• Aktiivisuus, kiitettävä: Koko työyhteisömme on rakentanut uuden työn maailmaa päivä päivältä inspiroivammaksi. Jopa 96 % henkilöstöstä on kertonut olevansa innostunut matkastamme ja loputkin suhtautuvat muutokseen neutraalisti. Erikoismaininnan todistukseen saa johto, jonka sitoutuminen on ollut ratkaisevassa roolissa.
• Läpinäkyvyys, kannattaa jatkaa ahkeraa harjoitusta: Oman työn tekeminen läpinäkyväksi on tärkeää, jotta syntyy poikkitieteellisiä innovaatioita. Ihminen voimaantuu yhteisössä ja yhteisöstä. Välineitä löytyy omasta takaa ja lisää sosiaalisesta mediasta. Hyvästä tahdosta huolimatta jakaminen tuppaa usein unohtumaan.
• Avoimuus, suunta hyvä, jatka samaan tapaan: Teimme päätöksen jakaa läsnätyöfilosofiamme onnistumisia ja kehityskohtia avoimesti. Blogi oli yksi avoimuuden keinoista. Henkilöstömme kertoi lähes 40 postauksen verran tunnelmiaan. Myönnetään, kokemukset olivat aika positiivisia, mutta varmasti aitoja.

Vaikka penaalit nyt laitetaan kiinni, ei blogia suljeta. Samasta osoitteesta löydät jatkossakin tietoa matkastamme: kuvia, videon, matkakertomuksen ja linkkivinkejä.

Ajatuksiamme aiheesta voi seurata Kauppalehden blogissa sekä Tietoviikon Microsoft Areenalla ja Twitterissä. Kiitos teille lukijat, kommentoijat ja läsnätyöblogaajamme, joista osa esittäytyy tässä kuvassa!  

8.15 Uimastadionin edustalla, kahvikuppi kädessä, puhelin toisessa tarkistan kalenteristani päivän aikataulun sekä silmäilen loppuviikon tahdin. Selailen myös yhteisöpalveluiden päivitykset.

9.45 Tarkistan yhteisestä työtilasta virtuaalitiimiläisten lokeroiden sijainnit ja ilahdutan heitä näppärästi kesäkortilla.

10.50 Huhuilen pikaviestitse lounaskavereita. Parissa minuutissa lounasseura sekä -paikka on sovittu.

12.30 Kuulen, että työkaverillani voisi olla hyviä vinkkejä työstämääni aiheeseen. Läsnäolotieto näyttää, että kaipailemani kaveri on palaverissa. Tarkistan kalenterista seuraavan vapaan ajankohdan ja saankin virtuaalihihasta kiinni sopivasti iltapäivän alkajaisiksi.

14.00 Joudun siirtämään muutamaa tapaamista. Onneksi voin siirtää tapaamiset  tarkistamalla kaikkien kalentereista sopivat ajankohdat.

14.30 Tilikautemme vaihtuu pian ja käynnissä on kuumeinen budjetointivaihe. Kommentoin yhtä luonnoksista hakukonemarkkinoinnin osalta jaetussa työtilassa ja suljen viimeisiä kuluvalle tilikaudelle varattuja tilejä.

Mietin miten kauan kaiken tämän hoitaminen olisi vienyt, jos käytössäni olisi vaikkapa monella oleva kolminaisuus: paperikalenteri, pikaviestitön työympäristö ja vain puhumiseen tai tekstiviestittelyyn tarkoitettu puhelin.

Teknologian täysmittaisen hyödyntäminen on tiimityötä. Taustalle tarvitaan toki toimiva ja ajantasainen teknologia, mutta hyöty saadaan vasta, kun kaikki toimivat yhteisesti sovittujen käytänteiden mukaisesti: jakavat sähköiset kalenterit ja pitävät ne ajan tasalla, päivittävät läsnäolotietonsa, hyppäävät sujuvasti virtuaalitapaamisiin.

Jos aihe kiinnostaa enemmän voit lukea lisätietoa Matkakertomuksestamme

Jos halua tutustua siihen, miten käytössämme olevat teknologiat ovat toteutettu IT:n näkökulmasta, tutustu aiheeseen Microsoft IT Showcase -sivustolla

Työpisteetön toimistoratkaisu on Microsoftin kansainvälinen suositus. Se perustuu laajoihin tutkimuksiin tietotyöläistemme työkäyttäytymisestä ja tilatarpeista. Se on varsin perusteltu käytäntö, kun meillä Suomessakin aiemmin työpisteiden käyttöaste oli vain reilut 40 % - muun ajan tietotyöläiset viettivät asiakkailla, kumppaneilla, palavereissa tai läsnätyössä muualta käsin.

Suomessa keskeinen tavoitteemme tilaratkaisua mietittäessä oli koko yhtiön tasoisen yhteistyön lisääminen, koska olimme toistuvasti saaneet huonoa palautetta henkilöstötutkimuksissa yksiköiden ja tiimien välisen yhteistyön toimivuudesta. Kansainvälinen suosituksemme työpisteettömyydestä sekä työpisteiden, aulatyyppisten tilojen, puhelinkoppien ja neuvottelutilojen keskinäisestä suhteesta ei mielestämme vielä ratkaissut riittävästi yhteistyön tavoitetta. Vieraillessani muiden maiden Microsoftin toimistoilla ja Suomessakin samantyyppisissä toimistoissa olin huomannut, että tilojen ollessa samankaltaisia tapahtuu helposti ”leiriytymistä” eli saman yksikön ihmiset työskentelevät suurinpiirtein samoilla paikoilla. Toisinaan on jopa nimettykin tiettyjen yksiköiden alueita, jolloin ollaan jo lähellä perinteisempää avokonttoria, jossa työtilaansa ei enää voi varsinaisesti valita oman tarpeen mukaiseksi.

Päädyimme rakentamaan toisistaan selvästi poikkeavia tunnelmia, jotka luontevasti aiheuttaisivat ihmisten satunnaisia kohtaamisia yli yksikkörajojen ja toisaalta tukisivat yksilöllisiä tarpeita kulloisessakin työtilanteessa. Työniminä tunnelmilla oli mm. Kirjasto, peliluola ja viidakko, mutta arkkitehdin käsittelyssä ne muuntuivat hieman maltillisemmiksi. Osallistavan projektimme hengessä kysyimme suunnittelun alkumetreillä henkilöstöltämme, millaisissa tiloissa ja tunnelmissa he mieluiten työskentelisivät, kun saisivat lisää valinnanvapautta yhden työpisteensä sijaan. Ennakkokyselyssä suosituimmaksi osoittautuivat seuraavat tunnelmat:

LUONTO

• Yksin tai pienessä ryhmässä työskentely
• Rauhallinen tila
• Yksilöpaikkoja ja ryhmäpöytiä
• Äänen taso: hiljainen puhe

KOTI

• Ryhmätyöskentely ja levähdyspaikka, pienet ryhmät, projektiryhmät
• Kodikas tila, olohuone
• Erityyppiset mukavat istuinryhmät : sohvat ,säkkituolit, yms
• Äänen taso: normaali puhetaso, pientä taustahälinää

RAUHA

• Yksin työskentely, keskittyminen
• Hiljainen tila, vain yksilöpaikkoja
• Ergonomiset työpöydät pidempiaikaiseen istumatyöskentelyyn
• Työpisteen kevyt rajaaminen mahdollista
• Äänen taso: hiljaisuus

Vähiten suosiota ennakkokyselyssä saivat seuraavat tunnelmat:

TORI

• Kahvila, jossa voi myös työskennellä ja vaihtaa ideoita
• Satunnaiset kohtaamiset
• Ei rajaavia elementtejä, avoimet näkymät
• Äänen taso: taustahälinää, puheensorinaa, kuppien kilinää

KATU

• Tehokas työpiste lyhyeen työrupeamaan, satunnaiset kohtaamiset
• Seisomapisteitä, pieni työpiste lyhytaikaiseen työskentelyyn
• Äänen taso: normaali puhetaso, taustahälinää

Pohdintojen jälkeen päädyimme rakentamaan näiden kaikkien tyyppisiä tunnelmia Kohtaamispaikkaamme, jolloin syntyivät teemat

• Kirjasto häiriöttömään työskentelyyn
• Bistro kohtaamisiin ja ytimessä olemiseen
• Inspiraatio yhteiseen suunnitteluun
• Ranta rentoon meininkiin
• Luonto ja Rauha rauhalliseen työntekoon yksin tai yhdessä
• Koti yhdessä olemiseen

Meillä on nyt ensimmäisiä tuloksia eri tunnelmien todellisesta suosiosta. Näihin pitää tosin suhtautua vielä pienellä varauksella, koska osa tunnelmista oli tutkimusta tehtäessä varsin uusia eikä käyttö ollut vielä vakiintunutta. Yllätyksellistä on ollut se, että keskeisin ja samalla rauhattomin Bistro ja sen edustan ”tori” on osoittaunut kaikkein suosituimmaksi fiilikseksi. Inspiraatio on toistaiseksi ollut käyttöasteeltaan pienin. Kirjaston ja Rauhan suosio on ollut selvästi ennakkokyselyä matalampaa. Ranta rentoine musiikkeineen ja säkkituoleineen vetää mukavasti porukkaa, mutta käyttöastemittauksessa jäi selvästi Bistrosta. Tutkimus myös osoitti, että useimmat vaihtavat työpäivän aikana tilaa ja tunnelmaa useammankin kerran. Torkkuhuonetta ja venyttelyhuonetta on vielä jääty kaipaamaan. Ehkä nekin vielä rakennetaan, vai ehtiikö sinun työpaikkasi ensin?

1. Tiimin yhteisöllisyys

Kenelläkään ei ole omaa vakituista työpistettä. Sen myötä olemme luontevasti kanssakäymisessä entistä useampien kollegoiden kanssa. Samalla henkilöstön yhteisöllisyyden tunne on kasvanut, mutta sen sijaan oman tiimin yhteenkuuluvuuden tunteen olen kokenut vaativan erityishuomiota.

Tiimidynamiikan ylläpitoon on monia eri tapoja: ahkerampi yhteydenpito pikaviestimellä tai kasvokkain. Jotkut tiimit ovat sopineet yhteisen istumispaikan muutaman kerran kuukaudessa. Tiimit itse sopivat heille parhaiten toimivat käytännöt.

2. Työkaverin tavoittaminen

Mistä työkaverin sitten löytää kesken työpäivän? Lyncistä, kuten Kristian aiemmin kirjoitti. Jos tavoittelemani kollega on varattu, voin pyytää järjestelmää ilmoittamaan minulle, kun kaverin läsnäolotieto vaihtuu. Joskus tarkistan hänen tulemiset ja menemiset sähköisestä kalenterista. Ilman toimivia työkaluja läsnätyöstä syntyisikin nopeasti läsnähaitta. Suurin muutos on ollut – ja on osittain yhä edelleen - tuttujen toimintatapojen muuttaminen.

3. Itsensä johtaminen

Läsnätyö vaatii meiltä jokaiselta uudenlaista itsensä johtamista. Kun on lupa tehdä töitä entistä joustavammin missä vain ja milloin vain, niin mihin asetat omat rajasi? Käytännön kysymyksiä ovat esimerkiksi: Miten teen riittävän eron työn ja vapaa-ajan välille? Miten orientoidun pois työajatuksista, kun työ ja vapaa-aika limittyvät ja lomittuvat toisiinsa? Työyhteisömme on nyt muuttunut, mutta olenko itse muuttunut sen mukana? Mahdollisuuksia annetaan roppakaupalla - otanhan varmasti kaiken hyödyn itselleni samalla mitalla?

Onko läsnätyö pelkkää juhlaa? Tuskin, sillä eihän työn haasteet ole mihinkään läsnätyön tultua hävinneet. Läsnätyökonsepti on tuonut lisää joustavuutta ja mitattua työviihtyvyyttä. Itse koen tiimin yhteisöllisyyden ylläpitämisen vähän haasteellisemmaksi kuin aikaisemmin, mutta mitään muuta huononnusta aikaisempaan en koe. Päinvastoin. Läsnätyö rulaa.

Asiantuntijayrityksen eräs suurimmista menestyksen rakentamisen mahdollisuuksista piilee siinä, miten hyvin se onnistuu hyödyntämään ihmisten erilaista osaamista. Usein kuitenkin tilanne on sellainen, että yritys on vain joukko yksilöitä. Kuten jääkiekostakin olemme oppineet huipputaitavatkaan yksilöt eivät välttämättä takaa toivottuja tuloksia.

Mainitussa pienessä yrityksessä esimerkiksi jaetut kalenterit toimipisteiden välillä, yhdestä paikasta löytyvät dokumentit ja puhelinkulujen säästäminen verkkotoimisella neuvotteluratkaisulla  ovat olleet tähän saakka utopiaa. Oli hienoa huomata miten lamppu syttyi kun uudet mahdollisuudet käytiin yhdessä läpi. 

Eräs tämän pienen yrityksen työntekijä muutti talvella toiselle paikkakunnalle. Muuton varmistuttua työntekijä oli ensin itse sitä mieltä, että hänen on erottava yrityksen palveluksesta asuinpaikan vaihdoksen vuoksi. Keskustelun myötä tavoitteeksi muodostui kuitenkin se, että yritys avaakin toimiston muuttopaikkakunnalla. Muutaman kuukauden jälkeen on ollut hienoa huomata, että uusi tietotekninen ympäristö mahdollistaa helposti työskentelyn eri toimipisteistä. Pienen yrityksen kannalta osaamisten hyödyntämismahdollisuus ristiin eri kanavien avulla sisältää suorastaan huikean potentiaalin.

Tämä blogikirjoitus syntyi kohtaamispaikalla työn tuoksinnassa ja sen tauoilla. Seuraavaksi ohjelmassa ilmaveivejä kumppanien kanssa :-)

Design Factoryllä professori Ekman kierrätti tiloissa ja näytti samalla poikkitieteellisten opiskelijaryhmien käytännön töitä. Jokainen työ perustui jonkin yrityksen toimeksiantoon. Näimme Koneelle tehtyjä hissivalaistuksia ja ABB:lle tehdyn demolaitteen. Puheen lisäksi, piti myös nähdä, että uusi poikkitieteellisyys ei ole vain julistus.

Opiskelijoiden pyörittämä start-up paja Aalto Venture Garage osoitti positiivista yrittäjyysuskoa ja todellista tekemistä. Microsoft Researchin edustajien palaute oli hyvin myönteinen. Täällä on ”deliveriä”.

Miten tämä liittyy läsnätyöhön?

Sekä Design Factory että Venture Garage ovat avoimia tiloja. Molemmissa ongelmanratkaisu ja poikkitieteellisyys, eli erilaisten näkökulmien kohtaaminen, ovat onnistumisen keskeisiä elementtejä. Teknologiaa hyödynnetään käytännönläheisesti, yhdessä tehden ja rohkeasti kokeillen.

Veture Garage on avoinna vuorokauden ympäri, first in, first served periaatteella toimiva tila.

Molemmat esimerkit osoittavat myös miten varsin perinteiseksi koettu akateeminen maailma taipuu läsnätyölle.

Kelpasi näyttää. :)

Olen käyttänyt Lynciä pari kuukautta. Alla on tavat, joilla minä pidän kolleegani ajan tasalla siitä mitä teen ja missä menen.

Mitä kerron Lyncilla muille

1. Liikennevalot, läsnäolotiedot - rakkaalla lapsella on monta nimeä. Lyhyesti kyse on siitä, että Lyncin kautta kerron olenko vapaa (vihreä), pois koneen ääreltä (keltainen) tai esimerkiksi kiinni palaverissa (punainen). Kalenterissa olevat tapaamiset vaihtat läsnäolotiedon automaattisesti, kun palaveri käynnistyy. Pystyn kuitenkin vaihtamaan läsnäolotietoni käsin, jos niin haluan.

2. Usein on kätevää hoitaa asia kasvotusten, mutta tällöin pitää tietää onko toinen samassa paikassa. Kerron kollegoilleni missä olen Lyncin kautta. Kaikkea ei tarvitse näpytellä käsin, sillä Lync osaa yhdistää annetun nimen ja silloin käytössä olleen verkkoyhteyden. Kun kotona kytkeydyn omaan koti-WLANiin, päivityy paikka "Kontikonttoriksi" automaattisesti.

3. Monesti viestitän muille myös mitä teen. Tällä voi myös korostaa sitä, että on juuri kiinni jossain tärkeässä.

Lync puhelimen kaverina

Olen käyttänyt myös Lyncin yhdistetyn viestinnän ratkaisuja pari kuukautta. Tässä muutamia asioita, jotka ovat muuttuneet.

1. Vastaajani ottaa yhteyttä minuun, eikä toisin päin.

• Kun en ehdi vastaamana puhelimeen, saan vastaajaviesteistä kätevästi ilmoituksen Lynciin sekä sähköpostiin. Olen monet kerrat vastannut vastaajaviestiin sähköpostilla tai pikaviestillä. Vastaajaviestit kulkevat myös mukana puhelimessa, mikä on myöskin tärkeää.
  

2. Vastaan tilanteen mukaan PC:llä tai kännykällä

• Microsoftilaisilla ei Suomessa ole lankapuhelimia, mutta lankanumero. Kun joku soittaa lankanumerooni soi minun PC sekä kännykkä. Näen kummastakin laitteesta, kuka soittaa ja voin vastata tilanteeseen sopivimmalla välineellä.
  

3. Pystyn siirtämään verkkopalaverin napin painalluksena kännykkääni

• Olen ollut verkkopalavereissa, joissa en ole ehtinyt istua loppuun asti koska minulla on ollut kiire seuraavaan tapaamiseen. Nykyään pystyn siirtämään PC:llä aloitetun verkkopalaverin puhelimeen ja olla viimeisen vartinkin läsnä vaikka autossa - handsfreellä tietenkin.

Viime päivinä olen sattunut useamman kerran etätyökeskustelun keskelle.

Eräs kertoi naapuristaan, johtavassa asemassa olevasta virkamiehestä, joka oli kauhulla kommentoinut lasten leikkiessä hiekkalaatikolla että "Ei meillä tulisi etätöistä yhtään mitään, se ei vaan kerta kaikkiaan toimisi."

Toinen mainitsi kollegan, jota katsottiin pahalla kun talonrakennusaikana oli pitänyt etäpäivän: "Varmaan oli huonekaluja valitsemassa koko päivän".

Kolmas avaa heidän firmansa etätyöpolitiikkaa: "Meillä saa tehdä etätöitä, kun on allekirjoittanut etätyösopimuksen ja sopii päivät aina etukäteen esimiehen kanssa. Omin päin niitä ei voi alkaa tehdä."

Ystäväni työpaikassa "se on asia josta hiljaa sovitaan kahden kesken esimiehen kanssa". Yksi tiesi suomalaisen kaupungin, jossa ainoa työntekijä, jolle oli myönnetty laajakaista kotiin ”firman piikkiin”, oli kaupunginjohtaja! Olen kuullut myös etätöihin kannustavasta yrityksestä, jossa tiimin pomo oli kuitenkin kysellyt tiukkaan sävyyn mikäli alainen ei ollut aamuyhdeksään mennessä työpöydän ääressä. Tuttavani totesi että heillä ihmiset pitävät etäpäiviä kysymättä keneltäkään, vähän niinkuin salaa.

Osalla organisaatioista on olemassa virallinen etätyöpolitiikka, jonka mukaisesti esimerkiksi etukäteen sopimalla saa olla tietyn määrän päiviä pois konttorilta. Toisissa organisaatioissa on kommunikoitu jatkuva lupa ja etätöitä suosiva kulttuuri tehdä töitä mistä haluaa. On myös työpaikkoja, joissa on täysi fyysinen läsnäolopakko virka-aikana.

Minulle on sopinut oikein hyvin Microsoftin linja. Meillä ei ole etätyösääntöjä, ja henkilöstöä ohjaa jokin muu kuin pomon silmä. Meidän Mika tästä jo kirjoittikin blogissa aikaisemmin: ”Mistä näkee tekeekö joku töitä?”  Toiminnan pohjana ovat jokaisen henkilökohtaiset tavoitteet, ja ajan ja paikan työskennellä saa valita itse. Saa tehdä omannäköistä työtä.

Jokaisen suomalaisen tietotyöläisiä sisältävän organisaation tulisi tehdä kannanotto etätyöpolitiikkaansa. Jos etätyöt sallitaan ja se myös mahdollistetaan teknologisesti, niin pystymiskynnys on ylitetty. Kun pystytään, onkin enää kyse yksilön omasta halusta.

Aihealueista kovimmat nousijat olivat tiimien ja yksiköiden välinen yhteistyö sekä työn ja muun elämän tasapaino, jotka molemmat nousivat peräti kymmenisen prosenttiyksikköä. Asetimme ne vuosi sitten kehityskohteiksemme, joten olemme tehneet molempien eteen paljon töitä:

• Yhteistyö: yhteisten tavoitteiden tunnistaminen ja koordinointi, Kohtaamispaikan tilojen rakentamisen laaja-alaista yhteisöllisyyttä tukeviksi ja jakaminen yli segmentti- ja tiimirajojen tehtävästä yhteistyöstä
• Elämän tasapaino: läsnätyön joustavat työn tekemisen käytännöt, henkilökohtainen coaching, ajanhallinnan koulutus  sekä Wellbeing@Microsoft –ohjelmaan kytketyt hyvinvointikartoitukset, niitä seuranneet henkilökohtaiset hyvinvointivalmennukset ja tehostetut ennakoivan työterveyshuollon toimet

On upeaa havaita, että toimenpiteet ovat purreet hyvin. Merkittävimpiä nousuja yhteistyön ja elämän tasapainon alueilla tapahtui etenkin myynnillisissä tehtävissä, joten ainakin niihin kohderyhmiin Kohtaamispaikan ja läsnätyön käytännöt tuntuvat soveltuvan erityisen hyvin.  

Tästäkin näkökulmasta hankkeemme siis vaikuttaa onnistuneelta. Matkamme ei kuitenkaan ole vielä lopussa, vaan joka päivä opimme uutta. Viimeisimpiä on se, että valinnanvapaus voi joillekin tarkoittaa sitä, että voi joka päivä valitan saman työskentelyalueen – ja sekin on ok. Onneksi useimmat kuitenkin ovat todenneet erilaisten työvaiheiden sujuvan parhaiten tietyissä tunnelmissa, jolloin tilojen vaihtelu tuottaa myös runsaasti haluttuja satunnaisia kohtaamisia ja uudenlaista lisäarvoa!

PS. Mistä sinun työtyytyväisyytesi rakentuu?

Vaalit ja kampanjat ovat takanapäin. Arki on kuitenkin koko ajan läsnä – myös julkisessa hallinnossa. Julkinen sektori on suurimmaksi osaksi tietotyötä. Kun keskustelee niin poliittisten päättäjien kuin virkamiestenkin kanssa, havaitsee hyvin, miten läsnätyöstä ollaan kiinnostuneita. Kiinnostus kohdistuu ennen kaikkea prosessien ja johtamisen muutokseen. Kaikkein suurin nälkä ymmärtää läsnätyötä on hyvin hajautetuilla organisaatioilla. Sellaisilla, joilla on asiantuntijoita eri puolella maata ja myös maan rajojen ulkopuolella.

Uudistetulla toimistollamme vierailleet toimijat ovat olleet innoissaan. Innostuksen jälkeen esille nousee kuitenkin liuta epäileviä kysymyksiä: ”Mikä on Microsoft työntekijöiden keski-ikä?”,  ”Teillä varmaan digi-junnut menee tähän mukaan helposti.”

Meidän noin 250 työntekijän keski-ikä on 41 vuotta. Toki kaikki ovat kiinnostuneita teknologiasta. Ikärakenne ei kuitenkaan estä muutosta missään organisaatiossa.

Toinen yleinen huoli on käyttöönotto. Julkisella sektorilla käyttöönottoon ja koko henkilöstön osaamiseen panostetaan usein liian vähän. Pitää vain uskaltaa. Pitää investoida viisaasti – ihmisten osaamiseen. Tämä ei sovi kaikille. Totta. Niille, joille ei sovi, saattaa olla, että työpaikka on väärä. Sellaisten kannattaa hakeutua uusien haasteiden pariin.

Yleistä on myös kysymys rahasta. Tämä varmasti maksaa hirveästi ja meillä on valtavat säästöpaineet. Kyllä, siinä suhteessa, että pitää investoida, jotta voi säästää. Läsnätyö luo säästömahdollisuuksia, vaikka perimmäinen motiivi onkin vapauttaa luovuus ja murtaa siiloutuneita rakenteita.