Más información sobre las colecciones en eDiscovery (Premium)

Cuando las organizaciones se enfrentan a la recopilación de las comunicaciones y el contenido que pueden ser pertinentes para una investigación o un posible litigio, se enfrentan a un desafío significativo en las mejores circunstancias. En el área de trabajo moderna de hoy en día, el volumen, la variedad y la velocidad del contenido está permitiendo la innovación y el trabajo remoto, a la vez que amplía los requisitos y el proceso para administrar colecciones para investigaciones de exhibición de documentos electrónicos.

Las colecciones de eDiscovery (Premium) ayudan a los administradores de eDiscovery a definir rápidamente el ámbito de una búsqueda de contenido entre correo electrónico, documentos, reacciones de Teams y otro contenido en Microsoft 365. Las colecciones proporcionan a los administradores una estimación del contenido que puede ser relevante para el caso. Esta estimación permite a los administradores tomar decisiones rápidas e informadas sobre el tamaño y el ámbito del contenido pertinente para un caso. Los administradores de eDiscovery pueden crear una colección para buscar orígenes de datos custodiales (como buzones de correo y sitios de SharePoint), orígenes de datos sin custodia (como sitios de SharePoint, buzones de grupo y Microsoft Teams) y mediante criterios de búsqueda específicos (como palabras clave y intervalos de fechas) para definir rápidamente el ámbito de su colección.

Una vez definida la colección, los administradores de eDiscovery deben enviar primero la colección para crear una estimación. La estimación incluye estimaciones para el volumen de datos, las ubicaciones de contenido que contienen resultados y el número de aciertos para la condición de consulta de búsqueda, etc. Estas conclusiones pueden ayudar a informar si la colección se debe revisar para restringir o expandir el ámbito de la colección antes de pasar a las fases de revisión y análisis en el flujo de trabajo de eDiscovery.

Cuando el administrador está satisfecho con el ámbito de la colección y la cantidad estimada de contenido que es probable que responda, el administrador puede agregar o confirmar el contenido en un conjunto de revisión. Al confirmar una colección en un conjunto de revisión, ese administrador también tiene las opciones para incluir conversaciones de chat, datos adjuntos en la nube, elementos indizados parcialmente y versiones de documentos. El contenido de la colección también pasa por otro nivel de procesamiento durante la ingesta en el conjunto de revisión. y la colección se actualizará con el resumen final de la colección. Después de agregar contenido al conjunto de revisión, los administradores de eDiscovery pueden seguir consultando, agrupando y refinando el contenido en para ayudar con la minimización y revisión. Además, la colección se actualiza con información y estadísticas sobre el contenido confirmado en el conjunto de revisión. Esta información proporciona una referencia histórica sobre el contenido de la colección.

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Flujo de trabajo de colecciones

Para empezar a usar colecciones en eDiscovery (Premium), este es un flujo de trabajo básico y descripciones de cada paso del proceso.

1. Cree y ejecute una estimación de colección. El primer paso consiste en crear una estimación de recopilación y definir los orígenes de datos de custodia y de no custodia que se van a buscar. También puede buscar en otros orígenes de datos que no se hayan agregado al caso. Después de agregar los orígenes de datos, configure la consulta de búsqueda para buscar en los orígenes de datos contenido relevante para el caso. Puede usar palabras clave, propiedades y condiciones para crear consultas de búsqueda que devuelvan contenido que probablemente sea más relevante para el caso. Para obtener más información, consulte Creación de una estimación de recopilación.

2. Revise las estimaciones y las estadísticas. Después de crear una estimación de recopilación y ejecutarla, el siguiente paso es ver las estadísticas de recopilación para ayudarle a comprobar si se encuentra contenido relevante y las ubicaciones de contenido con más visitas. También puede revisar un ejemplo de los resultados de la búsqueda para ayudarle a determinar si el contenido está dentro del ámbito de la investigación. Para obtener más información, consulte Búsqueda estadísticas para las estimaciones de recopilación.

3. Revise & vuelva a ejecutar una estimación de colección. En función de las estimaciones y estadísticas devueltas por la colección, puede editar la estimación de la colección cambiando los orígenes de datos que se buscan y la consulta de búsqueda para expandir o restringir la colección. Puede actualizar y volver a ejecutar la estimación de la colección hasta que esté seguro de que la colección contiene el contenido más relevante para su caso.

4. Confirme una estimación de recopilación en un conjunto de revisión. Cuando esté satisfecho de que la colección devuelve el contenido de tipo que es relevante para el caso, puede confirmar la colección en el conjunto de revisión. Al confirmar una colección, tiene la opción de agregar subprocesos de conversación, datos adjuntos en la nube y versiones de documentos al conjunto de revisión, todo lo cual podría ser relevante para el caso.

   Al confirmar una colección, los elementos secundarios, como las firmas de correo electrónico y las imágenes, se extraen de un elemento primario (como un mensaje de correo electrónico, un mensaje de chat o un documento) y, a continuación, se procesan mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer cualquier texto del elemento secundario. A continuación, el texto extraído de elementos secundarios se agrega a su elemento primario para que pueda verlo en el conjunto de revisión. Al no agregar elementos secundarios al conjunto de revisión como un archivo independiente, eDiscovery (Premium) ayuda a limitar el número de elementos potencialmente inmateriales agregados al conjunto de revisión. Para obtener más información sobre cómo se controlan los elementos secundarios, consulte Estadísticas e informes de recopilación.

   Para obtener más información, consulte Confirmación de una estimación de recopilación en un conjunto de revisión.

5. Información general de la colección de revisión. Después de confirmar una colección en un conjunto de revisión, se conserva información sobre la colección, como estadísticas sobre elementos extraídos, indexación profunda, la consulta de búsqueda usada para la colección y las ubicaciones de contenido de las que se recopilaron los elementos. Además, las colecciones confirmadas no se pueden editar ni volver a ejecutar. Solo puede copiarlos o eliminarlos. La conservación de colecciones proporciona un registro histórico de los elementos recopilados que se agregaron a un conjunto de revisión. Para obtener más información, vea Estadísticas e informes para colecciones confirmadas.