Les questions métiers s’énoncent naturellement sous forme multi-dimensionnelle. Prenons par exemple la question suivante : « Quel est le chiffre d’affaire réalisé pour le produit A, pour la Région Nord, pour le mois de juin 2010 ? » L’utilisateur cherche ici le chiffre d’affaire (métrique ou mesure) selon les dimensions (ou axes) Produit, Géographique et Période. Le cube avec sa structure multi-dimensionnelle et hiérarchique (capacité par exemple de passer du total Pays au détail des villes par simple clic) représente de fait une structure idéale pour que l’utilisateur puisse répondre facilement et de manière autonome aux questions qu’il se pose. Ce dernier pourra par exemple utiliser Microsoft Excel et les tableaux croisés dynamiques comme outil d’interrogation.

Qui plus est, le cube OLAP (Online Analytical Processing) présente aussi comme avantage de proposer des temps de réponses rapides et constants (en général de 1 à 10 secondes) quel que soit le volume de données traité. Ceci est rendu possible par le fait que le cube stocke au préalable des calculs intermédiaires (nommés agrégats) qui évitent de devoir tout recalculer à la volée. Ces calculs d’agrégats seront effectués lors de la phase d’alimentation du cube. Cette phase peut avoir lieu de manière incrémentale tous les jours, tous les mois, toutes les minutes … en fonction des impératifs de fraîcheur des données souhaités.

C'est parce qu'il concilie facilité d'interrogation pour les utilisateurs, performance mais aussi sécurité et capacité à tenir la charge que le cube est souvent une pièce incontournable d'un système décisionnel destiné à être utilisé à l'échelle de toute l'entreprise.

Pour vous permettre de comprendre et mettre en pratique la création d'un cube, le site Microsoft Technet vous propose un tutoriel étape par étape ici :

Découvrez votre coach personnel sur la Business Intelligence !

Ce tutoriel est le premier d'une série qui vous expliquera étape par étape comment mettre en place un système décisionnel d'entreprise avec les technologies Microsoft.

D’un point de vue technique, la création et la gestion des cubes OLAP est possible avec Microsoft SQL Server Analysis Services, le moteur OLAP et Datamining de Microsoft livré avec le produit SQL Server.

Contrairement à ce que son nom pourrait laisser penser, Microsoft SQL Server Analysis Services permet de créer des cubes OLAP sur tout type de sources de données et pas uniquement SQL Server.

Avec la multiplication des sites de commerce électronique, vous êtes de plus en plus nombreux à devoir suivre l’évolution de votre activité sur le web. Il ne s’agit pas ici de juste suivre le nombre de visites ou de pages vues sur votre site, mais bel et bien de suivre et piloter l’activité commerciale et obtenir une meilleure connaissance de vos clients.

Gaël Duhamel, de la société Altima, est spécialiste français (MVP) de Microsoft Commerce Server, la solution intégrée de commerce électronique de Microsoft propose sur son blog, une série de très bons articles sur le sujet :

- Créer des rapports simples et efficaces pour Commerce Server grâce à PowerPivot

- Comprendre et analyser vos données e-commerce avec PowerPivot

- Consommer ses données Commerce Server pour PowerPivot

En complément aux posts de Gaël, vous pourriez d’ailleurs facilement enrichir vos analyses PowerPivot avec de l’analyse prédictive (datamining) : prévoir l’évolution du trafic et des commandes de votre site sur les n prochaines périodes, faire de l’analyse de panier pour construire vos recommandations d’achats (« Ceux qui comme vous ont acheté le produit A ont aussi acheté le produit B »), faire un segmentation de vos clients ...

Depuis Excel 2007 et l’add-in SQL Server Datamining pour Excel, ce type d’analyse est désormais à la portée de tous directement depuis Excel.

Découvrez les fonctions Datamining (exploration de données) de l’add-in SQL Server Datamining pour Excel au travers des deux webcasts suivants:

- Datamining par l’exemple : Add-in SQL Server 2008 Datamining pour Excel

- Datamining par l’exemple : Recommandations d’achats pour site de commerce électronique

Nous espérons que ces liens vous permettront de piloter encore plus efficacement et de manière pro-active vos sites de commerce électronique.

Site : www.lesecretdedouard.com
Un grand merci à l'équipe des Têtes à Claques pour ce clip !

• https://powerpivot.com/download.aspx
• https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=48a5b47b-8c9c-450f-ab6e-178600a733ca

Il convient de désinstaller la version de PowerPivot pour Excel installée sur votre poste avant d’installer la nouvelle.

Scenario

Une personne d’une entreprise souhaite réaliser un tableau de bord croisant à la fois des données provenant des systèmes informatiques (Ventes, CRM) avec d’autres données non structurées (Budget Excel, fichier Texte RH). Ces données ont été intégrées dans la première partie du Tutoriel.

Le tableau de bord devra contenir 4 onglets :

· 1 onglet « Accueil»

· 1 onglet «Tableau de bord général »

· 1 onglet « Tableau de bord par Clients »

· 1 onglet « Tableau de bord par Commerciaux »

Repartir du model PowerPivot du Tutoriel 01. Celui-ci doit contenir les éléments suivants :

· 5 onglets (Calendrier, Clients, Ventes, Budgets, RH)

· 6 relations

· 1 colonne calculée dans l’onglet ventes : Marge

Création d’un tableau croisé dynamique

· Cliquer sur Pivot Table dans l’onglet « Home » de la fenêtre PowerPivot.

· Sélectionner « Single PivotTable »  

· Choisir «Nouvelle feuille de calcul ».

· Sélectionner en ligne les champs : Année, Trimestre, Mois

· Sélectionner en colonnes les champs : CA, Marge

· Renommer « Somme de CA » en « CA », « Somme de Marge » en « Marge » (Dans Paramètres de la mesure).

· Mettre les données des colonnes CA et Marge au format €

· Appliquer une mise en forme du tableau de type « Moyen 2 »

· Appliquer une mise en forme conditionnelle de type « Barre de données bleue »

· Renommer la cellule « Etiquettes de lignes » en « Temps »

· Mettre un titre dans une cellule fusionnée en haut de la page «Tableau de bord général »

· Renommer l’onglet en « Feuil4 » en « Général »

· Renommer le tableau croisé dynamique « Tableau croisé dynamique1 » en « TDC Général »

Création de mesures calculées

Afin d’enrichir les tableaux de bords, nous allons créer 3 nouvelles mesures qui seront calculées dynamiquement lors de la visualisation des rapports.

· Cliquer sur nouvelle mesure dans l’onglet PowerPivot

· Créer la mesure calculée « Perc Marge »

Formule « =(SUM('Ventes'[CA])-SUM('Ventes'[COGS]))/SUM('Ventes'[COGS]) »

· Créer la mesure calculée « Réel Vs Budget »

Formule « =(SUM('Ventes'[CA])-SUM('Budget'[Budget CA]))/SUM('Budget'[Budget CA])  »

· Créer la mesure calculée « CA YTD »

Formule « =TOTALYTD(SUM('Ventes'[CA]),'Calendrier'[Date],ALL('Calendrier'))  »

Ces mesures ainsi crées pourront être utilisées dans les tableaux croisés dynamiques ou dans les graphiques.

Création d’un graphique

· Dans l’onglet PowerPivot, cliquer sur « Tableau Croisé dynamique ».

· Sélectionner « Graphique croisé Dynamique »

· Choisir « Feuille de calcul existante » et coordonnées I3 pour mettre le graphique à droite du tableau croisé. 

· Cliquer droit sur une des barre de « Perc Marge » dans le graphique (en rouge) et sélectionner « Mettre en forme une série de données » et sélectionner « axe secondaire ».

· Fermer la fenêtre

· Cliquer droit sur la marge dans le graphique (rouge) et sélectionner « Modifier le type de graphique » et sélectionner « courbe»

· Renommer « Somme de CA » en « CA »

· Changer le type de données de « Perc Marge » en « Pourcent » : (Mise en forme de l’axe > Nombre > Pourcentage)

· Renommer le tableau croisé contenant les données du graphique, généré automatiquement dans l’onglet « Données pour Général Graphiq » en « TCD Graph Général 1 »

· Cacher l’onglet « Données pour Général Graphiq »

Configuration des slicers

Les slicers sont des nouveautés d’Excel 2010 dont l’utilisation est facilitée par PowerPivot.

Ils permettent de visualiser les membres d’un champ et de filtrer les données en sélectionnant un ou plusieurs de ces membres.

· Cliquer sur le tableau croisé dynamique « TCD General 1 ».

· Glisser les champs Région et Client Ville dans « Découpage Vertical »

· Déplacer le graphique à droite si chevauchement avec le tableau croisé

Les slicers sont maintenant connectés au tableau croisé dynamique. En sélectionnant la région Sud-Ouest, les données sont filtrées ainsi que le slicer Ville (Seules les villes Biarritz et Bordeaux apparaissent en bleu foncé).

Il faut maintenant relier les slicers au graphique

· Dans l’onglet « Option Slicer », sélectionner « Connexions de Tableau croisé dynamique».

· Cocher « TCD Graph General 1 »

· Répéter la même opération pour le slicer Ville.

Création des onglets restants

En reprenant les méthodes de création de l’onglet « Général », compléter celui-ci et créer les 3 onglets restants.

· Onglet Accueil

Cet onglet ne contient ni tableau croisé ni graphique. C’est la page de garde de votre application PowerPivot qui peut présenter son contenu et éventuellement contenir des liens vers les onglets suivants. Cet onglet s’édite comme une feuille Excel classique (images, mise en forme, lien...).

· Onglet Général

Finaliser cet onglet en rajoutant le graphique et les slicers manquants.

· Onglet Clients

Cet onglet permet d’analyser les ventes par clients.

Connecter les slicers de l’onglet « Général » aux tableaux et graphiques de cet onglet « Clients ».

Copier les slicers de l’onglet « Général » sur cet onglet « Clients » (Crtl+C, Crtl+V).

· Onglets Commerciaux

Cet onglet permet d’analyser les ventes par commercial.

Connecter les slicers de l’onglet « Général » aux tableaux et graphiques de cet onglet « Commerciaux ».

Copier les slicers de l’onglet « Général » sur cet onglet « Commerciaux» (Crtl+C, Crtl+V).

Voilà, nous avons terminé la création de ce tableau de bord. Vous pouvez donc désormais créer vos propres tableaux de bord avec PowerPivot. N’hésitez pas à partager votre expérience sur ce blog.

Vous pouvez aussi  récupérer gratuitement les fichiers d'exemple en nous écrivant..

Pour en savoir plus sur PowerPivot :

Site officiel : https://www.powerpivot.com

Webcast en français sur PowerPivot sur ce blog

Ce tutoriel a pour but de construire un model PowerPivot se fondant sur plusieurs sources de données : Base Access, Fichier Excel et fichier Texte ; de créer des relations entre ces différentes données et enfin de créer des colonnes calculées pour enrichir le model.

Scenario

Une personne d’une entreprise souhaite réaliser un tableau de bord croisant à la fois des données provenant des systèmes informatiques (Ventes, CRM) avec d’autres données non structurées (Budget Excel, fichier Texte RH). PowerPivot, add-in d’Excel 2010 est donc l’outil idéal pour réaliser cette opération. Voici une liste des données qui sont à sa disposition :

· Base Access : ERP.accdb

Cette base de données Access contient des informations sur les clients de l’entreprise (CRM) ainsi que sur les ventes 2009 (CA, COGS, Unités) et une table calendrier.

· Fichier Excel : BUDGET.xlsx

Ce fichier Excel contient le budget de l’entreprise pour 2009 par client et par commercial (CA, Quantité)

· Fichier Texte : RH.txt

Ce fichier texte a été fourni par le service RH et contient des informations plus complètes sur les commerciaux (Nom, Ville, Salaire)

Toutes ces données vont devoir être importées dans PowerPivot avant d’être utilisées dans la construction de tableaux de bord.

Intégration des données Access

· Ouvrir Excel 2010

· Aller sur l’onglet PowerPivot

· Cliquer sur « PowerPivot Window » pour accéder à l’écran de chargement des données. Une nouvelle fenêtre apparait.

· Nous souhaitons charger des données d’une base ACCESS donc cliquer sur « From DataBase » et sélectionner « From Access »

· Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier ERP.accdb

· Laisser les champs « Nom Utilisateur » et « Mot de passe » à vide

· Tester la connexion en cliquant sur le bouton correspondant en bas à droite de l’écran ; le message suivant doit alors apparaître :

· Cliquer sur Ok pour fermer la fenêtre de test de connexion

· Cliquez sur Suivant

· Choisir « Sélectionner les données à importer dans une liste de tables et de vues »

· Cliquer sur « Suivant »

· Sélectionner les 3 tables sources

· Renommer la table « CRM » avec un nom convivial « Clients »

· Cliquer sur « Terminer »

· Cliquer sur « Fermer »

Les données des 3 tables de la base Access ont été importées dans PowerPivot. Ces données sont réparties dans 3 onglets de la fenêtre PowerPivot, un par table (Calendrier, Clients, Ventes).

Intégration des données Excel

Nous allons maintenant enrichir notre application PowerPivot en intégrant les données du fichier Excel BUDGET.xlsx

· Toujours dans ce même écran « PowerPivot Window », cliquer sur « From Files »

· Sélectionner « From Excel »

· Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier BUDGET.xlsx

· Tester la connexion en cliquant sur le bouton correspondant en bas à droite de l’écran ; le message suivant doit alors apparaître :

· Cliquer sur Ok pour fermer la fenêtre de test de connexion

· Cliquez sur Suivant

· Cliquer sur Terminer

· Cliquer sur « Fermer »

Les données de Budget sont désormais chargées dans notre application PowerPivot. Un nouvel onglet « Budget » est apparu dans la fenêtre PowerPivot.

Intégration des données Texte

Nous allons maintenant intégrer les données du fichier texte RH.txt

· Toujours dans ce même écran « PowerPivot Window », cliquer sur « From Files »

· Sélectionner « From Text »

· Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier RH.txt

· Bien sélectionner le séparateur de colonnes « Point-virgule (;) »

· Cocher « Use first row as Column Headers »

· Cliquer sur Terminer en bas à droite de l’écran.

· Cliquer sur « Fermer »

Création des relations

Toujours dans cette même fenêtre PowerPivot, sélectionner l’onglet « Table »

· Cliquer sur « Manage Relationship »

On voit que les relations existantes dans la base ACCESS ont été importées automatiquement dans PowerPivot. Reste donc à créer les relations pour relier les données des fichiers Excel et Texte au model.

· Cliquer sur Créer

· Sélectionner les mêmes valeurs que sur l’image ci-dessus

· Cliquer sur Créer

· Renouveler l’opération pour créer les relations suivante :

o Budget - Client No / Clients - Client No

o Budget- Commercial No / RH - Commercial No

o Ventes – Commercial No / RH – Commercial No

· Cliquer sur «Fermer»

Création d’une colonne calculée

Notre application PowerPivot est maintenant prête à l’emploi. Cependant, avant de commencer à exploiter ces données en créant des tableaux croisés dynamiques, nous allons d’abord l’enrichir en créant une colonne calculée, « Marge ».

· Cliquer sur l’onglet « Ventes » dans la fenêtre PowerPivot

· Dans le tableau, cliquer sur « Ajouter une nouvelle colonne »

· Saisir la formule suivante pour cette nouvelle colonne : «  ='Ventes'[CA]-'Ventes'[COGS] »

· Renommer la colonne « Marge »

La construction du model de l’application PowerPivot est donc maintenant terminée. Dans le prochain article nous aborderons comment créer des tableaux de bord à partir de ce modèle…à suivre…. Vous pouvez récupérer gratuitement les fichiers d'exemple en nous écrivant..

Pour en savoir plus sur PowerPivot :

Site officiel : https://www.powerpivot.com

Webcast en français sur PowerPivot sur ce blog

Besoin Numero 2 – le reporting ad-hoc :

Le reporting ad-hoc correspond à la création de rapports décisionnels par les utilisateurs et non par l’informatique. L'utilisateur non informaticien va pouvoir, créer un rapport de toute pièce (connexion à une source de données, création de la requête d’interrogation des données, calculs métiers additionnels, mise en forme) ou modifier un rapport existant.

Les rapports créés respectent en général la charte graphique de l’entreprise, une attention toute particulière est accordée à la forme et la mise en page. Les requêtes métiers effectuées pour créer ses rapports sont en général plutôt simples, de même d’ailleurs que les calculs additionnels qui auront été définis par l’utilisateur.

Le rapport une fois créé, l'utilisateur va pouvoir le publier (en mode web, publication mail ou fichier…) pour le partager avec d'autres ou tout simplement l’imprimer.

Voici à titre d'exemple vidéo, la création d'un rapport avec Report Builder 2.0, l'outil de création de rapports orienté utilisateur fourni avec SQL Server 2008 :

En attendant, de découvrir prochainement un tutoriel en français sur ce blog, voici une video de 10 minutes permettant de mieux comprendre comment fonctionne et se positionne Microsoft PowerPivot.

Cliquez sur l'image ci-dessous pour lancer la video :

Testez dès à présent PowerPivot en téléchargeant l’add-in PowerPivot pour Excel 2010 ici !

Grâce à Report Builder 2, le créateur de rapports orienté utilisateur de Reporting Services, ils ont divisé par 3 le temps de production des rapports. Ils sont ensuite publiés en mode web.

Ce témoignage illustre parfaitement en quoi le décisionnel peut être bénéfique à toute société quelque soit sa taille. La video est ici !

Plutôt que d’expliquer ces concepts par la technique, je vous propose de les découvrir par l’exemple au travers de plusieurs courts articles. Vous trouverez dans le tableau ci-après la liste des 5 différents besoins utilisateurs qu’un système décisionnel peut couvrir : Le reporting de masse, le reporting ad-hoc, l’analyse ad-hoc, le datamining, les tableaux de bord.

Besoin Numero 1 – le reporting de masse :  Commençons par le besoin utilisateur qui concerne le plus d’individus dans une entreprise et ce quelque soit la maturité de l’entreprise par rapport au décisionnel. Il s’agit du reporting de masse cad la production automatique des principaux rapports de suivi d’activité.(par exemple les rapports de vente reçus tous les jours par l’équipe commerciale). Le reporting de masse est en général créé par le service informatique. Les rapports produits sont ensuite envoyés automatiquement par mail ou publiés sur le portail de l’entreprise pour que les utilisateurs concernés puissent y accéder.

Une attention particulière est portée à la forme de ces rapports. Ils sont en général fidèles à la charte graphique de l’entreprise. L’interactivité avec ces rapports est en revanche souvent limitée : ils sont soit purement statiques, soit permettent à l’utilisateur de changer un filtre (par exemple : changer une année) ou de passer d’un point de vue global à un point de vue détaillé. L’objectif principal de ces rapports est d’être consultés dans l’instant ou d’être imprimés fidèlement.

En guise d’illustration voici une video d’un exemple de reporting de masse créé avec Reporting Services, la solution complète de reporting intégrée à Microsoft SQL Server. (Reporting Services peut utiliser tout type de données pour construire les rapports et pas uniquement des données venant de SQL server :) )