Ejercicio: Crear una tabla personalizada e importar datos

  • 15 minutos

Escenario

El proceso de ventas actual para su empresa es manual y las actualizaciones solo se proporcionan cada viernes. Desea simplificar este proceso, minimizar la posibilidad de que haya errores y mejorar la visibilidad. Así que ha decidido que va a crear una nueva aplicación para hacer un seguimiento de los clientes potenciales y calcular automáticamente los ingresos previstos. Quiere que Dataverse almacene la lista de clientes potenciales.

Usar Microsoft Dataverse para almacenar datos

En este ejercicio, usará una tabla de Dataverse personalizada para almacenar la lista de clientes potenciales de la aplicación.

Aprenderá a hacer lo siguiente:

  • Crear una tabla personalizada.

  • Agregar columnas personalizadas a su tabla.

  • Crear una columna calculada.

  • Configurar una regla de negocio.

  • Importar datos desde un libro de Microsoft Excel.

Crear una tabla personalizada

  1. Vaya a Power Apps Maker Portal e inicie sesión (si es necesario).

  2. En el menú, seleccione Tablas.

  3. Seleccione Nueva tabla y Configurar propiedades avanzadas.

    Captura de pantalla con la opción Nueva tabla

  4. En Propiedades, escriba el Nombre para mostrar: Prospect.

  5. Seleccione la pestaña Columna principal y cambie el Nombre para mostrar a Prospect Name.

  6. Seleccione Guardar.

  7. Al poco tiempo, aparece la pantalla Tablas > Cliente potencial.

    Captura de pantalla de la página principal de la tabla Cliente potencial

  8. Seleccione + para agregar una columna nueva en la sección Datos y columnas de clientes potenciales.

  9. En el panel Nueva columna, escriba la siguiente información.

    • Nombre para mostrar: Fase

    • Tipo de datos: seleccione Opción y, en la ventana emergente, Opción.

    • Requerido: seleccione Requerido por la empresa

  10. En Sincronizar esta opción con, seleccione Nueva opción. Aparecerá el panel Nueva opción. Escriba la información siguiente y seleccione Guardar.

    • Nombre para mostrar: Fase de cliente potencial

    • Agregue las siguientes opciones en Etiqueta seleccionando Nueva opción entre las entradas, hasta que la tabla tenga el aspecto de la siguiente captura de pantalla. Cuando haya terminado, seleccione Guardar.

      • Cliente potencial (en Valor, escriba 1).

      • Oportunidad (en Valor, escriba 2).

      • Ganada (en Valor, escriba 3).

      • Perdida (en Valor, escriba 4).

    Captura de pantalla del nuevo panel de opciones, con cuatro opciones especificadas

  11. Una vez que haya guardado su Nueva opción, seleccione el menú desplegable bajo Sincronizar esta opción con y busque y seleccione Fase del cliente potencial.

    Captura de pantalla de la lista desplegable que muestra Sincronizar esta opción con las opciones y la Fase del cliente potencial resaltada

  12. En Opción predeterminada, seleccione Cliente potencial.

  13. Seleccione Guardar.

  14. Seleccione + en el panel Datos y columnas de clientes potenciales para agregar una columna nueva.

  15. Escriba la siguiente información en el panel Nueva columna y, a continuación, seleccione Guardar.

    • Nombre para mostrar: Importe del contrato

    • Tipo de datos: Divisa

  16. Seleccione + de nuevo para agregar una nueva columna con la siguiente información y luego seleccione Guardar.

    • Nombre para mostrar: Probabilidad

    • Tipo de datos: Número entero (Seleccione Número y, a continuación, Número entero en la ventana emergente).

  17. A continuación, vamos a agregar una columna con un comportamiento. Esta es un poco más compleja. Agregue una columna con la siguiente información.

    • Nombre para mostrar: Ingresos previstos

    • Tipo de datos: Divisa

    • Comportamiento: Calculado

    Puede observar algo diferente cuando elige el comportamiento como Calculado. Debe guardar esta columna antes de poder editar el cálculo. Observe el enlace Guardar y editar, justo debajo del cuadro de comportamiento. Continúe y seleccione dicho vínculo.

  18. Al cabo de unos instantes, aparece una ventana emergente con el campo calculado Establecer ingresos previstos, donde puede editar el comportamiento de la columna Ingresos previstos. Agregue una Acción seleccionando el botón + Agregar acción.

  19. Introduzca la siguiente fórmula junto al signo igual, pero no haga copiar y pegar.

    Nota

    Los nombres de columna no son exactamente iguales que en el ejemplo, pues crXXX_ tiene números y letras específicos que definen su entorno. La entrada de fórmula sugiere automáticamente las opciones cuando comience a escribir los nombres de las columnas. Consulte la captura de pantalla para ver qué aspecto debería tener su fórmula en el panel de acciones.

    crXXX_contractamount * (crXXX_probability / 100)

    Captura de pantalla del punto de entrada de acción de campo calculado

  20. Si parece correcto, seleccione la marca de verificación con un círculo para guardar los cambios. (Puede que deba desplazarse a la derecha para ver la marca con el círculo).

  21. Seleccione GUARDAR Y CERRAR, en la parte superior de la ventana; la ventana desaparecerá para mostrar de nuevo la pantalla Tablas de clientes potenciales.

Agregar una regla de negocio

  1. En el diseñador de tablas, busque el panel Personalizaciones en el extremo derecho y seleccione Reglas de negocio.

  2. Seleccione + Nueva regla de negocio en la parte superior de la pantalla; se abre una nueva pestaña del navegador.

    Captura de pantalla de la nueva ventana del navegador de reglas de negocio

  3. En el panel de diseño, seleccione Nueva condición. El panel Propiedades de la condición aparece en el lado derecho de la pantalla.

  4. En el panel Propiedades, bajo Reglas, consulte su Campo y compruebe que Importe del contrato se haya seleccionado.

  5. Cambie el valor de Es igual a Contiene datos en el Operador.

  6. Seleccione Aplicar.

  7. Seleccione la pestaña Componentes.

  8. Busque el componente Establecer Requerido por la empresa y arrástrelo y suéltelo en el símbolo más a la derecha de la casilla de verificación morada en el panel de diseño (el símbolo más aparece cuando comienza a moverse el componente al lienzo).

    Captura de pantalla de la acción de arrastrar Establecer Requerido por la empresa a la nueva condición

  9. Con Establecer Requerido por la empresa seleccionado/resaltado, mire el panel Propiedades y debajo de Necesario para la empresa, seleccione Probabilidad en el menú desplegable superior y Necesario para la empresa en el menú desplegable inferior.

  10. Seleccione Aplicar.

    Captura de pantalla del panel de propiedades de Establecer Requerido por la empresa con los menús desplegables Campo y Estado seleccionados, junto con el botón Aplicar

  11. En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el botón desplegable de contenido adicional, que se encuentra justo a la derecha de Nueva regla de negocio de Clientes potenciales; en el tipo Nombre de regla de negocio, seleccione Hacer que se requiera la probabilidad.

  12. Seleccione Guardar en la esquina superior derecha de la pantalla.

  13. Seleccione Activar (también en la parte superior derecha de la pantalla) para activar la regla.

  14. Tras unos instantes, aparecerá una ventana emergente de Confirmación de activación de proceso. Seleccione Activar en el menú emergente para confirmar la activación.

  15. Cierre la pestaña del navegador.

  16. Seleccione Listo.

  17. Observe que su nueva regla de negocio se ha agregado a la pantalla de Reglas de negocio. Ahora vuelva a la pantalla de edición de tablas.

    Captura de pantalla de Gráfico de reglas de negocio que muestra su nueva regla

Importar datos desde un archivo de Excel

Para este ejercicio, usará la hoja de cálculo denominada "Prospects.csv". Abra este vínculo y descargue el archivo.

  1. Extraiga el archivo Prospects.csv del archivo ZIP.

  2. Abra el archivo Prospects.csv en Excel. Como verá, la columna Fase está vacía. Debe introducir estos valores manualmente. Introduzca los siguientes valores en la columna Fase.

    • Contoso Flooring: Ganada

    • Fabrikam Inc: Ganada

    • Adventure Works: Cliente potencial

    • VanArsdel: Perdida

    • Adatum: Cliente potencial

    • Relecloud: Oportunidad

  3. Guarde su archivo localmente como libro de Excel (Prospects.xlsx). Luego, cierre la hoja de cálculo.

  4. Vuelva a la tabla de Cliente potencial en Power Apps Maker Portal.

  5. Seleccione el botón Importar en la parte superior de la pantalla y seleccione Importar > Importar datos.

    Nota

    No seleccione Importar datos de Excel, que es una función heredada. Asegúrese de usar Importar datos que activa Power Query.

  6. En la ventana emergente Power Query, hay muchas maneras de señalar hacia su hoja de Excel. Puede arrastrar y soltar el archivo, buscarlo o conectarse a él directamente desde OneDrive.

    Captura de pantalla de la ventana de Power Query Elegir origen de datos que muestra las diversas opciones para conectarse a sus datos.

    Una vez que encuentre Prospects.xlsx (es posible que deba introducir sus credenciales de conexión), asegúrese de que la conexión sea válida y luego seleccione Siguiente para continuar.

  7. La Power Query ahora cambia a Elegir datos. Encuentre la tabla Clientes potenciales debajo de la carpeta del libro de Excel y selecciónelo. Al hacerlo, se obtiene una vista previa de sus datos, lo que le brinda la oportunidad de asegurarse de que está a punto de importar la tabla correcta. A continuación, seleccione Siguiente para continuar.

    Captura de pantalla de Power Query Elegir datos que muestra una vista previa de los datos.

  8. Power Query se abre en una pantalla de transformación de datos donde ahora puede dar forma a sus datos antes de importarlos. Tenga en cuenta cómo Power Query adivina automáticamente el tipo de datos en cada columna. ContractAmount y Probability se definen como números enteros y Name y Stage se definen como texto. En este caso, déjelo tal cual. Seleccione Siguiente para continuar.

    Captura de pantalla de la ventana de Power Query que muestra las opciones de modelado de datos

  9. Power Query cambia a la pantalla Asignar tablas, donde puede seleccionar dónde desea que se carguen los datos (ya sea una tabla nueva o una tabla existente) y a qué columnas en su origen de datos existente envía los datos de su tabla de Excel. En este caso, seleccione Cargar en tabla existente en Cargar configuración y, a continuación, seleccione su tabla Prospect de la lista desplegable bajo Tabla de destino. Al completar esto, aparece la sección Asignación de columnas que muestra el nombre de la Columna de destino de la tabla seleccionada y la columna de origen con algunos menús desplegables.

    Captura de pantalla de la ventana de Power Query que muestra la configuración de carga y la asignación de columnas con carga en la tabla existente.

  10. En Asignación de columnas, seleccione el botón Asignación automática en la esquina superior derecha para dejar que Power Query intente determinar cómo coinciden sus columnas. Observe cómo la Power Query coincide con tres de cuatro de sus columnas automáticamente. Elijamos el último que haga coincidir manualmente Nombre con su columna ProspectName de Dataverse. Al asignar, ahora debería tener un aspecto similar al de la siguiente imagen:

    Captura de pantalla de la ventana de Power Query que muestra la configuración de carga y la asignación de columnas con carga en la tabla existente y columnas que coinciden.

    Seleccione Siguiente para continuar.

  11. La pantalla Actualizar configuración de Power Query le permite determinar cómo desea que se actualicen los datos de esta fuente externa. En este caso, déjelo como Actualizar manualmente. Si elige hacerlo automáticamente, puede configurarlo en una programación. Dejando el valor predeterminado de forma manual, seleccione el botón Publicar en la parte inferior derecha de la pantalla.

  12. Los datos importados no aparecen de inmediato, así que continúe y actualice la pantalla de su navegador para mostrar los datos.

  13. Asegúrese de que los datos se han importado correctamente. El aspecto de la columna y los datos debería ser similar a esta captura de pantalla:

    Aspecto final de las columnas con datos importados

¡Enhorabuena! Ha creado una tabla personalizada con una regla de negocio y ha aprendido a importar datos externos en Dataverse.