Información general sobre la activación en equipos compartidos de Aplicaciones de Microsoft 365

Sugerencia

La información de este artículo está destinada a administradores y profesionales de TI. Para obtener información sobre la activación de una copia personal de Office, vea Activar Office.

La activación en equipos compartidos permite implementar Aplicaciones de Microsoft 365 en un equipo de la organización al que varios usuarios tienen acceso. Estos son algunos ejemplos de escenarios admitidos:

  • Tres trabajadores en una fábrica comparten el mismo ordenador físico y cada uno de ellos usa Office en ese ordenador durante su turno de ocho horas.
  • Quince enfermeras de un hospital utilizan Office en 10 equipos diferentes a lo largo del día.
  • Cinco empleados conectan de forma remota en el mismo equipo para ejecutar Office.
  • Varios empleados usan Office en un equipo que se encuentra en una sala de conferencias u otro espacio público de la compañía.
  • Varios usuarios acceden a una instancia de Office hospedada en Servicios de Escritorio remoto (RDS).

La activación en equipos compartidos es necesaria para aquellos casos en los que varios usuarios comparten el mismo equipo y los usuarios inician sesión con su propia cuenta. Normalmente, los usuarios pueden instalar y activar Aplicaciones de Microsoft 365 en un número limitado de dispositivos, como 5 equipos. El uso de Aplicaciones de Microsoft 365 con la activación en equipos compartidos habilitada no se contabiliza para el límite. Si hay usuarios que tienen equipos dedicados y no hay otros usuarios que trabajen en esos equipos, use la activación con clave de producto para Aplicaciones de Microsoft 365.

Nota

Para activar Aplicaciones de Microsoft 365, TLS 1.2 debe estar habilitado de forma predeterminada en el sistema operativo. Algunos sistemas operativos anteriores, como Windows 7 Service Pack 1 (SP1) y Windows Server 2012, necesitan que se aplique una actualización para habilitar TLS 1.2 de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Actualizar para habilitar TLS 1.1 y TLS 1.2 como protocolos seguros predeterminados en WinHTTP en Windows Pero tenga en cuenta que las Aplicaciones de Microsoft 365 no son compatibles con los sistemas operativos antes mencionados. Para obtener más información, vea Recursos para la finalización del soporte de Office.

Cómo habilitar la activación en equipos compartidos de Aplicaciones de Microsoft 365

Para usar la activación en equipos compartidos, necesita un plan de Office 365 (o Microsoft 365) que incluya Aplicaciones de Microsoft 365 y además sea compatible con la activación en equipos compartidos. La activación en equipos compartidos también está disponible para los siguientes planes:

  • Cualquier plan que incluya Aplicaciones Microsoft 365 para empresas. Por ejemplo, Office 365 E3 o Microsoft 365 E5.
  • Cualquier plan que incluya la versión de escritorio de Project o Visio. Por ejemplo, el plan 3 de Project o Visio Plan 2.
  • El plan Microsoft 365 Empresa Premium, que incluye Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios.

Nota

  • El plan Microsoft 365 Empresa Premium es el único plan para la empresa que incluye soporte para la activación en equipos compartidos. Hay otros planes para empresas, como Microsoft 365 Empresa Estándar, que incluyen Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios, pero estos planes para empresas no incluyen soporte técnico para la activación en equipos compartidos.
  • La activación en equipos compartidos está disponible para los planes para el entorno educativo que incluyen Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas. Por ejemplo, Office 365 A3 o Microsoft 365 A5.
  • La activación en equipos compartidos no está disponible en Office para Mac.

Asegúrese de asignar a cada usuario una licencia para Aplicaciones Microsoft 365 y que los usuarios inicien sesión en el equipo compartido con su propia cuenta de usuario.

Si desea habilitar la activación en equipos compartidos durante la instalación inicial de Aplicaciones de Microsoft 365, puede indicar a la Herramienta de implementación de Office que lo haga durante la instalación.

Si las Aplicaciones de Microsoft 365 ya están instaladas y desea habilitar la activación en equipos compartidos, tiene tres opciones para elegir. No es necesaria una reinstalación. Se debe reiniciar el dispositivo para aplicar el cambio.

Nota

Si un usuario ya activó las Aplicaciones de Microsoft 365 antes de habilitar la activación en equipos compartidos, tendrá que restablecer la activación para permitir que la activación en equipos compartidos funcione.

Opción 1: Usar directiva de grupo para habilitar la activación en equipos compartidos

Use directiva de grupo descargando los archivos de la plantilla administrativa (ADMX/ADML) más recientes para Office y habilite la directiva "Usar activación en equipos compartidos". Esta directiva se encuentra en Configuración del equipo\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016 (Equipo)\Configuración de licencias.

Nota

Aplicaciones Microsoft 365 para negocios no admite el uso de directiva de grupo para habilitar la activación en equipos compartidos, por lo que deberá usar otro método para habilitar la activación en equipos compartidos.

Opción 2: Usar el Editor del Registro para habilitar la activación en equipos compartidos

Use el Editor del Registro para agregar un valor String (Reg_SZ) de SharedComputerLicensing con una configuración de 1 en HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration.

Opción 3: Usar el Asistente para Soporte técnico de Microsoft y recuperación para habilitar la activación en equipos compartidos

El Asistente para soporte y recuperación automatiza por completo todos los pasos para comprobar los requisitos para la activación en equipos compartidos y habilitar la activación en equipos compartidos. Está disponible en dos versiones: de empresa e interfaz de usuario. Use la versión más adecuada para su situación.

Versión empresarial (línea de comandos) del Asistente para Soporte técnico de Microsoft y recuperación

La versión Enterprise del Asistente para Soporte técnico de Microsoft y Recuperación es una versión de línea de comandos que se puede crear en secuencias de comandos y se recomienda para varios dispositivos y para dispositivos a los que no se puede acceder inmediatamente. Descargar la versión Enterprise

Versión de la interfaz de usuario del Asistente para Soporte técnico de Microsoft y recuperación

Se recomienda la versión de la interfaz de usuario del Asistente para Soporte técnico de Microsoft y recuperación si necesita restablecer la activación de Office en un solo dispositivo o en algunos dispositivos individuales. Descargar la versión de la interfaz de usuario

Comprobar que la activación en equipos compartidos está habilitada

Tras instalar Aplicaciones de Microsoft 365, puede comprobar que la activación en equipos compartidos está habilitada en ese equipo.

Nota

Hay un problema conocido en el que, en los dispositivos con la activación en equipos compartidos y el modo de visualización habilitado, los usuarios con licencia se colocan incorrectamente en el modo de visualización. Este problema se ha corregido en la versión 2205 y posteriores.

Funcionamiento de la activación en equipos compartidos para Aplicaciones de Microsoft 365

Esto es lo que sucede después de instalar Aplicaciones de Microsoft 365 en un equipo que tiene habilitada la activación en equipos compartidos.

  1. Un usuario inicia sesión en el equipo con su cuenta.

  2. El usuario inicia un programa de Office, como Word.

  3. Aplicaciones de Microsoft 365 se pone en contacto con el servicio de licencias de Office en Internet para obtener un token de licencia para el usuario.

    Para determinar si el usuario tiene licencia para usar Aplicaciones de Microsoft 365, el servicio de licencias de Office necesita conocer la cuenta del usuario de Office 365. En algunos casos, Aplicaciones de Microsoft 365 pide al usuario que proporcione la información. Por ejemplo, es posible que el usuario vea el cuadro de diálogo Activar Office.

    Activar Office.

    Si su entorno está configurado para sincronizar Office 365 (Azure Active Directory) y las cuentas locales de Active Directory (AD), lo más probable es que el usuario no vea ningún aviso. Aplicaciones de Microsoft 365 debe obtener automáticamente la información necesaria sobre la cuenta de usuario en Office 365.

  4. Si el usuario tiene licencia para Aplicaciones de Microsoft 365, se guarda un token de licencia en el equipo, en la carpeta del perfil del usuario, y se activa Aplicaciones de Microsoft 365. El usuario puede usar ahora Aplicaciones de Microsoft 365.

Estos pasos se repiten para cada usuario que inicia sesión en el equipo compartido. Cada usuario recibe un token de licencia único. El hecho de que un usuario active Aplicaciones Microsoft 365 en el equipo no significa que Aplicaciones Microsoft 365 esté activado para el resto de los usuarios que inicien sesión en el equipo.

Si un usuario va a otro equipo que también está habilitado para la activación en equipos compartidos, se producirán los mismos pasos. Hay un token de licencia diferente para cada equipo en el que el usuario inicia sesión.

Si un usuario vuelve a iniciar sesión en un equipo compartido, Aplicaciones Microsoft 365 usa el mismo token de licencia, si sigue siendo válido.

Más información sobre la activación en equipos compartidos para Aplicaciones de Microsoft 365

Renovación del token de licencia El token de licencia que se almacena en el equipo compartido solo es válido para 30 días. A medida que se acerca la fecha de expiración del token de licencia, Aplicaciones de Office 365 intenta renovarlo automáticamente cuando el usuario inicia sesión en el equipo y está usando Aplicaciones de Microsoft 365.

Si el usuario no inicia sesión en el equipo compartido durante 30 días, el token de licencia puede expirar. La próxima vez que el usuario intente usar Aplicaciones de Microsoft 365, estas se pondrán en contacto con el servicio de licencias de Office en Internet para obtener un token de licencia nuevo.

Conectividad a Internet Como el equipo compartido tiene que ponerse en contacto con el servicio de licencias de Office en Internet para obtener o renovar el token de licencia, es necesaria una conexión confiable entre el equipo compartido e Internet.

Modo de funcionalidad reducida Si el usuario no tiene licencia para Aplicaciones Microsoft 365, o si el usuario cerró el cuadro de diálogo Activar Office, no se obtiene ningún token de licencia y Aplicaciones Microsoft 365 no está activado. Ahora, Aplicaciones de Microsoft 365 se encuentra en modo de funcionalidad reducida. Esto quiere decir que el usuario puede ver e imprimir documentos de Office, pero no podrá crearlos ni editarlos. El usuario también verá un mensaje en Office que indica que la mayoría de las características están desactivadas.

Funcionalidad reducida.

(Para la versión 2205 y posteriores) Si el modo de visualizador está habilitado en el dispositivo, el usuario se colocará en el modo de visualizador en lugar del modo de funcionalidad reducida.

Límites de activación Normalmente, los usuarios solo pueden instalar y activar Aplicaciones de Microsoft 365 en un número limitado de dispositivos, como 5 equipos. El uso de Aplicaciones de Microsoft 365 con la activación en equipos compartidos habilitada no se contabiliza para el límite.

Microsoft permite que un solo usuario pueda activar Aplicaciones de Microsoft 365 en un número razonable de equipos compartidos en un período de tiempo específico. El usuario recibe un mensaje de error en el caso poco probable de que se supere el límite.

Mensaje de demasiados equipos activados.

Se recomienda el inicio de sesión único Se recomienda el uso del inicio de sesión único (SSO) para reducir la frecuencia con la que se pide a los usuarios que inicien sesión para la activación. Si se ha configurado el inicio de sesión único, Aplicaciones de Microsoft 365 se activan con las credenciales de usuario que este proporciona para iniciar sesión en Windows, siempre que el usuario tenga asignada una licencia para Aplicaciones de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Modelos de identidad de Microsoft 365 y de Azure Active Directory.

Si no usa el inicio de sesión único, considere la posibilidad de usar perfiles de itinerancia e incluya la carpeta %localappdata%\Microsoft\Office\16.0\Licensing como parte del perfil de itinerancia.

El token de licencia móvil A partir de la versión 1704 de Aplicaciones de Microsoft 365, puede configurar el token de licencia para que se desplace con el perfil del usuario o se ubique en una carpeta compartida en la red. Anteriormente, el token de licencia siempre se guardaba en una carpeta específica del equipo local y se asociaba con ese equipo específico. En estos casos, si el usuario ha iniciado sesión en otro equipo, se le pedirá que active Aplicaciones de Microsoft 365 en ese equipo para obtener un nuevo token de licencia. La capacidad para desplazar el token de licencia es especialmente útil en escenarios de VDI no persistentes.

Para configurar la itinerancia de tokens de licencias, puede usar la Herramienta de implementación de Office o una directiva de grupo, o bien puede usar el Editor del Registro para editar el registro. Independientemente del método que elija, tiene que proporcionar una ubicación de carpeta exclusiva para el usuario. La ubicación de la carpeta puede formar parte del perfil móvil del usuario o de una carpeta compartida en la red. Aplicaciones de Microsoft 365 debe poder escribir en la ubicación de la carpeta. Si usa una carpeta compartida en la red, tenga en cuenta que los problemas de latencia de red pueden afectar negativamente al tiempo que se tarda en abrir los programas de Office. La ubicación solo es necesaria si prefiere no usar la ubicación predeterminada, que es %localappdata%\Microsoft\Office\16.0\Licensing.

  • Si se usa la directiva de grupo, descargue los archivos de plantilla administrativa (ADMX/ADML) para Office más recientes y habilite la configuración de directiva "Especificar la ubicación para guardar el token de licencia que utiliza la activación en equipos compartidos". Esta configuración de directiva se encuentra en Configuración del equipo\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016 (Equipo)\Configuración de licencias.

  • Si usa la Herramienta de implementación de Office, incluya SCLCacheOverride y SCLCacheOverrideDirectory en el elemento Property del archivo de configuration.xml. Para obtener más información, consulte Opciones de configuración para la Herramienta de implementación de Office.

  • Para editar el Registro, vaya a HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration, agregue un valor de cadena de SCLCacheOverride y establezca el valor en 1. Además, agregue un valor de cadena de SCLCacheOverrideDirectory y establezca el valor en la ruta de acceso de la carpeta para guardar el token de licencia.

    Nota

    Si usa Microsoft Application Virtualization (App-V) para implementar Aplicaciones Microsoft 365, la ubicación del Registro se HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\Licensing.