Permitir ediciones en datos internos para asientos de contabilidad general

Cuando publiques entradas contables en el libro mayor, utiliza el campo Descripción para guardar notas internas o documentación. Si la información es incorrecta, puede causar confusión y dificultar el cierre del período. Esta función ayuda al gerente de contabilidad o al supervisor contable a corregir errores al editar el campo Description en los comprobantes contabilizados del libro mayor.

Los cambios en los comprobantes contabilizados en el libro mayor se limitan a datos de carácter interno. Esta característica nunca le permitirá editar datos como montos, fechas de publicación, cuentas contables y la moneda de la transacción. Los cambios en esos datos afectan a la presentación externa de los estados financieros y solo deben realizarse mediante nuevos vales para el libro mayor general.

Editar datos internos para asientos de contabilidad general

Antes de poder editar los datos internos de los comprobantes del libro mayor, el usuario que edita los comprobantes registrados debe asignarse al rol de Gerente de contabilidad o Supervisor de contabilidad. También puede agregar permisos a otros roles, personalizando los roles de seguridad.

Solo puedes editar datos desde la página de transacciones de vales .

1. Vaya a Contabilidad general>Consultas e informes>Transacciones de asiento.

2. En el cuadro de diálogo SysQuery, ingrese los criterios de búsqueda para seleccionar comprobantes.

3. Seleccione las líneas de los comprobantes que desea editar y luego seleccione Editar cupón>Editar datos de cupones internos.

   

En la página Editar datos internos del vale, verás los siguientes datos para cada línea que has seleccionado:

• Cuenta contable

• Nombre de cuenta

• Comprobante

• Descripción actual

• Nueva descripción

  

Note

Solo puedes editar el campo de Nueva descripción . Por defecto, el valor coincide con el valor del campo Descripción actual, para que pueda corregir rápidamente pequeños errores en la descripción.

1. Modifique el campo Nueva descripción en cada fila, o elimine la descripción de cada fila.

   Alternativamente, si necesitas actualizar varias filas con el mismo valor, sigue estos pasos:

   1. Seleccione las filas para editar y luego seleccione Actualización masiva de registros seleccionados.
   2. En el campo Campo a editar, seleccione el campo para editar. Actualmente, la búsqueda incluye solo el campo Nueva descripción.
   3. En el campo Nuevo valor, especifique una nueva descripción.
   4. Selecciona Actualización. Todos los registros seleccionados se actualizan con el nuevo valor.

   

2. En el campo Razón de edición , introduce una nota explicando por qué hiciste la edición. Esta nota aparece en la página Pista de auditoría de ediciones de comprobantes.

   Puedes hacer varias ediciones en el mismo vale, y cada edición queda registrada.

Traza de auditoría de ediciones de asientos

El sistema mantiene una pista de auditoría para registrar los cambios realizados a través de esta función. Puede acceder a la pista de auditoría de las ediciones de comprobantes de dos maneras:

• Vaya a Contabilidad general>Consultas e informes>Transacciones de asiento. En la página Consultas sobre vales, seleccione Editar vale>Pista de auditoría de ediciones de comprobantes. La pista de auditoría muestra solo el registro de comprobante seleccionado.

  Al abrir la consulta de esta manera, puede concentrarse en todas las ediciones que se realizaron en un solo registro de comprobante.

• Vaya a Contabilidad general>Tareas periódicas>Pista de auditoría de ediciones de comprobantes. En el cuadro de diálogo, ingrese los criterios para especificar los comprobantes para los que desea ver el registro de auditoría de ediciones. Para ver la pista de auditoría de todos los comprobantes, deje los criterios en blanco y seleccione Aceptar.

  Al abrir la consulta de esta manera, puede filtrar las ediciones que se realizaron en una fecha específica o por un usuario específico.

La página Pista de auditoría de ediciones muestra la siguiente información:

• Fecha y hora de creación – La fecha y hora de la edición.
• Motivo de la edición – La razón por la que el usuario ingresó para la edición.
• Creado por: el usuario que hizo la edición.

Para ver los detalles de cada registro de auditoría, profundice en el valor Fecha y hora de creación. La página Ver las propiedades del cupón editado muestra la misma información que la página de edición original, incluida la descripción anterior y la descripción actualizada.