Devoluciones de proveedor

Las devoluciones de proveedor proporcionan a las empresas un método muy útil de gestionar sus programas de devoluciones; para ello, se automatizan las tareas para así poder gestionar, seguir, y reclamar las devoluciones que se obtengan.

Este artículo proporciona una visión general de las tareas comunes que quiera llevar a cabo al trabajar con devoluciones de proveedor. En esta introducción se detallan las siguientes tareas:

• Revisar los detalles de un acuerdo de devolución
• Identificar los pedidos válidos para realizar devoluciones y generar las reclamaciones de devolución.
• Revisar y aprobar reclamaciones

Público y propósito

La información de este artículo está destinada a aquellos responsables de la toma de decisiones de las empresas, como gerentes de compras, directores financieros (CFO) y administradores contables, que tienen las responsabilidades siguientes:

• Negociar el precio de proveedor, el descuento y los acuerdos de devoluciones.
• Gestionar el personal que procesa las reclamaciones de las devoluciones y obtiene los pagos.
• Organizar el inventario con los mejores precios.

Las personas de estos puestos buscan formas de conseguir diversos objetivos. A continuación se incluyen algunos ejemplos:

• Adaptar con flexibilidad los diferentes tipos de programas de promoción de proveedores y las condiciones de devolución.
• Reducir la carga administrativa y aquellos errores asociados al rendimiento de los procesos de supervisión y el procesamiento de reclamaciones.
• Mejorar las previsiones del flujo de efectivo mediante la acumulación de futuros cobros.
• Obtener una base cuantificada para las negociaciones en curso y futuras sobre devoluciones con los proveedores.

Revisar los detalles de un acuerdo de devolución del proveedor

Un acuerdo de devolución del proveedor es el registro de un contrato con un proveedor en el cual se especifican los términos y condiciones bajo los cuales la empresa opta a una recompensa monetaria a cambio de conseguir unos objetivos de compra preestablecidos. Los acuerdos de devoluciones de proveedor se registran en la página Acuerdos de devoluciones.

Para abrir la página Acuerdos de devoluciones del proveedor, seleccione Adquisición y abastecimiento>Devoluciones del proveedor>Acuerdos de devoluciones.

En la página Acuerdos de devoluciones del proveedor, puede ver información detallada sobre las condiciones negociadas en un contrato de proveedor.

La cabecera del acuerdo especifica las condiciones generales que cualifican a una empresa a hacer devoluciones. De hecho, en la información del encabezado se especifica que un proveedor concede una devolución cuando se compra una cantidad específica de cierto producto. También puede especificar en la cabecera la opción de devolución de la unidad de medida y el tipo de datos de cálculo.

• Sobre la pestaña Visión general, si tiene líneas con Código de artículo establecido en tabla para especificar el artículo, el acuerdo es para ese artículo concreto. Si tiene líneas con Código de artículo establecido en Grupo o Todos para especificar los artículos, el acuerdo de reembolso del proveedor se procesará individualmente por cada artículo válido para el código de artículo, no en todos los artículos válidos para el código de artículo.

• En la pestaña General, en el campo Opción de devolución de la unidad de medida, puede definir si una unidad de medida debe ser una condición para que la línea de pedido de compra pueda tenerse en cuenta para realizar una reclamación de devolución.

  • Convertir : una línea de pedido de compra cumple los requisitos para una devolución de proveedor según el acuerdo de devolución. Recibirá una devolución independientemente de la unidad de medida que se aplique en la línea.
  • Coincidencia exacta: para cumplir los requisitos para una devolución, una línea de compra debe tener la misma unidad de medida que se especifica en el acuerdo.

• En la pestaña General , en el campo Tipo de la fecha de cálculo, seleccione la fecha que se usará para determinar si la compra se realizará en el período de validez del contrato de devolución.

  • Creado : use la fecha de creación del pedido de compra.
  • Entrega solicitada: use la fecha de recepción solicitada.

En las líneas del contrato puede especificar el contrato de devolución del proveedor con más detalle.

• En el campo Acumular la compra por, puede establecer el cálculo de la reclamación de devolución. El importe se puede configurar para que dependa de un período ya sea de semanas, meses, años, de por vida o personalizado. El valor Factura indica que una reclamación de devolución vendrá determinada cada vez que una línea de pedido de compra se facture.

• En el campo Procedente de, puede especificar la base para calcular las devoluciones.

  • Bruto : el reembolso se calcula en función del precio bruto del artículo.
  • Red : la devolución se calcula en función del precio neto del artículo (es decir, el precio después de que se hayan aplicado otros descuentos).

• Los campos Cuenta de acumulación del programa de devoluciones y Cuenta de gastos del programa de devoluciones especifican los números de cuenta que recibirán los importes de devolución acumulados durante la etapa intermedia entre la aprobación y el procesamiento.

• Cuando la opción Aprobación requerida se establece en Sí, la reclamación de devolución debe aprobarse antes de que se pueda acumular o pagar.

• El campo Tipo de salto de línea de devolución especifica las bases de las devoluciones.

  • Cantidad : las devoluciones dependen del volumen.
  • Cantidad : las devoluciones dependen de la cantidad.

• En la ficha desplegable Líneas, puede ver cómo los distintos niveles de cantidad se pueden configurar para conceder distintas devoluciones. Por ejemplo, en la ilustración anterior, los campos valor De y valor A indican que una cantidad de producto de entre 10 y 19 unidades permitirá realizar una devolución de 15 USD por unidad.

  Nota

  El valor De es inclusivo,y el valor A es exclusivo. Por ejemplo, el campo Tipo de salto de línea de devolución está establecido en Cantidad y debe escribir 1 en el campo valor De y 3 en el campo valor A. En este caso, el importe de devolución se aplica al comprar uno o dos artículos, pero no al comprar tres artículos.

• En el campo Estado de la aprobación del flujo de trabajo, el valor Aprobado indica que el contrato se puede aplicar a los pedidos de compra que cumplan las condiciones del mismo.

Identificar los pedidos válidos para realizar devoluciones y generar las reclamaciones de devolución

Cuando los pedidos de compra corresponden a un proveedor con el cual la empresa tiene un contrato de devolución, el programa identifica cualquier futuro pago a crédito de proveedor. Si se puede realizar una devolución con los pedidos de compra, se crea una reclamación de devolución por cada línea de pedido tan pronto como se registra una factura de compra. Este es un proceso automático. Más adelante podrá revisar las devoluciones esperadas y comprobar el impacto de las mismas en el coste del producto y el margen de beneficio.

Ver los detalles de las devoluciones que se aplican a una línea de pedido de compra por contrato de devolución del proveedor

1. En la página Pedido de compra, seleccione una línea de pedido y, a continuación, seleccione Línea de pedido de compra>Vista>Detalles del precio.
2. En la página Detalles del precio, seleccione la ficha desplegable Devoluciones.

La información de la devolución también se muestra en el campo Devolución del proveedor que está en la sección Estimación de margen de la página Detalles del precio.

Nota

En la página Parámetros de compra y abastecimiento, en la pestaña Precios, compruebe que la opción Habilitar los detalles del precio está configurada en Sí. Si la opción está en No, no podrá ver las devoluciones.

Revisar y aprobar reclamaciones

Las reclamaciones de devolución que se crean representan los pagos futuros que puede esperar del proveedor. Antes de emitir una nota de crédito al proveedor, el dueño del contrato suele querer revisar las reclamaciones para aprobarlas. Sin embargo, tenga en cuenta que el estado de una reclamación determina si la está lista para pasar por el proceso de aprobación.

Estado de las reclamaciones y su efecto en el proceso de aprobación

Cuando se crea una reclamación, su estado se establece en Para calcular si se otorga la devolución de forma acumulativa, o se establece como Calculada si la devolución se otorga según la factura. Si el estado de una reclamación Para calcular, la reclamación debe pasar por un proceso de cálculo que gestiona la función Cumulate. Sólo aquellas reclamaciones que tienen el estado Calculada se pueden incluir en el proceso de aprobación.

Nota

Si la opción Aprobación requerida del contrato de devolución del proveedor se establece en No, cualquier reclamación que se cree tendrá un estado de Aprobada. La aprobación es obligatoria para aquellas reclamaciones que se conceden de forma acumulativa.

Aprobar reclamaciones y ver los detalles de los registros y las facturas

Una vez aprobadas las reclamaciones, los proveedores (A/P) pueden procesarlas. Una nota de crédito (factura de proveedor) por el importe de la reclamación de devolución se genera automáticamente. Es entonces cuando se puede agregar el crédito al saldo del proveedor y el equipo A/P puede incluirlo en el proceso de liquidación normal.

1. Seleccione Compra y abastecimiento>Devoluciones de proveedor>Reclamaciones de devoluciones para abrir una reclamación de devolución.

2. Cierre la reclamación de devolución.

3. Marque la reclamación y, en el panel de acciones, seleccione Aprobar.

4. En la página de la solicitud, en el campo Proveedor , seleccione el proveedor del cual está autorizado a recibir una devolución y seleccione Aceptar.

   Se publicará un diario de acumulación de devoluciones según el importe reclamado. Este registro carga en la cuenta "Devoluciones del proveedor por cobrar acumuladas" el crédito esperado del proveedor y carga en la cuenta "Devoluciones del proveedor acumuladas recibidas" la ganancia prevista.

   

5. En la lista de devoluciones, seleccione la línea y en el panel de acciones, seleccione Transacciones de devolución para consultar el número de lote del diario de este registro de acumulación de devoluciones.

   Para llevar las reclamaciones al proceso de A/P normal, el trabajador A/P debe completar la reclamación de devolución ejecutando la función Process.

6. En el panel de acciones, seleccione Proceso y Filtro. En el campo Criterios del campo Cuenta de proveedor, seleccione el proveedor del cual se procesarán las reclamaciones de devolución, seleccione otros filtros relevantes y, a continuación, seleccione Aceptar.

   Tanto las barras de mensajes como el estado cambiado a Completada indican que se han realizado los siguientes procesos:

   • Un registro de diario de acumulación de devoluciones ha invertido los importes provisionales anteriores en las cuentas por cobrar y de gastos acumulativas.

   • Una factura de proveedor (nota de abono) del importe de devolución se ha creado.

     Nota

     Al establecer la opción Registro manual de la factura en la pestaña Programa de devoluciones de la página Parámetros de compra y abastecimiento, se determina si una factura de proveedor se registró manualmente o automáticamente como parte del procesamiento de la reclamación.

   • Cuando se emite la factura de proveedor ya sea manual o automáticamente, se carga la cuenta del proveedor y se abona el importe en la cuenta "Descuentos y concesiones recibidos".

     Nota

     El número de cuenta "Descuentos y concesiones recibidos" se especifica en la categoría de compras que se usa al adquirir la línea de factura de la devolución. La categoría de compras, a su vez, se establece en la pestaña Programa de devoluciones de la página Parámetros de compra y abastecimiento.

7. En la lista de devoluciones, seleccione la línea y en el panel de acciones, seleccione Transacciones de devolución para consultar el número de lote del diario de este registro de acumulación de devoluciones y el número de la factura del proveedor.

8. Seleccione la línea de transacción de la factura del proveedor y, a continuación, en el panel de acciones, seleccione Factura del proveedor. Si se ha emitido la factura del proveedor, verá el diario de facturas. Si no, verá la factura del proveedor como una factura de proveedor pendiente que requiere un registro manual.

   La línea de factura especifica los detalles de la factura del proveedor de la categoría de compras Comisiones y devoluciones .

9. En la página Todos los proveedores, seleccione el proveedor del cual recibirá una devolución y, a continuación, en el panel de acciones, seleccione Transacciones. Busque la línea de la factura. El importe de la devolución se agregará al saldo del proveedor.

Resumen

El proceso para administrar devoluciones de proveedor implica realizar varias tareas manuales de seguimiento que son bastante tediosas. Si automatiza estas tareas, la función de gestión de devoluciones de proveedor puede ayudarle realizar los siguientes procesos:

• Crear reclamaciones de devolución precisas
• Acumular el cobro esperado y las ganancias provisionales en el libro de contabilidad general
• Actualizar el saldo del proveedor y el extracto de ingresos con las concesiones que estén pendientes