Gastbeitrag von Conny Roloff (Microsoft Technical Specialist Collaboration)

The wrinkles around my eyes tell everybody that I am not a natural member of the "Digital Native" generation. In my private life I am using social networks not much, even though my 13 years old daughter just joined Facebook and I forced her to accept me as a so called "friend".

The social story becomes more interesting for me if we look at enterprises and how social networks influence our daily work. At Microsoft all employees have a personal site with a newsfeed, communities and SkyDrive hosted in Office 365 since almost three months. 

SharePoint Newsfeed, SharePoint Communities - just more noise?
 
Many of us don't see a benefit - on the contrary many feel swamped by just again more information streams. At the same time they are already at the limit what they can handle. Microblogging is often seen as useless babbling to the world without any purpose.
 
So what is the hazzle all about? In this article I'm trying to point this out for all who rather see a pain than a benefit in our own new social environment.
 
The following questions came into my mind when I got my new personal site: 

• What is this good for? I already get more information than I can handle
• Do I have to post permanently what I'm doing at the moment? I hate this.
• The posts I see are not useful, so what? I don't want to waste my time with this. I was wondering how much time many colleagues have…

Good arguments for selling social
 
Since I am a Information Worker tech sales person I also have to sell it. I am so happy that we have a compelling social story now. But what are the real benefits behind for an enterprise? I have to look for answers to the following questions:

• What are the use cases for my customers?
• How increases it productivity, knowledge sharing, finding experts?

You might have different and more questions - please let me know!
 
I'll get the best arguments for my customers if I feel the benefit myself. Let's enable it for all of you!

The benefits after 3 months!
 
To be clear: After not just 3 months I'm seeing big improvements in my daily work rising. That is the reason for this blog: I'd like to share my positive learning curve with you. 
In fact today I'm getting more useful information and less noise than ever before except by email which is still a mess. Most important improvements are 

• I get lots of interesting posts
• I don't get lots of useless posts
• I found experts for my important topics and read what they are posting to others
• I can ask questions and I get answers from skilled people
• I feel that I can now unsubscribe from several mailing lists 
• I think this is a promising start. I believe that there will come up more changes over time.

How To!
 
So what have I done? Not much and it was easy - the main tasks are: 

• Let others know what you are doing by activating activities in your profile
• Look for community topics you are interested in and join
• Follow the community experts. You can find the top 5 contributors on the right of the community main page
• Look for #tags with topics you are interested in and follow. How to find a useful tag? Just edit your profile, look for "… - Newsfeed" and in "Followed tags" enter a #-sign followed by a term, e.g. #lync. You will get suggestions. Chose what you think fits best. If somebody enters #lync in his post text you will get this post in your feed regardless who it is.
• Unfollow people who spam your feed with uninteresting content
• Make your Newsfeed your homepage in your IE. O365 allows you connect to it wherever you are. Check the "Keep me signed in" box.

That's it. Over time you will find your "Follow" feed filled with interesting and useful posts. You will see when one of your experts starts following others and you can check if this is an interesting person for you as well and follow. You will be part of a group of people who are interested in you and who you are interested in.
 
You will love checking your Newsfeed from now on!
 
Do's and Don't's
 
Of course there are several rules I suggest to consider: As a starting point I want to stress just a few:

1. Use tags in your posts only for real posts. In Microsoft one bad example is tagging a demo post to #SharePoint2013 for customer demo purposes even though he tag is intended to deliver useful information. Hopefully all demoing people will learn that they don't bother anybody if the use #demo instead (or any tag they can create by themselves by just typing it in). Since I'm not following #demo it won't bother me nor anybody else who follows #SharePoint2013
2. Post quality! If you post into a community - only post a useful content and only ask questions if you could not find answers in other sources.
3. Like posts by using the "like" button so that your followers can see that you think it's worthful content for everybody.
4. Don't use the "Like" button just because you like the person. You should really like the content.
5. In communities chose a Best Reply if you think there is one. It helps to rank content and the author better for other users.
6. Don't babble! Or at least, if you want just babble don't tag it with useful tags so that I can unfollow you and your babbles will not spam my tags feed.

Do you have other rules like this? Please let me know!
 

Do you have more Best Practices?
 
There may be other useful capabilities and features we all can use. Share your experience!

Social Collaboration

Kunden, die bereits heute SharePoint 2010 nutzen, haben sich zusätzlich zu den bereits zahlreich vorhanden Collaboration-Funktionen erweiterte Social Features, wie Microblogging und die Möglichkeit für Communities gewünscht. Diesen Wünschen kommt der neue SharePoint nun nach. Die neue MySite zeigt sich im schlankeren Design und bündelt an einem zentralen Ort alle persönlichen Daten. So werden beispielsweise alle an einen Anwender zugewiesenen Aufgaben ab sofort auf der MySite gebündelt angezeigt. Dabei kann es sich um Aufgaben direkt in SharePoint, aber auch aus MS Project oder MS Exchange bzw. Outlook handeln.

Ein integrierter und verbesserter Newsfeed bildet das Herzstück der Social Community und informiert über aktuelle Ereignisse im eigenen Netzwerk. Hier kann man Nachrichten posten, Informationen teilen, Postings “liken” , kommentieren oder direkt darauf antworten. Hashtags und Mentioning wurden aus der Twitter-Welt importiert und sogar das Einfügen von Bildern, Videos und Links in eigene Posts ist einfacher geworden.
Ein User kann neben Personen auch Dokumenten und SharePoint Webseiten folgen und somit seine eigene Informationsversorgung zielgerichteter steuern.

Dokumente können per Drag & Drop auf SharePoint abgelegt werden und wesentlich einfacher geteilt werden. Führt man den Mauszeiger über einen Dokumenten-Link in der Dokumentenbibliothek, öffnet sich ein separates Preview-Fenster, in welchem man durch das Dokument blättern kann, aber das Dokument auch mit einem Mausklick mit anderen sharen kann.

Dokumente, die auf SharePoint abgelegt werden, können direkt mit dem lokalen PC synchronisiert werden. Ein kleiner Sync-Button, zu finden auf der Webseite oben rechts, ermöglicht die Offline-Mitnahme der Dokumentenbibliothek mit einem Klick. Dazu wird auf der lokalen Festplatte ein neuer Ordner im Dateisystem erstellt, wohin alle relevanten Daten synchronisiert werden.

Für den Aufbau von eigenen Business Communities bringt SharePoint 2013 ein neues Template mit, welches die aus Internet-Foren bekannten Funktionalitäten mitbringt. Diese neuen Funktionen werden vor allem in Wissensmanagement-Szenarien einen großen Mehrwert bieten.

Cloud

SharePoint 2010 wurde damals noch nicht für die Bereitstellung über die Cloud entwickelt. Diese Möglichkeit wurde erst während des Lebenszyklus von 2010 nachimplementiert. Somit standen hier auch noch nicht alle Funktionen von SharePoint 2010 von Anfang an für die Nutzung in der Cloud zur Verfügung, sondern wurden sukzessive erweitert. Doch auch die Architektur von 2010 war nicht von Anfang an auf die Bereitstellung in der Cloud abgestimmt, so dass auch hier der eine oder andere Wunsch offen blieb. Mit SharePoint 2013 hat man die Architektur entsprechend auf eine modulare und Service-orientierte Architektur angepasst sowie auf offene Webstandards gesetzt. So können in Zukunft bspw. Services wie Workflows oder die Office Web Applications auf separate Server ausgelagert werden.
Auch im Bereich Datentransfer hat sich einiges getan, so werden z.B. BLOBs separiert und nur noch die Deltas zwischen Datenbank und Web-Frontend übertragen, dies spart Bandbreite und Performance. Darüber hinaus können Anfragen zukünftig klassifiziert werden und kritische Anfragen höher priorisiert werden als andere, dies liefert dem User spürbar kürzere Antwortzeiten.

Auch die Anbindung von externen Systemen an SharePoint hat sich maßgeblich verbessert. Durch den Support von offenen Webstandards, wie OAuth und OData, die auch bereits von Facebook und Twitter genutzt werden, ist es z.B. nicht mehr zwingend erforderlich, dass ein Webservice zur Ausführung die Benutzerdaten eines Users benötigt oder Zugriff auf SharePoint Daten erhält. Darüber hinaus wird auch die Verbindung zu externen Datenquellen, wie SQL Azure einfacher.

Neu in SharePoint 2013 ist auch die Bereitstellung von eigenen Applikationen bzw. Custom Code, was den Admins in der Vergangenheit beim Thema Betrieb und Migration immer wieder Kopfschmerzen bereitet hat. In der neuen Version von SharePoint wird dazu das Konzept der Apps aufgegriffen. Zusätzliche Features und Funktionen werden in Apps isoliert und getrennt von SharePoint, z.B. in einem eigenen App Web, bereitgestellt und können den SharePoint Betrieb somit nicht beeinflussen.
Apps können unternehmensintern in einem eigenen App Store zur Verfügung gestellt werden, es können jedoch auch Apps aus einem öffentlichen Globat Marketplace mit eingebunden werden. Somit erreicht auch die “Consumerization of IT” im Geschäftskundenbereich neue Möglichkeiten.

Mobility

Mit SharePoint 2013 wird auch die Unterstützung von mobilen Endgeräten verbessert. So wird die komfortable Nutzung von SharePoint auf verschiedenen Endgeräten mit unterschiedlichen Browsern und Betriebssystemen ermöglicht. Dazu gehören Android, iOS und Windows Phone. Benutzer können in der neuen Version einfacher zu SharePoint-Inhalten navigieren, Dokumente einfacher editieren oder neue Listeneinträge erstellen. Durch die ausgelagerten Office Mobile Web Apps müssen Office-Dateien zur Bearbeitung nicht mehr lokal gespeichert werden. Darüber hinaus ist die Bedienbarkeit über touchfähige Geräte verbessert, so können in Zukunft interaktive Analysen und Auswertungen auf Basis von Excel- und Performance Point Services auch auf einem Tablet oder iPad ermöglicht werden.

© 2012 Microsoft

Um für jedes Endgerät die optimale Darstellung von Inhalten zu ermöglichen, wurde in SharePoint 2013 das Prinzip des Channels eingeführt. Hiermit kann für jedes Endgerät eine eigene Masterpage erstellt werden und ein individuelles Seitenlayout definiert werden.

Gerade für Webdesigner gibt es hier noch weitere gute Nachrichten: Bisher musste man für die Erstellung eines eigenen Weblayouts für SharePoint spezielle Tools, wie SharePoint Designer oder Visual Studio nutzen. Mit der neuen SharePoint-Version können Webdesigner mit ihren bereits vertrauten Tools, wie Dreamweaver oder Microsoft Expression arbeiten. Ermöglichen tut dies, die konsequente Trennung von Design, Funktionalität und Inhalten. Der Aufwand zur Erstellung von individuellen Pagelayouts wird hiermit stark vereinfacht und Webdesigner und Entwickler können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Zusätzlich ist auch das Bereitstellen von Inhalten einfacher geworden. So können Inhalte aus Word direkt in SharePoint ohne Formatierungsverlust übernommen werden und Bilder mit einem automatischen Re-Sizing hochgeladen und in Webseiten eingefügt werden.

Neben den bereits genannten Verbesserungen im WCM-Bereich, bietet SharePoint 2013 auch die Möglichkeit klare URLs für Webseiten festzulegen und auch für Suchmaschinen relevante Parameter festzulegen

Fazit

Mit SharePoint 201 werden die Funktionalitäten zu der Vorgängerversion 2010 erweitert und verbessert sowie etablierte IT-Trends aufgegriffen. SharePoint 2013 baut somit seine Potenziale und Stärken als zentrale Businessplattform mit einem einheitlichen Benutzererlebnis weiter aus.

Hinweis: In den kommenden Blogartikeln wird noch detaillierter auf die neuen Funktionen und Möglichkeiten in SharePoint 2013 eingegangen. Dieser Artikel sollte nur einen kurzen Abriss über die Highlights im neuen SharePoint geben.

Streng genommen sind Soziale Online-Plattformen ein alter Hut, denn die Fototauschbörse Flickr reicht bis 2002 zurück und die Karriereplattform Xing startete 2003 unter dem Namen Open B.C.. Trotzdem hat man das Gefühl, dass Unternehmen, das Thema Social Computing erst jetzt neu für sich entdecken.
So sagte z.B. auch Steve Ballmer: „Es gibt keine Unternehmen mehr, die nicht Social Computing-Aspekte umsetzen möchten. Die Unternehmen wissen aber nicht, wie. Wenn wir Geschäftsführern und IT-Leitern aufzeigen können, wie Mitarbeiter nach ihren Vorstellungen untereinander kommunizieren können und dabei Privatsphäre und Sicherheitsaspekte berücksichtigen, dann werden die Mitarbeiter Social Computing auch im Unternehmen nutzen.“

Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter heute zusammen?

Es gibt bereits zahlreiche traditionelle Produkte und Technologien, die Mitarbeiter heute nutzen, um zusammenzuarbeiten, wie Telefon, Emails, Face-to-Face-Meetings, Fileserver, papierbasierte Dokumente, Instanstant Messenger, Faxgeräte und natürlich bereits bestehende Social Networking Plattformen wie Facebook, Twitter, MySpace und Xing.
Im privaten Bereich verfolgen die Menschen bei der Wahl der verwendeten Technologie meist den Best-of-Breed-Ansatz, indem sie bspw. Facebook für private und Xing eher für berufliche Kontakte nutzen, sich über Skype oder ICQ mit Freunden austauschen und ihren Blog auf Wordpress bereitstellen.

Doch für Unternehmen gelten im Vergleich zum Web 2.0 völlig anderen Regeln und Herausforderungen. Insbesondere Organisationshierarchien, Sicherheitsanforderungen und Compliance-Regeln müssen berücksichtigt werden. Darüber hinaus stellt eine Unternehmenslösung auch immer eine langfristige Lösung dar, bei welcher sich eine One-for-all-Strategie besser anbietet als eine Best-of-Breed-Lösung. Diese hat im Einzelnen vielleicht nicht die beste Funktionalität, aber vereint alle Dienste auf einer gemeinsamen Plattform, die allen Anforderungen bezüglich einheitlicher Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit, Security und Interoperabilität gerecht wird. Zudem können hierdurch Lizenzen eingespart werden und Medienbrüche reduziert werden. Die Mitarbeiter müssen nur noch  mit einer geringen Anzahl von Applikationen arbeiten, was für die IT auch einen geringeren adminitrativen Aufwand bedeutet.

SharePoint 2010 bietet für Social Computing eine  ganzheitliche Technologie und Plattform.

SharePoint 2010 stellt mit seiner MySite, der Peoplesearch, Dokumentenbibliotheken, Tagging & Rating, Wikis, Blogs und Diskussionsforen wesentliche Elemente bereit, in denen Anwender ihr Projektwissen schriftlich festhalten, Dokumente ablegen und verwalten sowie mit Kollegen unternehmensweit teilen können.

MySite – Mitarbeitern ein Profil geben

Der Wunsch vieler Mitarbeiter in Unternehmen ist es, sich innerhalb der Organisation schnell und unabhängig von der regionalen Aufteilung und der Organisationsstruktur untereinander zu vernetzen und Konatkt mit anderen anderen Mitarbeitern aufnehmen zu können, die ähnliche Interessen haben. So können Wissen und Erfahrungen ausgetauscht, aber auch Fragen und Probleme schnell gelöst werden.

Hierfür stellt SharePoint 2010 standardmäßig die MySite, - eine persönliche Profilseite für jeden Mitarbeiter zur Verfügung, Die MySite stellt den zentralen Knotenpunkt im kommunikationsfluss dar und kann dabei sowohl als digitale Visitenkarte sowie als Social Hub gesehen werden. Hier können personalisierte Informationen, aber auch eigene Dokumente und Inhalte abgelegt werden. Darüber hinaus wird die MySite mit einem Benutzerprofil ergänzt, welches standardmäßig Benutzerdaten, wie Name, Telefon, Emailadresse, Rolle im unternehmen, Abteilung und Vorgesetzter enthält und aus dem Activie Directory importiert wird. Diese Informationen können von jedem Benutzer individuell um ein Profilfoto, Geburtstag und Expertisen ergänzt werden und können Ihnen und Ihren Kollegen später bei der Suche sehr hilfreich sein.

SharePoint MySite

Overview - Auf der Startseite der MySite bekommt man einen schnellen Überblick über die sozialen Inhalte. Neben den eigenen Kontaktdaten, ist auf der Startseite auch ein Note Board integriert, welches ähnlich wie bei Facebook als “Wall” für verschiedene Postings genutzt werden kann. Darüber hinaus besteht hier auch die Möglichkeit kurze Statusmeldungen á la Twitter zu veröffentlichen. Beides wird über die Newsfeedfunktion oder beim Verfassen einer Email-Nachricht an Sie in Outlook angezeigt. Mithilfe des “Ask Me About” – Webparts können auch die eigenen Expertisen dokumentiert werden und so anderen Kollegen mitgeteilt werden bei welchen Themen Sie sie unterstützen können. Darüber werden innerhalb verschiedener Registerkarten Informationen zur Organisationsstruktur, Inhalten und zur Kontaktliste sowie die Gemeinsamkeiten mit anderen Kollegen angezeigt.

Organization - Ein weiter Punkt, der mithilfe der MySite abgedeckt werden kann, ist das Thema Organisationsstrukturen: Wer sind die Kollegen, wer ist der Vorgesetzte? Wichtig neben der Aufbauorganisation  sind Projektorganisationen und weitere Strukturen. Viele Unternehmen tun sich schwer, diese im Überblick und  aktuell zu halten und in einer interaktiven und leicht navigierbaren Form zur Verfügung zu stellen. Auf der SharePoint MySite hilft hierbei der Organisation Browser. Haben Sie auf Ihrem Rechner das Silverlight-Add-On installiert, können Sie das Organigramm interaktiv nutzen und vertikal durch die verschiedenen Hierachieebenen oder horizontal durch die einzelnen Teams navigieren. Beim Klick auf einen Mitarbeiter wird dessen Mysite geöffnet.
Die im Organisation Browser abgebildeten Organisationsstrukturen können dabei direkt aus dem Active-Directory übernommen werden und können innerhalb des Netzwerks auch zur Ermittlung der Social Distance dienen. Diese kann gerade in der Informationsflut des Inter- und Intranets sehr wertvoll und hilfreich sein, die richtigen und wichtigen Informationen herauszufiltern. Empfiehlt ein Freund oder Kollege einen Link, so hat dieser mit hoher Wahrscheinlichkeit eine größere Relevanz als ein Link, der z.B. über Suchmaschinen gefunden wurde. Darüber hinaus ist die Validität der Informationen durch den Empfehler bereits geprüft worden und somit auch die Glaubwürdigkeit höher. dadurch können Informationen in Unternehmen direkt an die relevanten Personen weiterempfohlen bzw. Fehlinformationen vermieden werden.

Content – Die Registerkarte “Content” bzw. “Inhalte” enthält Inhalte wie kürzlich bearbeitete Dokumente und Blog-Posts, welche Sie auch Ihren Kollegen zur Verfügung stellen können.

Social Tages & Notes – Damit neue Dokumente, die Sie Ihren Kollegen zur Verfügung stellen, schneller und besser gefunden werden, können Sie diese Dokumente mit Tags und Notes versehen. Anders als bei Metadaten, die unternehmensweit definiert werden können, erlauben Tags  Ihnen Webseiten, Dokumente und Beiträge mit individuellen Begriffen zu verschlagworten.

Alle Ihre in SharePoint verwendeten Tags & Notes werden auf Ihrer MySite in einer persönlichen Tag Cloud gesammelt und angezeigt. Mit Hilfe dieser können Sie sehr schnell, die Dokumente und Inhalte wiederfinden, die sie verschlagwortet haben. Die Tag Cloud  können Sie dabei in der Sichtbarkeit für Dritte einschränken oder sogar löschen. 

Tag-Profil Seite

Colleagues – Auf der Registerkarte “Colleagues” bzw. “Kollegen” können Sie ähnlich wie bei Xing und Facebook, ihr soziales Netzwerk innerhalb Ihrer Firma zu pflegen. Vorgesetzte und Mitarbeiter mit dem gleichen Vorgesetzen werden zusammen mit der Profilsynchronisation mit dem Active directory automatisc bereits als Kollegen hinzugefügt. dabei müssen jedoch nicht alle Kollegen in dieser Liste auch organisatorisch im gleichen Team sein, wie Sie. Auch Mitarbeiter aus Projekten und virtuellen Teams können hier hinzugefügt werden. Dabei liegt es auch wieder an ihnen, ob Sie bestimmte Verbindungen zu Kollegen sichtbar machen möchten oder sie lieber privat halten.

Memberships – Die Registerkarte “Memberships” bzw. “Mitgliedschaften” ermöglicht es Ihnen die Zugehörigkeit von Verteilerlisten und SharePoint-Gruppen einzusehen und zu verwalten. Dabei kann es besonders für neue Mitarbeiter nützlich sein, sich auf dem Profil der direkten Kollegen zu informieren, bei welchen Verteilern man sich selbst am besten hinzufügt. 

Activity Feeds – Immer auf dem Laufenden bleiben

Für die Umsetzung des Twitter-Follower-Prinzips innerhalb der eigenen Organisation, stehen im Rahmen der MySite die sog. Activitiy Feeds zur Verfügung. Mithilfe dieser kann man Kollegen folgen und über die Aktivitäten der Kollegen informiert werden. Sei es, weil man gemeinsam in einem Projekt arbeitet, man sie als Experten schätzt oder weil sie an ähnlichen Themen arbeiten. Darüber sieht man, welche Dokumente erstellt wurden, welche Wikiseiten geändert oder welche Kommentare geschrieben wurden. Diese Kollegen müssen Sie nicht proaktiv pflegen, sondern erhalten z.B. auf Basis Ihrer Email-Kommunikation Vorschläge durch SharePoint genannt, welche Kollegen höchstwahrscheinlich für Sie von Interesse sein könnten.

Activity Feed auf der SharePoint MySite

Dies bedarf keiner gegenseitigen Rückversicherung, man kann auch einfach aufhören jemandem zu folgen, wenn z.B. das Projekt beendet ist. Dies entspricht der eigenen Dynamik unserer Arbeitswelt, je nachdem in welchem Projekt man gerade eingebunden ist, hat man es auch mit unterschiedlichen Menschen zu tun und dies sollte auch in einem sozialem Netz im Unternehmen abbildbar sein. Verbindungen können also auch wieder gelöscht werden.

Über welche Aktivitäten man informiert werden möchte, kann man individuell auf seiner MySite in den Profil-Einstellungen konfigurieren:

Diese Art der Vernetzung macht jedoch nur Sinn, wenn das Soziale Netzwerk keine alleinstehende Plattform ist, sondern eine enge Integration mit allen Anwendungen besteht, auf denen tatsächlich zusammengearbeitet wird.

Der Vorteil, welcher sich heraus ergibt ist die zufällige Beobachtung von etwas ursprünglich nicht Gesuchtem, was sich als neue überraschende Entdeckung entpuppt. Durch das Mitlesen von Informationen und Ideen andere Mitarbeiter können so Ansätze für Lösungen von eigenen Problemen und Fragen gefunden werden. Dies geschieht mehr oder weniger zufällig.

Social Connector für Outlook

Für viele ist Outlook eines der am häufigsten verwendeten Programme und viele Starten hiermit auch Ihren Arbeitstag. Neben der Email-, Kalender-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung kann Outlook 2010 an soziale Netzwerke wie SharePoint, Windows Live, Facebook und Xing angebunden werden.

Jeder Kontakt in Outlook wird, sofern hinterlegt, mit einem Profilbild angezeigt. Durch das Klicken auf dieses, werden die jeweiligen Kontaktinformatioen eingeblendet. In dem Social Newsfeed-Fenster in Outlook werden zudem alle Aktivitäten und Informationen zu dem jeweiligen Kontakt zusammengefasst, dazu gehören u.a. die News Feeds der eingebundenen Netzwerke, der gemeinsame  Email-Verkehr, gemeinsame Besrpechungen und Dateianhänge. Darüber hinaus können Sie bstehende Verbindungen zu SharePoint und weiteren sozialen Netzwerken aus Outlook heraus verwalten.

Experten schneller finden

Sie bekommen einen neuen Auftrag oder ein neues Projekt übertragen, müssen ein neues Projektteam mit ganz bestimmten Expertisen zusammenstellen und wissen auf Anhieb nicht sofort, welche Kollegen Sie hierfür am besten einsetzen? Sie kennen zwar die Kollegen vom Sehen auf dem Flur oder aus der Cafeteria, wissen jedoch nicht genau über welche Erfahrungen sie verfügen und in welchen Projekten sie schon gearbeitet haben. das hierß für Sie in der Vergangenheit sich durchfragen zu müssen.
Mithilfe der MySite und der Personen-/Expertisensuche in SharePoint können Sie dies ändern. Mit Hilfe der Expertensuche finden Sie schnell die Kollegen, die am besten in Ihr Projektteam passen oder welche Sie zu speziellen Fachthemen befragen können.


Peoplesearch in Sharepoint 2010

Geben Sie bspw. in die Suche den Begriff “Advertising” an, bekommen Sie auf einer Ergebnisliste alle Treffer mit dem Bezug “Advertising” im Adressbuchstyle angezeigt. Dabei wird der Suchbegriff fett hervorgehoben. Mit einem zusätzlich Filter können Sie gerade sehr umfangreiche Ergebnislisten noch einmal nachträglich mit Filtern eingrenzen.

Knowledge Mining

Wissensmanagement sollte in jedem Unternehmen ein Thema sein, denn ein besserer Austausch von Wissen und Erfahrungen kann maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. Durch aktives Wissensmanagement bleibt Wissen länger in den Unternehmen, auch wenn einzelne Wissensträger das Unternehmen verlassen. Zudem kann vorhandenes Wissen wiederverwendet werden und somit Zeit und Kosten eingespart werden, wenn mehrere Mitarbeiter nicht unwissentlich die gleiche Arbeit zweimal machen.
In heutigen Unternehmensumgebungen liegt viel Wissen und viele Informationen fragmentiert bei den Mitarbeitern. Das implizite Wissen ist entscheidend für den laufenden Betrieb eines Unternehmens. Doch wenn Mitarbeiter in ein anderes Team wechseln oder das Unternehmen sogar ganz verlassen, nehmen sie ihr Wissen mit.

Der Einsatz eines Blogs in SharePoint lohnt sich immer dann, wenn im Unternehmen eine Person für mehrere Nutzer Informationen bereitstellen möchte: Beispielsweise kann ein Chef hierüber Neuigkeiten an seine Mitarbeiter kommunizieren oder ein Projektleiter aktuelle Projekt-informationen für sein Projektteam posten.

Blogging mit SharePoint 2010

In Wikis lassen sich unter anderem FAQs, Glossare aller Art, Best-Practice-Beispiele oder auch Support-Informationen anlegen. (Mehr Informationen zu Enterprise Wikis mit Sharepoint 2010 finden Sie auch in folgendem Blog-Artikel: https://blogs.technet.com/b/tspiwger/archive/2010/04/11/enterprise-wikis.aspx)

Wikis in SharePoint 2010

Der Einsatz von Diskussionsforen ist immer dann sinnvoll, wenn Themen im Team erläutert werden sollten oder Informationen zu bestimmten Fragestellungen zusammengetragen werden müssen, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann.

Zusammenfassung

Wer Menschen und Themen verbinden und Experten finden will, der  braucht kein internes XING oder Facebook, sondern eine Plattform auf der möglichst alle intensiv ihren Job erledigen (Spuren hinterlassen) und eine gute Suche, die all diese Spuren (Kommentare, Dokumente, Blogeinträge,…) findet und transparent macht.
Mit SharePoint 2010 können Sie schnell und einfach eine intuitive und anwenderfreundliche Web 2.0 – bzw. Social Computing Plattform integrieren. Durch Mitarbeiterprofile, Activity Newsfeeds, Orgchart-Browser sowie Social Tagging und rating schaffen Sie mehr Tranzparenz, sowie einen schnelleren und unkomplizierten Zugriff auf den Wissensschatz des gesamten Unternehmens, was jeden einzelnen mitarbeiter dazu befähigt sich diese Informationen für seine eigenen Projekte zu Nutze zu machen und dabei für das gesamte Unternehmen enorme Effizenzgewinne zu erreichen.

In der Version 2010 von Microsoft Project und SharePoint Server gibt es die Möglichkeit, Aufgabenlisten zwischen MS Project Desktop und einer SharePoint-Seite zu synchronisieren. Diese neue Funktion ersetzt nicht die Projektmanagement-Möglichkeiten eines Microsoft Project Servers, kann jedoch PM-Organisationen helfen, die noch keinen Project Server zur Verfügung haben bzw. deren PM-Reifegrad den teilweise komplexen Ansprüchen eines Project Servers noch nicht gerecht wird.

Ein Projekt-Manager kann die erweiterten Scheduling-Funktionen verwenden, die in Project Professional zur Verfügung stehen und diese mit den Vorteilen von SharePoint (Team-Zusammenarbeit) verbinden. So kann der Projekt-Manager den Projektzeitplan als SharePoint-Aufgabenliste veröffentlichen und die Aufgabenaktualisierungen/-rückmeldungen der Projektmitarbeiter empfangen. Die Funktionalitäten werden automatisch synchronisiert. Dies ermöglicht eine bessere Projektzusammenarbeit und in diesem Zusammenhang können auch die weiteren Collaboration-Funktionen von SharePoint genutzt werden.

Folgendes Beispiel soll die Funktion verdeutlichen: Ein Projektleiter erstellt einen einfachen Projektplan mit Microsoft Project Professional.

Der Projektleiter möchte den Plan mit seinen Projektkollegen teilen, ohne diesen per Mail an alle zu schicken. Also klickt er auf Datei -> Speichern & senden -> Synchroniserung mit Aufgaben-Liste. Nach dem Beantworten der erforderlichen Felder klickt der Projektleiter auf Synchronisierung und der Projektplan wird umgehend auf der angegebenen SharePoint-Seite veröffentlicht. Die SharePoint-Seite kann zum Beispiel ein Projektarbeitsraum sein.

Die SharePoint-Liste sieht wie folgt aus:

Anschließend können die Projekt-Teammitglieder den Projektplan auf der SharePoint-Seite ansehen und ändern, bzw. Projektfortschritte eintragen. Der Projektleiter muß lediglich die Synchronisierungstaste klicken und bekommt so ein Update der Daten und möglicher Änderungen. Um Datenkonflikte zu vermeiden, werden in einem Dialogfenster mögliche Konflikte angezeigt und es muss ausgewählt werden, welche Version synchronisiert werden soll.

Anmerkung:

· De Synchronisationsfunktion erfordert folgende Software: Microsoft Project Professional 2010, SharePoint Foundation 2010 oder SharePoint Server 2010

· Summen-Listen werden von der Synchronisation erkannt

*******************************************************************************************************************************************************************

Unternehmen werden gestaltet und gelenkt, dafür ist in der Regel das Organisationsmanagement zuständig, welches zum Ziel hat die Lebensfähigkeit, aber vor allem auch die Effektivität eines Unternehmens nachhaltig zu sichern.

Die Organisation entwickelt organisatorische Regelungen und definiert Vorgehensweisen ebenso wie Eskalationsprozesse. Sie umfasst dabei die Steuerung technischer Abläufe sowie das Zusammenwirken von Personen. Ein Unternehmen muss immer so organisiert sein, dass Arbeitsprozesse reibungslos ablaufen können.

Definierte Prozesse gibt es zahlreich in jedem Unternehmen. Die Frage hierbei ist nur, wie diese Prozesse durchgeführt werden. Haben Sie auch noch unendlich viele Formulare in Papierform und schicken diese per Hauspost quer durch alle Abteilungen? – Diese Form der Prozess- oder Vorgangsbearbeitung kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch mit zahlreichen Medienbrüchen verbunden, zudem fehlt die Transparenz in welchem Status sich ein Vorgang während seiner Ausführung gerade befindet.

Die Globalisierung der Märkte und die damit zusammenhängenden neuen Kommunikationsplattformen erfordern auch einen organisatorischen Wandel. Das typische Büro mit Regalen voll Aktenordnern und etlichen Stapeln Papier auf dem Schreibtisch gehört der Vergangenheit an.

Heute arbeiten die Mitarbeiter standortübergreifend zusammen, erledigen ihre Aufgaben auch von unterwegs aus und kommunizieren über VoIP oder Instant Messaging. Auf diesen Wandel muss sich auch die Organisation eines Unternehmens einstellen. Neben der Neugestaltung des formellen und informellen Informationsaustausches, gehören hierzu vor allem die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Workflowmanagement-Systeme können informationstechnisch helfen Prozesse zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu verwalten.

Mithilfe von Workflows in SharePoint Server 2010 können Unternehmen unnötige Interaktionen zwischen Personen bei der Ausführung von Geschäftsprozessen reduzieren. Beispielsweise führen Gruppen, die zu einer Entscheidung kommen müssen, normalerweise eine Reihe von Schritten aus. Dabei kann es sich um formale Schritte, standardmäßige Arbeitsverfahren oder informale Schritte handeln. Der Umfang der Interaktionen zwischen Personen bei einem Geschäftsprozess kann die Geschwindigkeit und die Qualität von Entscheidungen beeinträchtigen. Mithilfe von Software, durch die dieser "menschliche Workflow" vereinfacht und verwaltet wird, können die Interaktionen zwischen den an einem Prozess beteiligten Gruppen automatisiert werden. Automatisierung führt zu einer Beschleunigung der Interaktionen, einer Verbesserung ihrer allgemeinen Effektivität und oft einer Reduktion von Fehlern.

Ein Problem, vor dem viele IT-Abteilungen bei der Implementierung von Geschäftsprozessen stehen, die eine Beteiligung von Information Workern erfordern, ist die Diskrepanz zwischen diesen Prozessen und der tatsächlichen Arbeitsweise. Damit ein Geschäftsprozess effektiv sein kann, muss er in vertraute Tools und Anwendungen integriert werden, sodass er Teil der täglichen Arbeitsabläufe von Information Workern wird. Am elektronischen Arbeitsplatz gehört dazu die Integration mit E-Mail, Kalendern, Aufgabenlisten und Websites für die Zusammenarbeit.

SharePoint 2010 bietet Ihnen als flexible und umfangreiche Businessplattform für Zusammenarbeit die Möglichkeit wertvolle Geschäftsinformationen zu erstellen und zu speichern sowie Geschäftsprozesse abzubilden. Dabei können die Workflows so einfach oder so komplex sein, wie es Ihre Geschäftsvorgänge erfordern. Sie können Workflows erstellen, die vom Benutzer selbst initiiert werden oder Workflows, die SharePoint automatisch auf der Basis eines Ereignisses startet.

In SharePoint Server 2010 erstellte Workflows können mit InfoPath-Formularen verwendet werden. Die Logik eines Workflows wird wie jeder Workflow auf der Grundlage der Windows Workflow Foundation (WF) als Gruppe von Aktivitäten definiert.

SharePoint 2010 bringt fünf Standardworkflows mit, welche direkt über die SharePoint-Oberfläche konfiguriert werden können. Um diese Workflows um zusätzliche Schritte und Bedingungen zu erweitern bzw. individuelle Prozesse zu erstellen, bietet Microsoft für verschiedene Zielgruppen zwei verschiedene Tools zum Festlegen von Logik und Formularen an. Für den Power User bzw. Information Worker steht der SharePoint Designer 2010 zur Verfügung, mit welchem individuelle Workflows erstellt und angepasst werden können, ohne Code schreiben zu müssen. Professionelle Softwareentwickler können dagegen das Feature Workflow-Designer der Windows Workflow Foundation verwenden, welches innerhalb der Visual Studio 2010 Professional Edition angeboten wird.

In Workflows für SharePoint Server können Microsoft InfoPath 2010-Workflowformulare anstelle von ASPX-Formularen verwendet werden. Zum Erstellen der Formulare verwendet ein Workflowautor Microsoft Office InfoPath 2010.

SharePoint 2010 bietet somit ein neues Lösungsspektrum für die Entwicklung von automatisierten Geschäftsprozessen: Klassischerweise kommen bei der Umsetzung von automatisierten Geschäftsprozessen immer verschiedene Benutzergruppen zusammen: Geschäftsleiter, die den Ablauf des Prozesses genau kennen und beschreiben können sowie die Entwickler, die den Prozess technisch umsetzen.

Geschäftsleiter können heute mit Microsoft Office Visio 2010 Workflows zeichnen und somit eine Vorlage zur Implementierung für die Workflow-Entwickler erstellen. Diese Vorlage kann in SharePoint Designer importiert und dort mit der entsprechenden Logik versehen werden.

Auf dem ersten Blick ist der Gedanke Visio als Entwicklertool für SharePoint-Workflows zu verwenden vielleicht etwas befremdlich, doch eine der großen Stärken von Visio liegt in der Erstellung von Flussdiagrammen. Softwareentwickler wissen, dass bei der Erstellung von neuer Software es eine der ersten Übungen ist, die Funktionen einer Software in Form eines Flussdiagramms darzustellen. SharePoint-Workflows sind prinzipiell nichts anderes als kleine Softwarelösungen, daher liegt die Entscheidung Visio als Entwicklertool zu nutzen gar nicht so fern.

Auf diese Weise können Geschäftsleiter oder Workflowautoren die Workflowlogik mithilfe einer bekannten grafischen Umgebung erstellen.

Workflows in Office Visio 2010 designen

Im zweiten Schritt der Workflow-Erstellung importieren Sie die Vorlage in SharePoint Designer, mit welchem Sie den Workflow weiter anpassen und mit Geschäftslogik versehen können. Der SharePoint Designer ist ein kostenloses Tool zur Anpassung von SharePoint-Webseiten, Listen, Workflows und externen Inhaltstypen. In den meisten Fällen kommen Entwickler hier ohne Implementierung von Code aus, sie können ihre Lösungen über die GUI zusammenstellen und “konfigurieren”.

Erstellung von Workflows im SharePoint Designer 2010

Für professionelle Entwickler steht darüber hinaus das Visual Studio 2010 zur Verfügung, mithilfe dessen Entwickler bereits erstellte Lösungen im SharePoint Designer weiter anpassen oder auch komplett neu entwickeln können. Auf diesem Weg kann nahtlos und programmatisch an der Umsetzung des Workflows weitergearbeitet werden.

Im letzten Schritt des Prozesses verknüpfen Sie Ihren erstellten Workflow mit einer Sharepoint-Liste oder einer Bibliothek, auf welcher Sie den Workflow anwenden wollen. Wie das genau funktioniert, wird in dem folgenden Beispiel noch näher erläutert.

Beispiel-Workflow: Reisekostenabrechnung

Als Beispiel soll hier der Anwendungsfall der Reisekostenabrechnung dargestellt werden.

Mitarbeiter sollen in der Lage sein, ihre entstanden Reisekosten innerhalb eines Abrechnungsformulars zu erfassen. Dieses soll zur Genehmigung einem Vorgesetzten vorgelegt werden. Bei dem Workflow werden jedoch zusätzlich noch zwei Fälle unterschieden: Liegt der Gesamtbetrag der Reisekostenabrechnung unter 500,00 € reicht zur Genehmigung die Bestätigung des direkten Vorgesetzten. Handelt es sich jedoch um einen Betrag über 500,00€ ist zusätzlich auch die Genehmigung des Finanzleiters notwendig. Der beantragende Mitarbeiter wird während des Prozesses jeweils über den aktuellen Status seines Antrags informiert und kann diesen zusätzlich auf dem Reisekostenabrechnungsportal einsehen.

In unserem Beispiel gibt es zwei SharePoint-Listen: Die benutzerdefinierte Liste/Dokumentenbibliothek “Reisekostenabrechnung”, welche die Reisekostenabrechnungen beinhaltet und eine Kontaktliste, in welcher die wichtigsten Personaldaten der Mitarbeiter hinterlegt sind.

In der Dokumentenbibliothek “Reisekostenabrechnung” ist als Standard-Inhaltstyp ein InfoPath-Formular zur Erfassung der Reisekosten hinterlegt. Dies ist wiederum mit der Liste der Mitarbeiterdaten verknüpft, so dass die Datenfelder mit Angaben zur Person automatisch im Formular befüllt werden.

 
InfoPath-Formular zur Erfassung der Reisekostenabrechnung

Gestalten eines Workflows in Visio 2010

Zur Umsetzung des Workflows beginnen wir zunächst mit der Zeichnung/Design des Workflows in Visio 2010. Im Bereich der Fluss-Diagramme findet man das Template Microsoft SharePoint Workflow. Hat man auf Basis des Templates eine neue Zeichnung erstellt, kann man direkt mit der Erstellung des Workflows beginnen.

Der Workflow beginnt mit einem Startterminator (grünes Dreieck). Anschließend wird durch eine Bedingung geprüft, ob der Eingabewert innerhalb des Formularfeldes  “Gesamtsumme” in der Reisekostenabrechnung über oder unter/gleich 500,00 € beträgt. Der weitere Verlauf des Workflows splittet sich in zwei Stränge, welcher davon ausgeführt wird, entscheidet sich je nachdem, welche Bedingung erfüllt ist, Der Workflow endet jeweils mit einem Stoppterminator (roter Quadrant).

 
Workflow in Visio 2010 designen

Bevor der Export in den SharePoint Designer durchgeführt wird, sollte man mit Hilfe des Menüpunktes “Diagramm überprüfen” einen Check auf Probleme durchführen. Ein Klick auf “Exportieren” erzeugt eine VWI-Datei, die als Austauschformat dient.

Bearbeiten des Workflows in SharePoint Designer

Um aus der Visio-Zeichnung nun einen funktionierenden SharePoint-Workflow zu generieren, wird SharePoint Designer 2010 benötigt. Hier kann man die eben erstellte Austauschdatei importieren.

In unserem Fall soll der Workflow als Listenworkflow an die eben genannte Liste/Dokumentbibliothek “Reisekostenabrechnung”gebunden werden.

Der SharePoint Designer erzeugt nun einen Workflow, der schon der grundlegenden Struktur aus der Visio-Zeichnung entspricht, nun jedoch noch von einer technisch versierten Person erweitert, angepasst und mit Logik hinterlegt werden kann.

 
Workflow-Struktur in SharePoint Designer

Man sieht, dass die Beschriftungen aus der Visio-Zeichnung übernommen werden und man sich so schnell in die Struktur des Workflows einlesen kann.

In diesem Workflow werden einige Aktionen parallel und einige seriell ausgeführt. In früheren Versionen von SharePoint Server wurde nur die serielle Ausführung von Aktionen unterstützt, d.h. die Aktionen wurden nacheinander ausgeführt. Mit SharePoint 2010 ist sowohl eine serielle, als auch eine parallel Ausführung möglich.

Jeder Schritt kann eine Bedingung und eine Aktion aufweisen. Die Bedingung bestimmt, ob die Aktion des Schritts ausgeführt werden muss, wie in der If-Anweisung im oberen Bild gezeigt.

Der erste Schritt im oberen Beispiel ist die Prüfung des eingetragenen Gesamtbetrages in dem Reisekosten-Formularfeld “Gesamtkosten”. Beträgt dieser mehr als 500,00 €, wird die Genehmigungsaufforderung zunächst an den Manager “ToniP” gesendet und anschließend an den Finanzdirektor “BrianC” weitergeleitet. Beträgt der Gesamtbetrag weniger als 500,00 € springt der Workflow in die entsprechend andere Verzeigung, in welchem nur die Genehmigung des Managers “ToniP” benötigt wird.

In den Workflow-Einstellungen kann man nun noch definieren, wann der Workflow gestartet wird.  Soll der Workflow manuell vom Benutzer gestartet werden oder soll er automatisch starten, sobald eine neue Reisekostenabrechnung der Liste “Reisekosten” hinzugefügt wird.

Sobald die Erstellungen des Workflows in SharePoint Designer abgeschlossen sind, kann dieser im letzten Schritt in SharePoint veröffentlicht und somit zur Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Dazu wählt man im Menü von SharePoint Designer den Befehl “Publish” aus:

 
Workflow aus SharePoint Designer heraus auf SharePoint veröffentlichen

Der Workflow wird mit diesem Schritt auf SharePoint veröffentlicht und automatisch mit der angegeben Liste “Reisekosten” verknüpft.

Nutzung des Workflows in SharePoint

Möchte nun ein Mitarbeiter seine Reisekosten zur Erstattung erfassen und genehmigen lassen, kann er hierzu auf das entsprechende Portal zur Reisekostenabrechnung gehen.

 
Reisekostenportal auf SharePoint

In der Liste “Reisekostenabrechnung” kann er eine neue Reisekostenabrechnung initiieren, indem er im Menü den Punkt “New” wählt und ein neues Abrechnungsformular im Browser ausfüllt.

Sobald der Mitarbeiter das Formular ausgefüllt und mit “Submit” bestätigt hat, wird der Genehmigungsworkflow gestartet. Der aktuelle Status des Prozesses wird in der Metadatenspalte “Prozess-Status” in der Liste der Reisekostenabrechnungen angezeigt. Eine detailliertere Ansicht dazu bietet die hiermit verknüpfte Statusseite, welche z.B. ein Visio-Webpart beinhaltet, die den Status und Verlauf des Workflows innerhalb der im ersten Schritt erstellten Visio-Zeichnung anzeigt.

 
Workflow-Statusseite

 
Visio-Webpart zur Anzeige des aktuellen Workflowstatus

Auf diese Weise kann man gerade bei komplexeren Prozessen ganz genau nachverfolgen in welchem Prozessschritt sich der Workflow befindet und bietet somit maximale Transparenz.

Unser Workflow zur Genehmigung der Reisekosten ist somit fertiggestellt und kann nun gemeinsam verwendet werden.

Mit SharePoint 2010 kommen auch die neuen Visio-Services zur Datenvisualiserung ins Spiel. Was Visio und die Visio Services für SharePoint leisten können, wird beispielhaft in den folgenden drei Demovideos veranschaulicht.

VisioBiSCOM720

Das Video zeigt, wie mit Hilfe von Visio-Services Verwaltungsaufgaben im Infrastrukturbereich visualisiert und delegiert werden können.

Hierbei werden drei Szenarien vorgestellt

Szenario 1 zeigt wie eine in Visio erstellte Infrastrukturdarstellung, die mit Datenquellen, die auf Fehler der Erreichbarkeit hinweisen, für ein Drilldown genutzt werden können. Sehr schön zu sehen ist, dass die Datenquelle aktuell abgefragt wird. Ebenfalls zu sehen sind die Mashup-Fähigkeiten des Visio-Services WebParts. Detailinformationen aus Visio können so in externen Webpart sichtbar gemacht werden. Auch die Detail Informationen, die aus externen Datenquellen automatisch in Visio angebunden werden können, sind in den Visio-Services sichtbar zu machen. Zu diesen Informationen können auch Hyperlinks zählen, die dann direkt aus der Darstellung heraus genutzt werden können. In diesem Fall wird ein Servicerequest ausgelöst, der dann mit einem zweihüftigen Workflow bearbeitet wird. Hier auch zu sehen, die Workflowstatusinformation ebenfalls visualisiert mit Visio-Services.

Szenario 2 zeigt wie die Graphik genutzt werden kann um direkte Ursachenforschung im SCOM zu betreiben. Hier hinter liegen die Datenbankeinträge inkl. deren direkte Hyperlinkadresse – Zusätzlich wird die Aktualität im unteren linken Feld angezeigt (grün = aktuell).

Szenario 3 zeigt, dass auf Grund der Tatsache, dass es sich bei der Erstellung einer Visio-Services Seite um eine ASPX-Seite handelt, sich diese ebenso einfach aus dem SCOM selber aufrufen und einbinden lassen. Hier wird also der klare Mehrwert einer Visualisierung einer Infrastruktur ausgespielt.

VisioProzess720

Gezeigt werden hier die neuen Fähigkeiten von Visio 2010 Premium BPMN Prozessmodelle zu designen und methodenfest zu prüfen. Nebenbei werden noch neue Funktionen, die das Vorschlagen von Shapes während der Erstellung, automatischen Ausrichten usw. gezeigt. Auch hier werden Möglichkeiten aufgezeigt diese Prozessmodelle und Prozesslandkarten zu einem Prozessportal in SharePoint zu konsolidieren. Hierfür kann man u.a. die Prozess- Repositoryvorlage im Moss 2010 nutzen. Die sehr einfache Einbindung von Organigrammen wird ebenfalls gezeigt. Es wird ein Blick auf die diversen Veröffentlichungsweg von Visio inkl. der diversen Viewer geworfen. Die hohe Schule aus reinen Prozessdokumentationen lebende Diagramm für das Controlling zu machen wird am Ende noch einmal kurz vorgestellt. Auch hier kommen alle Möglichkeiten, wie Visio Services, Moss 2010, DataGraphics usw. zum Einsatz.

VisioWorkflow720

Hier wird der Weg von Visio 2010 Premium über den SharePoint Designer bis zum Deployment eines Workflows in Moss 2010 gezeigt. Es werden alle nötigen Ex- und Importe und neuen Formate kurz dargestellt.

Warum Web Content Management?

Unternehmenswebseiten werden immer größer und komplexer und eine typische Unternehmensinfrastruktur enthält sowohl Intranet-, Internet- und Extranet-Seiten, welche zumeist die gleichen Themen abdecken, jedoch für unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet sind. Das Management solcher inhaltsorientierten Webseiten kann für ein Unternehmen dann schon zu einer Herausforderung werden.
In der Regel haben nur Webdesigner und Webentwickler das Recht und die Möglichkeiten Änderungen an der Unternehmenswebseite durchzuführen. Sollen Inhalte aktualisiert werden, werden diese an die IT-Mitarbeiter weitergeleitet, die diese dann in die Webseite einpflegen. Dies ist ein sehr aufwendiger und teilweise zu langwieriger Prozess, welcher zu Engpässen führen kann.
Ein Web Content Management System (WCMS) löst dieses Problem. Webdesigner können innerhalb eines WCMS mithilfe von Vorlagen das Layout, Branding und Verhalten einer Webseite vordefinieren und den Benutzern bestimmte Bereiche zur Inhaltsbearbeitung zur Verfügung stellen. Doch zu einem modernen Web Content Management gehört nicht nur die Bereitstellung von modernen Webseiten und dessen Gestaltung, sondern auch die Kontrolle und Analyse der Webseiten mit Workflows und Berichten auf Basis einer einheitlichen Plattform für die Intranet-, Extranet und Internet-Seiten.

Eine einheitliche WCM Plattform

Erfolgreiche WCM-Lösungen bieten eine einheitliche Plattform für ein effizientes IT-Management und eine individuelle Flexibilität und Agilität für die Anwender.

SharePoint hat sich in vielen Unternehmen bereits als Mitarbeiterportal und unternehmensweite Plattform etabliert. Der Nutzen wächst jedoch noch mehr, wenn sie auch für die Kommunikation mit externen Kunden und Partnern im Extranet sowie für den öffentlichen Unternehmensauftritt zum Einsatz kommt.
Schon mit der Vorgängerversion SharePoint 2007 bot die Plattform alle Leistungsmerkmale eines modernen Web Content Management Systems (WCMS). Doch mit SharePoint 2010 kommen zahlreiche Neuerungen und Verbesserungen mit hinzu, die den gesamten Prozess der Webseitengestaltung und dessen Verwaltung mit Standardfunktionen unterstützt. Es können sowohl strukturierte Webseiten mit vordefiniertem Layout als auch Communityseiten mit unstrukturierten Inhalten realisiert werden. SharePoint 2010 liefert eine robuste, aber vor allem auch flexible Plattform mit einer Veröffentlichungsinfrastruktur, welche sowohl ein Redaktionssystem, die Verwaltung und Versionierung von Inhalten, Freigabe- und Benachrichtigungs-Workflows für neue und geänderte Inhalte, Mehrsprachigkeit und Web Services für die mehrfache Verwendung der Inhalte beinhaltet.

Die Spannweite von SharePoint reicht von Wiki-Seiten bis zu professionellen Internetseiten.
Auf Wiki-Seiten gibt es typischerweise viele Autoren, dessen Inhalte ohne vorherigen Genehmigungsprozess veröffentlicht werden. Die Publikation von Internetseiten erfolgt dagegen sehr kontrolliert, beinhaltet eher strukturierte Inhalte und besitzt ein pixelgenaues Branding.

 
Spannweite von SharePoint: Von Enterpise Wikis bis zu professionellen Internetseiten ist alles möglich

Wie viel Kontrolle bei der Veröffentlichung von Inhalten tatsächlich erfolgen soll, kann in SharePoint individuell bestimmt werden.

Als offene und erweiterbare Applikations-Plattform und dem Support von Standards ist SharePoint 2010 die ideale Ausgangsbasis für flexible Business-Lösungen und überzeugende Unternehmenswebseiten.

Mit SharePoint 2010 sind jede Menge neuer Technologien und Features in die Plattform eingezogen, aber auch bestehende maßgeblich optimiert und erweitert worden. Dazu gehören z.B. AJAX, Silverlight, XSLT Views, LINQ, REST für API-Programmierung und das Client Object Modell sowie XHTML-Support und WCAG 2.0-konforme Webseiten.
Darüber hinaus kann SharePoint 2010 von verschiedenen Browsern genutzt werden, neben dem IE werden u.a. auch  Safari und Firefox unterstützt.

SharePoint 2010 WCM-Struktur

Veröffentlichungswebseiten

Grundsätzlich werden für WCM in SharePoint die sogenannten Veröffentlichungswebseiten genutzt. Dabei handelt es sich um eine spezielle SharePoint-Vorlage, welche neben den SharePoint-Standardfunktionen besondere Funktionen zur Inhaltsveröffentlichung bereithält. Dazu gehören u.a. ein integrierter Veröffentlichungsworkflow, Mehrsprachigkeit, Unterstützung von Staging-Szenarien und Dokumentenkonvertierung. 
Beim Erstellen einer neuen Veröffentlichungswebsite werden ihr Inhalt und ihre Eigenschaften als neues Listenelement in einer speziellen SharePoint-Bibliothek “Seiten” gespeichert. Administratoren können die Berechtigungen dieser Bibliothek verwalten und genau bestimmen, welche Benutzer hier über Bearbeitungsrechte verfügen. Auf diesem Weg können der Besitz und die Verwaltung der Inhalte für eine Webseite vom Administrator an ein Team delegiert werden.

Die Kernanforderung für ein WCMS ist jedoch die Trennung von Layout und Inhalt.

Konsequentes Branding auf interne und externe Webseiten ist unerlässlich für jedes Unternehmen und wird traditionell von IT-Mitarbeitern verantwortet, wohingegen die Inhalte direkt von den Fachabteilungen generiert werden.
Durch die Trennung der Inhalte von den Seitenlayouts, ermöglicht SharePoint die zentrale Steuerung des Look and Feels und ermöglicht den Anwendern, sich nur auf die Schaffung der bestmöglichen Inhalte zu konzentrieren.
Da die Benutzer mehrere Vorlagen mit verschiedenen Eigenschaften benötigen, unterstützt SharePoint mehrere Seitenlayouts für verschiedene Seitentypen mit entsprechender Navigation und Stilen.

Das Banding einer SharePoint-Webseite wird mithilfe von ASP.NET 2.0-Masterseiten und Page Layouts (.aspx-Seiten) umgesetzt. Beide werden zur Laufzeit kombiniert und definieren gemeinsam das Aussehen und Verhalten der aufgerufenen Webseite.

Die Masterpage definiert maßgeblich das Layout einer Webseite. Dazu gehören Elemente wie Kopf- und Fußzeile, aber auch die Navigation sowie das Logo, ein Such- und Login-Feld, aber auch Bearbeitungssteuerelemente, CSS-Referenzen und Server Controls.
Das Page Layout definiert die Anordnung des Hauptinhalts. Dieses referenziert auf eine Masterpage und enthält Webpartzonen, die Webparts selbst und die Controls für die Benutzereingabe. Page Layouts müssen dabei immer einem Inhaltstyp entsprechen, der vom Inhaltstyp “Seite” abgeleitet wird. Dieser beinhaltet in der Regel Metadatenspalten wie Namen, Titel, die Beschreibung der Seite, Kontaktinformationen und ein Veröffentlichungszeitplan. 
Die Field Controls legen die Darstellung des jeweiligen Inhaltstyps fest und bieten die Kontrolle über die Struktur und das Branding der Webseite. Außerdem wird hier festgelegt, welche Bearbeitungsmöglichkeiten hier für den Benutzer freigeschaltet werden. Gerade auf Internetseiten möchte man die Bearbeitung durch den Benutzer nur sehr eingeschränkt bzw. gar nicht ermöglichen. Genau das kann man mit den Field Controls entsprechend einrichten.

Es gibt eine Vielzahl von Controls, die auf der Webseite direkt eingebunden werden können. Webparts können in SharePoint 2010 auf zwei verschiedene Arten eingebunden werden. Von SharePoint 2007 ist man es gewöhnt, dies in Webpartzonen zu tun. Die Webpartzonen werden vordefiniert und die Autoren können in diesen Bereichen Webparts ihrer Wahl platzieren. Andernfalls kann der Webdesigner, der üblicherweise die Masterpage erstellt, bereits im Vorfeld Webparts fest im Page Layout platzieren und auf diesem Wege verhindern, dass Autoren später die eingebundenen Webparts verändern können.

Aufbau einer SharePoint-Webseite

Wie auch bei anderen SharePoint-Webseiten sind alle Inhalte  der Veröffentlichungswebseite in einer Site Collection enthalten. Diese beinhaltet nicht nur die oben genannten Masterpages und Page Layouts, sondern auch alle Bilder, Videos und Dokumente, auf welche innerhalb der Webseite verwiesen wird sowie Workflowaufgaben, Formatbibliotheken (beinhaltet CSS-Dateien), Berichte und wiederverwendbaren Inhalt.

Teilbereiche einer Webseite, wie z.B. “Über uns”, “Produkte” oder “Jobs & Karriere” werden separat in Unterwebseiten der Stammwebseite der Site Collection, in Form einer Baumstruktur abgebildet. Jede dieser Unterwebseiten bekommt wiederum ihre eigene Seiten-Bibliothek, in der ihre Inhalte gespeichert, verwaltet und separat berechtigt werden können.

Aus dieser Struktur ergibt sich auch gleichzeitig die Navigation der Webseite.

Einfache Bearbeitung und Publizierung von Webseiten

Das Design einer Webseite wird typischerweise von Web-Agenturen übernommen, die technische Umsetzung von IT-Dienstleistern mit entsprechendem Knowhow. Doch die Inhalte werden meist direkt von den zuständigen Fachabteilungen geliefert. Die dafür notwendigen Werkzeuge und Vorgehensweisen sind den Mitarbeitern häufig bereits schon vom Intranet her bekannt, der Umgang mit Office und SharePoint ist ihnen vertraut. Somit wird SharePoint für Unternehmen auch als Web Content Management System interessant.

Inhalte für Internetseiten können in SharePoint 2010 genauso bearbeitet werden, wie auch alle anderen Inhalte innerhalb von SharePoint. Wie beim klassischen Dokumentenmanagement, stehen dem Autor auch hier Funktionen zum Ein- und Auschecken, Versionierung und vorkonfigurierte (Genehmigungs-) Workflows zur Verfügung.
Die Inhalte der Webseiten können direkt im Browser mithilfe des integrierten WYSIWYG-Editors und der neuen Ribbon UI bearbeitet werden. Durch Live Previews werden die Änderungen und Anpassungen sofort sichtbar. Mit dem Einzug der Multifunktionsleiste in SharePoint 2010 erhalten die Anwender eine durchgängige und einheitliche Benutzeroberfläche sowohl im Office Client, als auch auf der Serverseite.

Um die anschließende Veröffentlichung der aktualisierten Inhalte kontrolliert durchführen zu können, bietet SharePoint einen bereits integrierten Genehmigungsworkflow an. Sobald dieser gestartet wird, werden alle Personen, die an diesem Prozess beteiligt sind, per Email benachrichtigt. Welche Personen für welche Aufgaben berechtigt sind, kann über das SharePoint-Berechtigungskonzept auf der jeweiligen Seite direkt definiert werden.

Auch das Layout bzw. das Theme einer Seite kann in SharePoint 2010 mit wenigen Mausklicks verändert werden.  Dazu können nach wie vor die “Ready-to-use”- SharePoint-Vorlagen verwendet werden oder eigene mit dem SharePoint Designer 2010 individuell erstellet werden.

Darüber hinaus können in der jüngsten Version von SharePoint auch PowerPoint 2010-Templates als Seitenvorlage für SharePoint importiert und dort zur Nutzung zur Verfügung gestellt werden.

Die neuen mitgelieferten Media WebParts ermöglichen die einfache Einbettung von Videos direkt in die Webseite, welche dort, dank Silverlight-Technologie, auch ohne zusätzlichen Mediaplayer abgespielt werden können.

Zur zentralen Verwaltung der Videos steht eine neue Digital Asset Library zur Verfügung, welche direkt auf das Management und die Vorhaltung von Multimedia-Daten spezialisiert ist. Da Video- und Audio-Dateien in der Regel auch immer ein größeres Datenvolumen besitzen, und von den Administratoren daher nur ungern in der SharePoint-DB gespeichert werden, hat man bei SharePoint 2010 auch die Möglichkeit diese Dateien im Remote BLOB Storage abzulegen. Mithilfe des BLOB Caches, können vor allem auch Videos direkt von dort gestreamt werden.

Die Realisierung von Mehrsprachigkeit (Variations) ist mit SharePoint 2010 nun noch einfacher. So ermöglicht das Multi-Lingual User Interface (MUI) es Benutzern die Sprache während der Laufzeit zu wechseln. Die Strings, die in jeder Sprachversion verwendet werden sollen, kann die IT selbst konfigurieren.

Schnellere Ladezeiten durch eine asynchrone Datenübertragung und somit eine bessere User Experience ermöglicht AJAX in SharePoint 2010, da hiermit Round-Trips zum Server eingespart werden können.

Metadaten sind eine Schlüsselkomponente für viele Anwendungen und Möglichkeiten. Somit soll es dem Benutzer auch so einfach, wie möglich gemacht werden Metadaten zu erfassen und zu pflegen. Der Benutzer hat mit Office und SharePoint 2010 die Möglichkeit seine Tags und Metadaten entweder direkt im Browser oder auch clientseitig zu bearbeiten. Dazu kann er seine eigenen Schlüsselwörter selbst definieren (Folksonomy) oder aus  einer bereits vorgegebenen Sammlung an Begriffen auswählen (Taxonomie).

Auf der Serverseite können diese Metadaten dann z.B. für die Metadaten-orientierte Navigation, aber auch für die Suche und die Filterung der Daten verwendet werden.

Mithilfe des Tag Cloud Webparts in SharePoint 2010 kann die Relevanz der Inhalte organisch abgebildet werden.

Darüber hinaus können Inhalte von den Nutzern auch mit dem bekannten Fünf-Sterne-System bewertet werden:

Branding- und Anpassungsmöglichkeiten

In dem oberen Abschnitt “Einfache Bearbeitung und Publizierung von Webseiten” wurde bereits ausführlich erläutert, dass es jede Menge Möglichkeiten gibt das Look & Feel einer Seite, aber auch deren Inhalte direkt im Browser zu bearbeiten. Wenn man jedoch eine Webseite gestalten möchte, die vollständig dem Corporate Identity des eigenen Unternehmens entspricht, kann man hierfür auch die komplette Struktur und das Design der Webseite mithilfe der MasterPages, Page Layouts und Themes anpassen. Hierzu stehen dem Benutzer zwei verschiedene Tools zur Verfügung: Mit dem (kostenlosen) SharePoint Designer 2010 können vor allem die Masterpages, das Page Layout und das Design der Webseiten angepasst, aber auch neue Workflows erstellt werden. Die meisten Dinge lassen sich mit diesem Tool ohne Programmierkenntnisse, als sogenannte “No Code-Lösungen” erledigen.

Die in SharePoint Designer 2010 erstellten Lösungen können als wiederverwendbare Packages (.wsp-Files) gespeichert und bei Bedarf zur Weiterentwicklung auch in das “Profi”-Entwicklertool Visual Studio 2010 importiert werden. Dieses kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn es um die Entwicklung von eigene WebParts, Eventhandlern, komplexen Workflows und eigenen Applikationen geht.

Das folgende Beispiel zeigt, wie man mithilfe der oben genannten Tools aus einer OOTB-SharePoint-Webseite (Abb. a) eine Webseite mit komplett neuem Branding (Abb. b) zaubern kann:

Abb. a

Abb. b

Je nachdem wie viel Änderungen man an einer OOTB-SharePoint-Webseite durchführt, unterscheidet man zwischen verschiedenen Ebenen der Anpassung:

1. ) Out of the Box

In der ersten Stufe der Anpassung finden ausschließlich mitgelieferte Standard-Templates Anwendung auf die SharePoint-Webseiten, wobei das Branding unberührt bleibt.

2. Nutzung von Standard Themes

Zur Anpassung der verwendeten Farben, Schriftarten und Schriftgrößen, kann im zweiten Schritt ein neues bzw. anderes Theme aus einer mitgelieferten Sammlung ausgewählt und auf die SharePoint-Webseite angewendet werden.

3. Eigenes Theme und angepasste Master Page

Soll die SharePoint-Seite mit einem individuellen Design versehen werden, so stehen dem Benutzer hierfür verschiedene Hilfsmittel und Tools zur Verfügung. Ein eigenes Theme kann bereits mit Office PowerPoint 2010 erstellt und in SharePoint 2010 importiert werden. Die MasterPage kann dagegen mit dem SharePoint Designer 2010 angepasst und direkt auf SharePoint deployed werden.

4. Komplette Anpassung

Im vierten und letzten Schritt, wird eine Webseite vollständig dem Corporate Identity angepasst und somit sowohl die MasterPage, das Page Layout als auch das Theme vollständig angepasst bzw. komplett neu gestaltet. Dies erfordert ein gewissen Maß an Webentwicklerkenntnissen. Doch auch hier wird der Entwickler durch Tools wie dem SharePoint Designer 2010, aber auch dem Visual Studio 2010 unterstützt.

Vereinfachte Publikation von Webseiten

Die Entwicklung und Bereitstellung von Webseiten können zeitaufwändig und eine größere Belastung für die IT-Ressourcen darstellen und somit auch zu längeren Verzögerungen führen. SharePoint bietet verschiedene Features, welche den Veröffentlichungsprozess vereinfachen und beschleunigen.

Dazu gehört  ein mehrstufiges Veröffentlichungsmodell. Die skalierbare Architektur von SharePoint ermöglicht das Erstellen und Publizieren von Webinhalten ausgehend von einer Authoring-, über eine Staging- bis zu der Publikationsplattform für eine optimale Kontrolle und Qualitätssicherung. Mittels Content Deployment können Inhalte, die innerhalb einer bestimmten Quelle erstellt wurden, auf mehrere Ziele, z.B. Webseiten verteilt werden. Bei der Quelle und des Publikationsziels kann es sich sowohl um die gleiche, als auch unterschiedliche Serverfarmen handeln.

Der Content Deployment Pfad definiert dabei die Beziehung zwischen Quelle und Ziel. Für die Quelle können mehrere ausgehende Pfade bestimmt werden, für welche jeweils ein oder mehr Deployment-Jobs definiert werden. Diese bieten für den Administrator ein hohes Maß an Flexibilität und beinhalten den Zeitplan und den Umfang der Publizierungsoperationen.
Die Zuverlässigkeit ist auch beim Content Deployment ein sehr wichtiges Thema. Auch hier gibt es im Vergleich zu SharePoint 2007 Verbesserungen. Dies betrifft vor allem die Parallelverarbeitung mehrerer Deployment-Jobs, aber auch die Zuverlässigkeit von inkrementellen Deployments. Sollte dann doch einmal etwas schief gehen, dann stehen dem Administrator nun verbesserte Logging- und Diagnose-Werkzeuge zur Verfügung, die es ihm ermöglichen die Fehlerursache schneller zu erkennen.
Ein neues Feature in SharePoint 2010 ist die Unterstützung von SQL Snapshots von SQL Server Enterprise. Snapshots ermöglichen es  die Datenbank zu einem bestimmten Zeitpunkt einzufrieren, während im Hintergrund weitere Änderungen erfolgen. Man erhält praktisch eine Read-Only-Kopie der Datenbank. Das ganze funktioniert mit Copy-and-Write, d.h. solange die Seiten in der Datenbank nicht geändert werden, werden sie auch im Snapshot nicht geändert. Ändert sich im Hintergrund etwas, werden nur Kopien dieser geänderten Seiten angelegt, welche auch für das Content Deployment in SharePoint 2010 verwendet werden können.

Publishing Workflows

SharePoint bringt bereits einen fertigen Genehmigungsworkflow mit, den man OOTB sofort einsetzen kann. Reicht dieser Workflow jedoch nicht aus und er soll modifiziert werden, dann kann man hierfür auch wieder den SharePoint Designer 2010 einsetzen.

Mit der 2010er-Version müssen die erstellten Workflows nicht mehr direkt an eine Liste gebunden werden, sondern es können nun auch wiederverwendbare Workflows erstellt und an unterschiedlichen Stellen verwendet werden, dies ging vorher nur mit Visual Studio. Darüber hinaus können Workflows auch auf Site-Ebene definiert werden.

Neu ist auch die Möglichkeit bereits in Visio entworfene Workflows in SharePoint Designer zu importieren, um dort die einzelnen Variablen und Eigenschaften festzulegen. Von SharePoint Designer aus, können erstellte Workflows auch als Solution-Packages (.wsp-File) gepackt und in Visual Studio zur Weiterbearbeitung importiert werden. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn man zwischenzeitlich bemerkt, dass die Möglichkeiten vom SPD zur Umsetzung des Workflows nicht ausreichen. So muss man nicht komplett von vorn beginnen, sondern kann den bereits erstellten Workflow einfach nur in Visual Studio zur Weiterbearbeitung laden.

Mehrsprachigkeit

Im globalen Markt müssen die meisten Unternehmen in der Lage sein ihre Webinhalte in mehreren Sprachen für zu liefern. Schon SharePoint 2007 bot die Möglichkeit den Inhalt einer Webseite in mehreren Sprachen oder für verschiedene Endgeräte, z.B. mobile Geräte bereitzuhalten (Variations).

Mit SharePoint 2010 kam noch einiges an Verbesserungen hinzu, wie z.B. eine höhere Zuverlässigkeit. Die Operationen, die von Variations ausgeführt werden, werden nun von einem Timer-Dienst kontrolliert. Dadurch hat der Administrator die Möglichkeit genau zu bestimmen wann und in welchen Intervallen diese Operationen ausgeführt werden. Dabei können diese Operationen auch pausiert und wieder fortgesetzt werden, wenn der Server z.B. gerade mit anderen wichtigeren Aufgaben ausgelastet ist. Zudem erhält man mehr Kontrolle über die Übersetzungshierarchien. Das ist vor allem dann entscheidend, wenn nicht alle Punkte übersetzt werden sollen. Für den Benutzer wurde die Benutzerschnittstelle im Vergleich zur Vorgängerversion vereinfacht und mit MUI-Unterstützung ergänzt. Die Sprache kann dann vom Benutzer während der Laufzeit im Browser umgeschaltet werden.

Effizientes Management

Sobald die Inhalte verfasst und veröffentlicht sind, ist es wichtig, dass Anwender die Möglichkeit haben auf die  Inhalte zuzugreifen und sie auch weiterhin pflegen zu können. SharePoint vereinfacht den Prozess der Verwaltung von Webinhalten durch die Bereitstellung vorkonfigurierter Workflows und Steuerelemente für die Navigation, als auch zahlreiche Enterprise Content Management-Funktionen.

Durch die durchgängige vertraute Benutzeroberfläche kann der Anwender sehr viele administrative Aufgaben bereits in Eigenregie durchführen. Nicht jede administrative Aufgabe erfordert die Einbindung der IT, die Administratoren können somit entlastet werden.

Auditing und Reporting-Tools vereinfachen die Einhaltung von Richtlinien. Auditing ermöglicht es Administratoren genau nachzuverfolgen, welche Aktivitäten auf der Webseite durchgeführt werden. Administratoren sind in der Lage, die gesamte Historie der Maßnahmen eines bestimmten Benutzers oder der Aktionen in einem bestimmten Zeitraum abzurufen. Diese Berichte können in Microsoft Excel betrachtet werden und werden in einer speziellen Dokumentbibliothek für den späteren Zugriff vorgehalten.

Bei dem Thema Analysen gibt es drei verschiedene Schwerpunkte. Zum einen geht es um das klassische Thema wie eine Webseite insgesamt genutzt wird. Für die Traffic-Analyse, gibt es in SharePoint 2010 zahlreiche neue und weitergehende Berichte und auch eine einheitliche Datenbank, wo diese Daten gespeichert werden. Bei der Such-Analyse werden vor allem die Schlüsselwörter, nach denen häufig gesucht wird ausgewertet.

Ein anderes Thema bei der Analyse ist das Thema “Menschliche Kontrolle”, dort finden die Social-Features ihre Anwendung. Das Rating und Tagging gibt gute Auskünfte darüber, wie gut eine Webseite ist. Wenn eine schlechte Bewertung für eine Webseite vorliegt, dann gibt es hier eventuell auch eine Notwendigkeit die Seite zu überarbeiten.

Bei dem dritten Schwerpunkt für die Analyse geht es um den eigentlichen Serverbetrieb. Hierfür gibt es zahlreiche Berichte für das Health Monitoring und auch die Integration des Best Practice Analysers, so können z.B. die Seitenlaufzeit und somit die langsamsten Seiten bestimmt werden. Um die Ursache für sehr lange Ladezeiten bei einzelnen Webseiten analysieren zu können, steht das Developer Dashboard zur Verfügung. Dort kann sowohl der Entwickler, aber auch der IT Pro sehen, wie lange eine Seite zum Laden braucht und welche Ursache Verzögerungen haben,  d.h. welche Webparts oder welche Datenbankzugriffe die Seite langsam machen.

Fazit

Web Content Management wurde in SharePoint 2010 deutlich verbessert und erfüllt auch hohe Ansprüche. Egal ob man ein Intranetportal, eine Community-Webseite auf oder einen professionellen Unternehmensauftritt realisieren möchte – SharePoint Server 2010 ist die richtige Plattform-Wahl!!!

1. Erstellen und Erfassen von Inhalten
2. Dokumente verwalten
3. Dokumente veröffentlichen
4. Dokumente archivieren
5. Dokumente finden
6. Skalierung
7. Fazit

********************************************

Warum überhaupt Dokumentenmanagement?

Unternehmen und Organisationen sind mit zunehmendem Maße den gesetzlichen Regularien unterworfen. Diese regeln, welche elektronischen Dokumente und Aufzeichnungen wie lange aufzubewahren sind und wie gut die Aufsichtsbehörden auf diese Daten zugreifen müssen.
Für immer mehr Unternehmen ist dabei vor allem die steigende Menge an unstrukturierten Daten innerhalb ihrer Organisation eine Herausforderung. Da gilt es vor allem das “Chaos” auf lokalen Festplatten, Dateisystemen und in den Emailpostfächern in den Griff zu bekommen. Denn gerade dieses Chaos verhindert, dass eine Organisation diese wertvollen Informationen einsetzt, um die gemeinsame Nutzung von Wissen, eine bessere Kommunikation mit Kunden und eine höhere Prozesseffizienz zu erreichen. Es birgt darüber hinaus auch die Gefahr Informationen und Dokumente nicht gesetzeskonform vorzuhalten. Daher wird die Notwendigkeit eines Enterprise Content Management Systems heute nicht nur in großen Konzernen, sondern auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen erkannt.

Trotzdem werden Dateien heute immer noch gern auf Dateiservern abgelegt, denn dies hat zwei entscheidende Vorteile: Sie sind für den Benutzer einfach und schnell zu bedienen und für Admins ist es einfacher einzelne Dokumente aus Dateisystemsicherungen wiederherzustellen. Dateiserver haben auf der anderen Seite aber auch Nachteile. Dateien, die dort abgelegt werden, werden nicht klassifiziert und enthalten keine Metadaten. Das macht sowohl das Management der Daten, als auch deren Durchsuchung nicht einfach. Schöner wäre es an dieser Stelle doch, wenn man Dokumente kategorisieren und somit bestimmte Eigenschaften und Verhaltensweisen vordefinieren könnte.

Genau hierfür braucht man ein Dokumenten Management System (DMS)! – Klassische DMS-Systeme gibt es mit riesigem Funktionsumfang zahlreich auf dem Markt. Doch schaut man sich die implementierten Lösungen einmal genauer an, werden nur Bruchteile der Funktionen auch tatsächlich genutzt. Zudem wird der erwartete Nutzen nur erzielt, wenn das DMS auch umfassend im täglichen Kerngeschäft Verwendung findet, z.B. für die Teamzusammenarbeit, Indizierung (Suche) und im Rahmen aller Geschäftsvorgänge. Aus diesem Grund geht es nicht nur um die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch um Prozesse und Portallösungen.
Es gilt den Lebenszyklus eines Dokuments abzubilden. Vereinfacht gesagt geht es um das Erstellen, Verwalten, Bereitstellen, Archivieren und Finden von Inhalten. Genau diese Verwaltungsmöglichkeiten bietet Ihnen SharePoint im Rahmen einer Kollaborationsplattform.

Ein Dokument wird zuerst erstellt, dann gespeichert, dann möglicherweise gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeitet und gegebenenfalls von anderen geändert. Sobald eine Version entwickelt wird, muss sie nachverfolgt und organisiert werden. Mit SharePoint kann Ihre Organisation bei jedem Schritt im Lebenszyklus des Dokuments geeignete Richtlinien umsetzen und zentralisierte Repositorys zum Speichern und Verwalten von Dokumenten sowie Bezeichnungen und Barcodes zum effizienten Nachverfolgen von Dokumenten verwenden.

Das Ziel von SharePoint 2010 ist es darüber hinaus die Anwendung von Dokumentenmanagement zu vereinfachen, so dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen daran teilhaben kann, somit die Vorteile besser ausgenutzt werden können und den Anteil von unmanaged Content innerhalb des Unternehmens verringert.

1. Erstellen und Erfassen von Inhalten

In SharePoint werden die Daten nicht auf einem Dateiserver, sondern in Datenbanken gespeichert und innerhalb von Bibliotheken organisiert. Diese Bibliotheken sind Verzeichnisse, in denen theoretisch jeder Dateityp erstellt, gespeichert und verwaltet werden kann, einschließlich gescannter Bilder, ZIP-Dateien, Audiodateien und Videomedien. Das entsprechende Template liefert SharePoint bereits mit und ermöglicht somit das einfache Erstellen umfassender Websites zur Dokumentenverwaltung, auch für die Verwaltungsszenarios mit einer komplexen Struktur.

Die Dokumente können beliebig in einer Dokumentenbibliothek abgelegt werden, so können sie zum Beispiel direkt aus einer Office-Anwendung auf dem SharePoint abgelegt, im Webbrowser hochgeladen oder direkt per Email an die Dokumentenbibliothek geschickt werden.

Verwaltete Metadaten

Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments und sind in SharePoint klassischerweise in Spalten der Dokumentbibliothek definiert. Für die Verwaltung von Dokumenten und auch für die Suche sind Metadaten unerlässlich und umso wichtiger ist es, diese auch gleich bei der Erfassung eines Dokuments in Sharepoint mit einzupflegen.

Das Ziel von SharePoint 2010 ist es, es dem User zu vereinfachen Metadaten einem Dokument oder Item hinzuzufügen. Je mehr Metadaten verfügbar sind, umso besser – daher ist es wichtig dem Anwender hierfür eine Eingabemöglichkeit zu geben, die er vom Look & Feel kennt, die wenig Aufwand bedeutet und möglichst gut im Client integriert ist (Document Information Panel, Content Types, Metadaten-Eingabefelder in den Dokumenten selbst).

Metadaten werden je nachdem, wie ein Dokument in einer Bibliothek abgelegt wird, erfasst. Wird ein Dokument aus einer Bibliothek mit dem Befehl “Neu” erstellt, wird dem Benutzer in der Anwendung der Dokumenteninformationsbereich angezeigt, wo er die Eigenschaften ausfüllen kann.


Dokumenteninformationsbereich

Erfassen von Metadaten im Dokumenteninformationsbereich direkt in der Anwendung

Wird ein Dokument in eine Bibliothek hochgeladen, wird der Benutzer aufgefordert in dem sich öffnenden Dialog die Metadaten des Dokuments einzutragen. Erst dann kann das Dokument in der Bibliothek abgelegt werden.

Dialogfenster bei Datei-Upload

Werden mehrere Dokumente parallel hochgeladen (Multiple Upload), wird für das Ausfüllen der Spalten zunächst kein Dialog zur Verfügung gestellt. Die Eigenschaften werden im Nachgang in der Liste eingetragen.

      Verwalten von Metadaten in "Office-Backstage”

Mit SharePoint 2010 wurde als neue Funktion der Managed Metadata Service zur zentralen Verwaltung von  Metadaten-Management eingeführt, welcher es ermöglicht ein unternehmensweites Metadatenmodell zu definieren und innerhalb der gesamten SharePoint-Farm zur Verfügung zu stellen. Dies war in SharePoint 2007 nur auf Web- bzw. Site-Ebene  möglich.
Die Schlüsselwörter und Begriffe werden in einem Term Store gesammelt und in sogenannten Term Sets organisiert, welche insgesamt zur einer hierarchischen Struktur führen.
Dabei unterscheidet man zwei Gruppen von Metadaten: Die Managed Terms stellen in der Regel klassifizierte Metadaten dar, mit denen man auch eine Taxonomie abbildet. Im Normalfall werden sie von Administratoren angelegt und verwaltet. Die Managed Keywords hingegen haben keine Hierarchie und stellen daher eher einer Folksonomie dar. Sie können von allen Benutzern erstellt und hinzugefügt werden. Mit ihnen wird zum Beispiel das klassische Tagging realisiert.

Term Store Management Tool

Beide Metadaten-Gruppen werden im Term Store Management Tool in der Central Administration von SharePoint verwaltet. Dort können sie erstellt, verschoben, gelöscht oder rauch gesperrt werden. Sind mehrere Sprachen für SharePoint installiert, können Terms auch mehrsprachig konfiguriert und verwendet werden.

Einmal erfasste Metadaten können nun effektiv für die Suche, Navigation und Filterung eingesetzt werden. Der Anwender findet mithilfe der metadatenbasierten Navigation und über die Key-Filter schneller die für ihn relevanten Informationen in einer langen Sharepoint-Liste. Und auch für die Einschränkung der Suchergebnisse sind die Navigatoren mehr als hilfreich.

Metadatenbasierte Navigation innerhalb einer Liste

Key-Filter

2. Dokumente verwalten

Sind die Dokumente einmal auf dem Sharepoint abgelegt, wird für den Anwender dadurch das effektive und schnelle Finden durch die integrierte Suche und das zentrale Metadatenmangement, aber auch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten im Team ermöglicht. Anwender können Dokumente und Inhalte mittels eines integrierten Ratings auf jeder Dokumentenbibliothek bewerten und somit anderen Benutzern zeigen, welche Informationen für sie besonders hilfreich waren.

In Bezug auf die Inhaltssteuerung und Dokumentenverwaltung stehen dem Anwender vor allem Features wie Enterprise Content Types, Document IDs, Documents Sets, Check-In/-Out, eine umfassende Versionierung und die integrierten Workflows zur Verfügung.

Enterprise Content Types

Üblicherweise existieren in einem Unternehmen immer verschiedene Arten von Dokumenten. So unterscheidet man zum Beispiel zwischen informellen und formellen Inhalten, die jeweils anders zu behandeln und zu verwalten sind. Eine informative Email über ein Teammeeting wird in einem Unternehmen vermutlich anders behandelt, als das daraus resultierende Protokoll oder auch Kundenverträge und Rechnungen von Dienstleistern.
Enterprise Content Types dienen der zentralen Definition von Dokumenttypen bzw. Datensätzen, die in einem Unternehmen existieren und wie mit ihnen verfahren wird. Dabei stellt ein Enterprise Content Typ eine Vorlage dar, welche zum Beispiel schon vordefinierte Metadaten, den Dateityp, angebundene Workflows und Verwaltungsrichtlinien beinhaltet. Diese Vorlagen werden zentral in einer Liste gespeichert und können unternehmensweit in allen Dokumentenbibliotheken wiederverwendet werden.

 
Die Benutzer können die in einer Bibliothek zur Verfügung gestellten Inhaltstypen über den Befehl “Neu” auswählen oder den Inhaltstyp auf hochgeladene Dokumente nachträglich anwenden.

Check-In/Out

Dokumentenbibliotheken unterstützen das Sperren von Dateien. Somit können Dokumente zur Bearbeitung ausgecheckt werden, welches währenddessen nicht von anderen Benutzern bearbeitet bzw. geändert werden kann. Dies verhindert das unbeabsichtigte Überschreiben von Arbeitsergebnissen. Wenn ein Dokument ausgecheckt wurde, kann man die Metadatenspalte “ausgecheckt von” nutzen, um zu sehen, wer das Dokument gerade bearbeitet und an wen man sich im Zweifelsfall wenden muss, wenn es erforderlich ist das Dokument wieder zu entsperren.
Beim Auschecken selbst wird eine lokale Kopie in den SharePoint–Ordner “Entwürfe” im Benutzerverzeichnis “Eigene Dateien” gespeichert, bis die Datei wieder auf dem Server eingecheckt wird und es somit auch anderen Benutzern möglich ist, die Änderungen an dem Dokument zu sehen.

Ein ausgechecktes Dokument wird durch ein kleines grünes Dreieck am Icon gekennzeichnet. 

Da diese Funktion von SharePoint sehr wertvoll ist, besteht die Möglichkeit ein explizites Auschecken von Dokumenten für die Bearbeitung zu erzwingen. Diese Option kann über die Einstellungen in der Dokumentenbibliothek selbst ausgewählt werden. Wann immer eine Datei dann im Bearbeitungsmodus geöffnet wird, wird das vorherige Auschecken der Datei erforderlich.

Versionierung

SharePoint bietet eine umfassende Versionierung an, mit welcher sowohl Haupt- als auch Nebenversionen von Dokumenten gespeichert werden und somit auch verschiedene Zugriffsberechtigungen berücksichtigt werden können. Hauptversionen, sind z.B. Versionen, die in der Regel für jeden zugänglich sind. Nebenversionen (Arbeits- oder Zwischenversionen) hingegen sind nicht für jeden sichtbar, sondern nur für diejenigen, die die Dokumente später auch freigegen. Das Schöne hierbei ist, dass Nebenversionen nicht woanders gespeichert werden müssen, sondern z.B. nach einem Freigabeprozess automatisch sichtbar werden.

Versionsverlauf

Die Versionierung kann dazu genutzt werden, um einen Änderungsverlauf eines Dokuments zu dokumentieren und beizubehalten. Im Versionsverlauf eines Dokuments können die früheren Versionen angezeigt und auch gelöscht werden. Mithilfe des Versionsvergleichs in Word können die genauen Änderungen und Unterschiede in Dokumenten nachverfolgt werden. Dazu verwendet die Vergleichsfunktion in Word die Verbindung des Dokuments zur Dokumentenbibliothek um Informationen zu früheren Versionen anzuzeigen, d.h. der Benutzer muss hierzu nicht erst zum Speicherort auf den Sharepoint wechseln.
Bei der Versionierung ist jedoch wichtig zu wissen, dass sowohl bei Haupt- als auch Nebenversionen jeweils eine vollständige binäre Kopie in der Datenbank abgelegt wird. Es sei denn, ein Dokument wurde zur Bearbeitung ausgecheckt, dann werden die Änderungen in derselben Version abgespeichert. Daher ist es sinnvoll, vorher eine Versionsgrenze in SharePoint festzulegen und somit die Anzahl der möglichen Versionen einzuschränken.

Workflows

Workflows werden in SharePoint verwendet, um zu definieren, wie die Dokumente behandelt werden, um den Standardgeschäftsprozessen im Unternehmen, aber auch den gesetzlichen Regularien zu entsprechen. SharePoint bringt standardmäßig sechs serielle und parallele Workflows mit, es können aber auch benutzerdefinierte Workflows erstellt und einer Dokumentenbibliothek zugeordnet werden. 
Die hier verwendeten Workflows basieren alle auf der Windows Workflows-Foundation und stellen somit keine explizite Sharepoint-Funktion dar, sondern sie sind vielmehr ein Plattform-Feature des .NET-Frameworks. Workflows können somit individuell mit den beiden Entwicklerwerkzeugen SharePoint Designer 2010 (keine Programmierkenntnisse nötig) oder Visual Studio 2010 implementiert und  in SharePoint-Applikationen integriert werden.
Einen entscheidenden Anteil im Lebenszyklus eines Dokuments nehmen die einzelnen Schritte ein, die ein Dokument durchläuft: Von seiner Erstellung, über die Genehmigung bis hin zu seiner Veröffentlichung. Üblicherweise wurden diese Schritte bisher immer gern per Email realisiert. Dies hat jedoch den Nachteil, dass diese Schritte immer wieder manuell angestoßen werden müssen, dadurch mehrfache Kopien des Dokuments entstehen, die weitergeleitet werden, der Status nicht richtig nachverfolgt werden kann und man schlussendlich das Dokument auch manuell an seinem endgültigen Speicherort ablegen muss. Mit SharePoint kann dieser Prozess automatisiert und somit sichergestellt werden, dass er den Standardprozessen im Unternehmen entspricht.
Sobald ein Workflow gestartet wird, erzeugt er Statuseinträge, welche in einer Workflowverlaufsliste aufgezeichnet werden. Während ein Workflow noch läuft, kann ein Bericht über den aktuellen Status angezeigt werden.
Zudem sind Workflows auch fest in die Office-Clientanwendungen integriert, so dass die Benutzer die Prozesse auch direkt von dort starten und anzeigen können.

Document IDs

Während des Lebenszyklus eines Dokuments wird dieses meist sehr häufig verschoben und an einem anderen Speicherort abgelegt, z.B. wenn ein Dokument auf der MySite erstellt wurde und dann auf eine andere Seite publiziert wird.

Document ID-Metadatenspalte
 
Um das Dokument dennoch schnell wiederzufinden und besser verwalten zu können, hat man in SharePoint 2010 die Document IDs eingeführt. Diese sind für jedes Dokument eindeutig, werden als eigene Metadatenspalte angezeigt und wandern mit dem Dokument mit. Das Format der IDs kann konfiguriert werden, es können sogar durch die Document Management API eigene Generatoren angebunden werden.
Über das Document ID Lookup Box Web Part kann nach den IDs und somit nach den Dokumenten gezielter gesucht werden.

Document ID Lookup Box Web Part

Document Sets

Document Sets sind ebenfalls ein ganz neues Feature in SharePoint 2010 und könnten mit einer elektronischen Akte verglichen werden.
Sie speichern und behandeln eine Sammlung von Dokumenten, wie ein einzelnes Item, das macht das Handling mehrerer gleicher Dokumente einfacher. Im Grunde ist ein Document Set nicht anderes als ein SharePoint-Ordner. Document Sets erben auch von der Klasse “SPFolder”, erhalten jedoch erweiterte Funktionen, wie z.B. geteilte Metadaten, eine gemeinsame Welcome Page, verschiedene Dokumenten-Templates können als Content Tyes hinzugefügt werden, Versionierung, Workflows, Portabibility (Download, Upload, Send to…).
Für Document Sets selbst können auch eine spezielle Art von Content Types definiert werden. In diesen wird festgelegt, welche anderen Content Types in diesem Set vorgehalten werden sollen sowie welche Welcome Page genutzt werden soll.
Die Versionierung des Sets ist unabhängig von deren Inhalten, beide interoperieren aber miteinander. Der Lebenszyklus eines Dokumentsets ist u.U. länger als die dort enthaltenen Dokumente, zudem mehr komplex, daher ist eine eigenständige Versionierung hier sehr hilfreich, um die Komplexität besser zu managen. Die Version eines Document Sets beinhaltet die bis dato aktuellen Metadaten, Eigenschaften, Kommentare sowie die Versionsnummern der darin enthaltenen Dokumente.

Document Set

Sicherheit  von Dokumenten

Mithilfe des Benutzer- und Rollenkonzept können die Berechtigungen in SharePoint sehr gut abgebildet und zudem auch noch sehr feingranular vergeben werden. Standardmäßig werden die Berechtigungen der jeweiligen Dokumentenbibliothek auf die darin enthaltenen Dokumente vererbt. Jedoch kann die Vererbung auch gebrochen werden, indem individuelle Berechtigungen für ein einzelnes Dokument festgelegt werden. Somit können Dokumente innerhalb von SharePoint-Dokumentenbibliotheken sehr gut vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Wenn ein Dokument jedoch auch außerhalb von SharePoint zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden soll, kommen die Rights Management Services (RMS) ins Spiel. Diese gehen über die Schutzmechanismen von SharePoint hinaus, in dem sie das Dokument verschlüsseln und die Sicherheitseinschränkungen direkt auf dem Dokument anwenden. Somit kann ein Dokument, auch außerhalb von SharePoint, nur von berechtigten Personen geöffnet werden, die vom RMS-Server entsprechend autorisiert wurden. Alle anderen Benutzer werden blockiert.

3. Dokumente veröffentlichen

Sobald die Bearbeitung eines Dokuments abgeschlossen ist und die endgültige Version vorliegt, kann das Dokument mit der in Office Client integrierten Funktion “Als abgeschlossen kennzeichnen” bzw. “Mark as final” entsprechend markiert werden. Sobald ein Dokument als endgültig deklariert wird, wird es schreibgeschützt und alle Bearbeitungsbefehle werden deaktiviert. Diese Funktion ist jedoch mehr symbolisch und dient nicht als Sicherheitsmaßnahme, da jeder Benutzer mit Editierrechten in der Lage ist, diesen Zustand wieder aufzuheben.

Doch dieser Zustand kann genutzt werden, um ein Dokument zu kennzeichnen, dass es nun zur Genehmigung vorgelegt oder zur Veröffentlichung freigegeben werden kann.
Für die Genehmigung und Veröffentlichung von Dokumenten gibt es in Dokumentenbibliotheken bereits einen integrierten Workflow zur Inhaltsgenehmigung, der es ermöglicht alle Dokumente in den Zustand “Ausstehend” zu versetzen, bis sie von einer berechtigten Person genehmigt und somit freigegeben wurden. Sobald die Inhaltsgenehmigung auf einer Bibliothek aktiviert ist, befinden sich alle Änderungen eines Dokuments im Entwurfsmodus und sind für Benutzer, die nur über Leseberechtigungen verfügen, nicht sichtbar. Erst wenn die Dokumente genehmigt und somit veröffentlicht wurden, können alle Benutzer die Änderungen sehen.

4. Dokumente archivieren

Für die Archivierung in SharePoint 2010 steht eine verbesserte Datenarchiv-Webseite zur Verfügung. Diese dient in erster Linie als Speicherort für die offiziellen Kopien aller Datensätze innerhalb einer Organisation und sollten im Datensatz-Repository nie geändert werden.

Dateiarchiv-Webseite

Daher ist es auch empfehlenswert die Datenarchiv-Webseite in einer separaten Webapplication zu hosten. Auf diesem Weg wird eine vollständige Trennung der Sicherheit zwischen dem Datenarchiv und anderen Webseiten gewährleistet. Darüber hinaus wird auch eine separate SQL Server-Datenbank verwendet, welche es auch ermöglicht, dass das Datensatz-Repository nach einem anderen Plan gesichert und wiederhergestellt werden kann, als die übrigen Webseiten.

Einrichten eines Datenarchivs

Die Datenarchiv-Webseite enthält für ihren Zweck mehrere spezialisierte Features: Eine Datensatzroutingliste, welche regelt an welche Dokumentenbibliothek eine Datei oder ein bestimmter Inhaltstyp bei dessen Archivierung gesendet werden soll. Darüber hinaus enthält sie verschiedene Listen, welche z.B. einen möglichen Haltestatus einer Datei managen oder welche zum Speichern abgesendeter Email-Datensätze dienen. Des weiteren sind standardmäßig mehrere Dokumentbibliotheken enthalten, welche z.B. nicht klassifizierte Datensätze oder Datensätze mit fehlenden Eigenschaften vorhalten.

Bsp.: Routing-Regel

Die gebräuchlichste Methode, um ein Dokument  an das Datenarchiv zu übermitteln, ist der Befehl “Senden an” im Kontextmenü des Dokuments. Dieser Befehl ruft den Datensatz-Repository-Webservice auf, um ihm die binäre Kopie der Datei zusammen mit den Metadaten und Überwachungsverlauf zu übergeben und im Repository entsprechend der hinterlegten Routingregeln in einer Dokumentenbibliothek abzulegen.

In den Dokumentenbibliotheken des Datenarchivs werden automatisch mit der ersten Datenübermittlung zwei Ordner angelegt: Überwachungsverlauf und Eigenschaften. Sobald eine Datei an das Archiv gesendet wird, werden alle Überwachungsinformationen und Metadaten in XML-Dateien verpackt und zusammen mit dem Dokument übermittelt. Die beiden XML-Dateien werden im Archiv in den entsprechenden Ordnern und das Dokument selbst direkt in der Dokumentenbibliothek abgelegt.

Neben den Dateien aus SharePoint-Dokumentenbibliotheken, können auch Emails direkt aus Outlook oder Exchange in das Archiv verschoben werden. Dies muss jedoch auf beiden Seiten entsprechend konfiguriert werden.

Mithilfe der neuen Location-based und mehrstufigen Policies in 2010, ist die Archivierung sowohl für den Benutzer als auch für die IT einfacher und transparenter geworden. So kann die IT mit den Location-based Policies sicherstellen, dass die richtigen Regeln und Richtlinien auch auf den dazugehörigen Archiven angewendet werden und Benutzer nicht fürchten müssen, dass ihre Dokumente falsch geroutet werden. Die mehrstufigen Policies werden an dieser Stelle auch komplexeren Archiv-Anforderungen gerecht.

Mithilfe  der integrierten Workflowfunktionalität können Archivierungsprozesse nach den gesetzlichen Richtlinien und Regularien festgelegt und automatisiert werden. Die Gültigkeit von Dokumenten wird durch Ablaufrichtlinien gesteuert und eingebaute Überwachungsfunktionen protokollieren den Zugriffverlauf. Dabei werden nicht nur die Zugriffe und Vorgänge  der Benutzer protokolliert, sondern auch die Aktionen von SharePoint sowie von benutzerdefinierten Applikationen und Webservices. Dabei erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Informationen, die dazu auch berechtigt sind, hierbei unterstützt Sie einerseits das Sicherheitskonzept von SharePoint, andererseits schützt Information Rights Management die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff.

5. Dokumenten finden

In dem bereits veröffentlichten Blogeintrag “Suchen und Finden mit SharePoint 2010” können Sie nachlesen, wie sich Informationen mithilfe von SharePoint effektiv finden lassen. An dieser Stelle soll auf die Suchmöglichkeiten innerhalb von SharePoint nicht weiter eingegangen werden.

6. Skalierung

Bei SharePoint 2007 sprach man noch die Empfehlung aus nicht mehr als 2000 Dateien und Ordner pro Liste zu speichern. Der SQL Server kann zwar potenziell Millionen von Dokumenten beinhalten, doch zugunsten der Performance sollten es nicht mehr als 2000 Einträge pro Ansicht sein.

In SharePoint 2010  ist das kein  Thema mehr. Eine Skalierung von  Millionen von Einheiten pro Ordner, Bibliothek oder Archiv-Szenario sind kein Problem. Dank der neuen Endbenutzer-Features für hohe Skalierungen, wie z.B. Metadaten Pivots, Filter und Content Organizer, aber auch Dinge wie ein verbundener Index, ein automatisches Index-Management und die Möglichkeit der Drosselung der Anfragen bei angehenden Überlastungen unterstützen die Hochskalierung.

Darüber hinaus unterstützt SharePoint 2010 mit SQL Server 2008 die Nutzung von Remote BLOB Storage, wie z.B. EMC Centera, NetApp SnapManager. Auf diese Weise können auch bestehende ECM- und Archivsysteme ganz einfach an SharePoint angebunden werden und z.B. Daten mithilfe der Datenarchiv-Webseite dorthin für Archivszenarien geroutet werden. Dies spart Speicher-Kosten vor allem für Deployments, welche größer als 5 TB sind und bietet darüber hinaus auch  weniger Betriebskosten für Fehlertoleranz, Backup/Restore und Geo-Replication.

Um Hunderte Millionen Daten archivieren zu können, wird ein partitioniertes Archivsystem, verteilt auf mehrere Datenbanken und Seiten gebraucht. SharePoint 2010 beinhaltet Funktionen zur Sicherstellung eines zentralisierten Managements dieser verteilten Daten, wie z.B. die Enterprise Content Types und Policy Services, gemeinsame Content Types, welche Site Collection-übergreifend genutzt werden können und eine zentralisierte e-Discovery-Suche über alle Seiten hinweg ermöglichen.

Fazit

SharePoint ist Microsofts Businessplattform für Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web und bringt im Bereich DMS mit der neuen Version SharePoint 2010 jede Menge neuer Features und Funktionen für das Enterprise-Umfeld mit. Das Dokumentenmanagement mit SharePoint wird für den Benutzer noch anwendungsfreundlicher, es integriert sich auf Wunsch in das tägliche Kerngeschäft, ermöglicht gleichzeitig die Teamzusammenarbeit, aber auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Darüber hinaus können die SharePoint-Funktionen durch eigene Applikationen, aber auch durch zahlreiche Partnerlösungen noch weiter veredelt und somit auf die individuellen Anforderungen angepasst werden.

Posted by: Cornelia Steinke