Guía de privacidad para información personal

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Importante

En este artículo se describe el correo electrónico de briefing. Hemos pausado el envío de correos electrónicos de briefing para realizar algunas mejoras. Todavía puede acceder al complemento de Viva Insights Outlook o Viva Insights aplicación en Teams para obtener una funcionalidad clave hasta que se reanude este servicio. Para obtener más información sobre este cambio, consulte Pausa de briefing.

La información personal de Microsoft Viva Insights le ayuda a encontrar oportunidades para crear mejores hábitos y volver a controlar su tiempo. En este artículo se describe cómo Viva Insights usa los datos personales para información personal, dónde almacena esos datos y las formas en que se diseñaron para mantener esos datos seguros. También describe cómo Viva Insights cumple con las regulaciones del RGPD.

Resumen de puntos clave

  • La información personal de Viva Insights no está diseñada para permitir la evaluación, el seguimiento, la toma de decisiones automatizada, la generación de perfiles o la supervisión. Viva Insights proporciona información personal a través de la aplicación Viva Insights en Microsoft Teams y en la web, el complemento Insights Outlook, los correos electrónicos de resumen de Viva, los correos electrónicos de resumen y las sugerencias insertadas en Outlook. La información personal de Viva Insights no tiene ningún mecanismo u opción que permita a nadie más que a usted acceder a la información personalizada que se muestra a través de estas superficies, a menos que la comparta de forma intencionada e independiente. Los datos de información personal proporcionados por Viva Insights no se pueden usar para la toma de decisiones automatizada ni para la generación de perfiles.

  • La información personal de Viva Insights no proporciona a los empleados acceso a nueva información de identificación personal sobre otros compañeros de trabajo. Viva Insights convierte los datos en información personal realizando cálculos sobre la información que genera con solo pasar por su día de trabajo. La mayoría de los datos que ve en la información personal de Viva Insights es simplemente una agregación de información a la que ya tiene acceso, pero en la que no podría realizar cálculos rápidamente sin soporte técnico.

  • La información personal de Viva Insights datos se procesa y almacena en el buzón de Exchange Online del empleado. Viva Insights procesa datos de estos orígenes para obtener información personal: Exchange Online datos de correo electrónico y calendario, señales de chat y llamadas de Skype Empresarial y de Teams. Viva Insights almacena y procesa estos datos dentro del buzón Exchange Online de cada empleado.

  • La información personal de Viva Insights admite el cumplimiento del Reglamento general de protección de datos (RGPD). Microsoft ha diseñado Información personal en Viva Insights para satisfacer las necesidades de su organización para cumplir los requisitos del RGPD.

Principios clave

  • Como usuario Viva Insights, solo puede ver sus propios datos.
  • Sus datos se almacenan y calculan en su buzón de Exchange Online.
  • Puede participar o dejar de participar en cualquier momento.
  • La información personal de Viva Insights no muestra información de identificación personal de los compañeros de trabajo más allá de lo que ya puede ver en Outlook y Teams.

Dónde ver conclusiones personales

La información personal de Viva Insights está disponible de la siguiente manera:

Tipos de datos

Viva Insights proporciona información personal con los siguientes tipos de datos.

  • Datos del buzón: actividad de correo electrónico, calendario, chat y llamadas que genera al usar Microsoft 365, como el tiempo que pasa en reuniones o los correos electrónicos que envía a una persona o grupo específico.
  • Datos incrementales: datos que de otro modo no estarían disponibles para usted, pero que se presentan de forma agregada para proteger la privacidad individual.

Datos de buzón

Los datos de los buzones representan información a la que ya tiene acceso simplemente haciendo su trabajo, como enviar correos electrónicos, organizar reuniones o chatear con compañeros de trabajo. Viva Insights procesos y muestra la información de maneras que hacen que sea accionable.

Por ejemplo, Viva Insights proporciona vistas que le permiten comprender rápidamente cuánto tiempo pasa en las reuniones y en el correo electrónico todos los días, con quién colabora más, con quién está perdiendo contacto y con quién ha realizado compromisos y solicitudes.

Puede tomar medidas sobre esta información. Por ejemplo, es podría decidir que dedica demasiado tiempo en reuniones y adoptar el objetivo personal de tener reuniones más eficientes.

La información personal procede de datos que ya están disponibles en las siguientes ubicaciones:

  • Buzón de Exchange Online
  • Su actividad en documentos de OneDrive y SharePoint
  • Su chat e historial de llamadas de Teams y de Skype Empresarial

Viva Insights simplemente aplica algunos cálculos y reglas básicos para que estos datos sean más accionables. Los datos del buzón se almacenan directamente en su buzón de Exchange Online.

Por ejemplo, si desea determinar qué compañeros le enviaron más correo electrónico durante la semana pasada, técnicamente podría hacerlo sin Viva Insights contando manualmente los correos electrónicos de compañeros de trabajo en la bandeja de entrada. Del mismo modo, puede determinar el tiempo de respuesta promedio de sus compañeros de trabajo a los correos electrónicos que les envió utilizando la información de marca de tiempo disponible en su buzón. Viva Insights le ahorra el problema de tener que realizar estos cálculos tediosos.

Datos incrementales

En algunos casos, la información personal de Viva Insights le proporciona información des-identificada sobre otras personas que, de otro modo, no habrían estado disponibles para ellos, por ejemplo, para las tasas de lectura Email.

Velocidad de lectura de correo electrónico

Viva Insights realiza un seguimiento del porcentaje de destinatarios que han abierto un mensaje de correo electrónico (en el complemento de Outlook) para el correo electrónico que ha enviado a cinco o más personas.

Para preservar la privacidad, Viva Insights no realiza un seguimiento de las tasas de lectura de los mensajes enviados a menos de cinco personas. Viva Insights tampoco muestra tasas de lectura de "0 por ciento" o "100 por ciento", ya que esto permitiría a las personas sacar conclusiones definitivas sobre las acciones individuales de los compañeros de trabajo. En su lugar, la velocidad de lectura en estos casos se muestra como un rango que engloba un valor de umbral que depende del número de destinatarios del correo electrónico.

Esta métrica se calcula en función del indicador de "lectura" de Exchange Online. Para algunas personas, los mensajes se marcan como "leídos" cuando abre un mensaje en el panel de vista previa de Outlook. Para otros, es posible que deba hacer doble clic para abrir el mensaje y marcarlo como "leído".

Puede controlar esta configuración en la configuración de Outlook. Para mostrar estas señales en el buzón del remitente, la marca de "lectura" se copia en el entorno de Microsoft 365 y, a continuación, se entrega al buzón del remitente.

Cumplimiento normativo RGPD

Como sucede con el conjunto completo de Aplicaciones de Microsoft 365, Viva Insights ayuda a admitir el cumplimiento de los requisitos del RGPD. Por ejemplo, Viva Insights admite lo siguiente:

  • Asegurar y proteger los datos personales. Dado que todos los datos de Información personal de Viva Insights se almacenan en el buzón de Exchange Online, Viva Insights cumple con esta obligación de seguridad en virtud de Exchange Online también cumple la obligación.
  • Solicitudes para exportar, eliminar o restringir el procesamiento de datos personales. Microsoft admite solicitudes de usuario, como solicitudes para exportar o eliminar datos.

Para obtener más información, consulte cumplimiento de RGPD.