Creación de buzones de sala y equipos en Microsoft 365

Si tiene una sala de conferencias o un equipo al que los usuarios necesitan acceder, necesita una manera de hacer que esos recursos sean reservables para todos. Crear un buzón de sala o equipo en Microsoft 365 es la mejor manera de permitir que los usuarios reserven fácilmente estos recursos. Con los buzones de sala y equipo, su organización puede reservar eficazmente recursos compartidos para reuniones y eventos. Puede crear uno para la sala de conferencias de la primera planta, el equipamiento multimedia o un camión de mudanza.

Una vez que cree un buzón de sala o equipo, todos los usuarios de su organización pueden reservar recursos compartidos para reuniones o eventos mediante Outlook. En este artículo se explica cómo:

  • Use buzones de habitaciones y equipos.
  • Configure buzones de habitación y equipo en el Centro de administración de Microsoft 365.

Acceso y uso de buzones de sala y equipo

Para usar buzones de sala o equipo, siga estos pasos para reservar el recurso para una reunión o evento:

  1. Abra Outlook o Outlook en la Web en el equipo.

  2. En la pestaña Inicio , elija Nuevos elementos y, a continuación, seleccione Reunión en la lista desplegable. Como alternativa, también puede seleccionar Nueva reunión en la cinta de opciones de Calendar.

    Captura de pantalla de la programación de una reunión en Outlook seleccionando Nuevos elementos y, a continuación, Reunión en la pestaña Inicio para reservar un buzón de sala o equipo.

  3. En el campo Requerido , escriba el nombre de la sala de conferencias o el equipo que desea reservar, además de los asistentes a los que quiera invitar. Como alternativa, seleccione Obligatorio y, a continuación, haga doble clic en la sala de conferencias o el equipo de la lista. Una vez que se muestre la sala de conferencias o el equipo junto a Requerido, seleccione Aceptar.

    Captura de pantalla de la reserva de un buzón de sala o equipo en Outlook agregándolo al campo Requerido en una invitación a reunión.

  4. En la línea Título , escriba el propósito de la reserva o reunión.

  5. Cambie el valor de Ubicación o acepte el valor predeterminado.

  6. Cambie la hora de inicio y la hora de finalización o seleccione Todo el día. Para que se repita la reserva o la reunión, seleccione Periodicidad en la parte superior.

    Captura de pantalla de la reserva de una hora de reunión de buzón de sala o equipo en Outlook mediante la configuración de las opciones de inicio y finalización y periodicidad.

  7. Escriba un mensaje describiendo la finalidad y adjunte algún archivo si es necesario.

  8. Para permitir que otros usuarios se unan en línea o llamen a la reunión, seleccione Reunión de Microsoft Teams en la parte superior.

  9. Para asegurarse de que la sala, el equipo y las personas a las que ha invitado están disponibles, seleccione Asistente de programación en la barra de menús. Después, seleccione una hora disponible en el calendario.

    Captura de pantalla de la comprobación de si un buzón de sala o equipo está disponible en Outlook mediante el Asistente para programación para ver el calendario de disponibilidad.

    Sugerencia

    En el calendario de la programación, azul significa que la sala o el equipamiento está reservado u ocupado. Seleccione el área libre o en blanco del calendario.

  10. Cuando finalice, haga clic en Enviar.

Administrar buzones de sala y equipamiento

Para configurar un buzón de sala o equipo, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 con una cuenta que tenga los permisos adecuados.

  2. En la barra de navegación izquierda, seleccione ... Mostrar todo y, a continuación, seleccione Recursos para expandirlo.

  3. En Recursos, seleccione Salas & equipo.

  4. En la página Salas & equipo , seleccione + Agregar recurso.

  5. En el panel Agregar recurso , rellene los campos sala o equipo:

    • Sala o equipo: el tipo de buzón de correo que desea crear.

    • Nombre: nombre descriptivo o descripción corta.

    • Email: alias de correo electrónico de la sala o equipo. Necesita una dirección de correo electrónico para enviar una convocatoria de reunión a la sala o al equipo.

    • Capacidad: el número de personas que pueden caber en la habitación o usar el equipo al mismo tiempo.

    • Ubicación: número de habitación o ubicación de la habitación en un edificio o región.

    • Número de teléfono: número de teléfono de la propia sala. Este número de teléfono es diferente del número de teléfono de reunión generado al usar Microsoft Teams.

    Captura de pantalla de la adición de un buzón de sala o equipo en el Centro de administración de Microsoft 365 rellenando los detalles del recurso, como el nombre, el correo electrónico y la capacidad.

  6. Seleccione Guardar.

Sugerencia

Para garantizar la seguridad de sus buzones de sala y equipamiento, bloquee el inicio de sesión en estos buzones. Para obtener más información, consulte Bloquear el inicio de sesión de la cuenta de buzón compartido.

Preguntas más frecuentes sobre los buzones de sala y equipo

Para obtener respuestas a preguntas comunes sobre la administración de buzones de sala y equipos, consulte Preguntas más frecuentes sobre buzones de sala y equipo.

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