learning) を行うことで、受講生が自身のニーズや興味を満たせるようにサポートしています。また、ブレンド型学習 (Blended Learning) を採用しているため、授業の半分は自宅から Skype for Business を使用して行っています。

OneNote は、私と受講生の両者のニーズを満たしてくれる存在です。この記事では、私の授業での OneNote の活用方法をご紹介したいと思います。

ペーパーレス化の必要性

クラスのペーパーレス化を目指す理由は、紙のドキュメントはすぐに情報が古くなるうえ、環境にも悪く、双方向性に欠ける ためです。ペーパーレス化を実現するためには、古くなった学習用ソフトウェア (コースウェア) を更新したり、そのコースウェアを共有する難しさを克服したりと、さまざまな問題を解決する必要がありました。私の授業は課題解決型であるため、コース ウェアは常に受講生のニーズに合っていなければいけません。たとえば、受講生から追加情報が欲しいという要望があったため、付録を追加する必要がありまし た。また、大量のドキュメントを用意していたにもかかわらず、以前のデジタル教科書には授業スケジュールやその他の重要な情報が含まれていませんでした。 そのため、受講生は必要な情報を見つけるために 20 ものファイルを検索しなくてはいけませんでした。さらに、一部の受講生からは動画や音声という形で簡単なヒントを提示して欲しいという声が挙がりました。

そこで、私は OneNote の導入を決めました。1 つの OneNote Class Notebook を 3 つのクラスで共有し、授業を進めながらデジタル教科書を作り上げました。

OneNote Class Notebook では受講生どうしが共同作業を行い、資料やコメント、要望、感想、意見、質問などを共有します。たとえば、Danny が質問を投稿したら、Stefan が回答の助けとなる参考資料を追加し、Vanessa が Danny の質問に回答するといった具合です。

古くなった紙の教科書の代わりに OneNote Class Notebook を使用

しかし、それは第一歩を踏み出したにすぎませんでした。その後、受講生自らチュートリアルを作成して共有し始めたので す。現在、OneNote Class Notebook には、私が追加した理論だけでなく受講生が追加した見解や知見も含まれています。受講生どうしで影響し合っていますし、私も受講生が作成したノートから新 しいアイデアを発見することがあります。

学期末に受講生に対して実施したアンケートで、デジタル教科書と OneNote の利用について意見を求めたところ、55% が OneNote を「とても良い」と評価し、32% が「良い」と回答しました。OneNote に不満があると答えた受講生はいませんでした。

受講生が挙げた OneNote Class Notebook のメリットの一部を以下にご紹介します。

• 体系的にまとめられており、必要な情報がすべて含まれていて、情報を検索しやすい。
• OneNote はフルカラーなので、コード スニペットが見やすい。
• 常に最新かつ的確な情報に更新されている。
• いつでもどこからでもアクセスできるうえ、受講生が要望やメモを追加することができる。

受講生の Grace は、香港に 6 週間滞在していた間も Skype のおかげでリアルタイムで授業に出席できました。しかも、OneNote から課題やすべての情報にアクセスすることができました。

ぜひ私たちの OneNote Class Notebook (オランダ語) をご覧ください。

あらゆる年代向けの OneNote

受講生の中で最年長の Fred (81) は、オランダ在住で片道 1 時間半かけて授業に出席しています。Fred は元空軍パイロットで、現在は趣味で Web サイトを作成しています。OneNote を利用することで、学校が休みの間も HTML や CSS のスキル向上を図っています。

OneNote に関する Fred の感想をご紹介しましょう。

「すべての情報を 1 か所で収集できるため、OneNote は非常に便利です。後で読もうと思った文献へのリンクをまとめておけますし、PDF よりも使いやすいと感じています。ゴルフ仲間にも、会合中にメモを取れるように OneNote を紹介しました。OneNote Class Notebook では、共同作業を行える点が非常に気に入っています。先生は、テキストやスクリーンショットで補足して Web プロジェクトの細部まで説明してくださるので、自宅でも復習することができます。授業に出席できなかったときは、動画を撮っておいてくださったこともあり ました。OneNote は従来の黒板に代わる最新のツールであり、私にとってはより快適な学習ツールです。以前は先生が板書したものをノートに書き留めていたため、実践に充てる 時間がほとんどありませんでした。今では、知識を活かして実習する時間を多く取れるようになりました」

デジタル インク機能

OneNote を導入する前、一部の受講生は私が板書した内容を写真に撮っていました。これを見て、現状を変えなければいけないと気付いたのです。そこで、 OneNote を使用し、同じ内容を Microsoft Surface にデジタル ペンで記入することにしました。黒板やチョーク、黒板消しは不要になりました。

デジタル インク機能には以下のようなメリットがあります。

• ノートを保存して他のクラスで再利用したり、メールやクラウド、共有ドキュメントから共有したりできる。
• ノートを拡大したり、OneNote Class Notebook 内で移動したりできる。
• 読みやすいノートを作成できるうえ、更新や消去が容易である。
• 色や背景画像を使用できる。

黒板の内容を OneNote の教科書に記入するため、チョークが不要に

さらに、デジタル インク機能は他の場面でもさまざまな用途に使用できます。

• 宿題の採点: デジタル ペンを使用して、宿題や課題を採点できます。共有の OneNote ドキュメントに音声ファイルや動画を添付して、受講生に生のフィードバックを行うこともできます。
• スクリーンキャストの作成中に注釈を追加: Office Mix (英語)、Snip (英語)、Edge ブラウザー (英語) といった新しいツールにより、スクリーンキャストの作成中やノートの保存中に Web ページに注釈を追加できます。注釈を追加することで、内容が明確になり、課題に焦点を当てやすくなります。
• ホワイトボードでのブレーンストーミング: ホワイトボードを使用することで、受講生が積極的に参加し、アイデアを整理したりブレーンストーミングを行ったりできます。

個人による支援とグローバルな共同作業

数週間前、私はビデオ ゲームを作成しました。最初にレベルのフローチャートを作成し、次に、主人公、海、足場、雲、山などの視覚的要素をスケッチしました。このゲームを作成す るうえで、Microsoft Innovative Expert の仲間たちが協力してくれました。ブラジルの Francisco にはレベルの設計をサポートしてもらい、ドイツの Miriam にはゲームをテストしてもらいました。

このゲームを作成した目的は、Project Kakuma の資金集めです。このプロジェクトでは、20 人の Microsoft Expert Educator から成るグループが Skype を利用して、アフリカのカクマ難民キャンプに集まる何百人もの難民を支援しています。このプロジェクトを取りまとめるために、私たちは OneNote を使用してデータを収集し、最新情報を共有しました。このプロジェクトは現在も進行中で、カクマ難民キャンプに最初の OneNote Avenger が誕生しました。彼の名前は Abdul です。

私たちのゲームを購入することで、このプロジェクトをご支援していただけます。このゲームは、Windows 10 および Windows 8 デバイスで動作します。詳細については、www.projectkakuma.com/game (英語) をご覧ください。

授業に OneNote を使用することで、私は日々刺激を受けています。

—Koen Timmers

※ 本情報の内容（添付文書、リンク先などを含む）は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。

このたび、Android 向け Skype for Business アプリの提供が開始されました。この数か月間、プレビュー プログラム (英語) に参加されたユーザーの皆様から貴重なフィードバックを頂きました。そして今回、この新しいアプリの一般提供により、多くの皆様が外出先での生産性を向上できることを嬉しく思います。

以下に、Android 向け Skype for Business アプリの機能の一部をご紹介します。

外出先のシナリオに最適化

ダッシュボードのデザインが刷新され、連絡先の検索バー、今後の会議予定、最新の会話履歴が 1 か所にまとめて表示されるようになりました。予定の右側に表示される [Quick Join] アイコンをタップするだけで、会議に参加することできます。また、会議名をタップすると詳細を確認できます。最新の会話履歴は、使用しているデバイスを問わず簡単に確認できます。さらに、ビデオ通話が全画面表示され、通話関連のコントロール ボタンが大きくなったことで消音や会議への参加者の追加がしやすくなり、外出先での共同作業が簡単になりました。

連絡先管理の強化

連絡先の検索バーでは、名前、メール アドレス、そして電話番号からでもグローバル アドレス一覧を検索できます。また、設定した Skype for Business グループ内の連絡先をすぐに検索して、グループに連絡先を追加または削除できます。

高度な認証およびセキュリティ オプション

Android 向け Skype for Business アプリでは、他の Office クライアントでも利用されているモダン認証がサポートされるようになり、ユーザーに一貫した認証エクスペリエンスが提供されます。しかも、モダン認証ではアクセス トークンを使用するため、ユーザーの資格情報がデバイスに保存されることはありません。

モダン認証により、IT 管理者は Android 向け Skype for Business アプリのユーザーに対して多要素認証を設定することができ、ユーザー名とパスワードのみを使用する場合よりもセキュリティを強化できます。多要素認証では、ユーザー名とパスワードを入力した後に、デバイス上で通話、テキスト メッセージ、アプリ通知のいずれかを承認する必要があります。

モダン認証のパブリック プレビュー プログラムと、Skype for Business への使用方法の詳細については、こちらのページをご覧ください。

アップグレードへの対応準備のお願い

新しい Android 向け Skype for Business アプリは、Google Play ストアからダウンロードしていただけます。Android で Lync 2013 をご利用の場合は、デバイスの設定に応じて Skype for Business アプリへの自動更新が行われます。IT 管理者の皆様は、Android 向け Skype for Business 生産性ガイド (英語) で詳細をご確認のうえ、ユーザーへの対応準備を進めてください。

今後について

今後も、定期的な更新によりモバイル アプリに新機能を追加してまいります。現在、アプリケーション管理や企業データの保護を簡略化し、ユーザーがモバイル デバイスからアプリにより安全にアクセスできるように Microsoft Intune との統合に取り組んでいますので、ぜひご期待ください。また、Skype for Business IT Pro Yammer コミュニティ (英語) にご参加いただくと、最新製品情報の確認、インタラクティブな Skype 会議メディア セッションへの参加、コミュニティの皆様との情報交換などを行っていただけます。

—Praveen Maloo (Skype for Business チーム、プロダクト マーケティング マネージャー)

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ほとんどの企業はその規模にかかわらず、物事を整理し、その状態を維持するためにプロジェクト管理が欠かせません。利用可能なさまざまなプロジェクト管理ツールは、リソースの管理、コストの予測と抑制、複数のチーム メンバーとの効果的なコミュニケーション、あらゆるプロジェクトの進捗管理に役立ちます。こうしたツールには、個々のネットワーク コンピューター上にソフトウェアとしてインストールできるものもありますが、多くは Web ベース、つまりクラウドで提供されます。

クラウドベースのプロジェクト管理ツールのメリット

「クラウド コンピューティング」という言葉に怖気付く方もいらっしゃると思いますが、ここで少し、実際の価値を考えてみましょう。オンプレミスのプロジェクト管理ツールにも存在意義がありますが、クラウドベースのソフトウェアにも次のようにさまざまなメリットがあります。

• 先行投資を抑制: オンプレミスのプロジェクト管理ソフトウェアを使用する場合、ソフトウェア ライセンス、サーバー ハードウェア、IT 部門のサポート担当者、時間のかかる導入作業など、多くの要素に投資する必要があります。一方、クラウドベースのソリューションで一般に必要となるのは、月または年単位の料金だけです。
• かつてないほどの高度なセキュリティ: 企業幹部の間における定説とは異なり、クラウドが備えるセキュリティはオンプレミスのソリューションに引けを取りません。ただ、企業が物理的なサーバーを管理しないというだけです。Forbes 誌の最近の記事 (英語) にあるように、「クラウド コンピューティングのセキュリティは矛盾した表現ではなくなった」のです。
• どこからでもアクセス可能: インターネットに接続されている限り、どこからでもクラウド上のプロジェクト管理ソフトウェアにアクセスできます。Web ブラウザー経由でアクセスするため、チーム メンバーが PC 以外のデバイスからドキュメントを表示、編集、管理することも可能です。
• チームの連携: 従業員どうしが遠く離れている場合でも、クラウドベースのソリューションを利用すれば 1 つのグループに属しているという感覚を得ることができます。すべての関係者に最新の情報が届くため、だれ 1 人として誤って会話から除外されることはありません。さらに、会話を (電子メールではなく) プロジェクト専用のスペースで行ったり、後で参照するために保存したりすることも可能です。
• 生産性の向上: プロジェクトの概要、タスク、ドキュメント、ニュースフィード、予定表がすべて一元管理されるため、クラウドベースのプロジェクト管理ソリューションを利用すると時間を節約できます。そして、時間の節約は生産性の向上につながります。さらに、一元管理によってチーム メンバーはどこからでもリアルタイムでプロジェクト ドキュメントにアクセスできます。
• リアルタイムのコミュニケーション: クラウド上のプロジェクト管理ソフトウェアを利用する最大のメリットの 1 つは、プロジェクト ワークスペースに情報がアップロードされしだい、それに関するフィードバックがすばやく寄せられるという点です。これにより、作業のやり直しが発生することが減るため、生産性の向上も期待できます。
• 最新のデータに基づく判断: 企業が収益の向上や維持を行なおうとする場合、単なる思い付きではなく根拠に基づいて判断を行うことが重要です。クラウドベースのソフトウェアは即座に更新されるため、必要な情報をいつでも利用できます。さらに、ほとんどのツールはレポート機能を備えており、ビジネス関連の意思決定を行ううえで必要な分析情報が得られます。
• IT の簡素化: オンプレミスのプロジェクト管理ソフトウェアを利用する場合は通常、社内 IT スタッフによるサポートを要するサーバーの保守を自ら行うことになります。これに対して、クラウドベースのソフトウェアはサービス プロバイダー (または別のリソース) によって管理されるため、更新プログラムやバグに対処するための工数や手間が減り、プロジェクトの円滑な運営に集中することができます。
• 即時の更新: 新しいバージョンがリリースされるたびに更新プログラムのダウンロードが必要になるオンプレミスのソフトウェアとは異なり、クラウドベースのツールは自動的に更新されます。アプリケーション スイート全体を有償でアップグレードしたり、IT チームがわざわざ更新プログラムを適用するのを待ったりする必要はありません。

最適なクラウドベースのプロジェクト管理ソリューションを見つける手順

残念ながら、新しいプロジェクト管理ソリューションを導入することは、オンプレミスのソリューションと Web ベースのクラウド ソリューションの違いを理解することのように単純ではありません。自社に最適なソリューションの選定にはいくつかの手順が必要になりますが、その労力に見合うだけの結果が得られることでしょう。次の手順に従って、要件を満たすサービス プロバイダーを選定してください。

手順 1: ニーズの分析

当たり前のことですが、1 つとして同じ企業はありません。規模も、目標も、ニーズも異なります。つまり、自社に最適なソリューションを決めることができるのはその企業だけです。討議の場では必ず、ソリューションを実際に利用する担当者の意見を取り入れるようにしてください。また、プロジェクトに関与するのは社内の従業員のみか、それとも外部の顧客も関与するか、どのようなレポートが必要かといった要素も考慮に入れます。自社のニーズを把握できれば、提供されている機能を基にサービス プロバイダーを評価しやすくなります。

手順 2: 徹底した調査

サービス プロバイダーを探すときは、以下の機能を提供するプロバイダーに注目します。

• エンタープライズ クラスの信頼性
• チームやプロジェクトをすばやく追加できる機能
• 自社のポートフォリオに関する分析情報がすばやく得られるレポート機能
• 馴染みのある環境、または少なくとも操作や利用が簡単な環境
• 一元的にタスクを確認、処理できる機能
• タスクを効果的に計画、管理できるスケジュール機能
• データに基づく判断が可能なダッシュボード
• 24 時間 365 日体制の IT サポート
• 継続的なデータ バックアップ、障害復旧、世界規模で冗長化されたデータ センター
• ビジネスと共に拡張できるスケーラブルなソリューション

手順 3: 試用

自動車の購入前に試乗するのと同様に、導入前にプロジェクト管理ソリューションを試してみる必要があります。試用することで、ツールの機能を詳しく確認したり、類似の状況でツールがどのように機能するかを想定したりすることができます。

手順 4: 導入のスケジュールとプロセスの検討

プロジェクト管理にオンライン ツールを採用した場合、現在のアプリケーションとの相性を気にする必要はありません。これが当てはまるのはオンプレミスのソリューションのみです。しかし、人手や予算が揃う時期について検討してから、選定したサービス プロバイダーと連携して移行を実現する必要があります。

手順 5: 導入とトレーニング

ここまでの手順で、新しいプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションを導入できました。導入作業は終わりましたが、作業はまだ残っています。従業員に対して、新しいツールを効果的に利用するためのトレーニングを確実に実施することが重要です。複数のトレーニング セッションを設けて、すべての従業員がいずれかのセッションを受けられるようにします。さらに、練習用プロジェクトを作成して、実際の業務で使用する前に、すべての従業員がツールの機能を詳しく確認して覚えられるようにします。

クラウドでのプロジェクト管理は今後話題となるでしょう。自社に適したツールを見つけて、この波に乗り遅れることのございませんように。

クラウドへの移行の詳細については、マイクロソフトの電子ブック『クラウドへの移行にまつわる通説 (英語)』をご覧ください。

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マイクロソフトは、イノベーションを継続するという方針の下、ユーザーの皆様からのご要望にお応えし Project Online で新たに 3 つの機能強化をロールアウトします。

メール通知

チーム メンバー、プロジェクト マネージャー、リソース マネージャーは、各自に割り当てられたタスクや、他のメンバーが完了を待っている保留中の項目について常に把握しておく必要があります。これを支援するために、Project Online のメール通知機能の強化を実施しました。この機能を使用すると、今後の予定が常に通知され、それぞれの期限や現在すべきことを把握できます。

メール通知機能を活用する方法については、以下の資料をお読みください。

• Project Online で通知を有効にする
• Project Online の作業に関してメール通知を受け取る

この機能は、本日からすべての Project Web App (PWA) サイトでご利用いただけます。

プロジェクト ID

新規プロジェクトに対して一意のプロジェクト ID を生成する機能についても、皆様から継続的にご要望を頂いていました。プロジェクト名は変更される可能性がありますが、この機能を使用するとプロジェクト名に依存せずにプロジェクトを参照できます。これまでは、プロジェクト作成時に手動で順次番号を入力してワークフローに組み入れたり、カスタム イベント ハンドラーを使用したりするなど、各企業はさまざまな方法で対処していました。マイクロソフトでは、カスタム ソリューションを構築したり手動の手順を踏んだりせずに、こうした機能をサービスに実装するべきだと考え、プロジェクト作成時に独自のプロジェクト ID を生成する新機能を導入することにしました。

この機能を有効化するには、エンタープライズ プロジェクトの種類 (EPT) の一要素としてプロジェクト ID を定義する必要があります。

各 EPT で独自のプロジェクト ID を定義します。固定の接頭辞や接尾辞、開始番号、最小間隔を指定できます。このプロジェクト ID は、PWA 内の各種ビューやカスタム レポートに表示できます。また、CSOM を使用してプログラムで更新することも可能です。

この機能については現在最終調整を進めており、今後 2 か月以内に PWA サイトでの提供開始が予定されています。リリースについての最新情報は、Office のロードマップ (http://success.office.com/ja-jp/roadmap (英語)) を参照してください。

レポートのカスタム フィールドの制限の引き上げ

お客様からのフィードバックでは、レポートで使用するテキスト カスタム フィールドの上限数を引き上げてほしいというご要望も多数頂いていました。これを受けて、レポートで使用可能な全種類のカスタム フィールドについて制限を緩和しました。

新しい制限は以下のとおりです。

この変更は、本日からすべての PWA サイトでご利用いただけます。

今回ロールアウトされる新機能が、皆様の生産性向上にお役立ていただければ幸いです。Project Online の今後の機能強化の詳細については、Office のロードマップ (http://success.office.com/ja-jp/roadmap (英語)) をご参照ください。

—Chris Boyd (Project チーム、主任プログラム マネージャー)

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読 者の皆様は、企業環境においても、それ以外の場合でも、毎日多くのメールを送受信していることと思います。メールは、仲間や同僚、クライアント、友人、家 族などとすばやく連絡を取れる、便利な手段です。また、会話をドキュメント化し、情報を検索可能なリポジトリとして活用できることからも、企業では主要な コミュニケーション ツールとなっています。

ある調査では、企業が保有する知的財産の 4 分の 3 はメールやメッセージング システムの中に存在するという結果が出ています。このため、メール データは、ただごみ箱に入れるのではなく確実に保護することが重要となります。しかし、大量の情報を企業のストレージ サーバーに保存すると、大きな負荷がかかります。

この問題はどうすれば解決できるでしょうか。

メール アーカイブは、新しい手法などではなく、何年も前からツールとして存在しています。企業でもこれを活用しない手はありません。メールのアーカイブには、次の 5 つのメリットがあります。

• ストレージ: 使用中のサーバーにメール データが格納されていると、サーバーの使用量が増加するにつれてパフォーマンスが大きく低下します。これを解消するには、メールをまとめて削除するか、他 の場所に格納するしかありません。しかし、前者の場合は重要なデータが永久に失われてしまうため、賢明な方法とは言えません。メール アーカイブは後者に当たり、データをサイト外の安全なサーバーやクラウド環境に移します。ソリューションによっては高度な圧縮技術や重複除去技術が採用さ れているため、ディスクの消費量が抑えられ、場合によっては 50% 以上 (英語) 削減されます。
• 復元: 企業で現在使用しているバックアップ ソリューションによっては、アーカイブ データはディスク使用量が少ないため、データの復元が必要な場合に復元処理が速くなることがあります。また、アーカイブされたメールではメール サーバーのデータ読み込み量も減少するため、復元処理が高速化され、負荷も軽くなります。
• セキュリティ: 古いメールをどこか「目に付かない場所」に格納するだけでは、使用中の受信トレイ環境のメールと同 様に保護しているとは言えません。適切なメール アーカイブ ソリューションを使用すると、継続的なデータ バックアップと強固な障害復旧の機能により、データが変容することなく保存、保護されます。最高クラスのサービスを利用するには、99.9% の稼働率を保証する返金保証付きのサービス レベル アグリーメントの提供によって、高い信頼性、可用性、パフォーマンスが確保されるプロバイダーを選ぶ必要があります。
• 生産性: 使用中のサーバーが膨大な量のメール データで圧迫されていると、特定のメールや特定の件名の検索は、サーバーにとって負荷が大きく処理が遅くなることがあります。一方、メール ボックスのクォータ制限を解除して自動メール アーカイブを設定しておくと、以前のようにメールを削除したり PST ファイルに移したりするのに従業員の貴重な時間を取られることがなくなります。また、アーカイブされているメールのバックアップ データに従業員が簡単にアクセスできるようにすれば、ユーザーが各自でアクセスできるため、IT 部門のスタッフに作業を依頼する必要がなくなります。
• コンプライアンス: ほとんどの業種では、業務記録の保持が求められています。メールには業務記録が含まれていることが多いため、削除することは許されません。医療、金融サービス、製薬、エネルギーなどの特定の業種では、業務記録の保持に関して特に厳格な規制が定められています。

メール アーカイブ ソリューションの導入をご検討されるお客様は、プロバイダーについてよく調査し、自らの手で管理でき、高いセキュリティと信頼性が保持されるユーザー フレンドリなソリューションを提供しているプロバイダーをお選びください。

関連コンテンツ

• IDC アナリスト レポート: ホスト型の Exchange Server によって中小企業でのクラウド IT 導入の動きがどう変わっているか (英語)
• ホワイトペーパー: 同期、送信、受信 – クラウド ベースのメールとストレージが企業に最適である理由 (英語)

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Office 365 のインプレース アーカイブ機能は、お客様のストレージの容量節約に大きく貢献しています。マイクロソフトの革新的なインプレース機能とシームレスなアーカイブ エクスペリエンスは、市場で数多くの方々にご利用いただいています。現在、Office 365 では、数百万のアーカイブ メールボックスがアクティブに使用されています。

ほとんどの場合は既存のアーカイブ ソリューションで問題ありませんが、お客様によっては、記録保持に関する業界独自の規制要件に準拠することが必要な場合があります。たとえば、銀行や証券 会社などの金融サービス企業では、米国証券取引委員会 (SEC) の規則 17a-4 の電子データ保持に関する要件を遵守することが求められます。規則 17a-4 では、記録保持の期間、形式、品質、利用可能性、説明責任、およびその他の項目について定められています。多くの場合、アーカイブ ソリューションが規則 17a-4 の要件に対応しているかどうかが、SEC の規制遵守が必要なお客様にとってテクノロジを採用する鍵となります。

Exchange Online Archiving (EOA) サービスはこのようなお客様の規制遵守の義務に対応しており、このことを十分にご理解いただくために、特に規則 17a-4 の要件について説明する Exchange Online Archiving のホワイトペーパーを公開しました。

このホワイトペーパーでは、規則 17a-4 で定められている要件への対応に関する Exchange Online の各種機能について詳細に説明し、規制対象のお客様に向けて EOA がどのように要件に準拠しているかをわかりやすくご紹介しています。

ホワイトペーパーはこちらのリンク (英語) からダウンロードできます。

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Sway の一般提供が 8 月に開始 (英語) され、世界中で Office 365 の対象企業および対象教育機関のユーザーが Sway を使用できるようになりました。マイクロソフトでは、引き続きお客様からのフィードバック (英語) に耳を傾け、よく寄せられるご要望にお応えするべく全力で取り組んでいます。こうした取り組みの成果として、このたび Sway に新しい管理機能を追加いたしました。この機能により、Office 365 管理者が組織内での Sway の利用を管理、カスタマイズする際のエクスペリエンスが改善されます。

Sway にユーザー単位のライセンス モデルを導入

Sway にユーザー単位のライセンス モデルが実装されました。これにより、Office 365 管理者は Sway へのアクセスを、組織レベルではなくユーザーまたはグループ単位で割り当てられるようになります。よりきめ細かい管理ができるだけでなく、Sway を組織全体に展開する前に一部のユーザーだけで簡単にパイロット プログラムを実行することも可能になります。ユーザーに対して Sway を無効化すると、そのユーザーには Office 365 の使用中のアプリ一覧やホーム ページ上で Sway が表示されなくなります。こちらのページでは、Office 365 管理センターや PowerShell を使用して組織の Sway ライセンスの管理方法を詳しく説明しています。Office 365 Admin アプリ (英語) でも管理できます。

Sway は、今後もすべての新規 Office 365 ユーザーに対して既定で有効化されます。これまで Sway がテナント レベルで有効化されていた組織では、すべてのユーザーに対して自動的に新しいユーザー単位のライセンス モデルが有効化されています。テナント レベルで Sway が無効化されていた組織では、組織全体で、またはユーザーやグループを選択して Sway の新しいユーザー単位ライセンス モデルを再度無効化する必要があります。

Office 365 管理者、ユーザーまたはグループ単位で Sway へのアクセス権の割り当てが可能に

Office 365 管理者が Sway の [挿入] タブのソースを選択可能に

Office 365 管理者が組織内のユーザーに対して、Sway の [挿入] タブで利用できるサード パーティのコンテンツ ソース (Flickr、YouTube、Twitter など) を制御できるようになりました。このように、きめ細かい制御によって Sway のユーザー エクスペリエンスをカスタマイズできます。特に教育機関のお客様からは、組織のポリシーに沿って学生の外部コンテンツへのアクセスや Sway へのコンテンツの追加をよりきめ細かく制御できるようにしてほしいとご要望いただいており、この機能はそれにお応えするものです。各ソースを有効化または 無効化するには、Office 365 管理センターの [SERVICE SETTINGS] で [Sway] を選択し、各スイッチを切り替えます。

Office 365 管理者、組織のユーザーが Sway で利用できるサード パーティのコンテンツ ソースを制御可能に

サービス正常性ダッシュボードに Sway のステータスを追加

お客様にとって、組織内の Office 365 サービスのパフォーマンスに関する情報を常に把握しておくことが重要なのは言うまでもありません。そこで、Office 365 管理センターのサービス正常性ダッシュボードに Sway サービスのステータスが表示されるようになりました。Office 365 Admin アプリからも確認が可能です。今後発生する Sway のインシデントは、Sway の行やアプリ内で強調表示されて通知されます。

サービス正常性ダッシュボードに Sway サービスのステータスも表示

いつものご案内ではありますが、Sway のユーザー エクスペリエンスや Office 365 管理者の Sway の管理エクスペリエンスを改善するために、引き続き皆様からのフィードバックをお待ちしています。追加や変更をご希望の機能がありましたら、UserVoice (英語) までお寄せください。企業や教育機関のユーザーの方は、こちらの専用ページ (英語) から Office 365 の Sway のエクスペリエンスに関するご意見をご投稿いただけます。今回の記事で紹介したような新機能がロールアウトされる際には、Sway の管理についてよく寄せられる質問に対してお答えしていきます。こちらも併せてお読みください。

—Sway チーム、@Sway

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