Información general sobre las reuniones

La introducción a las reuniones resume las normas de las reuniones dentro de su organización. Puede usar esta sección para obtener información sobre la calidad de las reuniones mediante la visualización de métricas sobre componentes de reuniones específicos que pueden ayudar a determinar la eficacia y la eficacia de las reuniones, como la duración, el número de asistentes, la redundancia, la multitarea y las horas de reunión en conflicto, como se muestra en el resumen de información general de reuniones de la imagen siguiente. Los empleados que enviaron al menos un correo electrónico o mensaje instantáneo durante una semana se consideran activos y se incluyen en los datos durante las semanas que están activos.

Información general sobre reuniones.

Introducción al acceso a las reuniones

Los datos de información general de las reuniones están disponibles a través de las recomendaciones de Vea sus conclusiones en la sección Tomar medidas de un comportamiento relevante. O bien, puede abrir Información general sobre reuniones (si ese vínculo no funciona, pruebe este vínculo en su lugar) para verlo en Ideas Viva.

Horas de reunión de baja calidad

La introducción a las horas de reunión de baja calidad resume el número de horas de reunión de baja calidad para la organización y muestra el porcentaje de reuniones con cualquiera de los tres componentes de reuniones de baja calidad.

Las horas de reuniones de baja calidad son el número de horas que una persona dedica a reuniones en las que califican como redundantes, están programadas para estar en reuniones en conflicto o son multitarea. Si una persona cumple una o varias de estas condiciones durante una reunión, la reunión se considera de baja calidad.

Horas de reunión de baja calidad.

¿Por qué es importante?

  • Las horas de reunión de baja calidad son un buen indicador de la cultura de reuniones y pueden ayudar a identificar oportunidades para que las reuniones sean más eficientes o atractivas. La multitarea puede reducir significativamente la productividad.
  • Email multitarea en una reunión significa que los asistentes no están contribuyendo a su máximo potencial, escuchando solo una parte de la comunicación o no contribuyendo a su know-how a la tarea en cuestión.
  • La redundancia es una indicación de la falta subyacente de claridad de roles, una delegación deficiente o una cultura inversa al riesgo. Los empleados de nivel inferior que asisten a una alta proporción de reuniones redundantes podrían sentirse menos capacitados. Los niveles superiores pueden ser mejores al delegar adecuadamente la asistencia a reuniones. Como signo de desarrollo profesional, la redundancia debería disminuir con la permanencia.

Tarifa por hora

Los administradores pueden incluir una columna HourlyRate opcional en los datos de la organización, que pueden usar para calcular el costo total de las reuniones de baja calidad, como se muestra en Información general sobre reuniones. Si se incluye la columna HourlyRate, el costo se calcula como la suma de la tasa horaria predeterminada de una persona para la organización multiplicada por horas de reunión de baja calidad.

Si no se asigna ninguna tarifa por hora a un participante de la reunión, se usa una tarifa por hora predeterminada de 75 USD. En Valores predeterminados del sistema, los administradores pueden cambiar el campo Frecuencia horaria de su valor predeterminado a cualquier otra tarifa por hora.

Horas de reuniones por número de asistentes

Cada segmento de duración del gráfico muestra el tiempo que una persona pasó en reuniones con el número especificado de asistentes.

Números de reunión por número de asistentes.

¿Por qué es importante?

  • Las reuniones grandes no siempre son malas, pero tener más asistentes puede dificultar la toma de una decisión.
  • Las reuniones grandes dejan a todos menos a una pequeña minoría de asistentes participantes activamente desengancharse. Una cultura excesivamente colaborativa e inclusiva, que puede derivar de asociar la asistencia a reuniones con la importancia de los empleados, o ser el resultado de una cultura basada en el consenso, puede conducir a una actitud "segura" de invitar a todos (y aceptar a todos), creando reuniones demasiado grandes.
  • Un alto porcentaje de horas de reunión con un gran número de personas puede sugerir una mala rendición de cuentas de reuniones y una falta de empoderamiento. Aplicar lo que se conoce como regla 8-18-1800 puede ayudar a garantizar que el tamaño de la reunión coincida con el objetivo. La regla es que las reuniones de toma de decisiones son las mejores con hasta 8 asistentes, las reuniones de lluvia de ideas o actualizaciones pueden tener hasta 18 asistentes y las reuniones informativas pueden tener 1800 o más asistentes.

Horas de reuniones por duración

Cada segmento de duración del gráfico muestra el tiempo total que una persona pasó en reuniones del número especificado de horas.

Horas de reuniones por duración.

¿Por qué es importante?

  • Al igual que las reuniones grandes, las reuniones largas no son necesariamente malas, pero tener reuniones largas de forma coherente puede indicar que los grupos carecen de dirección o concentración, no estructuran reuniones de forma eficaz o tienen problemas para tomar una decisión.
  • Las reuniones que se ejecutan con regularidad durante una hora pueden dificultar la conservación del foco de los asistentes, a menos que estén bien diseñadas sesiones pequeñas de resolución de problemas o tormentas cerebrales.
  • Un alto porcentaje de reuniones de más de una hora de duración sugiere un planeamiento deficiente de las reuniones y un potencial de desconexión.

Horas de reunión redundantes

Las horas de reunión redundantes son el tiempo que una persona dedica a las reuniones a las que asistieron al menos tres niveles distintos de la organización de la persona.

Horas de reunión redundantes.

¿Por qué es importante?

  • Las reuniones redundantes son una oportunidad para reducir el tamaño de las reuniones mediante la eliminación de asistentes innecesarios. No siempre se necesitan varias capas de administración en la misma reunión.
  • La redundancia funcional puede indicar una falta subyacente de claridad de roles, una delegación deficiente o una referencia cultural inversa al riesgo.
  • Los empleados de nivel inferior que asisten a una alta proporción de reuniones redundantes podrían sentirse potencialmente menos capacitados.
  • Los gerentes de nivel superior pueden ser mejores al delegar la asistencia a reuniones.
  • Como signo de desarrollo profesional, la redundancia debería disminuir con la permanencia.

Horas multitarea

Las horas de reunión multitarea muestran el número de horas de reunión en las que la persona envió dos o más correos electrónicos por cada hora de la reunión. Si tiene menos de una hora de duración, el cálculo es de dos o más correos electrónicos enviados durante la reunión. Las horas multitarea muestran el número de horas que la persona pasó enviando correos electrónicos o mensajes instantáneos durante una reunión o una llamada de Teams.

Horas de reunión multitarea.

¿Por qué es importante?

  • La multitarea indica que los empleados pueden estar sobrecargados, ya que se ponen al día con el correo electrónico durante las reuniones. También podría sugerir que los empleados no participan en la reunión, lo que significa que no son asistentes esenciales.
  • La multitarea puede reducir la productividad y hacer que los asistentes no contribuyan a su máximo potencial en una reunión, escuchando solo una parte de la comunicación o no contribuyendo a su conocimiento a la tarea en cuestión.
  • Los administradores que hacen varias tareas envían una señal clara de que la reunión no es importante, lo que lleva a otros a seguir.
  • La multitarea puede convertirse en una norma cultural en las organizaciones que presentan sobrecarga de colaboración. La información puede provenir de la investigación de normas de administradores con altas tasas de multitarea.

Horas de reunión en conflicto

Las horas de reunión conflictivas muestran el número de horas de reunión en las que la persona tenía reuniones superpuestas en su calendario. El recuento incluye toda la duración de todas las reuniones superpuestas, no solo la cantidad de tiempo que se superpone. (Este número incluye todas las reuniones no rechazadas, que incluyen aquellas con respuestas aceptadas, provisionales y sin respuesta a las invitaciones).

Horas de reunión conflictivas.

¿Por qué es importante?

  • Es posible que los empleados que tienen doble reserva no puedan concentrarse o comprometerse por completo en ninguna de las reuniones.
  • Las reuniones en conflicto constantemente pueden dar lugar a que los empleados se sientan estresados y sobrecargados. Esto puede ser especialmente importante para los administradores que están sobrecargados con reuniones y pueden retrasar involuntariamente o anular la prioridad de sus reuniones 1:1.
  • Las reuniones del administrador 1:1 con los empleados son fundamentales para el desarrollo de los empleados y, si se omiten, pueden provocar la desconexión de los empleados y, en última instancia, la atrición.
  • Las horas de reunión coherentemente conflictivas podrían indicar un problema cultural con implicaciones potencialmente significativas para la agilidad, la innovación, la participación y, en última instancia, el rendimiento.

Variables de cálculo

Es posible que espere que el número total de horas de reunión redundantes, conflictivas y multitarea sea igual al número total de horas de reunión de baja calidad en una consulta. Sin embargo, a veces las horas no coinciden exactamente debido a cómo se calculan las horas de reunión conflictivas, las reglas de exclusión de reunión establecidas y el tipo de reunión.

  • Reuniones reservadas doblemente: para cualquier hora de reunión reservada doblemente en una carga de datos semanal, el cálculo de la duración de la reunión se ajusta para las horas de reunión de baja calidad.
  • Reuniones en conflicto : calcula el tiempo total de reunión en el que dos o más reuniones se superponen en el calendario de reuniones de trabajo que cumplen las reglas de exclusión de reuniones establecidas.

Por ejemplo, los siguientes escenarios de reuniones en conflicto se cuentan de forma diferente en función de las reglas de exclusión de reuniones y el tipo de reunión:

  • Jill tiene una reunión de trabajo de una hora programada a la 1 p. m. y otra reunión de trabajo de una hora programada a la 1:30 p. m. del mismo día. Estas dos reuniones superpuestas agregan 1,5 horas a las horas de reunión conflictivas y 1,5 horas a horas de reunión de baja calidad para la semana.
  • John tiene una reunión de trabajo de una hora programada a la 1 p. m. y una cita con el dentista de una hora programada a la 1:30 p.m. (filtrada por una regla de exclusión de reunión) el mismo día. En función de las reglas de exclusión de reuniones y los ajustes de cálculo, esto agrega 0,5 horas a las horas de reunión de baja calidad y 0 (cero) horas de reunión conflictivas para la semana porque la reunión personal se filtra.
  • Sara tiene una cita con el dentista programada de 1 p. m. a 1:30 p. m. (excluida con una regla de exclusión de reunión), una reunión de trabajo programada de 1 p. m. a 2 p. m., y otra reunión de trabajo programada a la 1:30 p.m. a 2:30 p. m. del mismo día. En función de las reglas de exclusión de reuniones y los cálculos ajustados, estas tres reuniones agregan 1 hora (de 1:30 p. m. a 2:30 p. m.) a las horas de reunión de baja calidad y de 1,5 horas (de 1 p. m. a 2:30 p. m.) a las horas de reunión conflictivas de la semana.