Uso de datos para hacer que las reuniones sean productivas en Microsoft Teams

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En las reuniones, es importante mantener a todos los usuarios centrados en los objetivos compartidos. En este artículo se muestra cómo usar datos, tendencias y métricas para mostrar el impacto del trabajo que está realizando y su equipo.

Es sencillo usar Power BI en las reuniones para ayudar a tener en cuenta los datos importantes. Ayuda a todos los usuarios a saber qué datos son los más importantes y crea aptitudes que ayudan al equipo a tomar decisiones ágiles en función del progreso hacia los objetivos. Al centrarse en el avance hacia resultados medibles, el equipo se hace una idea del impacto positivo que tiene su trabajo.

Aquí se muestra cómo puede usar los datos antes, durante y después de las reuniones.

• Antes de la reunión. Agrega los informes y los cuadros de mandos directamente a la invitación de la reunión para que todos los usuarios puedan acceder a ellos.
• Durante la reunión. Abra y presente estos informes desde el calendario. Incluso puede usar el chat para compartir más informes y cuadros de mandos, o para encontrar respuestas a las preguntas que se hayan producido en la reunión.
• Después de la reunión. Envíe un resumen con los resultados clave analizados y las acciones que el equipo ha decidido realizar para ayudar a lograr los resultados deseados.

Formulación de preguntas orientadas a datos

Estas son algunas preguntas que puede agregar a la agenda de la reunión para empezar a discutir y determinar las mejores acciones que debe realizar para lograr los resultados deseados:

• ¿Estamos avanzando hacia los objetivos tan rápido como se esperaba?
• ¿Qué acciones se pueden realizar en la próxima semana o mes que es más probable que mejoren las métricas?
• ¿Qué métricas podemos empezar a realizar un seguimiento para obtener un mejor sentido del progreso hacia nuestros resultados deseados?

Revise los datos semanalmente, o al menos mensualmente, para tener el hábito de hacer preguntas y analizar las mejores acciones que deben realizarse en la próxima semana o dos. Ayuda al equipo a aprender a aprovechar los datos a medida que planean su trabajo.

Antes de la reunión

A fin de prepararse para la reunión, agregue un informe o un cuadro de mandos de Power BI a la invitación de la reunión. Revise los datos del informe o del cuadro de mandos, y anime a otros participantes a hacer lo mismo. Después, todos estarán listos para la reunión.

Adición de Power BI

Aquí se muestra cómo agregar un informe o un cuadro de mandos de Power BI a una reunión.

1. Programe una reunión en Teams.

2. Envíe la invitación a la reunión.

3. Seleccione Editar para abrir la reunión en el calendario. Solo verá la opción de editar si es el organizador de la reunión.

   

4. Selecciona el botón + Agregar una pestaña.

   

5. Seleccione Power BI. En la pantalla que se abre, seleccione Agregar.

6. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Guardar.

   

7. En la nueva pestaña de Power BI que has creado, selecciona Examinar áreas de trabajo para ir al informe o cuadro de mandos que quieres agregar, o escribe el enlace en el campo Pegar un vínculo de Power BI.

8. Seleccione Agregar. El nombre que se muestra en la pestaña de Teams cambia al nombre del informe o cuadro de mandos que has seleccionado.

9. Consulta Concesión de permisos a los miembros del equipo para obtener información sobre cómo compartir con tus compañeros.

10. Agregue un elemento de la agenda a la reunión para revisar y analizar los datos.

Revisión de los datos

Es recomendable revisar los datos en Power BI antes de una reunión.

1. Abra la reunión desde el calendario.

2. Abra la pestaña de Power BI que tiene el informe o el cuadro de mandos.

3. Revise el informe o el cuadro de mandos.

Considere la posibilidad de establecer un recordatorio para la reunión a fin de que los asistentes también puedan leer previamente los datos antes de la reunión. Esto ayuda a todos a tener en cuenta los datos más recientes y mejora el debate durante la reunión.

Durante la reunión

Cuando se encuentre en una reunión, los datos pueden ayudar a guiar el debate o responder a las preguntas que formulen los asistentes. Es fácil presentar datos en Power BI durante la reunión, compartir vínculos a datos con los asistentes y buscar datos que puedan responder a preguntas.

1. Después de unirse a la reunión, vaya a la ventana de Teams.

2. Abra el calendario en Teams.

3. Abra la reunión en el calendario.

4. Cualquier participante de la reunión puede seleccionar la pestaña Power BI para ver el informe que ha agregado a la reunión.

   

5. Use la ventana de la reunión para presentar la pantalla.

Captura de objetos visuales que son importantes para que todos los usuarios puedan verlos

1. Vea el informe en la aplicación Power BI en Teams.

2. Seleccione un objeto visual.

3. Selecciona Copiar como imagen con descripción para copiar el objeto visual.

   

4. En el cuadro de diálogo Imagen con descripción creada, selecciona Copiar para copiar el objeto visual en el Portapapeles.

5. Pegue el objeto visual en el chat de la reunión.

Envío de un mensaje en el chat de la reunión desde un informe

1. Vea el informe en la aplicación Power BI en Teams o en el servicio Power BI.

2. Seleccione el informe o un objeto visual específico.

3. Selecciona el botón Compartir.

   

4. En el cuadro de diálogo Enviar vínculo, escriba un nombre o una dirección de correo electrónico para activar el botón Enviar y los iconos para compartir.

   

5. Seleccione el icono de Teams. En el cuadro de diálogo Compartir que se abre, puedes buscar y seleccionar un canal o una conversación de Teams en el que compartir el informe. Después, selecciona Compartir.

6. Escriba el mensaje encima del vínculo que se proporciona.

7. Seleccione Enviar.

El mensaje aparece como parte del chat de la reunión. Los asistentes pueden abrirlo para ver los datos con los filtros y segmentaciones aplicados.

Respuesta a preguntas con datos en el chat

1. Abra el chat de la reunión.

2. Selecciona el icono de Acciones y aplicaciones con el signo más.

   

3. Seleccione Power BI.

4. Busque contenido o seleccione en la lista de elementos recientes.

5. Elija un elemento de Power BI.

6. Seleccione Enviar.

7. En el mensaje enviado, selecciona el botón Abrir del informe o cuadro de mandos.

Después de la reunión

Resulta útil compartir un resumen de los puntos de datos más importantes que se describen y las acciones que el equipo planea realizar para ayudar a lograr resultados. Si capturó objetos visuales durante la reunión en el chat, puede extraerlos en una publicación de resumen de la reunión en el chat o en un mensaje de seguimiento.

Considere la posibilidad de usar puntos de datos clave para crear métricas y realizar su seguimiento en un cuadro de mandos. Realizar un seguimiento constante del progreso en relación con una métrica por medio de una serie de reuniones es una excelente manera de mantener a su equipo o proyecto en el buen camino.

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