Diagnosticar un problema para mejorar

Si empieza a sentirse sobrecargado de colaboraciones, pero no terminar de identificar el problema y su causa, siga este simple ejercicio de diagnóstico:

Use una lista de preguntas (diagnóstico cualitativo) y datos del panel de Ideas Viva (diagnóstico cuantitativo) para comprender mejor sus prioridades para administrar la carga de colaboración en algunas categorías clave: tiempo de enfoque, correo electrónico y reuniones, redes y equilibrio entre la vida laboral y la vida.

Diagnóstico cualitativo

En primer lugar, hágase las siguientes preguntas:

Tiempo de concentración

  • ¿Puedo reservar el tiempo suficiente para centrarme en las tareas más importante?
  • ¿Tengo ideas creativas y originales regularmente?
  • ¿Sufro interrupciones constantes de otros usuarios o de dispositivos tecnológicos?
  • ¿Puedo cumplir con regularidad las fechas límite importantes?
  • ¿Tengo un control adecuado de mi programación?

Correo electrónico y reuniones

  • En general, ¿suponen las reuniones a las que asisto un buen uso de mi tiempo?
  • ¿Puedo mejorar la forma en que organizo y lidero las reuniones?
  • ¿Las reuniones me impiden centrarme en realizar las tareas más importantes?
  • ¿Estoy siempre atento en las reuniones a las que asisto y puedo aportar algo útil en ellas?
  • ¿Dedico tiempo a las personas que son más importantes para mis prioridades?
  • ¿Es el volumen de correos electrónicos que recibo el adecuado para mi rol?
  • ¿Puedo administrar de forma eficaz mi bandeja de entrada?
  • ¿Puedo mejorar la forma de redactar mis correos electrónicos?
  • ¿Dependo demasiado del correo electrónico y de otros métodos de comunicación?
  • ¿Estoy mirando el correo electrónico todo el día?

Bienestar

  • ¿Afecta mi trabajo a mi vida personal?
  • ¿Leo y envío correos electrónicos constantemente desde casa?
  • ¿Doy prioridad a las reuniones en horas fuera del horario laboral frente a mis compromisos personales?
  • ¿Puedo realizar mi trabajo más importante en mi horario comercial?
  • ¿Me siento agotado y estresado al final del día?

Red

  • ¿Están las personas con las que comparto más tiempo alineadas con mis prioridades principales?
  • ¿He perdido el contacto con las personas que pueden ayudarme a lograr mis metas?
  • ¿Puedo rendir mejor en el trabajo si interactúo más con personas de fuera de mi equipo?
  • ¿No respondo lo suficientemente a personas o grupos importantes?
  • Si colaborara menos con ciertas personas, ¿podríamos ser ambas partes más autónomos?

Reflexione sobre estas preguntas y sobre si una de estas categorías de colaboración le causa más problemas que las demás, o sobre si varias de ellas son problemáticas. Si hay más de una categoría, le recomendamos que establezca prioridades y se centre en una categoría para empezar.

Diagnóstico cuantitativo

Examine el panel de Ideas Viva para usar los datos para validar el punto de dolor de la colaboración y profundizar para ayudar a descubrir las causas principales. Le recomendamos que se centre en las últimas tres semanas para identificar patrones y tendencias. Estas son algunas de las preguntas que pueden guiar su análisis de datos:

Concentración

Captura de pantalla que muestra la sección Enfoque en el panel.

  • ¿Es suficiente mi tiempo de concentración como porcentaje de la semana laboral?
  • ¿Qué días durante la semana suelo tener más tiempo para concentrarme?
  • ¿Es apropiada para mi trabajo la cantidad de tiempo que puedo dedicar a reuniones con otras personas en oposición a la que tengo para centrarme en mi trabajo individual?
  • ¿Empleo demasiadas horas de correo electrónico como porcentaje de la semana laboral?
  • ¿Dedico más tiempo a escribir correos electrónicos que a leerlos?
  • ¿Envío correos electrónicos uniformemente durante todo el día o solo en horas específicas?
  • ¿Leo y envío muchos correos electrónicos fuera del horario comercial?
  • ¿Empleo demasiadas horas en reuniones como porcentaje de la semana laboral?
  • ¿Cuánto tiempo como porcentaje de la semana debo invertir en reuniones para mi trabajo?
  • ¿Son la mayoría de las reuniones a las que asisto programadas por mí o por otros usuarios?

Bienestar

Captura de pantalla que muestra la sección Bienestar en el panel.

  • ¿Son aceptables mis datos en horas fuera del horario laboral?
  • ¿Colaboro en horas fuera del horario laboral en determinados días o todos los días?
  • ¿Paso la mayoría de mi tiempo en horas fuera del horario laboral en reuniones o en correos electrónicos?

Red

Captura de pantalla que muestra la sección Red en el panel.

  • ¿Está en sintonía el tiempo que invierto con personas con mis prioridades principales?
  • ¿Hay oportunidades para que me reúna más con o menos con determinadas personas?
  • ¿Falta alguien en mi mapa con quién debería estar más tiempo?
  • ¿Bloqueo el trabajo de determinadas personas porque tardo demasiado en responder a sus correos electrónicos?

Objetivos de cambio de comportamiento

Después de analizar el problema de colaboración desde el punto de vista cualitativo y cuantitativo, debería tener más claro lo que quiere cambiar en la forma en la que colabora. Estos son algunos objetivos de cambio de comportamiento:

  • Reducir el número de horas que invierto en reuniones no efectivas.
  • Programar más horas de concentración para aumentar mi productividad, creatividad y mejorar mi toma de decisiones.
  • Administrar mi bandeja de entrada de forma más eficaz.
  • Mejorar la efectividad de los correos electrónicos que envío.
  • Reducir mi colaboración en horas fuera del horario labora para conseguir un mejor equilibrio entre trabajo y vida.
  • Invertir más tiempo con los usuarios de mi red en mayor sintonía con mis prioridades principales.

Una vez que tenga su objetivo, es el momento de convertirlo en un objetivo medible mediante una métrica de Ideas Viva. Vea Establecer una meta