Prácticas recomendadas para el marketing por correo electrónico

El envío de correo electrónico de marketing no es lo mismo que enviar un correo electrónico como hace la mayoría de gente. Pueden parecer similares, pero hay una diferencia importante: los correos electrónicos personales se entregan a una o unas pocas personas, mientras que los correos electrónicos de marketing se entregan a muchos miles o más cada mes.

En respuesta a diversos abusos del correo electrónico, como el correo no deseado o las estafas con un amplio nivel de focalización, la mayoría de las empresas y los proveedores de correo electrónico cuentan con mecanismos de filtrado y bloqueo para defender su ancho de banda y tener libres las bandejas de entrada de los usuarios. Por lo tanto, cuando alguien comienza a enviar un gran volumen de correo electrónico, Internet se da cuenta y los mecanismos defensivos pueden comenzar a activarse, lo que podría resultar en mantener sus mensajes fuera de las bandejas de entrada de sus contactos. Los clientes de correo electrónico individuales también aplican sus propios algoritmos de filtrado que, entre otras cosas, pueden filtrar en función del historial personal de interacciones de cada usuario, lo que puede significar que un mensaje idéntico que se entrega a un destinatario podría ser bloqueado por el cliente de correo electrónico de otro destinatario.

Estos sistemas no están destinados a detener todas las formas de correo electrónico de marketing legítimo, solo a bloquear el abuso. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys está diseñado para estar en el lado bueno (facilitar el marketing colaborativo y de suscripción voluntaria), pero es necesario saber cómo trabajar en el contexto de estrategias de filtrado comunes, leyes anti correo no deseado y otros mecanismos antiabuso, a fin de asegurarnos de que los mensajes de marketing lleguen a sus contactos, en lugar de quedar atrapados en los filtros de correo no deseado.

Crear y proteger su reputación como remitente

Cuando un mensaje se envía a través de Internet, la dirección IP que lo envió está disponible para cada servidor que procesa ese mensaje. Las organizaciones de vigilancia independientes, como ReturnPath, controlan la actividad, el contenido de los mensajes y las denuncias asociadas a las direcciones de envío; además, generan una puntuación de reputación para cada dirección IP de envío o nombre de dominio remitente. Cuanto más baja sea tu puntuación de reputación, más probabilidades tendrás de que tus mensajes se eliminen o se filtren; Si su puntaje es lo suficientemente bajo, terminará en una lista de bloqueo y ninguno de sus mensajes se entregará.

Los grandes proveedores de correo electrónico (como Hotmail o Gmail) y los sistemas privados de correo electrónico de las grandes organizaciones utilizan técnicas similares de generar sus propias reputaciones y puntuaciones internas del remitente, que establecen otro nivel más de filtrado.

Además de la reputación del remitente, muchos países y regiones tienen leyes que regulan los mensajes de correo electrónico comerciales, y el incumplimiento de estas leyes puede exponerlo a costosos litigios. Como ejemplo de estas legislaciones, podemos mencionar la CAN-SPAM de Estados Unidos y la CASL de Canadá. Otras leyes y regulaciones de privacidad establecen reglas estrictas sobre cómo las empresas pueden manejar datos y comunicarse digitalmente con las personas.

Entonces, ¿qué puede hacer para maximizar su capacidad de entrega y mantenerse dentro de la ley, y cómo puede ayudar Customer Insights - Journeys? Lea las siguientes subsecciones para averiguarlo. Para obtener más información sobre la capacidad de entrega y la reputación del remitente, busque en Bing muchos más artículos buenos sobre este artículo.

Crear contenido limpio, de colaboración y responsable

Los filtros de correo no deseado y los sistemas de reputación de remitentes analizan el contenido de los mensajes que intenta enviar. Estos filtros buscan señales de que trabaja conjuntamente con los destinatarios y de que se identifica honradamente. En esta línea, los requisitos comunes es incluir vínculos para cancelar la suscripción e incluir la dirección postal física de la organización en el cuerpo del mensaje. Los mensajes en formato HTML también deben incluir una versión en texto sin formato con la misma información. Customer Insights: Journeys proporciona funciones para facilitar la inclusión de estos elementos esenciales en sus mensajes y ayuda a evitar que los omita por error.

Tenga en cuenta el tamaño de su contenido HTML

Limite el contenido HTML de los mensajes de correo electrónico a un tamaño máximo de 100 KB. Este límite de tamaño incluye todo el texto HTML, estilos, comentarios y gráficos incrustados (pero no gráficos externos anclados). Si el contenido HTML excede los 128 KB, recibirá una advertencia de tamaño, pero aún puede ponerse en marcha con el correo electrónico y con cualquier recorrido del cliente que incluya el correo electrónico.

El límite de tamaño de HTML es importante porque los proveedores de correo electrónico (como Gmail) "recortan" los mensajes de correo electrónico que superan cierto tamaño (102 KB, en el caso de Gmail). En lugar de incluir el mensaje completo en la bandeja de entrada del destinatario, el proveedor de correo electrónico truncará el mensaje e incluirá un vínculo para poder ver el mensaje completo. Además, algunos filtros de correo no deseado prestan mucha más atención cuando detectan correos electrónicos grandes.

Si realiza la puesta en marcha con un mensaje, Customer Insights - Journeys procesa el contenido HTML para crear estilos en línea, comprimir espacios, etc., por lo que puede resultar difícil determinar el tamaño final exacto del mensaje. Si sospecha que un mensaje incumple el límite de tamaño HTML, haga lo siguiente:

1. Abra un explorador web y escriba una dirección URL del formulario: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Donde:

• <your_domain> es la raíz de su instancia Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (como "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> es el ID del mensaje que desea comprobar. Para buscar este ID, abra el mensaje en Dynamics 365 Customer Insights - Journeys y busque el valor del parámetro id= mostrado en la barra de direcciones del explorador.

2. Busque el valor del campo “msdyncrm_emailbody” en el JSON devuelto.

3. Copie el valor de ese campo en un programa de texto que pueda indicarle el tamaño exacto del contenido HTML.

Autentica tu dominio de envío

Customer Insights - Journeys proporciona una función que le permite configurar DomainKeys Identified Mail (DKIM) para vincular su dominio de envío de Customer Insights - Journeys con su propio dominio de correo electrónico. Para informarse de los detalles completos de por qué esto es importante y cómo debe hacerse, consulte Configurar DKIM para su dominio de envío.

Evite hacer envíos a direcciones de correo electrónico no válidas e inactivas

Si envías un mensaje a una dirección de correo electrónico no válida, inactiva o cancelada, el mensaje normalmente se devuelve como lo que se denomina un "rebote duro". Los rebotes duros ocurren, pero los guardianes de la reputación, los proveedores públicos y los hosts privados lo notarán, y cuantos más rebotes duros hayas asociado con tu IP de envío, menor será tu puntuación de reputación. Las direcciones asociadas a un rechazo permanente probablemente nunca volverán a estar en línea, por tanto, es mejor no tenerlas en la base de datos; Customer Insights - Journeys dejará automáticamente de enviar mensajes durante seis meses a las direcciones con un rechazo permanente antes de volver a probarlas.

Microsoft tiene que defender la reputación de sus direcciones IP de envío, por lo que es posible que el soporte técnico de Microsoft se ponga en contacto con las organizaciones que generan constantemente una gran cantidad de rechazos permanentes o quejas de correo no deseado con consejos sobre cómo mejorar sus listas de envío o mensajes. Las organizaciones que sigan generando rechazos permanentes o quejas de correo no deseado pueden acabar corriendo el riesgo de que se cierren sus cuentas.

Customer Insights - Journeys proporciona análisis detallados y KPI sobre cómo interactúan sus contactos con sus mensajes de correo electrónico de marketing (y otras iniciativas), incluidos los recuentos de aperturas, clics, rebotes y reenvíos. Use esta información para evaluar su éxito al contactar con sus contactos y para mantener su base de datos libre de direcciones con rechazos permanentes. Más información: Analice los resultados para obtener información

Nota:

Customer Insights - Journeys no intentará enviar mensajes a una dirección que se sepa que realiza rechazos permanentes durante un periodo de cuarentena de seis meses. Sin embargo, la información de su correo electrónico seguirá indicando un resultado de rechazo permanente por cada entrega que haya solicitado. Estos rechazos permanentes "virtuales" no afectan a la reputación de su IP de envío, pero sí se descuentan de la cuota de envío mensual en Customer Insights - Journeys, y estas direcciones se volverán a intentar después de la cuarentena de seis meses. Por esta razón, es recomendable comprobar periódicamente los resultados de devolución permanente y quitar de los registros de contactos las direcciones con devoluciones permanentes.

No utilice listas de distribución de correo compradas ni alquiladas

Customer Insights - Journeys está diseñado para facilitar el marketing opt-in, en el que todos los contactos han elegido recibir mensajes de marketing de su organización y pueden optar fácilmente por dejar de hacerlo en cualquier momento. La aplicación le ayuda a crear sus listas de correo de forma orgánica y en colaboración con sus clientes actuales y potenciales, proporcionando funciones como el doble opt-in, la gestión de suscripciones y la gestión del consentimiento para el cumplimiento de la privacidad de los datos.

Le recomendamos encarecidamente que no compre ni alquile listas de correo, ya que dichas listas pueden infringir las leyes y normativas de consentimiento sobre privacidad de datos, así como otras leyes locales de otros países o regiones. Las listas alquiladas y compradas también son ineficaces porque es probable que contengan muchas direcciones caducadas que provocarán un rebote duro, y es probable que contengan muchos contactos que no estén interesados en tus productos y que puedan quejarse de recibir correos electrónicos no solicitados, posiblemente ante las autoridades competentes. Las quejas y los rebotes duros reducirán tu reputación de envío y, con ella, tu tasa de entregabilidad.

Enviar volúmenes constantes

Las puntuaciones altas de reputación de remitente están asociadas con direcciones IP que envían volúmenes constantes de correos electrónicos. Un pico súbito bajará la puntuación, al igual que los volúmenes de envío intermitentes. Microsoft mantiene varias direcciones IP dedicadas al envío de mensajes desde Customer Insights - Journeys en cada región y equilibra la carga de envío entre ellas para mantener el volumen de envío coherente a lo largo del tiempo para cada IP. Cada vez que añadimos una nueva IP de envío a una región, la "calentamos" aumentando gradualmente el volumen que envía hasta que finalmente alcanza el mismo nivel que las demás IP de esa región. Para la mayoría de los suscriptores de Customer Insights - Journeys, esto se gestiona de forma automática e invisible, pero es posible que los nuevos suscriptores que planean enviar mensajes de marketing a un gran número de destinatarios (millones) deban comenzar con poco y aumentar con el tiempo antes de alcanzar el volumen completo; en este caso, el soporte técnico de Microsoft le notificará y le ayudará durante este proceso.

Configurar DKIM para su dominio de envío

Uno de los fraudes en línea más comunes, también conocido como suplantación de identidad o phishing, se produce cuando un mensaje fraudulento finge provenir de un servicio o entidad financiera en línea muy conocido. El objetivo es engañar a los destinatarios para que respondan al mensaje proporcionando datos privados como contraseñas o números de tarjetas de crédito. Una forma de evitar el phishing es que los destinatarios de correo electrónico autentiquen la dirección del remitente de cada mensaje para confirmar que realmente se envió desde un dominio que pertenece a la empresa u organización a la que afirma pertenecer. Una tecnología denominada DKIM (DomainKeys Identified Mail) ayuda a lograr esto al incorporar los siguientes elementos:

• Una firma de clave pública/privada que prueba que el mensaje fue enviado desde un servidor propiedad de una organización conocida.
• Un registro central de firmas autenticadas que permite al DNS (Sistema de Nombres de Dominio) confirmar que cada firma es legítima y que el dominio de envío y la dirección de remitente reclamada pertenecen a la misma organización.

Al enviar correo electrónico desde Customer Insights - Journeys, los mensajes proceden de un dominio propiedad de Microsoft (por contosomarketing.onmicrosoft.comejemplo, ), pero es probable que la dirección del remitente pertenezca a uno de sus propios administradores de cuentas, marketing o ventas que utilicen un dominio más conocido que pertenezca a su organización (por you@contoso.comejemplo, ). Esta discrepancia puede ser una señal de alerta cuando un servidor de correo electrónico entrante realiza una comprobación DKIM de los mensajes entrantes, por lo que una implementación completa de DKIM es tan importante para garantizar una alta capacidad de entrega, especialmente cuando se utiliza un servicio de envío de terceros como Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys te ayuda a generar, registrar y confirmar claves DKIM para cada uno de tus dominios de envío. Consulte Autentique sus dominios para ver instrucciones.

Importante

Si su organización utiliza la autenticación, informes y conformidad de mensajes basados en dominios (DMARC) para protegerse contra los ataques de phishing que afectan a su dominio, es muy importante que configure DKIM para sus dominios de envío como se describe en Autenticar sus dominios. Esto ayudará a evitar falsos positivos durante las comprobaciones DMARC realizadas por los sistemas receptores.

Probar su capacidad de entrega

Una vez que hayas implementado todos los sistemas de autenticación de correo electrónico relevantes, te recomendamos encarecidamente que pruebes tu capacidad de entrega a todos los principales servidores de correo electrónico (como Gmail, Outlook.com, Yahoo mail y más) y a tantos dominios privados como puedas (incluido el tuyo). Para ello, siga estos pasos:

1. Configure una cuenta de correo electrónico que puede leer todos los servicios y dominios que pueda.
2. Configure un registro de contacto para cada una de estas direcciones en Customer Insights - Journeys.
3. Ejecute una campaña de correo electrónico sencilla que se dirija a todos sus contactos de prueba.
4. Inspeccione la bandeja de entrada de cada cuenta para confirmar los mensajes que llegan a la bandeja de entrada y no se etiquetan como correo no deseado.

Política de spam de Microsoft para el marketing por correo electrónico

A lo largo de este artículo, hemos enfatizado la importancia de mantener listas de envío limpias y optativas, combinadas con contenido valioso y comportamiento de envío colaborativo. Todos estos son aspectos importantes para construir una sólida reputación como remitente y, por lo tanto, lograr una alta capacidad de entrega y ubicación en la bandeja de entrada. Dado que el correo electrónico enviado por Customer Insights - Journeys se entrega desde dominios de envío compartidos, Microsoft supervisa constantemente todos los resultados de entrega, las quejas de correo no deseado y las listas de bloqueo para asegurarse de que nuestros dominios de envío mantengan su alta reputación en beneficio de todos los clientes.

Para ayudar a protegerte a ti, el vendedor responsable, contra el comportamiento de los malos actores que escapan a tu control, Customer Insights - Journeys ha implementado una política antispam que protege tu reputación de envío. Así es como funciona:

Etapa 1: Informar y advertir

Cuando detectamos que un entorno de Customer Insights - Journeys genera una alta tasa de rebote o quejas de spam, enviaremos un correo electrónico al administrador para informarle del problema y ofrecerle asistencia para solucionarlo. Si se necesita más ayuda, la comunicación instará al administrador a ponerse en contacto con el soporte técnico de Microsoft.

Etapa 2: Pasar a un grupo de envíos de alto riesgo

Si el problema de la tasa de rebote o de la queja de correo no deseado persiste durante más de unos días y si el administrador aún no se ha puesto en contacto con el soporte técnico de Microsoft, moveremos el entorno Customer Insights - Journeys a un grupo de envío de alto riesgo. El grupo de envíos de alto riesgo tiene una puntuación de reputación más baja que el grupo de envíos de alta capacidad de entrega estándar.

Cuando un entorno de Customer Insights - Journeys se mueve al grupo de envío de alto riesgo, enviaremos un correo electrónico al administrador para informarle del cambio en el grupo de envío e instarle a que se ponga en contacto con el soporte técnico de Microsoft para obtener ayuda. Todavía sigue siendo posible que el entorno de Customer Insights - Journeys vuelva al grupo de envíos de bajo riesgo, pero no antes de que el administrador se ponga en contacto con el soporte técnico de Microsoft para solucionar el problema.

Utilizar un IP de remitente dedicado

En una configuración estándar de Customer Insights - Journeys, Microsoft administra todas las direcciones IP del remitente y las comparte entre los clientes que tienen puntuaciones de reputación similares. Esto nos permite administrar la reputación, equilibrar las cargas de envío y preparar nuevos IP según sea necesario. Sin embargo, algunas organizaciones prefieren usar una o más direcciones IP de remitente dedicadas, especialmente si van a enviar grandes volúmenes.

Nota:

Las direcciones IP de remitente dedicadas no forman parte del contrato de suscripción estándar de Customer Insights - Journeys, y Microsoft no suele recomendarlas porque introducen complejidad y gastos adicionales, y pueden dar lugar a una reducción de la capacidad de entrega en comparación con nuestras direcciones IP de remitente estándar. Microsoft considera caso a caso las solicitudes de direcciones IP de remitente dedicadas, y podemos dar soporte al uso de varias direcciones IP de remitente dedicadas si es necesario. Si cree que su organización podría beneficiarse de una IP de remitente dedicada, póngase en contacto con el soporte técnico de Microsoft para averiguar si cumple los requisitos. El objetivo principal de este proceso es ayudarle a lograr la tasa de entrega más alta posible. Algunos de los factores más importantes a tener en cuenta a la hora de tomar esta decisión son:

• ¿Cuántos mensajes envía su organización cada mes?
• ¿Su contenido es de alta calidad y cumple con todas las normativas relevantes?
• ¿Ha habido muchas quejas de correo electrónico no deseado asociadas a sus mensajes hasta ahora?
• ¿Su organización envía un volumen de mensajes constante durante el mes?

Aunque la obtención de un IP de remitente dedicado tiene sus ventajas, también hay desventajas y no es para todos. Tenga en cuenta lo siguiente.

• Una nueva IP de remitente requiere tiempo para calentarse
  Cuando su nueva IP de remitente se conecta, debe comenzar enviando solo unos pocos mensajes a la vez y luego aumentar lentamente durante varias semanas hasta que alcance el volumen de envío previsto, que luego debe continuar manteniendo. Un pico súbito de correo electrónico procedente de una nueva dirección IP dañará gravemente su reputación de envío y podría hacer que pase directamente a una lista de bloqueados. Durante el período de calentamiento, también es importante que solo envíe a destinatarios válidos, que se hayan comprometido. Más adelante, cuando hayas establecido una reputación, puedes empezar a añadir destinatarios menos comprometidos.
• Mantener un volumen de envío regular y constante
  Debe distribuir sus envíos de correo electrónico para asegurarse de enviar aproximadamente el mismo volumen cada semana más o menos. No intente enviar todos los mensajes al mismo tiempo al principio de cada mes, por ejemplo.
• Aun así, debes configurar DKIM
  El estándar de autenticación de remitentes DKIM es esencial para optimizar la capacidad de entrega de su correo electrónico de marketing. Es tan importante cuando usa una IP dedicada como cuando usa una IP compartida, y la configura exactamente de la misma manera. Para informarse de los detalles completos de por qué esto es importante y cómo debe hacerse, consulte Configurar DKIM para su dominio de envío.
• Concentras el riesgo en ti mismo y puedes pagar un alto precio por cualquier error
  Cuando eres el único que usa tu IP de envío, cualquier error que cometas afectará directamente a tu reputación de remitente, sin que se diluya por el gran volumen de mensajes que cumplen con las normas que envía un gran grupo de otros usuarios.