Como buscar varios pdf con excel dentro de una carpeta para luego clasificarlos y descargarlos masivamente con un orden establecido.

Question

Estimados, un cordial saludos a todos y espero puedan ayudarme con la siguiente consulta, no soy avanzado en esto y disculpar posibles errores en mi explicación, comenzamos:

Tengo una cantidad de 1900 archivos a los que varios de ellos tienen el nombre de Seguro_ID_DNI.pdf, estos archivos como bien dice su nombre son pólizas de seguros de trabajadores, donde ID es el código del seguro y el DNI el identificador del trabajador .

Actualmente tengo una nómina de trabajadores en Excel que ascienden a 1900 aproximadamente, su identificador es DNI (columna A) y en otra columna CECO (columna B) ("Centro de Costo")

Mi consulta es con que formula de mi nómina de trabajadores (DNI) pueda buscar desde la planilla Excel a una carpeta predefinida en la cual tengo almacenados todos los seguros **** (1900 archivos PDF, física o en la nube tipo OneDrive) , me muestre su ubicación y se pueda simplificar su URL o hipervínculo mostrando el resultado en la columna C.

Si se fijan bien solo mantengo el dato DNI y CECO, pero el seguro tiene el nombre Seguro_ID_DNI.pdf, pienso que puedo usar alguna fórmula tipo BUSCARV, pero no tengo mayor conocimiento y manejo para aplicar en búsqueda de archivos en carpetas con referencia solo en el DNI.

Mi idea es que luego de encontrar el valor buscado de la carpeta, este se vea reflejado en la planilla (en caso de no encontrarlo, muestre otro valor o simplemente en blanco).

Luego de tener el valor encontrado en la Columna C, pueda clasificarlos por CECO (columna B), y luego descargar solo los PDF buscados según su CECO, aquí el problema que tengo es que no sé qué método podría aplicar para solo descargar los archivos seleccionados en la planilla.

Tengo su hipervínculo, pero no conozco el método o macro para generarlo, la idea es no descargarlos 1 a 1.

Espero haberme explicado lo más claro posible, de antemano muy agradecido de la comunidad y espero puedan ayudarme con esta problemática.

Saludos Cordiales.

MDLS.

Answer 1

tu consulta parece ambigua o confusa (p.ej.)

Tengo su hipervínculo, pero no conozco el método o macro para generarlo

lo tienes ? (o NO lo tienes !)

buscar desde la planilla Excel a una carpeta predefinida en la cual tengo almacenados todos los seguros (1900 archivos PDF, física o en la nube tipo OneDrive)

si la carpeta "predefinida" esta en tu DD, la cosa es muy sencilla

si esta "en la nube" (onedrive o similar), la cosa deja de ser "tan" sencilla (algunas trancas por brincar)

la idea es no descargarlos 1 a 1

si ya los tienes en una carpeta "predefinida", a que te refieres (exactamente) con "descargarlos" ???

Answer 2

tu consulta parece ambigua o confusa (p.ej.)

Tengo su hipervínculo, pero no conozco el método o macro para generarlo

lo tienes ? (o NO lo tienes !)

buscar desde la planilla Excel a una carpeta predefinida en la cual tengo almacenados todos los seguros (1900 archivos PDF, física o en la nube tipo OneDrive)

si la carpeta "predefinida" esta en tu DD, la cosa es muy sencilla

si esta "en la nube" (onedrive o similar), la cosa deja de ser "tan" sencilla (algunas trancas por brincar)

la idea es no descargarlos 1 a 1

si ya los tienes en una carpeta "predefinida", a que te refieres (exactamente) con "descargarlos" ???

Tiene algunas opciones que podría solucionar mi caso?, seria de gran ayuda.

Respecto a sus dudas respondo:

Generar hipervínculo se hacerlo 1 a 1, pero necesito de 1900 archivos solo buscar o coincidir una serie de DNI, lo cual no conozco la formula.

Para que sea sencillo , los archivos están en DD.

De la búsqueda inicial, solo pueda descargar los archivos encontrados, con algún método de selección múltiple.

Lo que necesito es que si encuentra 140 seguros, solo pueda descargar esa cantidad y guardarlos en una carpeta aparte. (Por medio de Excel)

Espero se entienda mejor.

Estoy atento.

Answer 3

sigo SIN saber que significa (exactamente) "descargar" (???)

pero atendiendo a esta parte de tus respuestas:

Para que sea sencillo , los archivos están en DD.

prueba con una macro +/- como esta;

(OJO: hay que corregir o adaptar "lo obvio")

Sub ubicaPDF()

Dim ruta As String, tipo As String, celda As Range, docPdf As String

ruta = "c:\ruta y\sub carpeta a\ tus documentos PDF" ' <= CORRIGE !!! '

tipo = "*.pdf"

For Each celda In Range("a2:a20") ' <= ADAPTA !!! '

If celda <> "" Then 

  docPdf = Dir(ruta & "\*" & celda & tipo, vbArchive) 

  If docPdf <> "" Then 

    celda.Offset(, 2).Formula = "=hyperlink(""" & ruta & docPdf & """,""DNI: " & celda & """)" 

  End If 

End If 

Next

End Sub

Answer 4

Gracias , todo fue de ayuda!!

Respecto a "descargar" espero explicarme mejor:

Tengo el Listado de PDF en hipervínculos , pero solo necesito 8 archivos de los 1600 que aparecen en el listado.
Aplico un filtro el cual me muestra la búsqueda de 8 archivos pdf , de los cuales pueda "seleccionarlos" y unificar dichos PDF (no se si se podrá con algún complemento) o descargarlos a otra carpeta que yo designe.

Buscando en internet , encontré como "Abrir simultáneamente múltiples hipervínculos en Excel " pero lo que yo busco es descargar solo las celdas seleccionadas.

Espero me puedas entender y ayudar con esto.

De antemano muy agradecido de tu ayuda.

PD: El botón que dice "DESCARGA DE ARCHIVOS SELECCIONADOS" es solo un ejemplo de lo que busco.

Adjunto foto referencia.

Answer 5

de tu imagen se aprecia que...

1. los hipervinculos son por comando (ctrl+alt+k o insertar>hipervinculo)

• o te llevo tiempo establecerlos uno-por-uno
• o usaste alguna macro para agilizar el proceso

2. los documentos *.pdf YA ESTAN EN TU DD (por lo tanto...)

• no hay "necesidad" de descargarlos (o que entiendes por "descargar" ?)

3. para "unir/agregar/mezclar/..." varios documentos pdf en uno solo, necesitas...

• una aplicacion que gestione ese tipo de archivos Y...
• que exponga su modelo de objetos para vba (generalmente de paga)

la otra opcion (asumiendo que la aplicacion que usas lo permita)...

• es usar el metodo SendKeys (poco/nada confiable)
• conocer los atajos aplicables para realizar tales acciones