Planear el contenido

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01/10/2024

Microsoft Search ayuda a los usuarios a encontrar contenido relevante. Búsqueda de Microsoft es una forma segura de realizar búsquedas de contenido en su intranet y en la web. Este tipo de integración a través de la web y la organización está disponible únicamente con Microsoft.

Los administradores de búsqueda usan sus conocimientos sobre la organización y sus usuarios para facilitar a los usuarios encontrar contenido relevante.

Paso 1: Identifique la información que los usuarios necesitan

Descubra lo que los usuarios buscan y haga que sea fácil de descubrir. Aquí tiene algunas ideas para averiguar la información que los usuarios necesitan:

Use los registros de búsqueda de intranet para determinar los sitios y páginas que obtienen la mayor parte del tráfico.
Determine las herramientas, sitios y aplicaciones que se usan de forma diaria o semanal.
Busque vínculos directos a prestaciones para empleados.
Busque directivas y procesos que los usuarios deben conocer
Determine con quién y cómo deben contactar los usuarios para obtener soporte técnico
Obtenga la información que se necesita de forma periódica, ya sea por temporadas o en función de los ciclos de empresa; por ejemplo, personas que buscan herramienta para solicitar días libres o actualizaciones financieras trimestrales
Recopile directivas para usuarios móviles o regionales, como los beneficios, que pueden variar según la ubicación.
Determine los sitios internos y la información de búsquedas web comunes; por ejemplo, el tráfico, información del transporte público, meteorología local, descuentos disponibles de socios corporativos y programas de salud y forma física.
Busque información sobre eventos, conferencias o retiradas patrocinados por la empresa.
Investigue los problemas y preguntas frecuentes (FAQ) y respuestas comunes en TI, recursos humanos y soporte técnico.

Paso 2: Utilice expertos en la materia y usuarios

En una organización, los usuarios buscan una amplia variedad de temas que abarcan desde búsquedas sencillas como direcciones de oficinas o beneficios para empleados hasta temas complejos, como nuevos procesos de trabajo, información técnica y guías. Crear o encontrar en una variedad de contenido tan amplia requiere conocimientos y experiencia en diferentes campos, materias, tecnologías, etc., y es posible que el administrador de búsqueda no tenga la experiencia o el conocimiento necesario. Los administradores deben aprovechar la experiencia y conocimientos de otros usuarios de la organización para reducir la cantidad de contenido disponible sin recurrir a recursos adicionales.

Recurra a los expertos en la materia

Recurra a los expertos disponibles en la organización, en áreas como recursos humanos, soporte técnico, ventas o tecnología, entre otras áreas clave. Para permitir que los expertos puedan contribuir con contenido directamente, agréguelos como editores.

Implique a los usuarios

Pida a los usuarios que sugieran recursos para los marcadores. Además de sugerir contenido, pueden informar sobre errores, como vínculos perdidos o no válidos, así como proporcionar otros comentarios

Paso 3: Mejorar la findability del contenido con Respuestas

En Microsoft Search, el administrador de búsqueda crea marcadores, Q&A, ubicaciones y planos de planta para mejorar la capacidad de búsqueda del contenido. Cada uno de estos componentes incluye un título, una dirección URL y un conjunto de palabras clave que lo activan.

Títulos y descripciones

Las personas usan los títulos y descripciones para determinar si los resultados responden a su consulta o si es necesario probar una búsqueda diferente. Los títulos y descripciones deben reflejar la finalidad principal del resultado. Un buen ejemplo de un título podría ser "Beneficios de guardería", con una descripción de "Más información sobre los beneficios para ayudar con los gastos de guardería". Esto informa a los usuarios que buscan "guardería" que existen beneficios de soporte económico disponibles y les proporciona un vínculo para obtener más información.

Palabras clave

Las palabras clave son los términos que usan las personas de su organización para buscar contenido relevante. Asociar las palabras clave adecuadas a los resultados de búsqueda facilita encontrar el contenido relevante. Búsqueda de Microsoft sugiere palabras clave a partir del título y la dirección URL de su contenido. Para identificar palabras clave adicionales, empiece respondiendo a estas preguntas:

¿Qué términos de búsqueda se usan para encontrar la información que ha identificado?
Aproveche las taxonomías existentes de su organización, así como los temas, acrónimos y variaciones relacionados.
¿Qué otras variantes o palabras se usan para hablar de esta información?
Utilice el equipo de soporte para determinar estas palabras clave.

Por ejemplo, si está creando un resultado que se vincula a una herramienta para enviar solicitudes de vacaciones, palabras clave como "vacaciones" y "enviar la solicitud de vacaciones" son buenas opciones para incluirlas. También es posible que los usuarios de su organización usar "vacación" o "tiempo libre" para describir o buscar información relacionada con vacaciones. Agregar palabras como "vacaciones", "permiso", "enviar solicitud de vacaciones" y "solicitar permiso" facilita que más usuarios encuentren el contenido relevante.

Palabras clave reservadas

Una palabra reservada es un término único o una frase que desencadena un resultado. A diferencia de otras palabras clave, una palabra clave se puede asociar con un único resultado. Use las palabras reservadas con moderación para permitir que Búsqueda de Microsoft aprenda en función del uso.

Por ejemplo, si crea un marcador para un sitio para enviar sus horas y agrega "registro" como palabra clave, los usuarios de su organización que busquen "registro de tiempo" verán el sitio para enviar sus horas como el único marcador en el cuadro de Búsqueda de Microsoft.

Si desea que los usuarios encuentren conjuntos de contenido relacionado cuando busquen un término, pruebe a usar la misma palabra clave para todo el contenido relacionado. Por ejemplo, si va a agregar resultados acerca de procesos y herramientas de cambios de estado de vida, podría incluir una palabra clave como "matrimonio" para agrupar los resultados sobre las actualizaciones de beneficios, información de impuestos y cambios de nombre y alias.

Configuración de búsqueda

Use la configuración de búsqueda para ajustar el contenido y los grupos de usuarios destinatarios específicos. Búsqueda de Microsoft tiene los siguientes ajustes que proporcionan más control sobre cuándo se muestra un resultado de búsqueda y quién lo ve.

Fechas: establezca una fecha de inicio y una fecha de finalización para controlar cuándo el contenido estará disponible o no disponible. Por ejemplo, el tiempo durante el cual el material confidencial aparecerá en los resultados de búsqueda cuando sea relevante.
País/región: Seleccione los países o regiones, de modo que solo los usuarios en estas ubicaciones puedan ver el contenido. Por ejemplo, la información específica de país aparecerá solo en los resultados de búsqueda en estos países.
Grupos: use la configuración de los grupos para hacer que un resultado esté disponible únicamente para los miembros de un grupo seleccionado. Por ejemplo, si va a crear sitios que solamente hacen referencia a los empleados del departamento de recursos humanos, puede asignar esta configuración al grupo de seguridad de recursos humanos adecuado.
Dispositivo y SO: seleccione los tipos de dispositivo o sistemas operativos, de modo que solamente los usuarios que realicen la búsqueda en esos dispositivos o con esos sistemas operativos vean el marcador.
Variaciones de destino: use este ajuste para variar el contenido del marcador en función del dispositivo y la ubicación del usuario.

Paso 4: Pruebe su contenido

Una vez que haya creado marcadores y preguntas y respuestas, es importante comprobar que:

Aparece como resultado principal el marcador o la pregunta y respuesta adecuados.
Todo el contenido agrupado en palabras clave se muestra junto según lo previsto.
No hay resultados inesperados en los resultados de búsqueda.
Revise si el marcador o las preguntas y respuestas tienen suficiente información.

Los usuarios y expertos que han colaborado en la creación de contenido pueden ayudar a probar y validar los resultados de búsqueda.

Paso 5: usar la información para revisar y actualizar periódicamente

Es importante que la información relevante como marcadores y preguntas y respuestas estén actualizados.

Corrija o elimine URL rotas o no válidas.
Elimine marcadores o preguntas y respuestas que ya no son relevantes.
Compruebe si ha habido cambios en herramientas, nombres de sitios o nombres de equipos.
Estudie si el marcador o las preguntas y respuestas son lo suficientemente relevantes o se requiere una explicación más clara.

Búsqueda de Microsoft proporciona estadísticas de uso de marcadores, preguntas y respuestas, y ubicaciones. Las estadísticas de uso muestran las interacciones de los usuarios con sus resultados de búsqueda, así como si han encontrado lo que buscaban o ha habido lagunas en el contenido disponible. Esto ayuda al administrador a la hora de supervisar el rendimiento y emprender las acciones necesarias para ajustar los resultados de búsqueda.

Obtener información acerca de marcadores, preguntas y respuestas, y ubicaciones

Consulte cuántos marcadores, preguntas y respuestas, y ubicaciones se han publicado, programado o sugerido. Utilice el panel de control para ver los totales de marcadores, preguntas y respuestas o ubicaciones por estado:

Publicados: el número de resultados publicados que están disponibles para los usuarios
Programados: el número de resultados programados en el proceso de publicación
Sugeridos: el número de sugerencias de los usuarios

Los marcadores, preguntas y respuestas, y ubicaciones sugeridos son un buen indicador de la existencia de lagunas en su contenido. Le ayudarán a comprender lo que buscan los usuarios y lo que no encuentran. Esto podría indicar que necesita crear más marcadores, preguntas y respuestas o ubicaciones, o que necesita actualizar su contenido actual mediante mejores palabras clave, palabras clave reservadas y cadenas de búsqueda para mejorar la facilidad de encontrar el contenido.

Revise las consultas de búsqueda más populares

Descubra las búsquedas que han generado más impresiones durante los últimos 90 días. Las impresiones hacen referencia al número de veces que se muestra una página en el resultado de búsqueda. La tarjeta Consultas principales muestra las 25 búsquedas principales para cada tipo de resultado, junto con el número total de impresiones y su tasa de clics (CTR). Utilice este informe para identificar volúmenes de consultas y para identificar las consultas con niveles altos y bajos de actividad.

Un bajo recuento de búsquedas puede indicar insatisfacción del usuario porque no busca ese contenido o porque utiliza palabras clave diferentes para encontrar ese contenido. La CTR muestra la frecuencia con la que los usuarios seleccionan los resultados promovidos y el nivel de utilidad de sus reglas de consulta y sus resultados para los usuarios. Una baja CTR indica que los usuarios encuentran el contenido, pero deciden que el contenido no se ajusta a sus búsquedas. En estos casos, los administradores pueden revisar el contenido y asegurarse de que se corresponde con las búsquedas del usuario, así como actualizar títulos, descripciones y palabras clave para coincidir con las consultas de búsqueda de los usuarios.