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El planificador de trabajo es una herramienta gráfica que se utiliza para planificar el trabajo por turnos e imprimir el plan.
Acerca del planificador de trabajo y los perfiles de tiempo
En el planificador de trabajo, seleccione un perfil predefinido de tiempo de trabajo predefinido y después asigne el perfil a uno o varios trabajadores. Ejemplos de perfiles incluyen los perfiles de turno de día y de turno de noche. Los perfiles contienen varios artículos incluidos en un día laborable, como horas de trabajo estándar, tiempo de descanso y horas extra. Las entradas del planificador de trabajo se guardan en el calendario de perfiles.
El calendario de perfil contiene entradas de perfil que difieren de los perfiles estándar de tiempo de trabajo que se aplican a un trabajador o a un grupo de trabajadores. Aquí hay varios ejemplos de los cambios de perfil:
Un grupo de trabajadores cambia el turno de tarde por un periodo predefinido.
Un trabajador trabaja un domingo o un día festivo nacional o regional. Por lo tanto, se puede usar un perfil especial o un perfil de domingo.
Puede crear entradas directamente en el calendario de perfil o en el planificador de trabajo. En el calendario de perfil, puede realizar una entrada cada vez en una lista o un día a la vez. También puede crear los cambios de perfiles para un trabajador o un grupo de perfiles para un período en el formulario Crear calendario de perfiles. El planificador de trabajo proporciona una visión general gráfica de selecciones de perfil para uno o varios trabajadores.
Cálculo de registros
Cuando se calculan los registros, se comprueban con el perfil de horas de trabajo del trabajador. Los registros calculados incluyen el tiempo de trabajo, el sueldo, las horas extra y el tiempo de ausencia. El cálculo normalmente lo realiza un encargado o supervisor del equipo. Puede configurar grupos de cálculo para grupos de trabajadores para ayudar a asegurarse de que la persona que calcula registros puede ver información sobre solo los trabajadores de su equipo.
Antes de calcular los registros, puede anular el perfil de horario de trabajo de un trabajador específico.
Si la hora registrada no se corresponde con el perfil de tiempo de trabajo de un trabajador, el procedimiento de cálculo crea errores, por ejemplo, un registro de ausencia que falta. Los errores se pueden corregir y los registros se pueden volver a calcular.
Aprobación de registros
Una vez calculados los registros sin errores, se pueden aprobar. Un trabajador que no sea el encargado de calcular registros realiza la aprobación, por ejemplo, un administrador de nóminas. Puede configurar grupos de aprobación para grupos relevantes de trabajadores.
Antes de aprobar los registros, puede anular los acuerdos de sueldo para los trabajadores individuales y agregar bonificaciones manuales.
Si calcula horas extra para trabajos específicos, puede asignar el tiempo extra a trabajos específicos durante el día. Esta asignación es relevante si el costo del trabajo se calcula en función del pago de los trabajadores.
Durante el proceso de aprobación de un registro, es posible que tenga que escribir información adicional sobre los registros de ausencia. Si se necesita más información de ausencia, el sistema lo señala durante el proceso de aprobación.
Aprobación de registros mediante flujo de trabajo
Es posible configurar un proceso de aprobación de flujo de trabajo para aprobar automáticamente los registros que cumplen con las reglas configuradas en el flujo de trabajo. Si se activa una aprobación de flujo de trabajo, el usuario que calcula los registros, por ejemplo, el encargado o supervisor del equipo, envía los registros calculados para su aprobación. Durante el proceso de flujo de trabajo, se crean las aprobaciones y tareas adecuadas y se asignan a los usuarios y roles según se identifica en el flujo de trabajo.
El flujo de trabajo de aprobación automatiza el proceso de aprobación y permite a los usuarios con derechos de aprobación aprobar varios registros de trabajadores a la vez. Sólo las desviaciones que no se aceptan en el flujo de trabajo de aprobación deben ser aprobadas manualmente.
Puede crear dos tipos de aprobación de flujo de trabajo a tiempo y asistencia:
Flujo de trabajo de total de días de horas y asistencia: el flujo de trabajo valida los registros en relación, por ejemplo, con el número previsto de horas de trabajo diarias.
Flujo de trabajo de registro del diario de tiempo y asistencia: el flujo de trabajo valida cada tipo de registro para la fecha del registro. Están disponibles los siguientes tipos de registro de diario. El tiempo y la asistencia seleccionan automáticamente los tipos de registro, en función del registro del trabajador:
En relación al registro de tiempo y asistencia y a la ejecución de fabricación:
- Hora de entrada
- Hora de salida
- Ausencia
- Descanso
- Código de cambio
- Proyecto
- Actividad del proyecto
- Actividad indirecta
En relación al registro de trabajos de producción en la ejecución de fabricación:
- Cola anterior
- Setup
- Proceso
- Superponer
- Transporte
- Cola posterior
- Iniciar ayuda
- Detener ayuda
Transferencia de registros
Una vez aprobados los registros, se pueden transferir a un trabajo de nómina periódico.
Un registro transferido se registra en una actividad o trabajo asociado, por ejemplo, a un pedido de producción o proyecto. Además, las transacciones de nóminas se generan para cada trabajador en función de los registros.
Inversión de registros
Los registros que se han transferido se pueden invertir (deshacer). La tarea de inversión de registros se puede realizar hasta que la transferencia de sueldo periódico de la nómina se ejecute. Esto significa que los datos de las nóminas se han transferido a un archivo externo. El archivo externo se pueden importar a un sistema de nóminas.
Una vez invertidos, se extraen todos los registros, y las transacciones registradas en los pedidos de producción o los proyectos se compensan y neutralizan.
Modificar registros antes o después del cálculo
Puede modificar los registros realizados por los trabajadores antes o después calcularlos.
Después de calcular o aprobar registros, puede ver descripciones de los errores en la pestaña Error en los formularios Calcular y Aprobar. Por ejemplo, un mensaje de error puede informarle de que falta información sobre el tiempo de ausencia de un trabajador.
Actualización de un registro de ausencias
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Calcular. En el cuadro de diálogo Calcular, introduzca la fecha y el grupo de cálculo para calcular las inscripciones en los campos Fecha y Grupo de cálculo. Selecciona Aceptar.
- En la página Calcular, seleccione el trabajador en el panel superior. En la pestaña Ausencia, modifique el registro de ausencia que introdujo durante el proceso de cálculo. También puede presionar CTRL+N para crear un nuevo registro de ausencias.
- Presione CTRL+S para guardar los registros de ausencias. Los registros de ausencias se muestran en el panel inferior de la pestaña Información general.
- Siga los pasos del 1 al 3 para cada trabajador para el que se requiera un registro de ausencias.
Nota:
Al calcular los registros de un grupo de trabajadores, todos los registros de ausencias que falten de los trabajadores se crearán automáticamente. Para dichos registros de ausencias, solo tiene que seleccionar los códigos de ausencia. Las horas de inicio y fin se agregan automáticamente durante el cálculo.
Aprobación de los códigos de cambio de un trabajador
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Calcular En el cuadro de diálogo Calcular, introduzca la fecha y el grupo de cálculo en los campos Fecha y Grupo de cálculo para los que desea aprobar los códigos de cambio. Selecciona Aceptar.
- En Calcular, seleccione el worker en el panel superior y, a continuación, seleccione Cambiar de código.
- Active la casilla Aprobado y cierre la página.
Agregar un registro de la hora de salida que falta
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Calcular. En el cuadro de diálogo Calcular, en los campos Datos y Grupo de cálculo, especifique la fecha y el grupo de cálculo a los que quiere agregar registros de hora de salida. Selecciona Aceptar.
- En la página Calcular, seleccione el trabajador en el panel superior y, a continuación, seleccione Entrada y salida>Falta el registro de salida.
- En la sección Hora de salida, seleccione la fecha y la hora del registro de hora de salida.
- Active la casilla Crear líneas y, a continuación, seleccione Aceptar.
Registro de la hora de salida de todos los trabajadores de un grupo de cálculo
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Calcular. En el cuadro de diálogo Calcular, introduzca la fecha y el grupo de cálculo para los que se van a calcular los registros en los campos Fecha y Grupo de cálculo. Selecciona Aceptar.
- En la página Calcular, seleccione Entradas y salidas>Registrar la salida de los trabajadores.
- En el campo Fecha del perfil, seleccione la fecha de salida y, a continuación, seleccione OK.
Nota:
Se registra la hora de salida de todos los trabajadores del grupo de cálculo seleccionado según su perfil de hora de trabajo. También puede crear un trabajo por lotes que registre la salida de todos los trabajadores de un grupo de cálculo.
Corrección de errores y adición de registros
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Calcular. En el cuadro de diálogo Calcular, introduzca la fecha y el grupo de cálculo para calcular las inscripciones en los campos Fecha y Grupo de cálculo. Selecciona Aceptar.
- En la página Calcular, seleccione el trabajador en el panel superior. En el panel inferior, seleccione el registro que desea modificar o presione CTRL+N para agregar una nueva línea.
- Introduzca la información de la línea de registro.
- Para volver a calcular los registros del trabajador, en el panel superior, en la pestaña Información general, seleccione la casilla Calculado.
Importante
No cree una nueva línea de diario para un registro de salida si un trabajador no ha registrado la salida. Para crear los registros de salida que faltan, seleccione Clock-in and out y, a continuación, seleccione la opción adecuada. Solo estas dos opciones garantizan que el registro de salida se introduzca en la tabla Registros brutos. Los registros básicos determinan si el trabajador ha registrado la hora de entrada o la hora de salida.
Calcular el tiempo y la asistencia de los trabajadores
Puede calcular los registros de asistencia y horas para los trabajadores de las maneras siguientes:
- Calcular los registros para todos los trabajadores asignados a un grupo de cálculo.
- Calcular los registros de un trabajador concreto.
- Calcular los registros mediante un trabajo por lotes.
Utiliza los filtros vista Día y vista Semana de la siguiente manera:
- Vista de día: permite ver los registros para todos los trabajadores de un día concreto de la semana.
- Vista de semana: permite ver los registros para un trabajador seleccionado de una semana concreta.
Calcular los registros para todos los trabajadores de un grupo de cálculo
Puede calcular los registros de todos los trabajadores en un grupo de cálculo si va a la opción Calcular en el menú Tiempo y asistencia. Puede seleccionar la semana o fecha para calcular los registros en los campos Semana y/o Fecha. En el campo Grupo de cálculo, seleccione el grupo de cálculo para el que quiere calcular los registros y, después, elija Actualizar y Calcular en la página Calcular.
En la página Calcula los trabajos, compruebe que el grupo de cálculos está seleccionado en el campo Grupo de cálculo. Si usa un flujo de trabajo para aprobaciones, seleccione Enviar al flujo de trabajo en la página Calcula los trabajos.
Nota:
Si los registros contienen errores debido a la falta de información u otros motivos, debe corregir los registros y, a continuación, volver a calcular los registros. Para ver los registros de trabajo que contienen errores, seleccione Mostrar errores. La pestaña Error muestra información acerca del tipo de error.
Calcular los registros de un trabajador a la vez
Puede calcular los registros para un trabajador concreto. Normalmente, se calculan los registros de un trabajador después de corregir los errores de registro de ese trabajador.
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Calcular.
- En el campo Semana o Fecha, seleccione la semana o la fecha para la que quiere calcular los registros.
- En el campo Grupo de cálculo , seleccione el grupo de cálculo para el que calcular los registros y, a continuación, seleccione Aceptar.
- En la página Calcular, seleccione el trabajador en el panel superior y seleccione Seleccionar.
- Seleccione la casilla Calculado del registro.
- Selecciona Cerrar.
Invertir los registros calculados
Puede invertir los registros que no se han calculado para un trabajador. No obstante, no es posible invertir los registros calculados después de haber exportado al sistema de nóminas la información de nóminas del período. Asimismo, si los registros se han aprobado, puede invertir el registro calculado solamente en la página Aprobar.
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Calcular.
- En el campo Semana o Fecha, seleccione la semana o la fecha para la que quiere calcular los registros.
- En el campo Grupo de cálculo , seleccione el grupo de cálculo para el que calcular los registros y, a continuación, seleccione Aceptar.
- En la página Calcular, seleccione el trabajador en el panel superior y seleccione Seleccionar.
- Borre la casilla Calculado del registro.
- Selecciona Cerrar.
Sugerencia
Si cambia los registros y desea restaurar los valores originales, elimine todas las líneas y, a continuación, seleccione Restaurar líneas.
Calcular los registros mediante un trabajo por lotes
Para calcular los registros, vaya a la página Hora y asistencia y acceda a los campos Semana o Fecha para seleccionar la semana o la fecha para calcular los registros.
Después, seleccione el grupo de cálculo para el que quiere calcular los registros en el campo Grupo de cálculo. En la página Calcular, seleccione Actualizar y luego Calcular. Inicie el trabajo por lotes siguiendo las instrucciones de la página Calcula trabajos de la pestaña Lote.
Nota:
Si usa un flujo de trabajo para las aprobaciones, active la casilla Enviar al flujo de trabajo.
Modificar registros antes o después de la aprobación
Puede cambiar los registros de un trabajador durante el proceso de aprobación. Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Aprobar.
A continuación, se indican algunos ejemplos de cambios:
- Editar un registro de ausencia.
- Aplicar cambios a un acuerdo de sueldo mediante la anulación del acuerdo de sueldo estándar para el trabajador.
- Agregar líneas de bonificación, como por ejemplo, de kilometraje, a los registros del trabajador.
- Asignar horas extra a trabajos específicos.
Nota:
Puede hacer cambios adicionales durante el proceso de cálculo. Modificar registros antes o después del cálculo.
Crear un registro de ausencia
Cambie los registros de ausencia al introducir cambios en la página Aprobar. Seleccione al trabajador y, a continuación, vaya a la pestaña Ausencia para empezar a realizar cambios en el registro de ausencia.
Nota:
Durante la aprobación, solo puede editar los campos Trabajo de ausencia y Unidades de pago .
Anular un acuerdo de sueldo
Puede anular el acuerdo de sueldo de un empleado en particular para generar el sueldo correcto del día.
- En la página Aprobar, seleccione al trabajador.
- Seleccione Invalidar y, a continuación, seleccione Invalidar contrato de pago.
- Seleccione Recuperar contrato de pago.
- Especifique los cambios en las líneas del acuerdo de sueldo del día.
Agregar líneas de bonificación manuales
Para agregar líneas de prima manuales, seleccione al trabajador y vaya a la opción Líneas de prima en la página Aprobar. Después de crear una nueva línea Premium mediante CTRL+N, seleccione la premium para agregar en el campo Premiums . Escriba el número y el precio de las unidades que se van a agregar en el campo Precio . Seleccione el coste que se asignará a una tarea específica en el campo Transaction ID.
Asignar horas extra
Asigne horas extra a los trabajos pertinentes realizados durante el día laboral.
- En el formulario Aprobar, seleccione el trabajador.
- Seleccione Asignación de horas extra.
- En el cuadro Porcentaje, especifique un porcentaje para cada trabajo.
Nota:
La asignación total por día laborable debe ser siempre del cien por cien.
Acerca de la agregación de registros de hora de salida
Si los trabajadores olvidan registrar su hora de salida al final de la jornada, puede crearles registros de hora de salida mediante la ejecución de un trabajo por lotes. Esto ayuda a garantizar que los cálculos incluyan todos los registros de hora de salida. Debe ejecutar el trabajo por lotes antes de calcular la información acerca de los registros del trabajador.
Agregar registros de reloj
En la fecha especificada, el trabajo por lotes busca los registros de hora de salida. Cuando falta un registro, ocurre lo siguiente:
Si un trabajador no tiene un registro de hora de entrada antes de la hora final del perfil, y no hay ningún registro después de la hora final, el trabajo por lotes agrega un registro de hora de salida en la hora final del perfil.
Nota:
La hora final del perfil es el final de la jornada laboral según el perfil del horario de trabajo del trabajador. Por ejemplo, si un perfil con horario de día se configura con una hora de entrada esperada a las 07:00 y una hora de salida esperada a las 15:00, entonces, 15:00 es la hora de finalización del perfil.
Si un registro de fichaje o un registro de trabajo se realiza después de la hora de finalización especificada en el perfil del trabajador, el trabajador ha trabajado horas extra. En este caso, el trabajo por lotes no agrega un registro de hora de salida.
Nota:
También puede crear registros de salida de un trabajador en las páginas Calcular y Aprobar.
Agregar registros de salida de los trabajadores
Un supervisor o un gerente puede insertar los registros de hora de salida que falta para los trabajadores que olvidaron realizar dichos registros. Para insertar los registros de salida que faltan, ejecute un proceso por lotes para un grupo de trabajadores o para un trabajador cada vez.
Nota:
También puede realizar registros de entrada de los trabajadores, pero es más probable que el registro que falte de un trabajador sea un registro de salida.
Fichar la salida de un trabajador individual o de un grupo de trabajadores
Para fichar a un solo trabajador:
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Calcular.
- Seleccione el trabajador y, a continuación, seleccione Entrada y salida>Fichaje de salida faltante.
- En la sección Salida, introduzca la Fecha y la Hora del registro de salida.
- Para crear un registro de salida en la tabla de registros básicos, seleccione la casilla Crear líneas.
Para registrar la salida de un grupo de trabajadores:
Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Aprobar.
Seleccione Registro de entrada y salida>Registrar salida de trabajadores.
- Para registrar la salida de todos los trabajadores del grupo de cálculo o del grupo de aprobación seleccionados, escriba la fecha de perfil del registro de salida y, a continuación, seleccione Aceptar.
- Para registrar la salida de trabajadores específicos, seleccione Seleccionar y, a continuación, seleccione los trabajadores correspondientes.
- Para configurar el registro de salida como una tarea por lotes, seleccione la pestaña Batch y cree la tarea por lotes.
Nota:
También puede registrar la salida de trabajadores mediante un trabajo por lotes. Seleccione Recursos humanos>Periódico>Tiempo y asistencia>Registrar salida de trabajadores.
Aprobar registros de tiempo y asistencia
Después de cada día laborable, se deben calcular y aprobar los registros de los trabajadores. Puede aprobar registros una vez calculados y si no se han producido errores durante el cálculo. Puede aprobar registros mediante una de las siguientes opciones:
- Un flujo de trabajo
- Un trabajo por lotes
- Manualmente para un grupo de aprobación
- Manualmente para un trabajador cada vez
Aprobación de registros mediante un flujo de trabajo
El flujo de trabajo de aprobación es un proceso de aprobación automática. Todos los registros se validan con las reglas en el flujo de trabajo de aprobación. Solo las desviaciones que no se aceptan en el flujo de trabajo deben ser aprobadas manualmente.
El trabajador responsable de calcular registros, por ejemplo, un supervisor del equipo, inicia el proceso de aprobación. El trabajador responsable de aprobar los registros, por ejemplo, un administrador de nóminas, recibe un mensaje relativo a la necesidad de aprobación manual solo cuando no se han podido aprobar algunos registros según el flujo de trabajo de aprobación.
Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Aprobar.
Seleccione la fecha de aprobación en el campo Fecha.
Seleccione su grupo en el campo Grupo de aprobación.
En la página Aprobar, seleccione el trabajador en el panel superior, en la pestaña Información general.
Seleccione el botón Acción . Si los registros del trabajador están listos para aprobación, las opciones Aprobar y Rechazar están disponibles.
- Para aprobarlo, seleccione Aprobar.
- Para rechazarlo, seleccione Rechazar y agregue una nota que explique por qué se rechazan los registros.
Aprobar registros mediante un proceso por lotes
Puede aprobar las inscripciones mediante un proceso por lotes. Para realizar este procedimiento:
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Aprobar.
- Seleccione la fecha de aprobación en el campo Fecha.
- Seleccione su grupo en el campo Grupo de aprobación.
- Seleccione Actualizar y aprobar.
- Inicie el trabajo por lotes.
Para aprobar registros para todos los trabajadores de un grupo de aprobación:
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Aprobar.
- Seleccione la fecha de aprobación en el campo Fecha.
- Seleccione su grupo en el campo Grupo de aprobación.
- Seleccione Actualizar y aprobar.
- Selecciona Aceptar.
Nota:
Si el proceso de aprobación devuelve errores en algunos registros, como la información que falta, debe editar esos registros y aprobarlos de nuevo.
Sugerencia
Para ver una lista de registros de trabajo que contienen errores en las líneas de registro, seleccione Mostrar errores. La pestaña Error proporciona información acerca del tipo de error.
Aprobar los registros para un trabajador cada vez
Normalmente, apruebas las inscripciones de un trabajador concreto después de corregir los errores de ese trabajador.
- En la página Aprobar, seleccione el trabajador en el panel superior.
- Active la casilla Aprobar para el trabajador.
Invertir una aprobación
Puede revertir los registros aprobados para un trabajador hasta que la información de nóminas del período se exporte al sistema de nóminas. Para revertir los registros aprobados para un trabajador, siga estos pasos:
- En la página Aprobar, seleccione el trabajador en el panel superior.
- Vacíe la casilla Aprobado.
Sugerencia
Si ha realizado varias correcciones en los registros y, por lo tanto, debe restaurar las líneas a su valor original, eliminar todas las líneas y, a continuación, seleccionar Restaurar líneas.
Debe transferir registros a diarios, como los diarios de producción o de proyecto.
Después de aprobar los registros de los trabajadores y no se producen errores, puede transferir los registros. Puede transferir los registros de una de las siguientes formas:
- Transfiera los registros mediante un flujo de trabajo.
- Transfiera los registros mediante un trabajo por lotes.
- Transfiera los registros manualmente para un grupo de aprobación.
- Transfiera los registros manualmente para un trabajador cada vez.
Transferencia de registros mediante un flujo de trabajo
Si un flujo de trabajo de aprobación se configura para aprobar los registros basados en un conjunto de reglas predefinidas, todos los registros aprobados se transfieren a los diarios correspondientes. Solo las desviaciones que no se aceptan en el flujo de trabajo se gestionan manualmente. Esto significa que la aprobación y la transferencia de dichos registros las realiza el trabajador responsable de aprobar los registros, por ejemplo, un administrador de nóminas.
Transferir los registros mediante un trabajo por lotes
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Aprobar.
- Seleccione la fecha de aprobación en el campo Fecha.
- Seleccione su grupo en el campo Grupo de aprobación.
- Seleccione Actualizar y, a continuación, Transferir.
- Inicie el trabajo por lotes. Para obtener más información, vea Transferir registros (formulario de clase).
Transferir registros para todos los trabajadores de un grupo de aprobación
- Seleccione Recursos humanos>Común>Tiempo y asistencia>Aprobar.
- Seleccione la fecha de aprobación en el campo Fecha.
- Seleccione su grupo en el campo Grupo de aprobación.
- Seleccione Actualizar y transferir.
- Selecciona Aceptar.
Nota:
Solo puede transferir registros calculados y aprobados sin errores.
Sugerencia
Para ver una lista de registros de trabajo que contienen errores en las líneas de registro, seleccione Mostrar errores. La pestaña Error proporciona información acerca del tipo de error.
Transferir registros para un trabajador
Cuando encuentre un error en un registro de trabajo, puede transferir el registro después de corregir el error.
- En la página Aprobar, seleccione el trabajador en el panel superior.
- Seleccione la casilla Transferido para el trabajador.
Invertir un registro transferido
Puede invertir los registros transferidos de un trabajador antes de que se haya exportado la información del salario al sistema de nóminas. Para revertir los registros transferidos para un trabajador, complete los pasos siguientes:
- En la página Aprobar, seleccione el trabajador en el panel superior.
- Borre el contenido del cuadro de diálogo Transferido.
Consulte también
Calcular, aprobar y transferir registros