Mantener reservas de presupuesto generales

En este artículo se explica cómo completar tareas típicas para reservas de presupuesto general.

Crear y gravar una reserva presupuestaria general

Después de configurar el sistema para utilizar reservas de presupuesto general, puede crear documentos de reserva. Las reservas de presupuesto generales están disponibles para los documentos que se requieren para el método de compra que seleccione. Estos métodos de compra incluyen un pedido de compra, una solicitud de compra y una factura de proveedor.

Para crear una reserva de presupuesto general, siga estos pasos.

1. Vaya a Gestión presupuestaria > Reservas de presupuesto general.

2. Seleccione Nuevo.

3. En el cuadro de diálogo Reserva de presupuesto, configure los campos según sea necesario.

   • El tipo de reserva determina el tipo de documento que aliviará esta reserva de presupuesto general: una solicitud de compra, un pedido de compra o una factura de proveedor.
   • Si selecciona una referencia de solicitud de compra en este cuadro de diálogo, se liberará una solicitud de compra ascendente. En este caso, el tipo de reserva que seleccione debe configurarse para el Pedido de compra o la Factura del proveedor como documento de alivio.

4. Seleccione Aceptar.

5. En la página de detalles, en el encabezado, configure los campos según sea necesario.

6. En la ficha desplegable Líneas de reserva del presupuesto general, seleccione Añadir línea. Introduzca la información de la primera línea de la reserva. Repita este paso hasta que haya introducido todas las líneas.

   • Si una solicitud de compra se aplica a la reserva de presupuesto pero no se mencionó anteriormente en el cuadro de diálogo Reserva de presupuesto, en la ficha desplegable Detalles de línea puede seleccionar la línea de solicitud de compra a la que hace referencia la línea seleccionada en la reserva de presupuesto. Los artículos y servicios de la línea de solicitud seleccionada, junto con la categoría de adquisición, se transfieren a la línea de reserva de presupuesto general. Este comportamiento se aplica tanto a los artículos del catálogo de compras como a los artículos que no están en el catálogo.
   • La línea de reserva de presupuesto general no reflejará ningún importe de elemento secundario en una solicitud de compra a la que se hace referencia. Estos importes de elemento secundario incluyen descuentos, cargos o impuestos.

7. Si utiliza la contabilidad de proyectos, en la ficha desplegable Detalles de línea, en la pestaña Proyecto, configure los campos según sea necesario.

8. Si utiliza la contabilidad de proyectos, en la ficha desplegable Líneas de reserva de presupuesto general, Seleccione Gastos comprometidos. Aparece la página Gastos comprometidos que muestra los gastos comprometidos relacionados con la línea seleccionada.

9. Cuando haya terminado de completar los valores de encabezado y línea, envíe la reserva al sistema de flujo de trabajo o publíquela, según su configuración.

Ver una reserva de presupuesto general

Puede ver los detalles de una reserva de presupuesto general, como información sobre el proveedor, los artículos o servicios que se pidieron y los detalles del presupuesto. También puede acceder a los documentos de origen a los que hace referencia la reserva.

1. Vaya a Gestión presupuestaria > Reservas de presupuesto general.

2. Seleccione el número de documento de la reserva que desea consultar. Aparece la página de detalles.

3. En el panel Acción seleccione Contabilidad y, luego, seleccione Subdiario contable, Ver distribuciones o Comprobante para ver esos movimientos.

4. Para ver cualquier solicitud de compra relacionada, en la ficha Detalles de línea, seleccione el número de referencia de la solicitud de compra.

5. Para ver un resumen de la contabilidad financiera, en el panel de acciones, seleccione Administrar > Resumen financiero. En la lista Líneas de reserva, puede seleccionar la línea para la que desea ver los detalles.

6. Para ver los detalles de la liberación de reserva presupuestaria, en el panel de acciones, seleccionar Administrar > Detalles de liberación. Para ver el documento original que libera esta reserva de presupuesto general (como una factura o un pedido de compra), seleccione Ver documento de liberación.

   También puede obtener acceso a la página Detalles de alivio de la reserva de presupuesto general desde la página Resumen financiero de la reserva de presupuesto general seleccionando Detalles de liberación.

Modificar una reserva de presupuesto general

Si la reserva está en un flujo de trabajo, recupere el estado del flujo de trabajo a Borrador, siga estos pasos y vuelva a enviar la reserva modificada al flujo de trabajo.

1. Vaya a Gestión presupuestaria > Reservas de presupuesto general.

2. Abra la reserva que desea.

3. En el panel Acciones, seleccione Editar.

4. Realice los cambios necesarios. Por ejemplo, puede agregar o eliminar líneas.

   Si ya se hace referencia a una línea de reserva en un pedido de compra o en una factura de proveedor, su capacidad para cambiar o eliminar líneas es limitada.

5. En el panel de acciones, seleccione Registrar.

Borrar una reserva de presupuesto general

1. Vaya a Gestión presupuestaria > Reservas de presupuesto general.

2. Seleccione la reserva que desea eliminar.

   Las reservas se pueden eliminar solo si tienen un estado de reserva y un estado de flujo de trabajo de Borrador. Solo puede eliminar las reservas que nunca se hayan publicado.

3. En el panel de acciones, seleccione Eliminar.

4. Seleccione Sí.

Cancelar una reserva de presupuesto general

1. Vaya a Gestión presupuestaria > Reservas de presupuesto general.

2. Seleccionar la reserva que se va a cancelar.

   Las reservas se pueden cancelar solo si tienen un estado de reserva y un estado de flujo de trabajo de Contabilizado. Puede cancelar solo las reservas que no tengan actividad de liberación posterior.

3. En el panel Acción, seleccione Reserva de presupuesto general > Cancelar.

4. Seleccione Sí.

   • Se producen actualizaciones de contabilidad general y control presupuestario, y la transacción se registra en el registro de transacciones.
   • Este procedimiento no elimina la reserva. Simplemente cancela la reserva y genera los asientos contables y presupuestarios para revertir el impacto del documento que se publicó originalmente.
   • Puede cancelar una reserva de presupuesto general completa, pero no puede cancelar líneas individuales.

Finalizar una reserva de presupuesto general

1. Vaya a Gestión presupuestaria > Reservas de presupuesto general.

2. Abrir la reserva para finalizarla.

   Las reservas se pueden finalizar solo si tienen un estado de reserva y un estado de flujo de trabajo de Contabilizado. Puede finalizar solo las reservas o líneas de reservas que no tengan actividad de liberación posterior.

3. Siga uno de estos pasos:

   • Para finalizar la reserva presupuestaria completa, en el panel de acciones, seleccionar Reserva presupuestaria general> Finalizar.
   • Para finalizar solo una línea, selecciónela y luego, en la sección Líneas de reserva de presupuesto general, seleccione Finalizar línea.
   • Para finalizar varias líneas, selecciónelas y luego, en la sección Líneas de reserva de presupuesto general, seleccione Finalizar línea.

   Se registran los movimientos de contabilidad y control presupuestario. El saldo restante se elimina del documento y se devuelve al presupuesto, a menos que se trate de un documento de arrastre y el fondo asociado o el tipo de reserva se establezca en Reducir el presupuesto transferible.

Liberar una reserva de presupuesto general

Existen tres formas de consumir o aliviar una reserva de presupuesto general:

• Solicitud de compra Haga referencia a la reserva del presupuesto general directamente en una línea de solicitud de compra. Para usar este método, especifique la línea de reserva de presupuesto en la ficha desplegable Detalles de línea, en la pestaña Detalles, al crear la solicitud. A continuación, envíe la solicitud al sistema de flujo de trabajo. La reserva se libera, o se consume, cuando se aprueba la solicitud.

  Las reservas de presupuesto generales que se liberan mediante el uso de una solicitud de compra también se pueden asignar a acuerdos de compra. Están asociadas a las distintas líneas del acuerdo de compra. Cuando se crea una solicitud de compra, si una línea está asociada a un artículo o categoría definidos en un acuerdo de compra, solo se pueden liberar las reservas de presupuesto general que se asignaron previamente al acuerdo de compra.

• Orden de compra Haga referencia a la reserva del presupuesto general directamente en una línea de orden de compra. No hay acuerdo de compra implicado. Para usar este método, especifique la línea de reserva de presupuesto en la ficha desplegable Detalles de línea, en la pestaña General, al crear la orden de compra. La reserva se libera, o se consume, cuando se confirma el pedido de compra.

• Factura del proveedor: haga referencia a la reserva de presupuesto general directamente en una factura de proveedor. Para usar este método, especifique la línea de reserva de presupuesto en la ficha desplegable Detalles de línea, en la pestaña Detalles de línea. al crear la solicitud. La reserva se libera cuando se contabiliza la factura del proveedor.

Después de registrar o confirmar un documento que haga referencia a una reserva de presupuesto general, el saldo de la reserva de presupuesto reflejará el importe de alivio. Si edita, cancela o finaliza el documento de referencia, el importe liberado que se muestra no se reduce ni se elimina. No hay forma de devolver un importe liberado al saldo del documento de referencia.

Crear una solicitud de compra, un pedido de compra o una factura de proveedor para liberar la reserva de presupuesto general.

Seguir estos pasos para hacer referencia a una reserva de presupuesto general en una solicitud de compra, un pedido de compra o una factura de proveedor.

1. Siga uno de estos pasos:

   • Vaya a Adquisición y abastecimiento > Solicitudes de compra > Todas las solicitudes de compra.
   • Vaya a Adquisición y abastecimiento > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.
   • Vaya a Proveedores > Facturas > Facturas de proveedor pendientes.

2. Seleccione Nuevo para crear un nuevo documento o modificar un borrador de documento existente.

3. Establezca la referencia y registre el documento.

   Para identificar más fácilmente la reserva de presupuesto general que desea, seleccione Opciones de selección avanzadas en el campo de referencia.

4. En el panel Acción, en la pestaña Finanzas, seleccione Ver distribuciones.

   • La cuenta contable en las nuevas distribuciones contables (elemento primario y elemento secundario) se establece en la cuenta contable de la distribución contable de la línea de reserva del presupuesto general.
   • La distribución de referencia en las nuevas distribuciones contables (elemento primario y elemento secundario) hace referencia a la distribución contable para la línea de reserva del presupuesto general.

Transferencia de reservas de presupuesto general

Para cualquier reserva de presupuesto general que no haya expirado y todavía tenga un saldo pendiente al final del ejercicio, puede transferir (prorrogar) el documento al año nuevo. El proceso de transferencia crea todos los asientos contables y presupuestarios necesarios para cerrar el documento en el año actual y abrirlo en el nuevo año.

Trasladar una reserva presupuestaria general a un nuevo ejercicio fiscal

1. Vaya a Libro mayor > Cierre de período > Proceso de fin de año de reserva de presupuesto general.
2. En el cuadro de diálogo Proceso de fin de año de reserva de presupuesto general, en el campo de opción de fin de año, seleccione si desea transferir el presupuesto asociado para la reserva.
3. Seleccione el ejercicio para Parámetros de cierre y Parámetros de apertura.
4. Seleccione Recuperar documentos.
5. En el cuadro de diálogo de consulta que aparece, introduzca los criterios para encontrar las reservas que desea procesar y transferir al año nuevo.
6. Seleccione Aceptar para mostrar las reservas en el cuadro de diálogo Proceso de fin de año de reserva de presupuesto general.
7. En la lista, seleccione los documentos que desea incluir y, a continuación, seleccione Procesar.
8. Si seleccionó Procesar y transferir presupuesto en el campo Opción de fin de año, recibirá un mensaje que enumerará todos los movimientos de presupuesto que se crearon y todas las reservas de presupuesto generales que se procesaron. También se muestra cualquier documento que no se haya procesado debido a un error.

Reducir el presupuesto transferible a un nuevo ejercicio

Si ha activado el control presupuestario, puede reducir el presupuesto de arrastre para cualquier reserva de presupuesto general transferible que se haya finalizado y que tenga un saldo pendiente. De esta manera, puede ayudar a garantizar que los fondos del año anterior no se gasten en compras durante el nuevo año.

Si la opción Reducir presupuesto transferible se establece en Sí en el fondo relacionado o el tipo de reserva, cuando finalice el documento en el nuevo ejercicio, el saldo del documento restante y cualquier presupuesto transferible restante se reducen a 0 (cero).