Configuración de las opciones del área de reuniones en Outlook 2007
Actualizado: abril de 2009
Se aplica a: Office Resource Kit
Última modificación del tema: 2015-03-09
En este artículo:
Uso de directivas para definir listas de servidores y otras opciones de usuario
Configuración de la integración de área de reuniones al usar un servidor POP
Visualización de registros de mensajes de error
Un área de reuniones es un sitio web para centralizar la información y el material de la reunión. Antes de la reunión, use un área de trabajo para publicar la agenda, la lista de asistentes y los documentos que va a usar. Después de la reunión, puede usar el área de trabajo para publicar los resultados de la reunión y realizar un seguimiento de las tareas. Puede enviar una convocatoria de reunión de Microsoft Outlook para invitar a otras personas a la reunión. En el mensaje, puede incluir un hipervínculo al área de trabajo en que los invitados pueden obtener información y ver el material de la reunión.
[!NOTA] Este tema está dirigido a los administradores de Outlook.
Puede establecer una serie de opciones para configurar y administrar la implementación del área de reuniones con Microsoft Office Outlook 2007. Puede administrar la forma en que los usuarios eligen servidores de área de reuniones y otras opciones al crear áreas de trabajo para incluirlas en las convocatorias de reunión de Outlook. Puede configurar las áreas de reuniones al usar un servidor POP como servidor de mensajería. Además, puede ver los mensajes de error del área de reuniones en un archivo de registro para solucionar problemas de configuración del área de reuniones.
[!NOTA] De forma predeterminada, es necesario configurar un servidor de Microsoft Exchange como servidor de mensajería al usar las áreas de reuniones con Outlook.
Un área de reuniones es un tipo especial de sitio web de Microsoft Windows SharePoint Services, creado en un sitio de SharePoint de nivel superior. En el área de trabajo, encontrará ayuda para el área de reuniones y ayuda general para SharePoint.
[!NOTA] Si Windows SharePoint Services está instalado en la red, los usuarios de la organización pueden invitar a un área de trabajo a otros usuarios que comparten el mismo bosque de Microsoft Windows NT. Para obtener más información acerca de los dominios y bosques, vea la información acerca de Active Directory en la Ayuda de Windows.
Uso de directivas para definir listas de servidores y otras opciones de usuario
Puede configurar diversas opciones si usa directivas para aplicar la configuración de área de reuniones para los grupos de usuarios de la organización. Por ejemplo, puede definir la lista de servidores de área de reuniones que pueden elegir los usuarios. Puede deshabilitar el acceso al área de reuniones si no desea que los usuarios usen esta característica.
En una lista de servidores, puede especificar cómo rellenar previamente las listas desplegables que los usuarios ven cuando trabajan con áreas de reuniones en Outlook. Para obtener acceso a la característica Área de reuniones, haga clic en Área de reuniones en una convocatoria de reunión de Outlook. En el panel de tareas Área de reuniones, haga clic en Cambiar configuración. En el siguiente panel de tareas Área de reuniones, elija un servidor de la lista desplegable Seleccionar una ubicación:.
En el mismo panel, puede crear otra área de trabajo si selecciona un idioma de plantilla y un tipo de plantilla en las listas desplegables. Además, para crear un vínculo a un área de trabajo existente, seleccione el área de trabajo en la lista desplegable Seleccione un área de trabajo.
La directiva de grupo se usa para configurar las listas y opciones que desea para el área de reuniones. Al cargar los archivos ADM de Microsoft Office 12 system en la directiva de grupo, las directivas relativas al área de reuniones se encuentran en Configuración del usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Office Outlook 2007. Se trata además de la ubicación donde puede crear una nueva directiva para incluir los servidores de área de reuniones y otros elementos de las listas desplegables del panel de tareas Área de reuniones.
Configuración del comportamiento de la lista de servidores para los organizadores de reuniones
Puede configurar la presentación de las listas de servidores de área de reuniones para los organizadores de reuniones en Outlook. Por ejemplo, las listas de servidores pueden mostrar una lista de los servidores usados recientemente (MRU) y la lista de servidores y plantillas se puede volver a rellenar a partir de la lista predeterminada cada vez que se crea un área de trabajo. Además, puede impedir el acceso al área de reuniones si deshabilita la opción de área de reuniones para las convocatorias de reunión de Outlook.
Si especifica la lista de servidores, puede garantizar que la lista de servidores se vuelva a rellenar con los servidores y las plantillas predeterminados. Asimismo, puede controlar si los usuarios pueden tener acceso a servidores distintos de los especificados. Puede quitar el botón de área de reuniones de las convocatorias de reunión de Outlook con el botón Deshabilitar área de reuniones. Haga doble clic en la directiva para abrir el cuadro de diálogo Propiedades y seleccione Habilitado. A continuación, seleccione el botón Activar para deshabilitar área de reuniones.
Puede configurar las opciones del área de reuniones. Seleccione una lista desplegable de ubicación con la directiva Deshabilitar entradas de usuario de la lista del servidor. Haga doble clic en la directiva para abrir el cuadro de diálogo Propiedades y seleccione Habilitado. En la lista desplegable Activar para impedir que los usuarios agreguen entradas a la lista de servidores, seleccione una de las opciones siguientes:
Publicar predeterminado, permitir los demás. Especifica una lista de servidores predeterminados que aparecen en la lista desplegable. Los usuarios pueden usar el cuadro de diálogo emergente Otro servidor de área de trabajo para especificar otros servidores. Además, otros sitios de Windows SharePoint Services y los sitios de área de trabajo de documentos que visitan los usuarios aparecen en la lista de servidores. Con esta configuración no se crea ninguna lista MRU de usuario.
Publicar predeterminado, deshabilitar otros. La lista de servidores predeterminados que especifique está bloqueada para los usuarios. Los usuarios no pueden tener acceso al cuadro de diálogo emergente Otro servidor de área de trabajo para especificar servidores que no están en la lista proporcionada. Con esta configuración, no se crea ninguna lista MRU de usuario.
Especificación de una lista de servidores y plantillas predeterminados
Puede configurar la lista de servidores y las plantillas de área de reuniones correspondientes que aparecen en una lista desplegable cuando un usuario hace clic en el área de reuniones de una convocatoria de reunión. Una clave del Registro única o una directiva almacenan todas las entradas de la lista de servidores de área de reuniones.
[!NOTA] Puede usar la Herramienta de personalización de Office (OCT) para implementar la clave del Registro que especifica la lista de servidores de área de reuniones para los usuarios. Para obtener más información acerca del uso de la OCT, vea Configurar las opciones de usuario para 2007 Office system. Para obtener más información acerca de la implementación de claves del Registro con la OCT, vea Herramienta de personalización de Office en 2007 Office system.
La directiva de lista de servidores tiene un formato específico que debe seguirse. Los nombres de servidor están separados entre sí mediante barras verticales sin retornos de carro ni avances de línea. Hay seis campos por registro, como se describe a continuación. Hay de uno a cinco registros en la directiva. Se trata de una lista MRU. El primer registro de servidor (por ejemplo, Servidor1) es el último servidor usado y el registro del quinto servidor (por ejemplo, Servidor5) es la referencia de servidor más antigua.
El campo de nombre de organizador se omite cuando se usa una directiva para especificar la lista de servidores. Los demás campos siempre deben tener contenido válido.
[!NOTA] Puede examinar la siguiente clave del Registro para ver la configuración actual de la lista de servidores en cualquier equipo que se haya usado para crear áreas de reuniones:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal
La lista de servidores para el área de reuniones se especifica con la directiva Servidores y datos predeterminados para áreas de reuniones. Como la cadena de directiva es compleja, primero debe escribir las entradas en un editor de texto (como el Bloc de notas) y, a continuación, pegar la cadena completa en la directiva. Al crear la cadena de lista de servidores con la sintaxis que se describe a continuación, haga doble clic en la directiva para abrir el cuadro de diálogo Propiedades y seleccione Habilitado. En el campo Predeterminado, pegue la cadena de la lista de servidores que ha creado.
La sintaxis de la cadena de lista de servidores es la siguiente:
http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server2 |Friendly name for server 2|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server3 |Friendly name for server|
La lista continúa con la misma estructura, con una entrada por cada servidor que desee incluir.
Hay seis campos en cada registro:
Campo 1: dirección URL del servidor
Campo 2: nombre descriptivo del servidor
Campo 3: LCID de plantilla
Campo 4: identificador de plantilla
Campo 5: nombre de plantilla
Campo 6: nombre de organizador
Cada campo se separa del siguiente con una barra vertical (|). Cada registro completo se separa del siguiente registro con una barra vertical (|) después del último campo (OrganizerName). Hay un total de seis barras verticales en cada registro de la configuración.
Para el campo de LCID de plantilla (TemplateLCID), especifique el valor decimal que identifica el idioma de la plantilla, por ejemplo, 1033 para inglés.
Para los demás campos de plantilla, puede elegir un nombre de plantilla y el identificador de plantilla correspondiente en la siguiente tabla de plantillas predeterminadas.
| Nombre de plantilla | Identificador de plantilla |
|---|---|
Área de reuniones básica |
Mps#0 |
Área de reuniones en blanco |
Mps#1 |
Área de toma de decisiones |
Mps#2 |
Área de reuniones sociales |
Mps#3 |
Área de reuniones de varias páginas |
Mps#4 |
[!NOTA] No puede usar una plantilla personalizada para las Áreas de reuniones de Outlook con Windows SharePoint Services.
A continuación se muestra un ejemplo de entrada de una lista de servidores (el campo de nombre de organizador está en blanco):
http://server1/sites/design_team|The Juniper Project|1033|MPS#4|Multipage Meeting
Configuración de la integración de área de reuniones al usar un servidor POP
Puede configurar la integración de área de reuniones para Outlook si usa un servidor POP como servidor de mensajería. La configuración del servidor POP permite que Outlook transporte y mantenga las propiedades de área de reuniones para los organizadores y asistentes de la reunión que usen un servidor POP.
[!NOTA] El uso de delegados de Outlook con el área de reuniones no se admite en las configuraciones de servidor POP.
En esta sección se indica la información de referencia que le ayudará a configurar el servidor POP para usar el formato TNEF. En esta sección también se incluyen los pasos que deben seguir los organizadores de reuniones para garantizar que las convocatorias de reunión se envíen mediante transporte enriquecido.
A continuación se enumeran los requisitos para usar las áreas de reuniones con un servidor POP:
El servidor POP debe configurarse para que admita el formato de encapsulación neutro para el transporte (TNEF).
Las convocatorias de reunión de Outlook deben enviarse mediante transporte enriquecido.
En el siguiente escenario, se describe la experiencia del usuario cuando las áreas de reuniones se incluyen en las convocatorias de reunión y se usa Outlook con un servidor POP.
El organizador de la reunión inicia una convocatoria de reunión en Outlook y crea un área de reuniones, o vínculos dicha área, en la convocatoria.
El asistente recibe la convocatoria de reunión y ve una tabla de área de reuniones en el cuerpo del mensaje. El formato correcto de la tabla debe incluir un vínculo al área de reuniones.
Las propiedades del área de reuniones se conservan en el calendario del asistente.
La respuesta del asistente se envía al servidor del área de reuniones.
Más información acerca de la compatibilidad con TNEF
TNEF es un formato para convertir un conjunto de propiedades MAPI (un mensaje MAPI) en una secuencia de datos de serie. Las funciones de TNEF las usan principalmente los proveedores de transporte que deben codificar las propiedades de mensaje MAPI para su transmisión a través de un sistema de mensajería que no admite dichas propiedades directamente. Por ejemplo, un transporte basado en SMTP usa TNEF para codificar las propiedades, por ejemplo PR_SENT_REPRESENTING, que no tienen representaciones directas en la estructura de un mensaje SMTP.
Para obtener más información acerca del uso de TNEF, vea el apéndice sobre el formato de encapsulación neutro para el transporte (TNEF) (en inglés) en el SDK de la API de mensajería en TechNet.
El formato TNEF debe estar habilitado para las áreas de reuniones de forma que éstas funcionen correctamente en las convocatorias de reunión de Outlook cuando se usa un servidor POP como servidor de mensajería. Las propiedades del área de reuniones se almacenan en una propiedad MAPI asociada al formulario de convocatoria de la reunión. TNEF es necesario para transportar las propiedades del organizador de la reunión al asistente a la reunión. Cuando el asistente a la reunión recibe las propiedades de área de reuniones (una vez que éstas se han transportado mediante TNEF), Outlook almacena las propiedades en la convocatoria de reunión del cliente del asistente.
Garantía de uso de transporte enriquecido
Los organizadores que deseen usar el área de reuniones con servidores de mensajería POP deben garantizar que se usa el transporte enriquecido, y no el transporte de texto simple, para enviar la convocatoria de reunión a los destinatarios. Por formato de transporte enriquecido se entiende el que garantiza que los atributos del formato de texto enriquecido y la información de iCalendar se incluyan juntos en el transporte. De esta forma, se garantiza que las propiedades del área de reuniones adjuntas a la convocatoria de reunión se conserven durante el transporte por correo electrónico del organizador al asistente. El organizador de la reunión debe seguir estos pasos para garantizar que se use el transporte enriquecido para la convocatoria de reunión:
Usar el formato de texto enriquecido (RTF) cuando se envía la convocatoria de reunión.
No adjuntar iCalendar (iCal) a la convocatoria de reunión. (El formato iCalendar es un formato habitual de los calendarios de Internet).
Estos requisitos sólo se deben cumplir si se usa un servidor de mensajería POP. Si el organizador de la reunión usa un servidor de Exchange, no son necesarios.
Establecimiento del formato de texto enriquecido
El formato de texto enriquecido para las convocatorias de reunión de Outlook se puede establecer para cada convocatoria o como valor predeterminado para todos los mensajes de Outlook, incluidas las convocatorias de reunión.
Para establecer el formato de texto enriquecido para una convocatoria de reunión
En la convocatoria de reunión, en el cuadro Para, haga doble clic en el nombre de usuario.
En el cuadro Propiedades del correo electrónico, en Formato Internet, haga clic en Enviar con formato de texto enriquecido (RTF) de Outlook.
Además, puede configurar Outlook de forma que use el formato RTF para todos los mensajes de Internet, incluidas las convocatorias de reunión.
Para establecer el formato de texto enriquecido como valor predeterminado para todos los mensajes de Internet
En Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y haga clic en la ficha Formato de correo.
Haga clic en Formato Internet.
En la lista desplegable de la sección Opciones de texto enriquecido de Outlook, seleccione Enviar con formato de texto enriquecido (RTF) de Outlook.
No envío de iCalendar adjunto
Para especificar que no se envíe iCalendar adjunto a una convocatoria de reunión, desactive Enviar como iCalendar en el menú Herramientas de cada convocatoria de reunión. De esta forma, las propiedades de iCalendar se transportan en el encabezado del mensaje MIME. Esta opción no está disponible si Outlook se usa con Exchange Server.
Visualización de registros de mensajes de error
Algunos errores del área de reuniones se suprimen de forma predeterminada para evitar la confusión del usuario. Sin embargo, los errores del área de reuniones se escriben en el registro de eventos de Windows, lo que puede ayudarle a buscar problemas para solucionarlos.
Los usuarios del área de trabajo de la reunión reciben un mensaje de error si se produce un problema al crear un área de trabajo o posteriormente (por ejemplo, si se produce un error en un servidor del área de reuniones). Si los problemas se producen independientemente del proceso de inicio de una reunión y creación de un área de trabajo, es posible que los usuarios no comprendan qué ha pasado y no sepan qué pueden hacer al respecto. Dado que estos errores se producen de forma asincrónica, en algunos casos puede no resultar evidente que el error se produjo como consecuencia de una acción de actualización de reunión.
Si los usuarios pueden adoptar medidas para solucionar el problema, siempre reciben mensajes de error al respecto. De forma predeterminada, se suprimen los mensajes de error que pueden confundir a los usuarios.
Si necesita depurar problemas del área de reuniones, puede ser útil examinar el contenido de los errores en el registro de eventos de Windows. Puede ver los archivos de registro mediante el Visor de eventos de Windows; para abrirlo, en el Panel de control, haga doble clic en Herramientas administrativas y haga doble clic en Visor de eventos. Puede ver la información de registro relacionada con Outlook si hace clic en Registro de la aplicación en el panel izquierdo.
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