¿Cómo puedo bloquear mi documento de Word en Microsoft 365 para que no sea abierto por invitados desconocidos?

Question

Mientras estoy trabajando con un archivo de Word observo que el documento personal esta abierto por usuario desconocido y no autorizado que se visualiza como "Guest; Orange" y un minuto después otro usuario "Guest: Tomato " lo esta visualizando. Utilizó y trabajo directamente en línea en el One Drive en la versión Microsoft 365 de la cuenta, en donde abrí un archivo de Word, pero ni correo electrónico ni archivos del OneDrive los comparto, no he dado ninguna autorización para que sea visualizado ni modificado por terceros.

Word parece que no me respeta la opción de documento privado, tampoco me permite restringir, ni eliminarlo, no he compartido con ningún "invitado" mucho menos con 2 aparentes invitados; ¿cómo puedo restringir que sea visualizado por cualquier usuario en la Web? ¿cómo puedo saber el nombre y dirección de correo electrónico que esta visualizando la cuenta?

Es importante poder mantener privados los documentos de Word Online solo para uso personal y que sean visualizados solo por aquellos usuarios con los que se comparta el vinculo del archivo (en este caso no fue así).

Para crear y proteger el documento estaba utilizando la versión de Word del One Drive: Microsoft 365

Aunque el producto parece que tiene ahora otra versión: Microsoft 365 Copilot

El dominio de la dirección de correo electrónico que usa la cuenta Microsoft asociada con OneDrive es @hotmail.com

La extensión del archivo es: .docx

Answer 1

Dear Jack

Welcome to Microsoft Community.

We can understand your concern about information leakage, please don't worry, based on what you have shared, your files are safe.There are many users who have similarly fed back this issue and you are not alone.

Due to temporary server issues or network fluctuations, the OneDrive server sometimes fails to recognise your ID.As a result, many "visitors" appear by mistake.

These "unknown visitors" are not recognised by their IDs and are randomly assigned common names: "Orange", "Tomato", "Sycamore", "Jackfruit", "Honeydew","Sycamore", "Jackfruit", "Honeydew". ..................

If someone else has accessed your files, the name of that Microsoft user will be displayed directly.Instead of these randomly assigned names.

⭐You just need to check your file permissions carefully, as long as there are no other people in your file permissions, *then your file is safe.*Please right-click on the file and click on "Manage Permissions" to see if there are other people in the Sharers and Shared Links.

❗Please make sure you are logged in to your account on all your devices when accessing this file.If you are not logged into your account, the problem of not recognising your ID can also occur.

I hope my explanation can let go of some of your worries.If you still have questions, let me know in a reply.

Best Regards,

Aiden.C-MSFT | Microsoft Community Support Specialist

Answer 2

Buen día Agente de Microsoft,

No, la explicación no alivió mi preocupación sobre la seguridad y la fuga de información; al contrario, me preocupa más después de su respuesta puesto que indican que muchos usuarios han tenido este problema y no lo han solucionado, es importante poder mantener privados los documentos de Microsoft 365 solo para uso personal. No me parece que estemos expuestos a que muchos "visitantes" por error suyo ingresen a nuestros documentos y esos "visitantes desconocidos" no son reconocidos por ustedes (ya que les asignan cualquier nombre al azar) ni por el sistema por sus ID, vi los "visitantes desconocidos" porque estaba usando el archivo pero me preocupa que aunque no lo este usando lo visualicen mas.

Pueden por favor contestar en español o ser mas claros en sus soluciones, si será en inglés indicar detalladamente e inclusive compartir imágenes que muestren exactamente el paso a paso de dónde se debe seleccionar y/o qué hacer, sobre todo si... no hay permisos para que lo vean otros usuarios.

Mis preguntas de la 1er consulta no fueron solucionadas, las dejo nuevamente:

⭐¿Cómo puedo restringir que sea visualizado por cualquier usuario en la Web? (Cualquiera, incluyendo "visitantes desconocidos") (ya había indicado que ya había revisado "Administrar acceso" pero me permitía bloquear o restringir el acceso)

⭐¿Cómo puedo saber el nombre y dirección de correo electrónico que esta visualizando la cuenta? (y los pueda bloquear, ¿cómo bloquearlos?)

Agrego nuevas preguntas:

⭐Mencione en mi 1er consulta que el archivo no me permite restringirlo a nadie o cualquiera en la red y no puedo eliminarlo, ¿cómo puedo eliminar el archivo si la opción esta bloqueada?

⭐En caso de que yo no pueda visualizar los ID de los "visitantes desconocidos" ¿en dónde solicito que me indiquen los IDs y sean bloqueados? (una página web, en este mismo sitio, o en una dirección de correo electrónico)

⭐Entonces, ¿no es posible compartir el archivo sin exponerse a problemas de inseguridad donde aunque autorices solo a un usuario podrían varios "visitantes desconocidos" estarlo abriendo, visualizando y usando mi información de los documentos generados en "Microsoft 365"?

⭐¿Los "visitantes desconocidos" pueden ingresar y revisar y usar el archivo en cualquier momento? (Solo cuando ingrese a mi sesión, solo cuando ingrese al archivo, siempre aunque no este mi sesión abierta ni el archivo abierto).

En la pantalla principal de word si seleccionamos el botón "abierto recientemente" en la parte superior y podemos ver un listado con los archivos, muestra que fue abierto y quien es el propietario pero no muestra quién lo abrió, ni en "actividad" se pone si lo consulto, modifico, reviso, copio, etc.; tampoco veo ningún archivo del que sea propietaria en el botón superior "Compartido", por lo que no puedo visualizar cuántos ni cuáles de mis documentos han sido vulnerados por este problema de seguridad.

⭐Entonces, ¿cómo puedo revisar qué archivos han sido vulnerados por este problema de seguridad en "Microsoft"? / ¿Deberé ingresar a todos y ver si de casualidad en ese momento esta un "visitante desconocido"?

⭐¿Qué significa que tienen problemas del servidor o fluctuaciones de la red?

⭐¿Cómo que el servidor de OneDrive a veces no reconoce mi ID? / ¿cómo no se puede reconocer un ID?

⭐¿Cómo puedo no haber iniciado sesión en mi cuenta y no se me reconozca el ID? (Solo puedo visualizar los archivos, si ingreso a mi cuenta y es cuando reconoce mi ID, ¿o no?), entonces, ¿cómo me aseguro que me logged en mi cuenta y he sido reconocida?

⭐¿Cómo compruebo los permisos de los archivos? (Comente que no me permite restringir, por lo que esperaba las indicaciones de varias opciones para realizar, yo revise en "Administrar acceso" y no esta compartido)

⭐¿Dónde debo hacer clic derecho en el archivo? ¿en el archivo? ¿acaso es en el menú del archivo abierto? (En mi consulta inicial mencione que revise "Administrar acceso", dejo imagen de lo revisado, pero como tal no visualizo "Administrar permisos" ni veo ninguna lista de Compartidores y tampoco Enlaces compartidos).

⭐Yo no reviso este archivo en varios dispositivos, pero ¿dónde reviso en que dispositivos ha sido abierto y cómo cierro las sesiones?

⭐¿Por qué no han puesto un mensaje de alerta que indique a los usuario de Microsoft 365 que existe este problema donde tus archivos e información están expuestos a ser vistos o usados por "visitantes desconocidos" y tu información y cuenta son vulnerables por la falta de seguridad que da el "error" que comentan?

⭐¿Qué acciones están llevando acabo para solucionar este problema y para cuándo se estima resolver?

⭐Uso en One Drive "Microsoft 365" pero ¿Por qué versión ahora dice "Microsoft 365 Copilot"? (Este nuevo cambio de versión originó el inconveniente, no sé si es la única versión que presenta este problema de seguridad; y de ser la única versión con problema ¿cómo podemos cambiar de versión? ¿se puede regresar a la versión anterior?)

De antemano gracias, quedo a la espera de respuestas.