Publicar etiquetas de retención y aplicarlas en aplicaciones

Microsoft guía de licencias 365 para el cumplimiento de seguridad&.

Nota:

Este escenario es compatible con todas las configuraciones de la etiqueta de retención, incluyendo los registros normativos.

Use la siguiente información para publicar las etiquetas de retención para poderlas aplicar, a continuación, a los documentos y correos electrónicos.

Las etiquetas de retención le ayudan a conservar lo que necesita y a eliminar lo que no en el nivel de elemento (ya sea documento o correo electrónico). También se utilizan para declarar un elemento como registro como parte de una solución deadministración de registros para sus datos de Microsoft 365.

Poner etiquetas de retención a disposición de las personas de su organización para que puedan clasificar el contenido es un proceso de dos pasos:

  1. Crear las etiquetas de retención

  2. Publicar las etiquetas de retención utilizando una directiva de etiquetas de retención

Diagrama de roles y tareas para etiquetas.

Utilice las siguientes instrucciones para los dos pasos de administrador.

Sugerencia

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Antes de empezar

El administrador global de su organización tiene permisos totales para crear y modificar etiquetas de retención y las directivas de las mismas. Si no inicia sesión como administrador global, consulte la información de permisos para la administración de registros o la administración del ciclo de vida de los datos, en función de la solución que use.

Asegúrese de que ha creado las etiquetas de retención que desea aplicar a los elementos.

Cómo publicar etiquetas de retención

Antes de crear la directiva de etiqueta de retención, decida si será adaptable o estática. Para obtener más información, vea Ámbitos de directivas adaptables o estáticas para retención. Si decide usar una directiva adaptable, debe crear uno o más ámbitos adaptables antes de crear la directiva de etiqueta de retención. Luego deberá seleccionarlos durante el proceso de creación de directivas de etiqueta de retención. Para obtener instrucciones, vea Información de configuración para ámbitos adaptables.

  1. En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, vaya a una de las siguientes ubicaciones:

    • Si utiliza la administración de registros:

      • Soluciones>Administración de>> registros Pestaña Directivas> de etiquetas Publicar etiquetas
    • Si utiliza la administración del ciclo de vida de los datos:

      • Soluciones>Administración del ciclo de vida de los> datos Microsoft pestaña >Directivas de etiquetas 365>Publicar etiquetas

    ¿No encuentra inmediatamente la solución en el panel de navegación? Primero seleccione Mostrar todo.

  2. Siga las indicaciones para crear la directiva de etiqueta de retención. Tenga cuidado con el nombre que elija para la directiva, ya que no se puede cambiar después de guardar la directiva.

  3. Use el vínculo para seleccionar las etiquetas de retención que desea publicar y, a continuación, seleccione Siguiente.

  4. En la página Elegir el tipo de directiva de retención que desea crear, seleccione Adaptable o Estática, en función de lo que haya elegido en las instrucciones de Antes de empezar. Si aún no ha creado ámbitos adaptables, podrá seleccionar Adaptable, pero no habrá ámbitos adaptables que seleccionar, por lo tanto no podrá finalizar el asistente con esta opción.

  5. Según el ámbito seleccionado:

    • Si ha elegido Adaptable: en la página Elegir ámbitos y ubicaciones de directivas adaptables, seleccione Agregar ámbitos y seleccione uno o varios ámbitos adaptables que se hayan creado. A continuación, seleccione una o más ubicaciones. Las ubicaciones que podrá seleccionar dependen de los tipos de ámbito que se hayan agregado. Por ejemplo, si solo ha agregado un tipo de ámbito de Usuario, podrá seleccionar correo de Exchange pero no sitios de SharePoint.

    • Si ha elegido Estático: en la página Elegir ubicaciones, active o desactive cualquiera de las ubicaciones. Para cada ubicación, puede dejar de forma predeterminada aplicar la directiva a toda la ubicación, o especificar lo que se incluye y excluye

    Para obtener información sobre las opciones de ubicación, vea Ubicaciones.

Para editar una directiva de etiqueta de retención existente (el tipo de directiva es Publicar), selecciónela y, a continuación, seleccione la opción Editar para iniciar la configuración deEditar directiva de retención.

Cuando las etiquetas de retención estén disponibles para aplicarlas

Si publica etiquetas de retención en SharePoint o OneDrive, esas etiquetas suelen aparecer para que los usuarios las seleccionen en un día. Sin embargo, tenga en cuenta que pueden tardar en aparecer hasta siete días.

Si publica etiquetas de retención en Exchange, las etiquetas de retención pueden tardar hasta siete días en aparecer para los usuarios. Al igual que con toda la configuración de retención de Exchange, el buzón debe contener al menos 10 MB de datos.

Diagrama de cuándo las etiquetas publicadas surten efecto.

Si las etiquetas no aparecen después de siete días, compruebe el Estado de la directiva de etiquetas seleccionándola en la página Directivas de etiquetas en el portal del Centro de cumplimiento de Microsoft Purview. Si el estado es (Error) y en los detalles de las ubicaciones aparece un mensaje que indica que se está tardando más de lo esperado en implementar la directiva o en intentar volver a implementarla, intente ejecutar el comando de PowerShell Set-AppRetentionCompliancePolicy o Set-RetentionCompliancePolicy para volver a intentar la distribución de directivas:

  1. Conexión a la seguridad & PowerShell de cumplimiento.

  2. Ejecute uno de los siguientes comandos:

    • Para las ubicaciones de directiva mensajes de canal privado de Teams, mensajes de usuario de Yammer y mensajes de la comunidad Yammer:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • Para todas las demás ubicaciones de directiva, como correo electrónico de Exchange, sitios de SharePoint, mensajes de canal de Teams , etc.:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

Cómo comprobar el estado de las etiquetas de retención publicadas en Exchange

En Exchange Online, las etiquetas de retención están disponibles para los usuarios finales mediante un proceso que se ejecuta cada siete días. Con PowerShell, puede ver cuándo se ejecutó este proceso por última vez y así identificar cuándo se volverá a ejecutar.

  1. Conéctese al PowerShell de Exchange Online.

  2. Ejecute estos comandos.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

En los resultados, la propiedad ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) muestra cuándo fue la última vez que el sistema procesó el buzón. Si esto no ha ocurrido desde el momento en que se creó la directiva, las etiquetas no van a aparecer. Para forzar el procesamiento, ejecute Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

Si las etiquetas no aparecen en Outlook en la Web y cree que tendrían que aparecer, asegúrese de vaciar la caché del explorador (CTRL+F5).

Aplicación de etiquetas de retención publicadas

Use las secciones siguientes para obtener información sobre cómo se pueden aplicar las etiquetas de retención publicadas en las aplicaciones:

Además, al usar Microsoft Syntex y publicar etiquetas de retención en ubicaciones de SharePoint, puede aplicar una etiqueta de retención a un modelo de comprensión de documentos para que los documentos identificados se etiqueten automáticamente.

Una vez etiquetado el contenido, consulte la siguiente información para saber cuándo se puede quitar o cambiar la etiqueta aplicada: solo una etiqueta de retención a la vez.

Aplicar etiquetas de retención manualmente

Los usuarios finales, así como los administradores, pueden aplicar manualmente etiquetas de retención desde las siguientes ubicaciones:

  • Outlook y Outlook en la Web

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Microsoft sitio de grupo 365 para Teams

Use las secciones siguientes para comprender cómo aplicar etiquetas de retención.

Aplicación de etiquetas de retención en Outlook

Para etiquetar un elemento en el cliente de escritorio de Outlook, seleccione el elemento. En la pestaña Inicio de la cinta de opciones, haga clic en Asignar directiva, y luego elija la etiqueta de retención.

Botón Asignar directiva.

También puede hacer clic con el botón derecho en un elemento, hacer clic en Asignar directiva en el menú contextual y después, seleccionar la etiqueta de retención. Al seleccionar varios elementos, puede usar este método para asignar la misma etiqueta de retención a varios elementos a la vez.

Después de aplicar la etiqueta de retención, puede ver dicha etiqueta y la acción que realiza en la parte superior del elemento. Si un correo electrónico tiene una etiqueta de retención aplicada con un período de retención asociado, puede observar a simple vista cuándo va a expirar el correo electrónico.

Aplicación de una etiqueta de retención predeterminada a una carpeta de Outlook

Puede aplicar etiquetas de retención a carpetas de Outlook como una etiqueta predeterminada que los mensajes de esa carpeta pueden heredar. Haga clic con el botón derecho en la carpeta, seleccione Propiedades, la pestaña Directiva y seleccione la etiqueta de retención que desea usar como etiqueta de retención predeterminada de esa carpeta.

Cuando se usa una etiqueta de retención estándar como etiqueta predeterminada para una carpeta de Outlook:

  • Todos los elementos sin etiquetar de la carpeta tienen esta etiqueta de retención aplicada.

  • La herencia fluye a cualquier carpeta secundaria y los elementos heredan la etiqueta de su carpeta más cercana.

  • Los elementos que ya están etiquetados conservan su etiqueta de retención, a menos que se haya aplicado mediante una etiqueta predeterminada diferente.

  • Si cambia o quita la etiqueta de retención predeterminada para la carpeta: las etiquetas de retención existentes aplicadas a los elementos de esa carpeta también se cambian o quitan solo si esas etiquetas se aplicaron mediante una etiqueta predeterminada.

  • Si mueve un elemento con una etiqueta de retención predeterminada de una carpeta a otra con una etiqueta de retención predeterminada diferente: el elemento obtiene la nueva etiqueta de retención predeterminada.

  • Si mueve un elemento con una etiqueta de retención predeterminada de una carpeta a otra sin etiqueta de retención predeterminada: se quita la etiqueta de retención predeterminada antigua.

Cuando se aplican etiquetas que no son etiquetas de retención estándar, sino que marcan elementos como registros (o registros normativos), estas etiquetas solo se pueden cambiar o quitar manualmente.

Aplicación de etiquetas de retención en Outlook en la Web

Para etiquetar un elemento en Outlook en la Web, haga clic con el botón derecho en el elemento >Asignar directiva> y elija la etiqueta de retención. A diferencia del escritorio de Outlook, no puede usar este método si selecciona varios elementos.

Menú Asignar directiva en Outlook en la Web.

Después de aplicar la etiqueta de retención, puede ver dicha etiqueta y la acción que realiza en la parte superior del elemento. Si un correo electrónico está clasificado y tiene un período de retención asociado, puede saber de un vistazo cuándo expirará el correo electrónico.

Etiqueta asignada al correo electrónico en Outlook en la Web.

Al igual que con la versión de escritorio de Outlook en la Web, también puede aplicar etiquetas de retención a carpetas. Haga clic con el botón derecho en la carpeta, seleccione Asignar directiva y cambie Usar directiva de carpeta primaria a la etiqueta de retención que desea usar como etiqueta de retención predeterminada de esa carpeta.

Aplicación de etiquetas de retención en OneDrive y SharePoint

La aplicación manual de etiquetas de retención solo se admite en la nueva experiencia y no en la experiencia clásica.

Para etiquetar un documento (incluidos los archivos de OneNote) en OneDrive o SharePoint, seleccione el elemento > en la esquina superior derecha y elija Abrir el icono del panel de información del panel de detalles.>Aplicar etiqueta> de retención elija la etiqueta de retención.

También puede aplicar una etiqueta de retención a un elemento de lista, carpeta o conjunto de documentos, y puede establecer una etiqueta de retención predeterminada para una biblioteca de documentos.

Aplicar lista de etiquetas para un elemento en SharePoint.

Después de aplicar una etiqueta de retención a un elemento, puede verla en el panel de detalles cuando esté seleccionado el elemento.

Etiqueta aplicada que se muestra en el panel Detalles.

Para SharePoint, pero no para OneDrive, puede crear una vista de la biblioteca que contiene la columna de Etiquetas o el elemento es una columna de Registro. Esta vista permite ver rápidamente las etiquetas de retención asignadas a todos los artículos y qué artículos son registros. Sin embargo, tenga en cuenta que no puede filtrar la vista por el Elemento es una columna de registro. Para obtener instrucciones sobre cómo agregar columnas, consulte Mostrar u ocultar columnas en una lista o biblioteca.

Aplicación de etiquetas de retención mediante Microsoft 365 grupos

Al publicar etiquetas de retención en la ubicación Grupos de Microsoft 365, las etiquetas de retención aparecen en el sitio de equipos de SharePoint, pero no son compatibles con ningún cliente de correo electrónico para buzones de grupo. La experiencia de aplicar una etiqueta de retención en el sitio es idéntica a la de los documentos de SharePoint.

Los usuarios también pueden aplicar las etiquetas de retención directamente en Teams, desde la pestaña Archivos :

Aplicar una etiqueta de retención en un canal de Teams, pestaña Archivos.

Aplicar una etiqueta de retención predeterminada a todo el contenido de una biblioteca, carpeta o conjunto de documentos de SharePoint

Este método requiere que las etiquetas de retención se publiquen en una directiva de etiquetas de retención.

Además de permitir que los usuarios apliquen una etiqueta de retención a documentos individuales, también puede aplicar una etiqueta de retención predeterminada a una biblioteca, carpeta o conjunto de documentos de SharePoint. En este escenario, los documentos de esa ubicación pueden heredar la etiqueta de retención predeterminada seleccionada. Aunque se aplica la misma etiqueta, cada documento se conservará y eliminará por separado, según el inicio de la configuración del período de retención en la etiqueta.

Para una biblioteca de documentos, la configuración de etiqueta predeterminada se realiza en la página Configuración de biblioteca de una biblioteca de documentos. Al seleccionar la etiqueta de retención predeterminada, también se puede elegir aplicarla a los elementos existentes en la biblioteca.

Por ejemplo, si tiene una etiqueta de retención para materiales de marketing y sabe que una biblioteca de documentos específica contiene solo ese tipo de contenido, puede convertir la etiqueta de retención de materiales de marketing en la etiqueta predeterminada para todos los documentos de esa biblioteca.

Opción Aplicar etiqueta en la página Configuración de la biblioteca.

Comportamiento de etiqueta cuando se usa una etiqueta predeterminada para SharePoint

Para las etiquetas de retención estándar que se aplican como etiqueta de retención predeterminada a una biblioteca, carpeta o conjunto de documentos:

  • Todos los elementos nuevos y sin etiquetar del contenedor tendrán esta etiqueta de retención aplicada.

  • En el caso de las carpetas, la herencia fluye a cualquier carpeta secundaria y los elementos heredan la etiqueta de su carpeta más cercana.

  • Si seleccionó la opción para aplicar la etiqueta predeterminada a los elementos existentes: los elementos que ya están etiquetados conservan su etiqueta de retención, a menos que se haya aplicado por otra etiqueta predeterminada.

  • Si cambia la etiqueta de retención predeterminada para el contenedor: las etiquetas de retención existentes aplicadas a los elementos de ese contenedor solo se cambian si seleccionó la opción para aplicar la etiqueta predeterminada a los elementos existentes y esas etiquetas se aplicaron mediante una etiqueta predeterminada.

  • Si quita la etiqueta de retención predeterminada para el contenedor: los elementos conservan sus etiquetas.

  • Si mueve un elemento con una etiqueta de retención predeterminada aplicada de un contenedor a otro contenedor: el elemento mantiene su etiqueta de retención predeterminada existente, incluso si la nueva ubicación tiene una etiqueta de retención predeterminada diferente. Solo si cambia la etiqueta predeterminada para esta nueva ubicación, el elemento movido puede heredar la etiqueta predeterminada de su ubicación actual.

Cuando se aplican etiquetas que no son etiquetas de retención estándar, sino que marcan elementos como registros (o registros normativos), estas etiquetas solo se pueden cambiar o quitar manualmente.

Aplicar automáticamente una etiqueta de retención al correo electrónico mediante el uso de reglas

En Outlook, puede crear reglas para aplicar una etiqueta de retención.

Por ejemplo, puede crear una regla que aplique una etiqueta de retención específica a todos los mensajes enviados a un grupo de distribución específico o desde este.

Para crear una regla, haga clic con el botón derecho en un elemento >Reglas>Crear regla>Asistente para>reglas> avanzadas aplicar directiva deretención.

Asistente para reglas con opción para aplicar directivas de retención.

Aunque la interfaz de usuario hace referencia a las directivas de retención, son las etiquetas de retención las que se muestran aquí y se pueden seleccionar, no las directivas de retención.

Actualización de las etiquetas de retención y de sus directivas

Si edita una etiqueta de retención o una directiva de etiqueta de retención y la etiqueta o directiva de retención ya se aplica al contenido, la configuración actualizada se aplicará automáticamente a este contenido además del contenido que se haya identificado recientemente.

Después de crear y guardar la etiqueta o la directiva, no se pueden cambiar algunas opciones de configuración, entre las que se incluyen:

  • Los nombres de las etiquetas de retención y sus directivas, el tipo de ámbito (adaptable o estático) y la configuración de retención, excepto el período de retención. Sin embargo, no se puede cambiar el período de retención cuando el período de retención se basa en cuándo se etiquetaron los elementos.
  • La opción de marcar los elementos como un registro.

Eliminar etiquetas de retención

Puede eliminar las etiquetas de retención que no están incluidas actualmente en ninguna directiva de etiqueta de retención, que no están configuradas para la retención basada en eventos o que marcan los elementos como registros normativos.

En el caso de las etiquetas de retención que sí puede eliminar, si fueron aplicadas a los elementos, se producirá un error en la eliminación y aparece un vínculo al explorador de contenido para identificar los elementos etiquetados.

Sin embargo, podría tomarle hasta dos días al explorador de contenido mostrar los elementos que están etiquetados. En este escenario, es posible que la etiqueta de retención se elimine sin mostrarle el vínculo al explorador de contenido.

Bloquear la directiva para impedir que se realicen cambios

Si necesita asegurarse de que nadie pueda inhabilitar la directiva, eliminar la directiva o hacer que sea menos restrictiva, consulte Usar el Bloqueo de conservación para restringir los cambios en directivas de retención y directivas de etiquetas de retención.

Siguientes pasos

Para ayudarle a realizar un seguimiento de las etiquetas aplicadas desde las directivas de etiquetado de retención publicadas:

La retención basada en eventos es otro escenario admitido para las etiquetas de retención. Para obtener más información, consulte Iniciar la retención cuando se produzca un evento.