В финальной части серии постов о REST API, мы продемонстрируем вам пару примеров. Мы будем использовать REST API для вставки данных в таблицу, а так же покажем вам другие интересные примеры.

Встраивание «живых» диаграм в Wiki страницы SharePoint.

В этом примере мы встроим точечную (scatter) диагрумму Excel в страницу wiki на SharePoint. Точечная диаграмма работает как аналоговые часы. Так что вы можете видеть, что данные возвращаемые через REST, является динамичным. Книга, содержащая диаграмму прикреплена к данному посту.

• Для начала загрузите файл Clock.xlsx в библиотеку документов SharePoint. (файл находится в архиве, который прикреплен к данному посту)
  Давайте предположим, что книга будет размещена по следующему адресу:
  https://contoso/Shared%20Documents/Clock.xlsx.
• Затем создайте REST API URI для точечной диаграммы под названием Сlock
  https://contoso/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Clock.xlsx/Model/Charts('Clock')
  Вы можете ввести URI в адресной строке браузера, чтобы убедиться, что вы можете получить доступ к графику, прежде чем приступить к следующим шагам.
• Создайте страницу Wiki в SharePoint.
• Затем отредактируйте Wiki-страницу, нажав “Изменить страницу” (Edit Page). Поскольку мы вставляем карту, которую REST API возвращает в виде файла PNG нажмите на вкладку Insert, а затем нажмите на Image, затем выберите From Address из раскрывающегося списка.
• Вствте ранее созданный URI в поле‘Address’.
• И в завершение нажмите ‘Stop Editing’

Мы увидим часы, когда перезагрузим страницу wiki.

Перезагрузив страницу еще раз мы обновим данные используя REST API тем самым вызовем обновление часов. Демонстрируя при этом живую динамику Excel Services REST API.

Сценарий, более ориентированный на бизнес, может включать другие диаграммы. Например те, которые показывают последние цифры продаж. Данные для диаграм могут быть полученые из Excel Services, из базы данных SQL Server или службы Analysis Services Cube. И будут обновляться каждый раз когда Вики страница открывается (или обновляется) пользователем.

Вставка диаграммы в документ Word используя Excel Services REST API.

Аналогичным образом, мы можем использовать Excel Services REST API для вставки живых диаграмм в PowerPoint и Word документы.

В Microsoft Word, перейдите на вкладку ‘Insert’, нажмите на значок ‘Quick Parts’, а затем выберите ‘Field’.

Потом выберите ‘IncludePicture’ и вставьте REST URI для отображения RevenueChart из книги Tax.xlsx в ‘Filename or URL field’.

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)

Так же, выберите ‘Data not stored with document’ в столбце ‘Field options’ – для того, чтобы диаграмма обновлялась каждый раз при открытии документа Word.

Таким образом, мы создали документ, который содержит живую и обновляемую диаграмму Excel Services. Если данные в книге (которые могут поступать из внешних источников, таких как базы данных SQL или Analysis Services Cube) обновятся, то и диаграмма в документ Word будет обновляться каждый раз когда документ открывается или обновляется (по нажатию клавиши F9).

Построение Mash Up[1] с Bing Maps и Excel Services REST API.

Карты Bing предоставляют SDK, позволяя разработчикам определить местоположение клика мыши на карте, и сопоставить его с адресом, соответствующего этому местоположению. В данной демонстарции извлекается адрес штата, по которому совершено нажатие. Затем Excel Services REST URI запрашивает диаграмму подставляя имя штата в книгу.

Нажав на город Сиэтл вы увидите данные по штату Вашингтон.

Аналогичным образом можно получить данные по штату Техас, нажав на город Хьюстон.

Вот весь код, необходимый для загрузки диаграммы:

document.getElementById('resultDiv').innerHTML = "<img src='https://contoso/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/StateRankings.xlsx/Model/Charts(%27Report%27)?Ranges(%27State%27)="+s+"'/>";

Строка REST API URI состоит из URL-ссылки на рабочую книгу. А значение диапазона ‘State’ подставляется из переменной ‘S’, которая содержит названия штата.

Весь код JavaScript (включая код, получения расположения от Bing Maps) и книга для этой демонстрации, находиться в архиве, который прилагается к настоящей статье.

Резюме

Excel Services REST API является мощным, но очень простым в использовании средством для встраивания данных из Excel Services в веб и создания Mash-Up приложений. Дает возможность пользователям получать изображение, HTML и Atom Feed, основанные на данных Excel, а так же модифицировать их. REST API также использует другие возможности Excel Services. Например соединение с внешними источниками данных и определенные пользователем функции, которые можно использовать для обновления значений и отображения результата.

Если вы хотите узнать больше о REST то почитайте серию статей Шахара Приша (Shahar Prish), разработчика команды Excel Services, который работает над REST.

[1] Mash up - это приложение комбинирующее в себе контент с различных источников [прим. переводчика].

Перевел - Михаил Даньшин, https://danshin.ms

В предыдущей заметке мы видели как просто пользьвоваться REST API в Excel Services. Достаточно определить URI (Uniform Resource Identifier) для отображения в веб-браузере. В этой заметке мы приведем детали синтаксиса URI.

Мы начнем с простой книги Excel, хранящихся на сервере SharePoint 2010 по следующему адресу:

https://contoso/Finance/Shared%20Documents/Tax.xlsx

В этом примее книга содержит два именованных диапазона, диаграмму, таблицу и сводную таблицу.

Для того, чтобы создать URI, который будет использоваться для доступа REST API, мы вставим _vti_bin/ExcelRest.aspx/ в URL, который приведен выше (в нашем примере после /Finance).

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx

Работа с элементами книги

Теперь добавим /Model после имени файла (в нашем примере после /Tax.xlsx)

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model

Теперь у нас есть URI, который может использоваться, чтобы достать элементы из книги - REST API возвращает ATOM feed содержащий типы элементов доступных, в настоящее время - диапазонов, графиков, таблиц и сводных таблиц.

Примечание: Если книга находится в корне сайта на сервере SharePoint то _vti_bin /ExcelRest.aspx/ нужно вставить после имени сервера.

ДО:

https://contoso/Shared%20Documents/Tax.xlsx

ПОСЛЕ:

https://contoso/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model

Получение элементов книги

Мы можем получить список именованных диапазонов простым добавлением диапазонов к URI. Или вы можете нажать на ссылку диапазона, который был возвращен в предыдущем примере.

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Ranges

REST API возвращает Atom feed, который содержит именованные диапазоны книги - эта книга содержит два именованных диапазона: TaxRate и Revenue.

Так же мы можем получить HTML представление диапозона, указав:

/Ranges(‘range name’) and by adding ?$format=HTML.

Чтобы получить HTML представление именованного диапазона Revenue зададим следующий URI:

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Ranges(‘Revenue’)?$format=HTML

Доступ к таблицам, сводным таблицам и графикам похож на доступ к диапазону, как показано выше.

Таблицы:

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Tables

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Tables(‘RevenueTable’)?$format=html

Сводные таблицы:

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/PivotTables

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/PivotTables(‘PivotTable’)?$format=html

Графики:

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)?$format=image

Поддерживаемые форматы REST API

Обратите внимание на предыдущий пример. Мы добавили параметр запроса к строке URI. Используя этот параметр REST API должен возвращать значение определенного формата. В настоящее время поддерживаются следующие форматы:

• html
• atom
• image
• workbook

?$format=html означает, что REST API вернёт представление в HTML, кторое может быть отображено в веб-браузере.

?$format=atom означает, что REST API вернёт представление как ATOM feed.

?$format=image означает, что REST API вернёт картинку (на данный момент только в формате PNG).

Я расскажу больше о том, что возвращает ?$format=atom, в следующем посте посвященному REST API. В нем же я расскажу про отличия ATOM feeds для /Ranges, /Tables и /PivotTables

?$format=workbook означает, что REST API вернёт книгу, которая может быть открыта в Excel или сохранена на диск. Возвращаемый формат книги соответствует формату оригинального файла. Если исходный файл в формате .XLSX то и формат возвращаемой книги тоже будет.XLSX. Если исходный формат.Xlsb, то и возвращаемый формат тоже будет.xlsb. То же самое касается и.Xlsm формата.

Какой формат каким запросом поддерживается?

Не все форматы поддерживаются различными элементами. Кроме того, для разных типов запросов REST API используются различные значения по умолчанию. Например /Charts(‘chart name’) по умолчанию вернет картинку. Это означанет, что вам не нужно писать ?$format=image в URI. Так же можно опустить ?$format=html в случае использования /Ranges(‘range name’).

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)

эквивалентно

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)?$format=image

Оба URI возвращают картинку в формате PNG.

Ниже приведена матрица, которая показывает, поддерживаемые форматы для разных запросов REST API.

Произвольные диапазоны.

В приведенном выше примере было показано, как получить доступ к именованным диапазонам. Помимо этого можно получить доступ к произвольному диапазону (без названия) используя обозначения ячеек. Следующий URI, демонстриурет, как получить доступ к одной ячейке диапазона, а так же к диапазону ячеек.

Чтобы получить значение ячейки A1 на Листе1 (Sheet1) используйте следующий URI:

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Ranges(‘Sheet1!A1’)?$format=HTML

Чтобы получить значение диапазона A1:D4 на Листе2 используйте следующий URI:

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Ranges(‘Sheet2!A1|D4’)?$format=HTML

ПРИМЕЧАНИЕ: Вы должны заменить привычное двоеточие в обозначени диапазона. В REST API, для указания диапазона используется символ линии (pipe) диапазон A1:D4 вводится как А1 | D4

Вставка данных

Excel Services REST API предоставляет средства для изменения значений в книге. Эти изменения влияют только на значения, которые возвращает REST API в виде, HTML или графиков, в данном конкретном запросе. Эти изменения не сохраняются в книге. Они так же не затрагивают другие REST API запросы или веб-сесси с Excel.

Изменять значения ячеек просто. Для этого нужно определить ячейку, диапазон ячеек или именованный диапазон.

Рассмотрим следующий пример. Возмем книгу, в которой имеется именованный диапазон с именем "Tax Rate" (Ставка налога), который в настоящее время ровняется 10%.

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)

в результате получим диаграмму.

Изменим в книге Ставку Налога до 50% добавив ?Ranges(‘TaxRate’)=0.50

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)?Ranges(‘TaxRate’)=0.50

результатом станет обновленная таблица:

Мы также могли бы использовать обозначение ячейки, например A1, чтобы указать ячейку, которая должна быть изменена (именованный диапазон ‘TaxRate’, в нашем примере, равнялся бы ‘Sheet1!B1’)

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)?Ranges(‘Sheet1!B1’)=0.50

Кроме того, можно установить несколько значений в разных ячейках. Дополнительные параметры отделяют амперсандом - &.

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)?Ranges(‘TaxRate’)=0.50&Ranges(‘FiscalYear’)=2008

Вы можете совмещать все это с указанием возвращаемого формата - порядок параметров в запросе не имеет значения. Например:

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)?Ranges(‘TaxRate’)=0.50&Ranges(‘FiscalYear’)=2008&$format=html

и

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)?Ranges(‘FiscalYear’)=2008&$format=html&Ranges(‘TaxRate’)=0.50

и

https://contoso/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart’)?$format=html&Ranges(‘FiscalYear’)=2008&Ranges(‘TaxRate’)=0.50

являются эквивалентными и возвращают один и тот же результат.

Еще не все

На этом рассмотрение синтаксиса REST API заканчивается. Теперь у вас должно быть достаточно знаний, чтобы начать построение REST-решений на базе Excel Services. В моем следующем посте я продемонстрирую несколько простых сценариев, которые вы сможете реализовать самостоятельно.

Перевел - Михаил Даньшин, https://danshin.ms

Начиная наше путешествия по Excel Services 2010, я решил начать с функции которая наделал много шума с момента ее представления на конференции по SharePoint.

Что это такое?

Служба Excel 2010 REST API представляет собой новую основу программирования (programmability framework), которая позволяет легко и открытого получить доступ к данным и объектам в таблице. "Программирование" это громко сказано, потому что вам совершенно не требуются знания программирования, чтобы ею воспользоваться. Если вы умеете работать с URL, вы сможете работать с REST API. Это делает REST API доступным средством для не-разработчиков. Однако данный инструмен предлагает мощные возможности, для профессиональных разработчиков.

К примеру, у вас есть таблицы которые хранятся в библиотеке документов SharePoint, и выглядят примерно так:

Допустим, что вы вы публикуете информацию о влиянии налогов на доход на внутреннем блоге компании. И хотите встроить эту таблицу в свой блог. Это так же просто как ввести URL (технически это URI, но давайте пока не будем заострять на этом внимание), который выглядит следующим образом:

https://myServer/Finance/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Shared%20Documents/Tax.xlsx/Model/Charts(‘RevenueChart‘)

используя функцию вставки изображения, в вашем блоге, вы получите следующее:

Поздравляем! Вы только что воспользовались REST API в Excel Services 2010. Довольно просто, не так ли? Но подождите, это еще не все!

REST API

Используя URI в REST API вы можете:

1. Выгружать элементы, которые хранятся в книги, такие как таблицы, графики и именованные диапазоны
2. Получить элементы книги в одном из следующих форматов:
   1. Image
   2. HTML
   3. ATOM feed
   4. Excel workbook
3. Вносить данные в книгу и пересчитывать данные прежде чем их получить

Являются ли данные статическими?

Данные, включая графики, которые возвращает REST API не статические – они обновлябтся в реальном времени.

С REST API, любые изменения в книге, будут отражены в возващаемых данных. Включая последние изменения, внесенные в книгу, функции, которые ведут перерасчет (в том числе пользовательские функции), а также внешние данные, в случае их изменения.

REST API так же может вносить данные в книгу, делать перерасчет с учетом новых данных и возвращать конечный результат в виде таблицы. Например в простой таблице, показанной выше, отражены последствия налоговой ставки в 10%. Используя REST вы можете запросить диаграмму отражающую эфект 5% налоговой ставки, добавив параметр в URI, который изменяет значение ячейки B1, 5%.

Примеры

Возможности использования REST практически безграничны. Вот несколько идей о том как вы могли бы использования REST API:

• Вставить диаграмму или диапазон в веб-страницу, блог и т.д.
• Вставить диаграмму как "связанное" изображения в документ Word, презентацию PowerPoint, или почтовое сообщение Outlook, и всегда иметь последнюю информацию.
• создать «смесь» (Mash-Up), и использовать ее в Excel Services для расчетов, диаграм, и/или как источник данных
• Построить гаджет Windows 7, который отображает информацию из книги Excel
• ... я уверен, что наши клиенты придумают еще множесто вариантов использования.

В скором времени

Я надеюсь, что мы дали вам почувствовать возможности и мощь REST API. В следующем посте я погружусь в детали синтаксиса URI. Оставайтесь с нами.

Перевел - Михаил Даньшин, https://danshin.ms

Существует множество дельных советов по поводу обновления данных в таблицах Excel при помощи служб Excel. Тут и разделение страниц информационной панели, и использование файлов .odc, и многое другое. Один вопрос остается до конца нерешенным – как обеспечить такой доступ к данным, чтобы иметь возможность работать с ними в службах Excel. Ответ лежит исключительно в области определения сервером идентификационной информации пользователя во время подключения к источнику данных. Одни пользователи успешно справляются с этой задачей, другие до сих пор бьются над ней. Данная статья разъясняет, почему сервер работает именно так, как описано здесь, а также показывает простой способ запустить процесс. Разумеется, в ней описаны не все детали, опции и сценарии. Более подробную информацию желающие разобраться в процессе и познакомиться с дополнительными возможностями могут найти в моей работе по адресу https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262899.aspx.

Для начала, немного терминологии и вводной информации:

Учетная запись: запись имени/пароля пользователя. С ее помощью система или сеть другого уровня узнает пользователя.

Аутентификация: «Кто вы?» – так система проверяет учетные данные пользователя.

Авторизация: «Что вы можете делать?» – процесс, когда система определяет права либо полномочия пользователя.

Строка подключения: строка, находящаяся, как правило, в рабочей книге или файле .odc, содержащая первичную информацию, необходимую для подключения к источнику данных. В ее число входит: какой сервер использовать, как проходит проверка подлинности, а также некоторые специальные параметры, необходимые для raw-соединения к базе данных.

Ваша цель – просмотр пользователем нужной таблицы в браузере после его аутентификации и авторизации для доступа к источнику данных. (В конце концов, даже самый лучший отчет о данных продаж по разным периодам гроша ломаного не стоит, если пользователь не может обновить данные для просмотра текущей ситуации.) Если точнее, речь идет о получении пользователем учетной записи для аутентификации/авторизации на отрезке Сервер вычислений Excel (ECS) – Источник данных (отмечен на рисунке):

Строки подключения обычно содержат информацию о процессе аутентификации для доступа к источнику данных, но по некоторым причинам службы Excel не могут их проанализировать и определить, как проходит аутентификация. Поэтому необходимость явно указать ход аутентификации ложится на пользователя. Здесь имеется три альтернативы: Windows (передает учетные записи домена в каждом пункте на пути до источника данных, в т.ч. и на источнике данных), Единый вход SSO (сверяет комбинацию имени и пароля для использования ее от вашего имени вне SSO базы в SharePoint), или отсутствие специальных настроек (берете строку подключения и надеетесь, что все заработает). Как правило, Windows-аутентификация более популярна, потому что: A) этот способ более безопасный, и Б) он будет работать с большей вероятностью, так как Kerberos конфигурируется в обычном окружении, самостоятельно, без внешнего участия (администратора сервера или базы данных).

Итак, для вводной информации достаточно. Возможно, вам не удается настроить Kerberos, и вы не хотите тратить уйму времени на изучение подробностей аутентификации – чего же проще? Вся оставшаяся часть этой статьи посвящена реализации последнего варианта из трех вышеперечисленных, а также настройке связанных серверных коммутаторов для нормального обновления данных в службах Excel.

Шаг 1: Настройка автоматической учетной записи на странице администрирования служб Excel.

Автоматическая учетная запись – это набор учетных данных, созданных службами Excel перед некоторыми видами внешних подключений к данным. Можно назвать ее пустой пользовательской учетной записью, которую службы Excel используют для подключения к данным. По умолчанию многие строки подключения (например, подключение к SQL или службам анализа) сконфигурированы таким образом, чтобы использовать любую доступную в момент подключения учетную запись. Это сводится к следующему: если строка подключения определяет использование встроенных средств безопасности, то для аутентификации/авторизации на источнике данных используется автоматическая учетная запись.

Делается это следующим образом:

На странице администрирования служб Excel нажмите на «Пуск» (Start) на Панели задач, укажите «Все программы» (All Programs), отметьте Microsoft Office Server и нажмите на «Центр администрирования SharePoint 3.0» (SharePoint 3.0 Central Administration). Выберите название SSP из левой панели навигации. Например, SharedServices1, как показано на рисунке.

Затем нажмите на пункт «Изменение параметров службы Excel» (Edit Excel Service Settings). Ниже находятся настройки автоматической учетной записи (Unattended Account settings).

Введите имя и пароль учетной записи, имеющей доступ к источникам данных, и нажмите OK.

Следует обратить внимание на следующие моменты:

При необходимости использования данной учетной записи другими пользователями с целью обновления своих данных им придется убедиться, что данная запись позволяет получить доступ к нужным источникам данных.

Безопасность имеет огромное значение! Никогда не используйте учетную запись, имеющую доступ к базам данных SQL фермы SharePoint. При доступе к SharePoint через автоматическую учетную запись пользователи могут загрузить рабочую книгу на сервер, напрямую соединенный с базами данных SharePoint, в обход большинства средств безопасности SharePoint.

Шаг 2: Настройка подключения к данным в рабочей книге

На ленте «Данные» (Data), в разделе «Подключения (Connections) нажмите на «Подключения» ( Connections).

В окне «Подключения рабочей книги» (Workbook Connections), показывающем все внешние подключения к данным, используемые в текущий момент рабочей книгой, выберите подключение, которое необходимо настроить, и нажмите «Свойства» (Properties).

В окне «Свойства подключения» (Connection Properties), содержащем варианты настройки подключения, нажмите вкладку «Характеристика» (Definition).

Нажмите на кнопку «Настройки аутентификации» (Authentication Settings).

В окне «Настройки аутентификации служб Excel» выберите вариант «Без аутентификации» (None).

Теперь нужно просто нажимать OK в каждом диалоговом окне на обратном пути к таблице.

Вот и все, что нужно сделать. При выборе вариант «None» следует обратить внимание на следующее: если вы используете SQL-аутентификацию, где имя и пароль сохраняются в строке подключения, то SQL (или другой поставщик данных) должен использовать эти учетные записи при подключении к данным. Именно «должен», потому что Excel и службы Excel не контролируют этот момент – поэтому использование или неиспользование этого имени/пароля всецело зависит от особенностей работы поставщика данных.

За более подробной информацией об особенностях процесса аутентификации, о других опциях, о подключениях к данным или о нормативном руководстве, а также при возникающих вопросах по теме просьба обращаться к следующей работе: https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262899.aspx.

Опубликовано: Джозефом Чириловым (Joseph Chirilov)

Перевод:
Михаил Даньшин
https://danshin.ms

Сегодняшний автор, Моника Поинеску, разработчик программ для тестирования ПО в команде Excel, представляет обзор нескольких новых функций в Excel 2007 и рассказывает, как отслеживать расходы без лишних усилий.

Текущая экономическая ситуация могла многих подтолкнуть к мысли о более тщательном контроле расходов. Новые функции в Office Excel 2007 упрощают эту задачу. Как? Следующим образом: имеется список расходов по категориям и датам (еда, путешествия, одежда и т.д.), необходимо узнать, каковы затраты по каждой из категорий в месяц. Функции SUMIFS (СУММЕСЛИМН), AVERAGEIFS (СРЗНАЧЕСЛИМН) и COUNTIFS (СЧЁТЕСЛИМН) выполняют выборочные вычисления: они учитывают только те значения, которые удовлетворяют нескольким критериям. Значения могут принадлежать области, охватывающей несколько строк и колонок.

Предположим, я ввела суммы расходов в таблицу:

Решение, приведенное ниже, использует новую особенность Excel 2007 - структурированные ссылки; об упрощении табличных формул см. «Tables Part 3: Using Formulas with Tables».

Возможности формулы SUMIFS (СУММЕСЛИМН) шире, чем у SUMIF (СУММЕСЛИ): в нужном диапазоне формула будет складывать только те значения, которые удовлетворяют всем заданным критериям (к соответствующим диапазонам можно применять от 1 до 127 критериев).

Синтаксис следующий: SUMIFS (диапазон суммирования, диапазон, удовлетворяющий критерию 1, критерий 1, [диапазон, удовлетворяющий критерию 2, критерий 2], … ), где первый параметр указывает программе на диапазон, в котором необходимо выполнить суммирование, а следующие две пары аргументов определяют, в каком диапазоне применять соответствующее условие.

В качестве наглядного примера представьте каждую пару (диапазон, удовлетворяющий критерию 1, критерий 1) в качестве пачки карточек с несколькими (от 0 и более) отверстиями там, где критерий ИСТИНЕН. Сложите все карточки друг на друга так, чтобы диапазон суммирования находился в самом низу, и SUMIFS просуммирует только те значения, которые остались видны.

Заполняем отчетную таблицу, вводя в ячейки F1:I3 категории и месяцы:

И в ячейке G2 вводим:

=SUMIFS( Table1[Amount], Table1[Category], G$1, Table1[Date], $F2 ),

что даст нам сумму расходов на дом за январь (235.35).

Таблица будет выглядеть следующим образом:

Подобным образом, в ячейке H2 вводим:

=SUMIFS( Table1[Amount], Table1[Category], H$1, Table1[Date], $F2 ),

что даст нам сумму расходов на питание за январь (235.35).

И в I2 вводим:

=SUMIFS( Table1[Amount], Table1[Category], I$1, Table1[Date], $F2 ),

чтобы получить сумму расходов, затраченных на путешествия.

Эти формулы можно скопировать и вставить при подсчете расходов за очередной месяц. Формула автоматически учтет новые записи в списке расходов. Кроме того, для подсчета средней суммы расходов по категориям за каждый месяц можно использовать формулу:

=AVERAGEIFS( Table1[Amount], Table1[Category], "home", Table1[Date], "January" ) – результат составляет 117.675.

Опубликовано: Джозефом Чириловым (Joseph Chirilov)

Перевод:
Михаил Даньшин
https://danshin.ms

1000
5000
600

получить другой столбец, в котором каждое значение повторялось, скажем, 4 раза подряд:

1000
1000
1000
1000
5000
5000
5000
5000
... и так далее?

Мой ответ: единственный способ решить эту задачу исключительно автоматическими способами – написать макрос. Но если вас отяготят несколько лишних действий, предлагаю следующий способ (на примере упомянутых выше значений):

1. Выделите три начальные ячейки (например, A1:A3)
2. Выполните копирование («Копировать» или Ctrl+C)
3. Выделите 9 ячеек ниже начальных (A4:A12)
4. Нажмите «Вставить» (Ctrl+V)
5. Выполните сортировку, разделив данные на 3 разные группы (600, 1000, 5000).

Число ячеек для этапа №3 всегда будет равно: Количество начальных ячеек x Количество повторений – Количество начальных ячеек.  В данном случае 3 x 4 – 3 = 9.

Клиенту понравился этот способ. А что скажете вы? Есть ли другой (лучший) способ?

Джозеф Чирилов (Joseph Chirilov)

Перевод:
Екатерина Бондаренко, Михаил Даньшин
https://danshin.ms

Controller Workspace: соединение со службами Excel в Microsoft Office SharePoint Server 2007

Описывает, как Microsoft IT создали централизованную пользовательскую платформу под названием «Controller Workspace», которая позволяет пользователям просматривать отчеты, ключевые показатели эффективности (KPI) и другую финансовую информацию. Встроенные функции служб Microsoft Office 2007 Excel в Office SharePoint Server 2007 обеспечивают основу для централизованного портала.

Исследование можно найти здесь. Там же вы найдете видео-демонстрацию.

Перевод:
Екатерина Бондаренко, Михаил Даньшин
https://danshin.ms

Пользователи часто присылают мне файлы для иллюстрации своих вопросов при работе с программой Excel. Недавно я заметил в некоторых файлах одну общую проблему, которая влияет на размер и время отклика файла. Проблема эта – в скрытых и невидимых объектах.

Сбор данных в программе Excel часто бывает связан с объединением информации из разных источников – списков и таблиц, публикуемых в интернете. Пользователи копируют данные из первоначального источника и, сами того не желая, вставляют вместе с ними в таблицу дополнительные объекты, не несущие информации. Эти объекты (формы, текстовые ячейки, элементы управления и т.д.) зачастую не видны пользователю после вставки данных, но они могут приводить к замедлению работы программы и увеличению размера файла. Избежать появления нежелательных скрытых и невидимых объектов можно только одним способом - найти и удалить их после вставки данных в процессе чистки документа.

Ниже приведен пример вставки в Excel 2007 данных, взятых с одного сайта. Массив данных занял 35 строк, но на картинке показаны только несколько первых.

После вставки данных (и дополнительных объектов) в Excel.

При взгляде на эту картинку становится очевидным присутствие дополнительных объектов в таблице Excel: иконка в ячейке A1 и флажки в колонке B. Я мог бы просто выделить и удалить эти видимые объекты, но всегда есть вероятность что-то упустить.

Следующие действия помогут найти и удалить все дополнительные объекты в таблице Excel 2007.

Первое, что нужно сделать – удостовериться, что в документе есть дополнительные объекты. Самый простой способ увидеть объекты в таблице – открыть панель выделения (на вкладке Home выберите Editing Chunk > нажмите на Find and Select Dropdown > выберите вариант Selection Pane, отображающий панель выделения). Selection Pane покажет список объектов на текущем листе и их состояние – видимые или скрытые. Если Selection Pane пуста, в таблице нет дополнительных объектов.

Список панели выделения и видимости для моей таблицы. Обратите внимание, что в этот документ вставлено более 100 объектов. Мне приходилось видеть пользовательские файлы с тысячами скрытых объектов.

Открыв панель выделения и удостоверившись, что в файле есть дополнительные объекты, необходимо перевести таблицу в режим конструктора (Design Mode), если ваш документ поддерживает его. Режим Design Mode работает только при наличии в документе элементов управления определенного типа. Переключение в режим Design Mode позволяет выделить все элементы управления, а не только простые фигуры и элементы управления формы. Чтобы переключиться в режим Design Mode, выберите кнопку Design Mode в Controls Chunk на вкладке Developer Tab. Если на ленте эта кнопка неактивна, значит, ваш документ не содержит те типы элементов управления, которые требуются на этом этапе. (Внимание: если вкладка Developer Tab не видна на ленте, ее можно активизировать следующим образом: кнопка Button > Excel Options > поставить отметку напротив “Show Developer tab in the Ribbon” на вкладке Popular по умолчанию).

Теперь можно выделять объекты, используя диалоговое окно Go To Special («Выделение группы ячеек»). Для выделения всех объектов в таблице: Ctrl+G – чтобы открыть диалоговое окно Go To > выберите кнопку Special > выберите Object > нажмите OK. Объекты станут выделенными, а на листе появятся метки их выделения.

Мой документ со всеми выделенными объектами. На картинке видно, что кроме видимых объектов я выделил некоторые поля, которые до этого были скрыты.

На этом этапе можно просто нажать кнопку Delete и удалить все эти объекты. Также можно удалить лишь некоторые из них: если нужно сохранить определенные объекты, нажимайте на них, удерживая кнопку ctrl (будь то в документе или на панели выделения). Так вы удалите нужные объекты из выделения перед тем, как удалить из документа все остальные.

Немного работы по очистке данных, и вы избежите попадания в документ ненужных объектов, как результат – вы получите более быструю работу программы и меньший размер файла.

Posted by Joseph Chirilov

Перевод:
Екатерина Бондаренко, Михаил Даньшин
https://danshin.ms

Что касается Excel, эти изменения означают возможность применения уже используемых финансовых моделей, отчетов и других полюбившихся инструментов из рабочих таблиц в системе сбалансированных показателей и при принятии решений. Уже сейчас их можно внедрить в службу Excel Services, что позволит управлять рабочими таблицами и расширить к ним доступ. При помощи PerformancePoint они легко включаются в систему сбалансированных показателей пользователя.

Если у вас уже есть система сбалансированных показателей в Excel

PerformancePoint позволяет создавать контекстные веб-панели управления, изменяемые по желанию пользователя, а также добавлять комментарии через браузер. Пользователь может с легкостью включать имеющиеся таблицы в PerformancePoint Dashboard, тем самым улучшая качество анализа при объяснении тенденций, проработке вариантов развития или при обоснования того или иного решения. Кроме того, участие других пользователей на той же странице стало проще.

Джозеф Чирилов (Joseph Chirilov)

Перевод:
Екатерина Бондаренко, Михаил Даньшин
https://danshin.ms

Но в случае с номерами возможность выполнения математических операций не важна. Каков же выход? Не представлять номера как числа. Нажатием правой кнопки на ячейках, в которые будут введены идентификационные номера, выбирается текстовый формат ячейки на вкладке «Число» (Number). После этого Excel обращается с номером как с обычным число-буквенным текстом, а значит – отображает его так, как он был введен, но, вместе с тем, не может использовать содержимое строки как вводные данные для формулы (здесь я немного упрощаю – продвинутые пользователи знают, что работать с такими данным можно, но это лежит за границами данного обсуждения).

Есть и более простой путь – ввод апострофа (‘) перед длинным идентификационным номером, указывающий на то, что вводимое значение является текстом.

Джозеф Чирилов (Joseph Chirilov)

Перевод:
Екатерина Бондаренко, Михаил Даньшин
https://danshin.ms