Crear y administrar una solicitud de eliminación
Una solicitud de eliminación en Solicitudes de derechos del asunto le permite marcar elementos de contenido para su eliminación desde su entorno de Microsoft 365. Después de que los colaboradores identifiquen los elementos que deben eliminarse durante el proceso de revisión de datos, los aprobadores especificados pueden aprobar la solicitud. Cuando se aprueba la solicitud de eliminación, comienza un proceso de flujo de trabajo de eliminación para los elementos marcados como Incluir para llevar a cabo la eliminación en un plazo de 30 días después de la aprobación.
Nota
Las solicitudes de eliminación no están disponibles para los clientes de us Government Community (GCC) Moderate, GCC High y Department of Defense (DoD).
Información general del proceso
A continuación se describe el proceso básico para revisar y aprobar elementos para su eliminación.
Importante
Hay pasos específicos necesarios para los colaboradores y aprobadores durante este proceso. Asegúrese de revisar los pasos para los colaboradores y los pasos para aprobadores para obtener más información.
- Un administrador de solicitud de derechos del asunto crea la solicitud de eliminación y especifica uno o más aprobadores. A continuación, la solicitud avanza hasta la estimación y recuperación de datos.
- Los colaboradores revisan los datos recopilados y marcan como Incluir los elementos que se van a eliminar.
- Los colaboradores completan su revisión y notifican a los aprobadores que la solicitud está lista para su aprobación.
- Los aprobadores revisan la solicitud y deciden aprobar la solicitud para avanzar e iniciar el flujo de trabajo de eliminación o Recomendar cambios, lo que detiene el flujo de aprobación y permite a los colaboradores realizar ajustes y volver a enviar para su aprobación.
Comprender las etapas de progreso de las solicitudes de eliminación
Una solicitud de eliminación pasa por las mismas fases principales de progreso por las que se mueven los tipos de solicitud de acceso y exportación, con algunas fases adicionales relacionadas con el proceso de aprobación.
Única para eliminar solicitudes es la substage Aprobación de la fase de datos Revisar . La substage Aprobación está activa después de que los colaboradores completen su revisión, como se describe a continuación en Pasos para colaboradores. Cuando esta fase está activa, los aprobadores pueden realizar su revisión como se describe a continuación en Pasos para aprobadores.
La siguiente lista resalta las diferencias en la fase de progreso a tener en cuenta:
Pestaña Información general: la pestaña Información general de una página de detalles de la solicitud de eliminación mostrará otras tarjetas de estado.
Tarjeta de estado de aprobación: muestra cuántos elementos incluyeron los colaboradores para su eliminación, el estado de aprobación y los aprobadores asignados a la solicitud.
Elementos incluidos para la tarjeta de eliminación: muestra el desglose de ubicación de los elementos incluidos para su eliminación.
Tarjeta de resumen de acciones: Muestra el estado de finalización del flujo de trabajo de eliminación. La tarjeta también muestra el número de elementos incluidos para su eliminación y los elementos restantes, que son elementos pendientes en el proceso de flujo de trabajo o que no han podido tener aplicada una etiqueta de eliminación.
Crear una solicitud de eliminación
Para crear una solicitud de eliminación, generalmente seguirá el mismo proceso para crear otros tipos de solicitudes. La principal diferencia es que tendrá que asignar un aprobador para la solicitud.
Aprobadores para las solicitudes de eliminación
Al crear una solicitud de eliminación, debe asignar al menos un usuario de su organización como aprobador para esa solicitud específica. El rol del aprobador es realizar una aprobación a nivel de solicitud para eliminar elementos marcados como Incluir. El aprobador puede recomendar cambios si no puede aprobar la solicitud tal cual.
Tienes flexibilidad en la persona a la que asignas una solicitud determinada. Un aprobador podría ser un administrador de privacidad o alguien responsable de la eliminación de datos en su organización. Un aprobador puede ser el mismo usuario que creó la solicitud. Sin embargo, cualquier aprobador debe asignarse como tal dentro de la solicitud.
Puede designar varios usuarios de su organización como aprobadores para una solicitud. Tener varios aprobadores es útil para equilibrar el trabajo y proporcionar cobertura de fuera de la oficina. Sin embargo, solo un solo aprobador puede proporcionar aprobación en una solicitud. En el caso de varios aprobadores, el primero en aprobar iniciará el proceso de eliminación de flujo de trabajo.
Un usuario con el rol de Administración de solicitud de derechos del asunto puede agregar o cambiar aprobadores después de crear una solicitud de eliminación. En la página de detalles de una solicitud, seleccione Ver detalles de la solicitud en la tarjeta de detalles , busque Aprobador y seleccione Editar. Desde aquí, puede quitar aprobadores desactivando la casilla junto a sus nombres y agregando otros usuarios como aprobadores.
Consulte Pasos para aprobadores para obtener más información sobre cómo aprobar una solicitud de eliminación.
Crear una solicitud de eliminación a partir de una plantilla
En general, seguirá los mismos pasos para crear solicitudes a partir de una plantilla, con los siguientes pasos adicionales:
- En la lista de plantillas de solicitud de datos, busque Eliminación de datos y seleccione Introducción.
- En Asignar aprobadores, comience a escribir el nombre de un usuario que debe aprobar esta solicitud para que se eliminen los elementos. Puede seleccionar varios usuarios, pero debe seleccionar al menos uno.
Crear una solicitud de eliminación desde la opción de configuración personalizada
Al crear una solicitud de eliminación con la opción de configuración personalizada para un proceso guiado, seguirá las mismas instrucciones que se describen en Configuración personalizada, con los siguientes pasos adicionales:
En el Asistente para la creación de solicitudes, en la página Seleccionar el tipo de solicitud , selecciona el botón situado junto a Eliminar. A continuación, selecciona Siguiente.
En la página Configuración de la solicitud , asigne uno o más usuarios para que aprueben la solicitud de eliminación. Seleccione Asignar aprobadores y, en el panel flotante Asignar aprobadores , active la casilla junto al nombre de uno o más usuarios. Cuando termine, seleccione Agregar.
Los nombres de los aprobadores elegidos aparecerán en la página Configuración de la solicitud . Seleccione el comando Editar si necesita realizar cambios. Cuando haya terminado de asignar aprobadores, seleccione Siguiente.
A continuación, procederá a asignar un nombre a la solicitud y finalizar el proceso de creación de la solicitud.
Eliminar flujo de trabajo y cómo se eliminan los elementos
Cuando la organización crea correctamente su primera solicitud de eliminación, Priva crea una etiqueta de retención con el resultado de eliminar denominada PrivaDelete. Una vez que un aprobador aprueba una solicitud de eliminación, comienza el flujo de trabajo de eliminación. Cada elemento de contenido marcado como Incluir se evalúa para determinar si existe un conflicto que impediría la eliminación. Si no hay ningún conflicto, la etiqueta de eliminación de Priva se aplica al elemento para facilitar la eliminación.
Por qué es posible que algunos elementos no se eliminen
En algunos casos, la etiqueta de eliminación de Priva no se aplicará a un elemento. Esto puede ocurrir por los siguientes motivos:
- El elemento de contenido se almacena en una ubicación no admitida por las etiquetas de retención.
- El elemento de contenido ya tiene aplicada una etiqueta de retención, en cuyo caso no se aplicará la etiqueta de eliminación de Priva. Los elementos con una etiqueta de retención se resaltan como elemento de Priorty para revisar.
- No se puede encontrar el elemento de contenido, como los elementos que se mueven o eliminan manualmente.
Si hay algún problema que interrumpa la aplicación de la etiqueta de eliminación a elementos cualificados, se volverá a aplicar la etiqueta automáticamente. Si la etiqueta no se puede aplicar después de tres días, el proceso de flujo de trabajo continúa en una fase Completada .
La tarjeta Resumen de la acción en la página de detalles de la solicitud mostrará el número de Elementos restantes, lo que significa que los elementos que no han recibido la etiqueta a pesar de no tener conflictos conocidos. Para ver qué elementos han tenido conflictos o errores, revise el registro de ejecución de acciones. Los elementos restantes tendrán un valor de estado Acción de Falso y un valor Detalles del estado de la acción que indica el motivo por el que no se aplicó la etiqueta.
Cuando se produce una eliminación después de la finalización del flujo de trabajo
El estado de la tarjeta resumen acción se mueve a Completado después de que la lógica del flujo de trabajo de eliminación de aplicar la etiqueta de eliminación se haya completado y los informes estén listos. Un estado Completado no significa que los elementos se hayan eliminado. La eliminación de elementos etiquetados sin conflictos puede tardar hasta 30 días después de su aprobación.
Después de que la solicitud pase por la fase de generar informes, puede comprobar si se aplicó o no la etiqueta de eliminación revisando la lista de elementos de contenido en el registro de ejecución de la acción en la pestaña Informes de la página de detalles de la solicitud. Se recomienda comprobar el entorno de Microsoft 365 en un plazo de 30 días después de la aprobación de una solicitud para comprobar si se ha producido la eliminación.
¿Cómo funciona Priva con Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview
Si su organización usa las capacidades de administración del ciclo de vida de datos de Purview, como etiquetas de retención, para conservar documentos con fines normativos, el flujo de trabajo de solicitud de eliminación cumple con la configuración actual. La etiqueta PrivaDelete no se aplicará a los elementos que tengan una etiqueta de retención existente. Cuando se aplica la etiqueta de eliminación de Priva a un elemento, la plataforma de retención realiza una resolución de conflictos basada en los principios de retención. Si un elemento marcado para su eliminación entra en conflicto con una etiqueta de retención o de registros existente, el administrador de solicitudes de derechos del asunto tiene visibilidad de dichos conflictos a través del registro de ejecución de acciones. Esta visibilidad puede ayudar al administrador a solucionar problemas con la administración de ciclo de vida de datos de su organización o con los administradores de administración de registros, y responder al asunto de los datos en cuanto a por qué determinados elementos no se pudieron eliminar.
Obtenga más información sobre las directivas de retención, las etiquetas de retención y los principios de la retención en Microsoft 365.
Completar una solicitud de eliminación
Las solicitudes de eliminación siguen el mismo proceso de recuperación y estimación de datos que el resto de solicitudes. Cuando un colaborador revisa los datos, designará qué elementos de contenido eliminar marcando los elementos como Incluir durante la revisión de datos.
Los colaboradores y aprobadores deben completar pasos adicionales que son únicos para eliminar solicitudes. A continuación se describen las responsabilidades de cada rol.
Pasos para colaboradores
Una vez completada la fase Recuperar datos , los colaboradores deben seguir los pasos que se indican a continuación mientras trabajan en la fase De revisión de datos de una solicitud de eliminación. Los colaboradores que no tengan el rol de Administración solicitud de derechos del asunto necesitarán que el creador de la solicitud les envíe un vínculo directo a la página de detalles de la solicitud para poder verla y trabajar en ella. Obtenga detalles en Colaboración para la revisión de datos.
Nota
Cuando se crea una solicitud de eliminación, el administrador de la solicitud de derechos del asunto que creó la solicitud es el único colaborador inicialmente. El creador de la solicitud, u otro administrador de solicitud de derechos del asunto, puede agregar más colaboradores.
| Paso | Explicación | Acción que se debe realizar |
|---|---|---|
| 1. Revisar los datos recopilados. | Los colaboradores revisan todos los elementos recopilados en la pestaña Datos recopilados de la solicitud y deciden qué incluir para su eliminación. | Seleccione el nombre de un elemento de la lista y, en el área de revisión de contenido de la derecha, revise su contenido. Si se debe eliminar el elemento, seleccione el comando Incluir en la parte superior de la lista de elementos, en el menú de acciones de tres puntos junto a su nombre o desde el botón de la parte inferior del área de revisión. Marque los otros elementos según corresponda según el proceso de revisión de datos. |
| 2. Complete la revisión. | Cuando haya marcado como Incluir todos los elementos que están dentro del ámbito de eliminación, seleccione el botón Completar revisión en la esquina superior derecha de la pantalla. Un panel flotante resume los archivos incluidos para su eliminación, muestra los aprobadores y proporciona un campo de notas. | Selecciona Completar revisión en la parte superior derecha de la pantalla. En el panel flotante Enviar datos revisados para aprobación , revise el resumen de los elementos para su eliminación, agregue notas para los aprobadores y seleccione Completar revisión. Si incluye un elemento que tiene aplicada una etiqueta de retención, su estado de revisión se mostrará como "incluido", pero el flujo de trabajo de eliminación no lo eliminará; revisar detalles. |
| 3. Notificar a los aprobadores. | Ahora notifique a los aprobadores que la solicitud de eliminación está pendiente de aprobación. A los aprobadores no se les notifica automáticamente cuando una solicitud está lista para su aprobación. La tarjeta Progreso de la página de detalles de la solicitud muestra una substage Aprobación debajo de Revisar datos. Una tarjeta de estado de Aprobación muestra el estado de aprobación como Pendiente. La pestaña Datos recopilados es de solo lectura hasta que un aprobador finaliza su revisión. |
Ve a la página de detalles de la solicitud. En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione el menú desplegable Compartir y elija Copiar vínculo, lo que copiará un vínculo directo a la solicitud. Informe a los aprobadores de que la solicitud está lista para su revisión y facilíteles el vínculo a la solicitud. Actualice la página de detalles de la solicitud para ver las tarjetas de estado actualizadas. |
| 4. Compruebe si hay aprobación. | Cuando el aprobador complete su revisión, podrá aprobar la solicitud de eliminación o puede recomendar cambios. Siga las instrucciones que se indican a la derecha según el resultado. | Si se aprueba: espere a que se completen las acciones de eliminación del flujo de trabajo, revise los informes para facilitar la comunicación interna y externa según corresponda. Si no se aprueba: la página de detalles de la solicitud muestra un mensaje que indica que el aprobador recomienda cambios y el estado "Aprobación" de la tarjeta de progreso dejará de estar activo. Visita la pestaña Datos recopilados , que ahora está desbloqueada. Filtre por etiquetas que haya usado el aprobador o vea las notas de archivo que dejó el aprobador en los elementos de contenido. Puede discutir y ajustar según sea necesario. Cuando haya terminado, seleccione Revisar completa en la esquina superior derecha de la página de detalles de la solicitud. Informe al aprobador de que puede revisar la solicitud de aprobación. |
Cuando el aprobador complete la aprobación y apruebe la solicitud, se completa la fase de datos De revisión . El flujo de trabajo de eliminación comienza automáticamente y la solicitud se desplaza a la fase Generar informes .
Importante
Una vez aprobada la solicitud, el proceso de eliminación se iniciará automáticamente y no se podrá cancelar.
La página de detalles de la solicitud muestra ahora una tarjeta de resumen de la acción que muestra el número de elementos que se van a eliminar y el estado del flujo de trabajo de eliminación como En curso o Completado. Un estado Completado significa que se ha completado el proceso de eliminación de flujo de trabajo . Es posible que algunos elementos no sean aptos para su eliminación debido a un conflicto. Le recomendamos comprobar el registro de ejecución de acciones para comprobar los elementos que Priva pudo aplicar correctamente su etiqueta de eliminación.
Pasos para aprobadores
Un colaborador enviará a los aprobadores un vínculo directo a la solicitud cuando esté listo para que la revise para su aprobación. En este punto, la solicitud se encuentra en la fase de datos Revisar con una substage aprobación activa. Cuando obtenga el vínculo, cópielo y péguelo en el explorador y siga los pasos que se indican a continuación.
| Paso | Explicación | Acción que se debe realizar |
|---|---|---|
| 1. Busque elementos para su eliminación en la pestaña Datos para aprobación . | En la página de detalles de la solicitud, la pestaña Datos para aprobación enumera todos los elementos que los colaboradores marcaron para su eliminación. Esta pestaña es única para eliminar solicitudes y solo aparece para los aprobadores. Si la página muestra Todavía no se incluye ningún elemento para la aprobación de eliminación, significa que los colaboradores no han terminado su revisión. Los elementos aparecerán una vez que los colaboradores seleccionen Completar revisión. | Seleccione la pestaña Datos para aprobación para iniciar la revisión. |
| 2. Revisar todos los elementos. | La lista solo muestra los elementos marcados como Incluir durante el proceso de revisión de datos de los colaboradores. | Para cada elemento, puede seleccionar su nombre de la lista y revisar su contenido y cualquier nota de archivo, en el área de revisión de contenido a la derecha. |
| 3. Cambios recomendados si es necesario. | Si determina que la solicitud no se puede aprobar tal cual, use etiquetas y notas para comunicar qué cambios son necesarios para aprobarla. | Seleccione uno o más elementos y, después, seleccione el comando Aplicar etiquetas encima de la lista de elementos para aplicar una etiqueta. Puede agregar notas al aplicar una etiqueta para proporcionar más orientación y contexto. También puede agregar una nota de archivo para elementos individuales en el área de revisión de contenido a la derecha. |
| 4. Avanzar el proceso. | Cuando haya terminado de revisar la solicitud, seleccione Completar aprobación en la esquina superior derecha de la pantalla. Aparece el panel flotante Aprobar solicitud o recomendar cambios , que resume los archivos marcados para su eliminación. En la sección Nota , puede agregar más notas para los colaboradores. | Si aprueba la eliminación: Seleccione Aprobar en el panel flotante. Esta acción completará la fase Revisar datos y iniciará el flujo de trabajo para comenzar el proceso de eliminación. Su trabajo sobre la solicitud ha finalizado. Si no aprueba la solicitud de eliminación: Seleccione Recomendar cambios en el panel flotante y use el campo notas para comunicar las etiquetas que ha usado en los archivos y resumir recomendaciones. La solicitud permanece en la fase revisar datos . Los colaboradores recibirán un mensaje en la parte superior de la página de detalles de la solicitud que se recomienda cambiar antes de la aprobación. Los colaboradores pueden debatir y ajustar según sea necesario, realizar una revisión completa y, a continuación, notificar a los aprobadores que la solicitud está lista para su aprobación. A continuación, puede revisar la solicitud de nuevo. |
Una vez que dé su aprobación, las tareas como aprobador se completan. La pestaña Datos para aprobación pasa a un estado de solo lectura, lo que significa que no puede cambiar el estado de los elementos, aplicar etiquetas ni escribir notas. El flujo de trabajo de eliminación comienza automáticamente y la solicitud se desplaza a la fase Generar informes .
Importante
Una vez que se aprueban los elementos para su eliminación, el proceso de eliminación se inicia automáticamente y no se puede cancelar.
Informe de registro de ejecución de acciones
El registro de ejecución de acciones es un informe generado una vez que la solicitud de eliminación se ha avanzado en la fase Generar informes . El informe es un archivo CSV descargable que se encuentra en la pestaña Informes de la página de detalles de una solicitud de derechos del asunto. Cada elemento aprobado que se marcó como Incluir durante la revisión de datos aparece en una fila del informe.
Cada línea del informe muestra el id. del elemento, que es un identificador único para el archivo, y columnas de datos que explican lo que ha ocurrido con ese elemento en el proceso de eliminación.
Revise el registro de ejecución de acciones para comprobar las actividades relacionadas con los elementos de contenido. Las columnas del archivo CSV incluyen:
- UPN de aprobación: el usuario que aprobó la solicitud de eliminación.
- Fecha de aprobación: la fecha aprobada.
- Acción: El valor "ApplyRetentionLabel" es la aplicación de la etiqueta de eliminación de Priva.
- Estado de la acción: un valor de True significa que se aplicó la etiqueta. Un valor de False significa que no se aplicó la etiqueta.
- Detalles del estado de la acción: cuando el estado de la acción es "Falso", esta columna muestra el motivo por el que no se pudo aplicar una etiqueta. Por ejemplo, la ubicación del elemento no admite etiquetas de retención, el elemento tenía una etiqueta de retención existente u otro error que impedía la aplicación de la etiqueta.
- Fecha de la acción: la fecha en que se aplicó la acción.
El registro de ejecución de acciones incluye el id. inmutable del elemento, la ruta de acceso, el remitente/autor y el asunto/título. Esta lista puede ser una referencia útil al comprobar si los elementos aprobados para eliminación se etiquetaron con PrivaDelete, así como para validar la eliminación. La lista también puede ayudar si otras partes interesadas de la organización necesitan controlar los elementos omitidos debido a un conflicto. Si tiene previsto descargar y conservar este archivo para futuras referencias, le recomendamos purgar los datos personales del archivo, que pueden encontrarse en las columnas Ruta de acceso, Remitente/Autor y Asunto/Título .
Al igual que con el resto de informes, el registro de ejecución de acciones se elimina 30 días después de cerrar la solicitud, a menos que haya elegido la opción de 90 días para el período de retención de datos. Vea Períodos de retención para informes y datos.