Configurar la colaboración de documentos con Microsoft OneDrive y Microsoft Exchange Server 2016

Resumen: Cómo permitir que los usuarios locales de Exchange 2016 aprovechen el uso de la colaboración de documentos con Microsoft OneDrive y SharePoint Online mientras están en una configuración híbrida.

Una opción de datos adjuntos de archivos denominada colaboración de documentos está disponible en Microsoft 365 y Office 365. Esta opción permite a los clientes locales de Outlook en la Web (anteriormente conocidos como Outlook Web App u OWA) integrar datos adjuntos almacenados en OneDrive directamente en mensajes de correo electrónico.

Tradicionalmente, un usuario envía un archivo a otros adjuntándolo a un mensaje de correo electrónico. Este método tiene los siguientes problemas:

• Los cambios realizados por cada destinatario individual son únicos para su copia de los datos adjuntos.
• Los archivos adjuntos ocupan espacio de almacenamiento en el buzón de cada usuario.

Con la colaboración en documentos, los usuarios pueden insertar un vínculo a un archivo almacenado en una cuenta de OneDrive. Los destinatarios pueden modificar el archivo en la misma ubicación de origen sin necesidad de almacenamiento adicional.

Antes de configurar el entorno de Exchange 2016 para la colaboración en documentos, los cuadros de diálogo de datos adjuntos en Outlook en la Web tienen el siguiente aspecto:

Después de configurar el entorno como se describe en este artículo, el cuadro de diálogo de archivos adjuntos en Outlook en la Web tiene el siguiente aspecto:

Los usuarios de su organización con buzones locales y cuentas profesionales o educativas de OneDrive para el trabajo en Microsoft 365 u Office 365 pueden usar el método de datos adjuntos moderno. La ubicación de los destinatarios (en línea o local) no importa.

Para obtener más información acerca de implementaciones híbridas, consulte Implementaciones híbridas de Exchange Server.

¿Qué necesita saber antes de empezar?

• Tiempo estimado para finalizar: 15 minutos

• Revise Implementaciones híbridas de Exchange Server y asegúrese de comprender las áreas afectadas por la configuración de una implementación híbrida.

• Revise y complete todos los requisitos de implementación híbrida descritos en Requisitos previos de implementación híbrida.

• Para usar PowerShell en Exchange 2016, consulte los siguientes artículos:

  • Abrir el Shell de administración de Exchange
  • Conectarse a servidores Exchange mediante PowerShell remoto

Sugerencia

¿Problemas? Solicite ayuda en el foro de Exchange Hybrid en Exchange | Administración híbrida.

Configurar Exchange 2016 para permitir la colaboración en documentos en un entorno híbrido

Compruebe que se han completado los siguientes pasos previos y, a continuación, siga el procedimiento siguiente para habilitar la colaboración en documentos.

Requisitos previos:

• Configurar el entorno de Exchange híbrido utilizando el Asistente de configuración híbrida (HCW).

• Exchange 2016 debe instalarse en la organización local. Exchange 2016 puede coexistir con versiones anteriores de Exchange, pero la colaboración de documentos solo funciona para los buzones de correo en un servidor de Exchange 2016.

• El servidor de autenticación debe instalarse con todos los usuarios sincronizados. Puede utilizar el cmdlet Get-AuthServer para buscar el servidor de autenticación. Se recomienda utilizar el HCW desde un servidor de Exchange 2016 para realizar las configuraciones necesarias de OAuth.

  Importante

  Se debe configurar OAuth entre Exchange 2016 y la nube. Para obtener más información, consulte Configurar la autenticación OAuth entre organizaciones de Exchange y Exchange Online.

• Los usuarios deben tener una licencia para SharePoint Online o OneDrive para el trabajo o la escuela. Para comprobar la licencia de un usuario, seleccione el usuario en el Centro de administración de Microsoft 365 y seleccione el botón Editar. Para obtener más información, consulta OneDrive.

Siga estos pasos:

1. Configure la directiva de buzón predeterminada de Outlook en la Web con la dirección URL del host de OneDrive.

   Sugerencia

   Use el Centro de administración de SharePoint en Microsoft 365 u Office 365 para recuperar la dirección URL del host de OneDrive. Por ejemplo, https://contoso-my.sharepoint.com es una dirección URL del host de Mi sitio para Contoso.

   Aunque la directiva de buzón integrada de Outlook en la Web en Exchange 2016 se denomina "Predeterminada", no se aplica automáticamente a los buzones a menos que realice uno de los próximos procedimientos.

   • Haga que la directiva sea la predeterminada ejecutando el siguiente comando en el Shell de administración de Exchange: Set-OWAMailboxPolicy -Identity Default -IsDefault $true. Para confirmar la directiva predeterminada, ejecute el siguiente comando: ''.
   • Asigne la directiva de buzón de Outlook Web App directamente a los buzones. Para obtener más información, consulte Aplicar o quitar una directiva de buzón de Outlook Web App en un buzón.

   En este ejemplo se utiliza la Shell de administración de Exchange para configurar las direcciones URL de MySite internas y externas en la directiva de buzón predeterminada de Outlook en la Web:

   Set-OwaMailboxPolicy Default -InternalSPMySiteHostURL https://Contoso-my.sharepoint.com -ExternalSPMySiteHostURL https://Contoso-my.sharepoint.com
   

2. Aplique la directiva de buzón predeterminada de Outlook en la Web a los usuarios siguiendo cualquiera de los siguientes pasos en el Shell de administración de Exchange:

   • Haga que la directiva denominada Predeterminado sea la directiva predeterminada: ejecute el comando siguiente:

     Set-OwaMailboxPolicy -Identity Default -IsDefault
     

     Para comprobar que la directiva es la predeterminada, ejecute el siguiente comando:

     Get-OWAMailboxPolicy | Format-Table Name,IsDefault
     

   • Asigne la directiva denominada Predeterminado para usuarios: Para asignar la directiva a un buzón individual, reemplace <MailboxIdentity> por el nombre, alias, dirección de correo electrónico o UPN del usuario y, a continuación, ejecute el siguiente comando:

     Set-CASMailbox -Identity <MailboxIdentity> -OwaMailboxPolicy Default
     

3. (Opcional) En cada servidor de Exchange 2016, reinicie el grupo de aplicaciones web denominado OWAApplicationPool ejecutando el siguiente comando. Este paso permite que la configuración funcione inmediatamente. Si no ejecuta este comando, Exchange tardará unos minutos en aplicar la directiva de buzón actualizada. En el Shell de administración de Exchange ejecute:

   Restart-WebAppPool MSExchangeOWAAppPool
   

A los usuarios de Outlook en la Web ahora se les ofrece una opción para el tipo de datos adjuntos que deben incluir en los mensajes de correo electrónico: tradicional o moderno.