Evaluar la compatibilidad de Office

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Se aplica a:Office 2019, Office 2016

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Mantener un proyecto de implementación de Office en curso requiere dos aspectos clave: usar el proceso adecuado para evaluar la compatibilidad de Office y usar herramientas que le ayuden a comprender los posibles riesgos de una actualización de Office. Office le ayuda a hacer ambas cosas. Al usar el proceso descrito en este tema con las herramientas que se encuentran en Office, como el panel de telemetría de Office, puede acelerar las implementaciones de Office y poner a los usuarios en funcionamiento en la nueva versión de Office con interrupciones mínimas. En este artículo, obtendrá más información sobre el proceso de compatibilidad y cómo encaja el panel de telemetría de Office en este proceso.

¿Qué es el panel de telemetría de Office?

Panel de telemetría de Office y sus componentes es un marco de supervisión de compatibilidad introducido en Office 2013 que sustituyó a las herramientas de compatibilidad de Office 2010 Office Migration Planning Manager (OMPM), Office Code Compatibility Inspector (OCCI) y Office Environment Assessment Tool (OEAT). Cuando usa el panel de telemetría de Office como parte del proceso de compatibilidad de Office, ayuda a minimizar el tiempo que dedica a evaluar la compatibilidad de Office. También reduce los riesgos asociados a una actualización de Office.

El panel de telemetría de Office funciona de la siguiente manera: cuando se carga, usa, cierra o genera un error en determinadas aplicaciones de Office, la aplicación agrega un registro sobre el evento a un almacén de datos local. Cada registro incluye una descripción del problema y un vínculo a más información. También se realiza un seguimiento de los datos de inventario y uso.

¿Cómo funciona el panel de telemetría de Office en versiones anteriores de Office? El panel de telemetría de Office no está integrado en Office 2003, Office 2007 y Office 2010. Para esos clientes, que ya no se admiten, implemente un agente que recopile información sobre los complementos instalados y los documentos usados más recientemente. No obtendrá datos de eventos de aplicación para estos clientes como lo hace con los clientes de Office más recientes, pero obtendrá datos de inventario y uso que le ayudarán a descubrir lo que se está usando y que probablemente sea importante para su empresa.

Importante

El proceso de compatibilidad de Office

Las herramientas de compatibilidad de Office abordan problemas comunes que pueden dificultar las implementaciones de Office. Estas herramientas ayudan a acelerar las implementaciones, reducir los factores desconocidos de la implementación a través de informes y sentar las bases para futuras actualizaciones de Office. Para obtener los mejores resultados, use la infraestructura de compatibilidad integrada en Office y use un enfoque por fases para evaluar la compatibilidad de Office.

Fases del proceso de compatibilidad de Office

Fase Descripción
Icono de la fase de detección. Detecte qué se usa, quién lo usa y con qué frecuencia. Esto le ayuda a determinar qué probar la compatibilidad con la versión de Office que está actualizando. Los documentos y soluciones que se usan con frecuencia y por varios usuarios son buenos candidatos para las pruebas.
Icono de la fase racionalización. Reúnase con los grupos empresariales para identificar cuáles son los puntos vitales del negocio. Los datos que encuentre durante la fase de detección pueden ayudar a iniciar y guiar esta discusión. El objetivo de esta fase es identificar los documentos y las soluciones de vital importancia para el negocio, que deben estar listos el primer día de la implementación de Office.
Icono de la fase Validar. Inicie una implementación piloto en la que los usuarios prueben los documentos y las soluciones necesarios para ejecutar la empresa mediante Office. Llamamos a este proceso prueba de aceptación del usuario. Solucione los problemas que se produzcan en los documentos y las soluciones que necesiten estar listos el primer día de la implementación.
Icono de la fase Administrar. Implemente Office y continúe supervisando sus documentos y soluciones. Observe las tendencias en el rendimiento y el comportamiento de Office a medida que se implementan las soluciones de Office actualizadas. Use los recursos del Servicio de asistencia para solucionar los problemas a medida que se produzcan en soluciones y documentos que no sean de importancia vital para el negocio.

En este artículo, analizaremos cada fase del proceso de compatibilidad y describiremos cómo puede usar el panel de telemetría de Office para admitir el proceso.

Fase 1: detección de los documentos y soluciones de Office que se usan

Su objetivo en la fase de detección es saber qué se está usando con más frecuencia y por quién. Puede optar por dos enfoques diferentes para iniciar el proceso de detección.

  • El enfoque preferido es empezar a implementar el Agente de telemetría de Office para ayudarle a detectar el uso dentro de grupos supervisados y, a continuación, usar esos resultados para iniciar discusiones con grupos empresariales.

  • También puede reunirse con los grupos empresariales y solicitarles una lista de sus documentos y soluciones de importancia vital para el negocio. Si tienen un plan de recuperación ante desastres, probablemente encontrará la lista en su plan. El lado negativo de este enfoque es que es posible que sus listas no estén actualizadas. Debe planear el uso de datos para ayudar a refinar estas listas si elige este enfoque.

Independientemente de si empieza por una lista en blanco o no, no evitará trabajar con los grupos empresariales. Las herramientas no pueden indicarle lo que es importante para la empresa. Las herramientas pueden proporcionarle algunos clientes potenciales sobre lo que es importante en función del uso, pero solo los grupos empresariales pueden indicarle la dependencia de su negocio en esos documentos y soluciones. Por ejemplo, si solo basa su trabajo en datos, puede perder soluciones usadas estacionalmente, como informes de ventas de fin de año o plantillas de revisión de rendimiento anuales u otros documentos que no se usan en el momento en que recopila datos.

Ahora es el momento de empezar a hacer planes para implementar el agente en los clientes de Office existentes. A continuación exponemos algunas consideraciones para reflexionar sobre ellas antes de implementar el agente. Encontrará los requisitos para implementar el agente en el Agente de telemetría de Office. Si aún no ha implementado el panel de telemetría de Office, encontrará esa información en Implementar panel de telemetría de Office.

Elija los equipos cliente de Office que va a supervisar

Le recomendamos que supervise alrededor del 20 % de los equipos cliente de toda la organización. Esta muestra debe incluir los usuarios representativos de todo el grupo empresarial para que pueda identificar las soluciones de línea de negocios que se usan en sectores de la organización. Asegúrese de incluir usuarios expertos en ese ejemplo y usuarios que expresan interés en la prueba piloto de Office. Es posible que en algunos casos sea menos restrictivo o más fácil supervisar un grupo o una unidad organizativa (OU) completo que seleccionar equipos cliente diferentes para que participen. Las organizaciones pequeñas también pueden elegir supervisar todos los equipos cliente.

Identifique las preocupaciones sobre privacidad de las partes interesadas de los grupos empresariales

Algunos grupos empresariales, como los recursos humanos, los jurídicos y los financieros, pueden tener preocupaciones sobre la exposición de archivos personales o confidenciales en los datos. El panel de telemetría de Office ofrece varias maneras de evitar la exposición de estos datos. Por ejemplo, puede configurar el agente para ocultar intencionadamente los nombres de archivo y los títulos. También puede evitar que se notifiquen datos de algunas aplicaciones. Puede obtener más información sobre la configuración de privacidad en Administrar la privacidad de los datos supervisados por el panel de telemetría de Office. Revise las opciones de privacidad con los grupos empresariales y decida qué tipos de datos de Office desea excluir de los informes en el panel de telemetría de Office.

Decidir cómo desea clasificar los clientes que se muestran en el panel de telemetría de Office

Al implementar el agente en los clientes, puede especificar hasta cuatro etiquetas que describen los clientes. Estas etiquetas le ayudan a filtrar los datos en el panel para que pueda centrarse en grupos empresariales individuales, tipos específicos de usuarios, usuarios en determinadas ubicaciones geográficas, etc. Desarrolle esta lista mientras trabaja con grupos empresariales. Puede obtener más información sobre cómo configurar etiquetas al implementar el panel de telemetría de Office, en la sección Habilitación y configuración del agente.

Fase 2: racionalización de los datos del inventario para identificar los documentos y las soluciones de Office de importancia vital para el negocio

El objetivo de la fase racionalización es identificar documentos y soluciones críticos para la empresa de Office. Se recomienda recopilar datos en el panel de telemetría de Office durante al menos un día antes de empezar a buscar tendencias.

Las secciones siguientes le ayudarán a interpretar los datos, trabajar con los grupos empresariales y decidir qué va a probar.

Obtener información de los datos en el panel de telemetría de Office

A medida que los datos comienzan a rellenarse en el Panel de telemetría de Office, puede empezar a buscar tendencias de uso. A continuación, le damos algunos consejos para empezar.

  • Busque si algunos departamentos o grupos que debieran estar representados no lo están. Por ejemplo, si no se usan soluciones de finanzas, es posible que se haya olvidado de habilitar la supervisión del grupo financiero.

  • Busque documentos o soluciones que más del 10 % de usuarios usen. Serán candidatos a una evaluación suplementaria.

  • Busque documentos que 3 o más usuarios empleen. ¿Hay alguna tendencia a la coautoría? ¿Son plantillas? Es posible que descubra que se comparten menos documentos que soluciones.

  • Apunte las soluciones que sabe que son muy importantes y cuyo seguimiento deseará realizar en el futuro, aunque el número de usuarios sea bajo.

  • Busque desde dónde se abrieron los documentos. Esto puede ayudarle a diferenciar entre los datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico y un documento editado con frecuencia.

  • Busque diversos tamaños de archivo de la misma solución o documento. Esto puede indicar que se usan varias versiones. Son candidatas a una futura consolidación.

Trabaje con los grupos empresariales para decidir qué documentos y soluciones de Office se probarán

En este punto, es posible que ya haya trabajado con grupos empresariales para identificar sus documentos y soluciones de importancia vital. Compare la lista que le dieron con los datos de uso que se muestran en panel de telemetría de Office. ¿Dan respaldo los datos de uso a la información proporcionada por los grupos empresariales? Si no es así, ¿existe algún tipo de explicación basada en la temporada? Por ejemplo, ¿se usan más algunas soluciones hacia finales del año fiscal? Vale la pena tener otra conversación con los grupos empresariales para abordar las diferencias que encuentre, a fin de poder ajustar los planes de prueba de aceptación del usuario.

Si todavía no ha trabajado con los grupos empresariales, ha llegado la hora de hacerlo. Con los datos de uso iniciales le será más fácil crear una lista de los documentos y las soluciones candidatos a las pruebas y correcciones. En vez de asignarles niveles de prioridad, como alto, medio o bajo, es mejor clasificarlos por el tipo de prueba a la que se someterán. Solicite a los grupos empresariales que les asignen una de las opciones de la tabla siguiente:

Clasificación de los documentos y soluciones de Office para efectuar la prueba

Tipo de documentos y soluciones Pruebas necesarias
Documentos y soluciones sobre los que el departamento de TI tiene responsabilidad y que deben seguir funcionando a toda costa
 Pruebas proactivas
Estos documentos y soluciones de alta prioridad se prueban, fijan y están listas para su uso el primer día de la implementación de Office.
Documentos y soluciones que el departamento de TI arreglará si alguien llama para notificar un problema con ellos.
 Prueba reactiva
Estas soluciones solo se arreglan cuando un usuario notifica un problema al Servicio de asistencia.
Documentos y soluciones que no importan a nadie
 No probar

Cuando se acerca a los grupos de negocios para clasificar sus documentos y soluciones, es posible que se encuentre con cierta resistencia de los grupos empresariales que asignan todo a la lista de prioridad alta. Uno de nuestros expertos en compatibilidad de Office, Chris Jackson, escribió un artículo para TechNet Magazine que describe algunos costos detrás de las pruebas de compatibilidad de Office. Puede usar esta información para justificar las pruebas reactivas y aliviar los temores emocionales que a menudo afectan a las migraciones de Office. Obtenga más información en Microsoft Office: Las matemáticas de la compatibilidad de Office.

Fase 3: Validación de que los archivos y soluciones de Office funcionan

Después de completar las fases Detección y racionalización, es el momento de empezar a probar los documentos y soluciones de alta prioridad para la compatibilidad con Office. La fase de validación tiene como objetivo comprobar que las soluciones y los documentos funcionen en el entorno en el que los usuarios necesitan que funcionen. Esto no significa que la solución o el documento no tenga problemas. Simplemente significa que los problemas no impedirán que los usuarios lleven a cabo su trabajo.

Desgraciadamente, ninguna herramienta hará este trabajo en su lugar. Tiene que pedir a los usuarios que prueben los documentos y las soluciones realizando su trabajo en Office. Este proceso recibe el nombre de prueba de aceptación del usuario y no se puede evitar. La buena noticia es que las pruebas de aceptación del usuario ahora son mucho más fáciles con Click-to-Run, lo que ayuda a transformar las pruebas de aceptación del usuario en pruebas piloto. Anime a los usuarios a usar sus documentos y soluciones en la nueva versión de Office y a aconsejarles que usen su versión anterior de Office si encuentran problemas.

Los datos del panel de telemetría de Office también son una gran ayuda en esta fase, ya que pueden indicar lo que se ha roto y cómo. El panel de telemetría de Office muestra tendencias positivas y negativas que pueden ayudarle a ver rápidamente la estabilidad de los documentos o las soluciones a medida que se actualizan.

A continuación presentamos algunas instrucciones con las que le será más fácil planear y supervisar la prueba de aceptación del usuario.

Identifique a los usuarios de la prueba de aceptación del usuario

Los propietarios de los documentos y las soluciones de importancia vital para el negocio son los más firmes candidatos a tomar parte en la prueba de aceptación del usuario. Si se consulta la lista que generó durante la fase de detección, cada departamento puede identificar los propietarios. Si no es así, los datos pueden ayudar mostrándole la mayoría de los usuarios activos.

Reclute también usuarios técnicos de todos los departamentos, ya que probablemente sabrán los detalles de cómo funciona la solución o el documento. Reúna también una base variada de evaluadores que provengan de todos los niveles de trabajo, roles y ubicaciones.

Configure un entorno para la prueba de aceptación del usuario

Una regla importante para la prueba de aceptación del usuario es que el entorno de prueba tiene que ser lo más parecido posible al entorno de producción. Existen varias formas de configurar un entorno de prueba. Puede configurar una unidad organizativa (OU) independiente dentro del dominio de producción o configurar un entorno de prueba completamente independiente que sea idéntico al entorno de producción. El entorno de prueba tiene que ser fácil de configurar y los usuarios tienen que poder obtener acceso a él fácilmente. El objetivo es eliminar las barreras a las pruebas y minimizar las quejas de los usuarios que dicen que no hay tiempo para probar. Es posible que su organización ya disponga de un entorno de prueba que esté administrado centralmente. En dicho caso, úselo. Si no existe un entorno de prueba, no cree uno nuevo. En su lugar, use Hacer clic y ejecutar.

Hacer clic y ejecutar proporciona todas las ventajas de las pruebas en producción sin todo el riesgo. La instalación de Office mediante Hacer clic y ejecutar permite a los usuarios ejecutar sus versiones anteriores de Office junto con la versión actual de Office. Si surge un problema o una incompatibilidad, los usuarios podrán seguir trabajando con la versión anterior de Office.

Es mucho más fácil transformar las pruebas de aceptación del usuario en pruebas piloto cuando se usa Hacer clic y ejecutar. Implemente el nuevo entorno manteniendo el anterior y puede supervisar el estado de las implementaciones de hacer clic y ejecutar de Office mediante el panel de telemetría de Office. Podrá ver qué compilaciones se usan y los problemas de compatibilidad que se notifican. La supervisión de las pruebas de aceptación del usuario y la prueba piloto mediante el panel de telemetría de Office ayuda a aliviar el miedo a no conocer el impacto de la nueva versión. Puede ofrecer más información a grupos empresariales y propietarios de soluciones de Office más allá del solo estado de la implementación.

Importante

Se recomienda usar instalaciones en paralelo de Office como solución temporal para pruebas y pruebas piloto de aceptación del usuario, no como una solución a largo plazo para entornos de producción. Planee eliminar gradualmente la versión anterior de Office cuando comiencen las implementaciones de producción.

Corrección de problemas en documentos y soluciones de Office de alta prioridad

Ya ha identificado los documentos y soluciones de alta prioridad que deben estar listos el primer día de la implementación, y los usuarios los han probado mediante Office. Además de los informes de errores de los usuarios, los datos del Panel de telemetría de Office indican cómo funcionan Word, Excel y Microsoft Outlook cuando se usan con sus documentos y soluciones de Office existentes. A medida que recopile información sobre errores y otros problemas, trabaje con desarrolladores internos y administradores de grupos empresariales para crear planes de corrección. Tendrá que decidir si retira soluciones o las arregla (si fueron desarrolladas en la empresa) y trabaje con los proveedores para obtener versiones actualizadas (en el caso de productos de terceros).

Tanto el panel de telemetría de Office como el registro de telemetría de Office pueden ayudarle durante este proceso. Puede supervisar el estado de Word, Excel y Microsoft Outlook a medida que implementa correcciones incrementales o nuevas versiones de soluciones de Office. Los desarrolladores pueden usar el registro de telemetría de Office para observar los eventos de compatibilidad que se producen en el equipo local cuando Word, Excel y Microsoft Outlook se usan con documentos y soluciones existentes.

Es posible que los equipos de desarrollo tengan herramientas de prueba automáticas que le sean útiles en el proceso de prueba. Asegúrese de que las herramientas estén optimizadas de forma que solo se marquen y corrigieron los problemas que bloquean la implementación para la preparación el primer día de la implementación. Probablemente no vale la pena corregir errores que no afectan al trabajo diario del usuario, al menos no durante el primer día. Si es necesario, esas soluciones se pueden arreglar con el tiempo.

Nota:

Es posible que se pregunte si es buena idea sustituir las declaraciones de compatibilidad de los proveedores por las pruebas de compatibilidad. Chris Jackson cubre los costos pros y desventajas de investigar el soporte de proveedores en su artículo Microsoft Office: Las matemáticas de la compatibilidad de Office.

Fase 4: Administrar la transición a la nueva versión de Office

Los objetivos de la fase de administración son usar el panel de telemetría de Office para supervisar el uso y los complementos de Office y preparar a los usuarios para la transición a Office. También puede establecer el modo de compatibilidad para Office para asegurarse de que las personas que todavía usan versiones anteriores de Office tienen capacidades de edición completas al colaborar con usuarios que ya han realizado la transición a la nueva versión de Office.

A medida que implemente Office, comenzará a ver tendencias de uso y mantenimiento de Office que le ayudarán a desbloquear el valor de sus inversiones en Office y le proporcionarán información para futuras implementaciones. Por ejemplo, saber qué controles ActiveX se usan le ayudará en futuras actualizaciones de Windows. ¿Se usa Excel no solo como una herramienta de hoja de cálculo, sino como una aplicación front-end que usa una conexión de datos? ¿Cómo afectan las nuevas soluciones de Office al entorno? Cuando llegue el momento de ejecutar otra implementación de Office, probablemente se dé cuenta de que puede omitir totalmente el proceso de detección porque sabrá exactamente qué se está usando y qué es importante.

En las secciones siguientes proporcionamos más instrucciones sobre la fase de administración.

Administración de complementos de Office mediante el panel de telemetría de Office

A medida que supervisa las soluciones que usa Office, es probable que encuentre complementos que sean lentos de cargar o que se bloqueen con frecuencia. También es posible que encuentre complementos que no deberían usarse en su organización. directiva de grupo configuración le permite administrar estos complementos cuando se usan con Office.

El panel de telemetría de Office proporciona una interfaz para configurar estas opciones. En la hoja de cálculo Soluciones, seleccione el vínculo Administración de complementos en la parte superior de la página, que le lleva a la hoja de cálculo de administración de complementos. En esa hoja de cálculo, puede ver datos sobre cada complemento y seleccionar una configuración de directiva de grupo para controlar cada complemento. Use las instrucciones de la hoja de cálculo para generar un script que puede ejecutar para aplicar el GPO a una unidad organizativa de Active Directory.

Hay una configuración de administración de complementos individual para cada aplicación de Office compatible. Se ubican en las rutas de acceso siguientes:

  • Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Nombre de la aplicación de Office\Varios\Lista de complementos administrados

  • Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Nombre de la aplicación de Office\Varios\Bloquear todos los complementos no administrados

Retire las versiones anteriores de Office

Se recomienda ejecutar una versión más reciente de Office con una versión anterior de Office en paralelo solo como una solución de compatibilidad a corto plazo durante las pruebas piloto. Cuando finalice la fase piloto y comiencen las implementaciones de producción, se recomienda empezar a quitar las versiones anteriores de Office de los equipos de producción que ejecutan una versión más reciente de Office. De esta forma, evitará problemas extendidos que se producen como consecuencia de asociaciones de tipos de archivos que se rompen después de actualizaciones o de reparaciones.

Administración del modo de compatibilidad en Office

En Office, el modo de compatibilidad se usa automáticamente para abrir documentos creados en versiones anteriores de aplicaciones de Office. El modo de compatibilidad bloquea las características nuevas o mejoradas de Office para ese documento. Esto garantiza que los usuarios que tengan versiones anteriores de Office seguirán teniendo capacidades de edición completas cuando abran el mismo documento. El modo de compatibilidad también conserva el diseño del documento.

Como parte del plan de entrenamiento general de Office, debe proporcionar instrucciones a los usuarios sobre cómo funciona el modo de compatibilidad. Para obtener más información sobre la configuración administrativa para el modo de compatibilidad, vea Administrar el modo de compatibilidad para Office.

Prepare al servicio de asistencia y a los usuarios para el cambio

El departamento de soporte técnico debe estar en office y listo para admitir a los usuarios. Deben empezar por ir a Entrenamiento de Microsoft 365.