Planear tipos de contenido y flujos de trabajo en SharePoint Server
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint en Microsoft 365
En este artículo se describen los tipos de contenido y los flujos de trabajo y se proporcionan instrucciones sobre cómo planear su integración en la solución de administración de documentos de SharePoint Server. Un tipo de contenido es una colección reutilizable de metadatos (columnas), flujo de trabajo, comportamiento y otra configuración para una categoría de elementos o documentos en una lista de SharePoint Server o biblioteca de documentos. Los tipos de contenido le permiten administrar la configuración de una categoría de información de manera centralizada y reutilizable. Un flujo de trabajo le permite adjuntar un proceso empresarial a elementos de SharePoint Server.
Antes de usar la hoja de cálculo Tipo de contenido y planeamiento de flujo de trabajo (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluida en este artículo para planear los tipos de contenido y los flujos de trabajo, asegúrese de que ha leído Identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint Server y completado las hojas de cálculo "Analizar el uso de documentos" y "Participantes del documento" asociadas a ese artículo.
Introducción a los tipos de contenido
Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, un documento o una carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar lo siguiente:
Propiedades que se asociarán con elementos de su tipo.
Metadatos que se asociarán con elementos de su tipo.
Flujos de trabajo que se pueden iniciar desde elementos de su tipo.
Directivas de administración de la información que se asociarán con elementos de su tipo.
Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento).
Características personalizadas.
Puede asociar un tipo de contenido con una lista o biblioteca. Al hacerlo, está especificando que la lista o biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de la lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo.
Nota:
También puede asociar propiedades, flujos de trabajo, directivas y plantillas directamente con una lista o biblioteca. Sin embargo, al hacerlo puede limitar estas asociaciones con la lista o biblioteca y no se puede reutilizar en su solución. En SharePoint Server 2013, los flujos de trabajo de nivel de sitio se pueden asociar a varias listas o bibliotecas.
Las listas y bibliotecas de documentos pueden contener varios tipos de contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener tanto documentos como los gráficos relativos a un proyecto. Cuando una lista o biblioteca contiene varios tipos de contenido, se aplica lo siguiente:
De forma predeterminada, el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permite a los usuarios seleccionar entre todos los tipos de contenido disponibles cuando crean un elemento nuevo. Los propietarios de los tipos de contenido pueden configurar el comando Nuevo para mostrar solo determinados tipos de contenido.
Se muestran las columnas asociadas con todos los tipos de contenido disponibles.
Puede definir tipos de contenido personalizados en la galería de tipos de contenido de un sitio. Un tipo de contenido personalizado debe derivar, directa o indirectamente, de un tipo de contenido principal tales como Documento o Elemento. Una vez definido en un sitio, un tipo de contenido personalizado está disponible en ese sitio y en todos los sitios por debajo de ese sitio. Para que un tipo de contenido esté disponible en toda una colección de sitios, defínalo en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior. En SharePoint Server, también puede crear un tipo de contenido personalizado dentro de un centro de tipos de contenido definido en una instancia del servicio de metadatos administrados. Cuando se crea en un concentrador de tipos de contenido, el tipo de contenido estará disponible para otras colecciones de sitios que formen parte de las aplicaciones web asociadas con esa instancia del servicio de metadatos administrados.
Nota:
El servicio de metadatos administrados y el concentrador de tipos de contenido no están disponibles en SharePoint Foundation 2013.
Por ejemplo, si su organización usa una plantilla de contrato determinada, en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios, puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato y los flujos de trabajo necesarios para revisar y completar el contrato. Después, todas las bibliotecas de documentos de su colección de sitios con las que asocie el tipo de documento Contrato incluirán todas estas características y permitirán a los autores crear nuevos contratos basados en la plantilla.
En los sitios basados en SharePoint Server, cada elemento de lista o elemento de biblioteca predeterminado, como Contacto, Tarea o Documento, tiene un tipo de contenido principal correspondiente en la galería de tipos de contenido del sitio. Cuando planee tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipos de contenido principales como puntos de partida y basar los nuevos tipos de contenido en los existentes según sea necesario.
Los tipos de contenido se organizan en una jerarquía que permite a un tipo de contenido heredar sus características de otro tipo de contenido. Esta herencia permite a las clases de documentos compartir características en toda una organización, y permite a los grupos personalizar estas características para sitios o listas determinados.
Por ejemplo, todos los documentos para entregar al cliente de una empresa podrían requerir un conjunto de metadatos, tales como un número de cuenta, un número de proyecto y el jefe de proyecto. Mediante la creación de un tipo de contenido de nivel superior Entregar al cliente, del cual heredan todos los demás tipos de documentos para entregar a clientes, se asegura de que la información requerida, como los números de cuenta y los números de proyecto, se asociarán a todas las variantes de los documentos para entregar al cliente en su organización. Tenga en cuenta que si propietario del tipo de contenido agrega otra columna requerida al tipo de contenido de nivel superior Entregar al cliente, el propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido que heredan de él, y la nueva columna se agregará a todos los documentos para entregar a clientes.
Integración de propiedades con Office
En el sistema de Microsoft Office, cuando un usuario edita un documento desde un servidor de administración de documentos de SharePoint Server, se muestra un panel de información del documento en la parte superior del documento. El Panel de información del documento muestra un formulario editable de las propiedades del documento en el servidor.
SharePoint Server facilita la personalización del formulario de propiedad para un tipo de contenido. Al configurar un tipo de contenido, puede iniciar InfoPath, que genera un formulario de propiedad predeterminado que se basa en las propiedades del tipo de contenido. El formulario predeterminado incluye los mismos controles, diseño y esquema que InfoPath usaría si no se definiera ningún formulario personalizado. A continuación, puede personalizar e implementar el formulario como lo haría con cualquier otro formulario de InfoPath. Por ejemplo, puede agregar a un formulario el logotipo, las fuentes y la combinación de colores de su empresa, puede conectarlo con un origen de datos personalizado, agregarle lógica condicional y diseñar características de formulario que estén disponibles para los usuarios en función de sus roles.
Junto con las propiedades de edición en el Panel de información del documento, los autores que usan Word pueden insertar propiedades definidas en el servidor en sus documentos. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen el nombre de un jefe de proyecto, este nombre se puede insertar en la página de título, el pie de página o cualquier otro lugar donde se use el nombre en el documento. Si se asigna un nuevo jefe a un proyecto, se puede actualizar la propiedad Jefe de proyecto en el servidor de administración de documentos. Este nombre de jefe de proyecto actualizado se reflejará en todas las instancias de esta propiedad que se hayan insertado en un documento.
Usar metadatos con tipos de contenido
Los metadatos son información acerca de un documento que se usa para dividir en categorías y clasificar el contenido. Los metadatos están asociados con un tipo de contenido en forma de columna. Los metadatos pueden proporcionar información contextual acerca del documento asociándolo con un autor, asunto, audiencia, idioma, etc. A diferencia de las propiedades, los metadatos se almacenan como columnas y se pueden indizar y buscar con el motor de búsqueda de SharePoint.
Los metadatos agregados en el nivel de colección de sitios se pueden asociar con tipos de contenido. Al usar metadatos con tipos de contenido, los últimos tipos de contenido pueden heredar algunos o todos los metadatos del tipo de contenido primario en el nivel de colección de sitios. Después se pueden agregar otros metadatos en un nivel inferior, por ejemplo, un solo documento.
Plantillas de columna
Cada elemento de los metadatos que está asociado con un tipo de contenido es una columna, que es una ubicación en una lista para almacenar información. Las listas o bibliotecas suelen mostrarse gráficamente como columnas de información. Sin embargo, según la vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer con otros formatos, por ejemplo, días en una vista de calendario. En los formularios asociados con una lista o biblioteca, las columnas se muestran como campos.
Puede definir columnas para usar en varios tipos de contenido. Para ello, créelas en una galería de plantillas de columna. Hay una galería de plantillas de columna en cada sitio de una colección de sitios. Al igual que los tipos de contenido, las columnas definidas en la galería de plantillas de columna de un sitio están disponibles en ese sitio y en todos los sitios situados debajo de él.
Tipos de contenido de carpeta
Los tipos de contenido de carpeta definen los metadatos que están asociados con una carpeta en una lista o biblioteca. Cuando se aplica un tipo de contenido de carpeta a una lista o biblioteca, el comando Nuevo de esa lista o biblioteca incluirá el tipo de contenido de carpeta, lo que permite que los usuarios creen carpetas de ese tipo.
En una lista o biblioteca puede definir vistas que estén disponibles solo en las carpetas de un tipo de contenido determinado. Esto resulta útil si quiere que una carpeta contenga un tipo de documento determinado y quiere que las vistas de esa carpeta solo muestren las columnas relevantes para el tipo de documento que está contenido en esa carpeta.
Mediante el modelo de objetos de SharePoint Server, puede personalizar el comando Nuevo para un tipo de contenido de carpeta de modo que cuando un usuario crea una nueva carpeta de ese tipo, la carpeta se rellena previamente con varios archivos y documentos basados en plantillas almacenadas en el servidor. Esto resulta útil, por ejemplo, para implementar un tipo de documento compuesto que requiere que varios archivos contribuyan a un único documento para entregar.
Conjuntos de documentos es una característica de SharePoint Server que le permite usar Office para administrar entregas que abarcan varios documentos. Los conjuntos de documentos son un tipo especial de carpetas que se usan para administrar una única entrega, o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos en varias ubicaciones. Los conjuntos de documentos se crean mediante plantillas extensibles que se proporcionan con SharePoint Server. También puede personalizar las plantillas de conjunto de documentos para que representen los productos de trabajo que sean relevantes para su organización. Los conjuntos de documentos también incluyen control de versiones, que permite capturar el estado del conjunto de documentos completo en diversos puntos de su ciclo de vida. Para más información sobre los conjuntos de documentos, vea Planeación de conjuntos de documentos en SharePoint Server 2013.
Planear tipos de contenido de documento
La primera fase de la planeación de tipos de contenido de documentos consiste en revisar cada tipo de documento que aparece en la hoja de cálculo Analizar uso de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar si un tipo de contenido existente funcionará para ese tipo de documento. Cada tipo de contenido de documento necesita heredar su configuración directamente el tipo de contenido principal Documento o de un tipo de contenido que sea descendiente del tipo de contenido Documento. Esto garantiza que las columnas básicas de sus tipos de documento, como Título y Creado por, estén presentes y de que pueda asociar una plantilla con el tipo de contenido. Si un tipo de contenido principal (como Documento) es suficiente, escriba el nombre del tipo de contenido en la columna Tipo de contenido de la hoja de cálculo "Análisis del uso de los documentos".
Nota:
Los tipos de contenido admitidos principales no incluyen archivos PDF.
Para obtener información sobre cómo cambiar los tipos de contenido principales, descargue el documento técnico "Guía para editar tipos de contenido predefinidos y columnas de sitio" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Planear tipos de contenido de lista
Los elementos de un tipo de contenido de lista incluyen las columnas de metadatos asociadas al tipo de contenido y los flujos de trabajo que se pueden ejecutar en los elementos de ese tipo de contenido. Use un tipo de contenido de lista para definir un tipo de elemento de lista que sea único para su solución. Por ejemplo, en una solución de centro de atención al cliente, en el que los profesionales de soporte técnico investigan y resuelven las incidencias técnicas de los clientes, se podría usar un tipo de contenido de lista para normalizar los datos para cada incidencia del soporte técnico y realizar un seguimiento de la incidencia mediante un flujo de trabajo.
Planear flujos de trabajo
Los flujos de trabajo implementan procesos empresariales en documentos, páginas web, formularios y elementos de lista en SharePoint Server. Se pueden asociar con bibliotecas, listas o tipos de contenido.
En la administración de documentos, use flujos de trabajo para enrutar los documentos de una persona a otra de modo que puedan completar sus tareas de administración de documentos, por ejemplo, revisar los documentos, aprobar su publicación o administrar su eliminación. Use además flujos de trabajo personalizados para mover documentos de un sitio o biblioteca a otro. Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo para copiar un documento de un sitio a otro cuando el documento esté programado para archivar.
SharePoint Server incluye el flujo de trabajo de tres estados, que puede usar para administrar procesos empresariales que realizan un seguimiento del estado de un elemento a través de tres estados o fases. SharePoint Server también incluye los siguientes flujos de trabajo que abordan las necesidades de administración de documentos:
Recopilar comentarios Envía un documento para revisión.
Aprobación Envía un documento para su aprobación, con frecuencia como un requisito previo para su publicación.
Disposición Administra la caducidad y disposición de los documentos.
Recopilar firmas Enruta un documento para firmar.
Asocie un flujo de trabajo con un tipo de contenido cuando quiera que ese flujo de trabajo esté disponible siempre que se use ese tipo de contenido. Por ejemplo, un tipo de contenido de orden de compra podría requerir la aprobación de un responsable antes de poder completar la transacción. Para asegurarse de que el flujo de trabajo Aprobación siempre está disponible cuando se inicia una orden de compra, cree un tipo de contenido Orden de compra y asocie el flujo de trabajo Aprobación con él. Después, agregue el tipo de contenido Orden de compra con las bibliotecas de documentos en las que se almacenarán órdenes de compra.
Para planear flujos de trabajo para su solución de administración de documentos, analice cada tipo de contenido que tiene pensado implementar e identifique los procesos empresariales que tienen que estar disponibles para ejecutar en el contenido de ese tipo. Después, identifique los flujos de trabajo que tendrán que estar disponibles para ese contenido.
La siguiente es una tabla de muestra que analiza los flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato.
Tabla: Flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato
| Proceso del contrato | Flujo de trabajo de contrato |
|---|---|
| Revisar borradores. |
Recopilar comentarios |
| Obtener aprobación del responsable y asesoramiento legal. |
Aprobación |
| Resolver problemas pendientes. |
Seguimiento de problemas |
| Obtener firmas. |
Recopilar firmas |