Outlook Support Team Germany

Outlook 2007: Informationen zum Einfügen von Dokumenten als Hyperlink

OutlookDE — Thu, 08 Apr 2010 02:11:00 GMT

Wenn Sie ein Dokument, das sich auf einem verbundenen Netzlaufwerk befindet, als Hyperlink in Ihre Nachricht einfügen möchten, dann klicken Sie auf Einfügen - Hyperlink. Navigieren Sie im Dialogfenster „Hyperlink einfügen" zu dem Dokument und bestätigen Sie mit OK.

Standardmäßig wird in der Nachricht der Laufwerksbuchstabe und der Dateiname als Hyperlink - Text angezeigt:
Bsp.: Z:\test.doc
Dies kann für den Empfänger der Nachricht missverständlich sein, wenn er etwa das Z Laufwerk mit einem anderen Netzlaufwerk verbunden hat. Sie können deshalb im Dialogfenster „Hyperlink einfügen" unter „Text anzeigen als:" einen beliebigen Namen für den Hyperlink - Text auswählen.

Welcher Pfad dem Hyperlink tatsächlich hinterlegt ist, sehen Sie, wenn Sie den Mauszeiger über den Hyperlink bewegen:

Beispiel A, Hyperlink - Text wurde nicht verändert:

Beispiel B, als Hyperlink - Text wurde Testdokument angegeben:

Hinweis:
Wenn Sie den Hyperlink über folgenden Weg hinzufügen, dann wird der Hyperlink - Text standardmäßig als UNC Pfad angezeigt:
Navigieren Sie im Windows Explorer zum verbundenen Netzlaufwerk, in meinem Beispiel zum Z Laufwerk. Wählen Sie die Datei und ziehen diese mit der rechten Maustaste in den Nachrichtentext und wählen „Hyperlink hier erstellen" aus. Sie erhalten:

Wenn Sie eine Nachricht im RichText-Format (RTF) mit Hyperlink senden, dann kann folgendes Problem auftreten:
Beim Empfänger erscheint nun im hinterlegten Pfad fälschlicherweise das Laufwerk und nicht mehr der UNC Pfad. Klickt der Empfänger auf den Hyperlink kann er nicht auf das Dokument zugreifen.

Die Lösung:
Das Problem kann behoben werden, wenn Sie Service Pack 2 für Office 2007 installiert haben und folgenden Registrywert beim Sender der Nachricht setzen:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Options\ {DWORD} WordRTFOutPathPref = 1

Bis demnächst

Gabriele Eskat
EMEA Outlook Team

Outlook 2007: Kalendereinträge sind nicht sichtbar bei Berechtigung "Frei/GebuchtZeit, Betreff, Ort"

OutlookDE — Mon, 04 Jan 2010 07:44:00 GMT

Wenn ein Benutzer einen Kalender eines anderen Benutzers öffnet, sieht er hierin keine Kalendereinträge, obwohl die Kalender Berechtigung „Frei/Gebucht-Zeit“ oder „Frei/GebuchtZeit, Betreff, Ort“ gesetzt sind.

Dieses Verhalten tritt auf, wenn die Berechtigungen wie folgt verändert worden sind:

1) Die Kalender Berechtigung bei der Mailbox „User A“ war zuerst für alle "Standard User"

auf Berechtigung "Alle Details" gesetzt und "Ordner sichtbar"

==> Resultat: Der Kalender von der Mailbox User A kann über "Datei - öffnen - Ordner eines anderen Benutzers - Kalender" geöffnet werden und hier sind alle Kalenderdetails sichtbar.

Die Berechtigungsstufe „Alle Details“ (in englisch „Full Details“) bewirkt, dass alle Kalenderdetails eingesehen werden können.

2) Danach werden die Berechtigungen für alle "Standard User" heruntergesetzt, indem bei LESEN auf Berechtigung "Frei/GebuchtZeit, Betreff, Ort“ aktiviert wird. Somit ist automatisch noch „Ordner sichtbar“ aktiviert

==> Resultat: Der Kalender von User A kann immer noch über "Datei - öffnen - Ordner eines anderen Benutzers - Kalender" geöffnet werden, aber es sind keine Kalendereinträge sichtbar. Die Berechtigungsoption „Ordner sichtbar“ bewirkt, dass der Ordner über Datei – öffnen – Ordner eines anderen Benutzers geöffnet werden kann.

Die Free/Busy Details von User A können nur noch über den Terminplanungsassistenten beim Erstellen einer Besprechung eingesehen werden.

Begründung:

In Outlook 2007 hat sich das Berechtigungs-Design geändert. Es wurden zusätzliche Berechtigungsstufen:

- „Frei/Gebucht-Zeit“ und

- „Frei/GebuchtZeit, Betreff, Ort“ eingeführt.

Die Berechtigungsstufen „Frei/Gebucht-Zeit“ (englisch„Free/Busy time“) und „Frei/GebuchtZeit, Betreff, Ort“ (englisch „Free/Busy time, subject, location") trifft nur für den Scheduling Assistent zu.

Das heisst, wenn über den Scheduling Assistant die Mailbox User A eingeladen wird, sind hier die Kalendereinträge „Frei/Gebucht-Zeit“ und „Frei/GebuchtZeit, Betreff, Ort“ zu sehen.

Diese Berechtigungen gelten nicht für das Kalender Objekt beim Kalender Sharing auf einen anderen Anwender, das über die Aktion „Datei – öffnen – Ordner eines anderen Benutzers – Kalender) aufgerufen wird.

Lösung:

Für Outlook 2007 kann ich Ihnen derzeit nur folgende Workarounds anbieten:

1) Die Kalender Berechtigungen für andere User nur über die Outlook Option : Tools: Options: on the Delegates tab. Vergeben

2) Bei der Berechtigungsvergabe darauf achten, dass manuell „Folder visible“ deaktiviert wird, sobald auf die Berechtigung "Free/Busy time, subject, location" Berechtigungen gewechselt wird.

Zusätzliche Hinweise für Outlook 2010:

Erst in Outlook 2010 wurde das Berechtigungs-Design erweitert, hier gelten die Berechtigungsstufen „Frei/Gebucht-Zeit“ (englisch„Free/Busy time“) und „Frei/GebuchtZeit, Betreff, Ort“ (englisch „Free/Busy time, subject, location") auch auf den Kalender Ordner und kann somit für das Kalender Sharing verwendet werden. Das heisst, wurde im Kalender von einem User für alle Standard-User die Berechtigungsstufe „Frei/GebuchtZeit, Betreff, Ort“ gesetzt, dann ist auch „Ordner sichtbar“ aktiviert. => Resultat: Der Kalender Ordner kann geöffnet werden und von den Terminen sind „Frei/GebuchtZeit“, „Betreff“, „Ort“ zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen

Tanja Berchtold

EMEA Outlook Support Engineer

Wenn ein Benutzer einen Kalender eines anderen Benutzers öffnet.docx

Fehlermeldung beim Anpassen der Outlook Security Settings: "Die Berechtigungsstufen der Sicherheitseinstellung konnten nicht gespeichert werden ..."

OutlookDE — Mon, 21 Dec 2009 03:09:00 GMT

Sie verwenden Outlook Security Templates im öffentlichen Ordner „Outlook Security Settings“ oder „Outlook 10 Security Settings“, um die E-Mail Sicherheit in Ihrem Unternehmen anzupassen. Nun möchten Sie spezielle Einstellungen nur für eine bestimmte Gruppe von Anwendern einrichten (Security Settings for Exception Groups).

Wenn Sie folgende Meldung erhalten, sollten Sie diese nicht ignorieren:

Deutsch:

"Die Berechtigungsstufen der Sicherheitseinstellung konnten nicht gespeichert werden, möglicherweise aufgrund eines ungültigen Kennworts. Es wird zurzeit die Standardberechtigung für alle Benutzer verwendet. Sie sollten die Einstellung entweder löschen oder sie mit einem gültigen Kennwort erneut abspeichern."

Englisch:

"The access levels on this security setting cannot be saved, probably because of an invalid password. This setting is currently set as a default setting for all users. You should either delete the setting or save it again, and type the correct password."

Bestätigt man die Warnmeldung mit OK, dann wird trotzdem ein Element im öffentlichen Ordner „Outlook Security Settings“ oder „Outlook 10 Security Settings“ erstellt, dessen Einstellungen für ALLE Benutzer und nicht nur für die spezielle Gruppe gelten.
Auf das erstellte Element konnte keine elementspezifische Berechtigung (Item-Level Permission) gesetzt werden und es ist deshalb für alle sichtbar.

Sie sollten das Element aus dem öffentlichen Ordner „Outlook Security Settings“ oder „Outlook 10 Security Settings“ sofort wieder löschen!

Hier möchte ich zwei mögliche Ursachen beschreiben, weshalb keine Item-Level Permission gesetzt werden konnte und deshalb o.g. Fehlermeldung erscheint:

In den Internet Information Services (IIS) ist für das Public Virtual Directory möglicherweise SSL aktiviert.
Sie finden das Public Virtual Directory unterhalb der Web Site (typischerweise Default Web Site).
Im IIS 6 führen Sie einen Rechtsklick auf das Public Virtual Directory durch und wählen Sie Properties aus. Auf der Registerkarte Directory Security klicken Sie auf Edit im Abschnitt „Secure communications“.
Im IIS 7 klicken Sie auf Public und wählen SSL Settings.
Entfernen Sie den Haken vor „Require secure channel (SSL)“ bzw. „Require SSL“, falls dieser gesetzt ist.
Sobald die Sicherheitseinstellungen für die Exception Group eingerichtet sind, können Sie SSL, falls gewünscht, wieder setzen.
Im IIS wurde der Zugriff auf das Public Virtual Directory für bestimmte IP Adressen eingeschränkt.
Um dies zu verifizieren, öffnen Sie im IIS 6 die Eigenschaften für das Public Virtual Directory. Auf dem Directory Security Tab klicken Sie auf Edit im Abschnitt „IP address and domain name restriction“.
Überprüfen Sie hier, dass für die IP Adresse des Rechners, von dem aus Sie die Sicherheitseinstellungen für die Exception Group setzen, der Zugriff nicht eingeschränkt ist.
Im IIS 7 ist das Feature IP- und Domäneneinschränkungen verfügbar aber standardmäßig nicht installiert. Falls es installiert ist, finden Sie hier weitere Informationen, wo Sie die Einstellungen überprüfen können:
http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc770819(WS.10).aspx

Gabriele Eskat
EMEA Outlook Team

Drucken mit Calendar Printing Assistant für Outlook 2007 auf einem Windows 2003 Terminal Server

OutlookDE — Thu, 17 Dec 2009 02:17:00 GMT

Vor kurzem bin ich auf eine Fehlermeldung beim Drucken mit dem Calendar Printing Assistant für Outlook 2007 (CPAO) gestossen. Jeder Druckversuch verursachte die Fehlermeldung:

Englisch:

Windows cannot print due to a problem with the current printer setup.
Try one or more of the following:
* Check the printer by printing a test page from Windows.
* Make sure the printer is turned on and online.
* Reinstall the printer driver.

Deutsch:

Windows kann nicht drucken, da ein Problem mit dem aktuellen Drucker existiert.
Versuchen Sie Folgendes:
* Überprüfen Sie den Drucker durch Drucken einer Testseite.
* Vergewissern Sie sich, dass der Drucker online und richtig angeschlossen ist.
* Installieren Sie den Druckertreiber erneut.

Ursache für den Fehler war, das der Windows 2003 Terminal Server zum Zeitpunkt der Installation des Calendar Printing Assistant oder des SP2 Updates nicht im Installationsmodus war. Dadurch wurde ein Verzeichnis

C:\Document and Settings\\Windows\fonts

angelegt. Beim Starten des Calendar Printing Assistant wird daraufhin der Pfad des Font Verzeichnisses in der Registrierungsdatenbank unter

HKCU\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Shell Folders\Fonts

auf diesen Pfad gesetzt. Da in dem Verzeichnis C:\Document and Settings\\Windows\fonts aber normalerweise keine Font Dateien installiert sind kommt es zu dieser Fehlermeldung. Der default Pfad ist

C:\Windows\Fonts

Um den Fehler zu beheben reicht es den Ordner "Fonts" im Verzeichnis C:\Documents and Settings\\WINDOWS\Fonts umzubenennen oder zu löschen.

Auch andere Updates oder Installationen können ein Fonts Verzeichnis für den Benutzer anlegen, falls die Installation nicht im Installationsmodus durchgeführt wird. Es kann also sein, das bereits vor der Installation des Calendar Printing Assistant ein Verzeichnis C:\Document and Settings\\Windows\fonts existiert.

Um den Calendar Printing Assistant für Outlook 2007 (CPAO) auf einem Windows 2003 Terminal Server korrekt zu installieren muss dieser mit dem Kommando change user /install

in den Installationsmodus geschaltet werden. Danach kann die Installation gestartet werden.

Nach Beenden der Installation wechselt man mit change user /execute wieder in den normalen Betriebsmodus.

Links:

Calendar Printing Assistant for Outlook 2007

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=3f28d5dc-25a4-41bd-9c98-67c47c6cd8ff

Calendar Printing Assistant for Microsoft Office Outlook 2007 Service Pack 2 (SP2)

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=6f27b2b2-49da-4193-bcac-e924b2e62e13

Bis zum nächsten mal

Robert Schaffer

EMEA Outlook Team

Fehlermeldung "Der Name Ihrer digitalen ID kann im zugrunde liegenden Sicherheitssystem nicht gefunden werden."

OutlookDE — Fri, 11 Dec 2009 04:15:00 GMT

Jeder, der in Outlook mit Email-Verschlüsselung und S/MIME arbeitet, hat diese Fehlermeldung beim Öffnen einer verschlüsselten Nachricht schon einmal gesehen:

"Dieses Element kann nicht geöffnet werden. Der Name Ihrer digitalen ID kann im zugrunde liegenden Sicherheitssystem nicht gefunden werden"

Es gibt zu diesem Fehler mehrere Ursachen (z.B. Smartcard-Service nicht gestartet, ...), aber die häufigste Ursache ist doch die Benutzung eines Zertifikates inkl. öffentlichen Schlüssel zum Verschlüsseln, dessen notwendiger privater Schlüssel auf der Empfängerseite nicht vorhanden ist.
Leider gibt diese Fehlermeldung keine weiteren Informationen über die benutzten Zertifikate preis, so dass ein Troubleshoting hier doch recht mühsam ist.

Eine recht einfache Möglichkeit, herauszufinden welche Zertifikate beim Verschlüsseln benutzt wurden, möchte ich hier erwähnen:

Laden Sie das Tool MFCMapi von folgender Webseite: http://mfcmapi.codeplex.com
Starten Sie MfcMapi, wählen Sie „Session-Logon and Display Store Table“
Öffnen Sie hier ihre Mailbox durch Doppelklick, und navigieren Sie dann in den Folder, der die verschlüsselten Nachrichten enthält
Rechts-Klicken Sie auf die verschlüsselte Nachricht, wählen Sie „Display Attachment Table“
Rechts-Klicken Sie auf das Attachment smime.p7m, wählen Sie „Save to File“ und speichern Sie die Datei
Starten Sie einen Command-Prompt, und führen Sie hier folgenden Befehl aus:
certutil.exe

Folgende Informationen sollten u.a. (beispielhaft) ausgegeben werden:

Content Encryption Algorithm:
    Algorithm ObjectId: 1.2.840.113549.3.7 3des
    Algorithm Parameters:
    04 08 df ee 0d 14 94 07 12 b5
        04 08 df ee 0d 14 94 07 12 b5

Recipient Count: 2

Recipient Info[0]:
CMSG_KEY_TRANS_RECIPIENT(1)
CERT_ID_ISSUER_SERIAL_NUMBER(1)
    Serial Number: 033db36d5f73b9
    Issuer: CN=........Issuer dieses Zertifikates

Recipient Info[1]:
CMSG_KEY_TRANS_RECIPIENT(1)
CERT_ID_ISSUER_SERIAL_NUMBER(1)
    Serial Number: 36c780d9000000036ce7
    Issuer: CN=........Issuer dieses Zertifikates

Mit diesen Informationen kann das Problem weiter untersucht werden:

Welchen Verschlüsselungs-Algorithmus hat der Absender benutzt?
Ist dieser Algorithmus auf der Empfängerseite unterstützt?
Welches Zertifikat gehört dem Absender, welches dem Empfänger?
Hat dem Empfänger ein solches Zertifikat auf seinem Client installiert?
....

Das Tool Certutil.exe ist bei Windows Vista, Windows 7 und Windows Server 2003/2008 bereits mit enthalten.

Thomas Noack
Outlook Escalation Engineer