Reuniones eficaces

Hábitos de reunión

La sección Hábitos de reunión resalta sus hábitos o prácticas en las reuniones que organizó y aceptó. Cambie entre las vistas Hábitos de reunión y Detalles de la reunión ; para ello, seleccione las pestañas situadas encima del gráfico o la tabla.

  • Use los datos de porcentaje de la vista Hábitos de reunión para comprender la frecuencia con la que organiza o asiste a reuniones que aplican ciertos hábitos. Por ejemplo, es posible que observe que el 80 % de las reuniones a las que asistió finalizaron a tiempo.

    Vista de hábitos de reunión de colaboración.

  • Para obtener más información sobre todas las reuniones de las últimas cuatro semanas, use la vista Detalles de la reunión.

    Vista de lista de reuniones de colaboración.

    La vista Detalles de la reunión clasifica las reuniones mediante iconos, que se describen en la tabla siguiente:

    Icono Descripción
    icono de repetición. Esta reunión es periódica
    recur, organizado por el icono. Esta reunión es periódica y usted la organizó
    Icono invitado. Usted fue invitado a esta reunión
    Icono organizado Usted organizó esta reunión
    icono de marca de verificación. Esta reunión cumple el requisito del hábito en el encabezado de columna. Por ejemplo, si la reunión se inicia a tiempo, verá una comprobación en A tiempo.
    Icono X. Esta reunión no cumple el requisito del hábito en el encabezado de columna. Por ejemplo, si la reunión no se inicia a tiempo, verá una X en A tiempo.
    icono de guión. No procede. El hábito del encabezado de columna no se aplica a esta reunión. Por ejemplo, a tiempo no se aplica a una reunión cancelada, por lo que verá un guión en lugar de una comprobación o una X.

Puede ordenar esta tabla seleccionando el encabezado de columna.

Cómo se calculan los hábitos de reunión

A continuación se muestra cómo calculamos los hábitos que se muestran en esta sección:

  • <= 1 hora : reuniones que organizó que fueron una hora o más corta
  • Aviso avanzado : invitaciones a reuniones que envió con más de 24 horas de aviso antes de la hora de inicio programada
  • Se agregó un vínculo de Teams : reuniones que organizó que incluían un vínculo de Teams para asistentes remotos.
  • Durante el horario laboral : reuniones que organizó o aceptó durante su horario laboral
  • Finalizado a tiempo : reuniones en línea (en Microsoft Teams) que finalizaste en un minuto de la hora de finalización programada
  • Alta asistencia : reuniones que organizó o aceptó que tenían una tasa de respuesta superior al 50 %
  • Unirse a tiempo : reuniones en línea (en Microsoft Teams) a las que se unió en un plazo de cinco minutos a partir de la hora de inicio programada
  • Sin superposición con otras reuniones : reuniones que no se superponen con otras reuniones del calendario
  • RSVP'd para invitar : reuniones a las que se le invitó y a las que se aceptó o rechazó (es decir, no dejó su condición de provisional)
  • No ha multitarea : reuniones en las que no ha leído ni enviado correos electrónicos ni chats.

Cuando se calculan los hábitos de reunión

Ideas Viva calcula los hábitos de reuniones una vez a la semana. Evaluamos cuatro semanas completas de datos en ese cálculo, hasta el domingo más reciente.

Por ejemplo, supongamos que va a la sección Hábitos de reunión el miércoles 14 de diciembre. Encontrará los hábitos de reunión en función de los datos de las reuniones que comenzaron el domingo 13 de noviembre (este día se incluye en el cálculo) y que finalizaron el domingo 11 de diciembre, este día no se incluye en el cálculo.

Captura de pantalla en la que se muestra un calendario con las etiquetas

Exclusiones de reuniones

Estos tipos de reuniones se excluyen de las métricas de reunión, es decir, no tienen en cuenta los hábitos que se ven en esta sección.

  • Reuniones de 24 horas o más, que incluyen reuniones marcadas como Todo el día
  • Reuniones marcadas como privadas
  • Reuniones en las que eres el único participante, como cuando bloqueas el tiempo de concentración en tu calendario o estableces recordatorios.
  • Reuniones con un estado Show As establecido en una de estas opciones:
    • Libre
    • Trabajar en otro lugar
    • Incipiente
    • Fuera de la oficina

Nota:

Ideas Viva cuenta las reuniones reservadas dos veces solo una vez para los cálculos de métricas. Por ejemplo, si tiene dos reuniones programadas para las 10:00 a las 11:00 del mismo día, Ideas Viva cuenta esto como solo una hora de la hora de reunión.

Plan de reunión compartido

Para ayudarle a promover normas de reuniones correctas con sus compañeros, considere la posibilidad de usar un plan de reunión compartido. Obtenga más información sobre los planes de reunión compartidos y cómo iniciar uno.

Información de la categoría de reunión

Se aplica a: usuarios con una suscripción de Ideas Viva. Consulte Planes y entornos para obtener más información.

Use información de categoría de reunión en Reuniones eficaces para ayudar a comprender cómo se asigna tiempo en las categorías de reuniones de Outlook.

Nota:

Para configurar las categorías de reunión de Outlook, consulte Asignación de una categoría de color a una cita de calendario, reunión o evento (microsoft.com).

En esta sección, encontrará tres tipos de conclusiones, que se basan en las reuniones que organizó, las reuniones que aceptó y las citas:

  • Desglose de porcentaje: porcentaje del total de horas de reunión que se dedican a cada categoría de reunión. Captura de pantalla que muestra la información de la categoría de reunión.
  • Tendencias de reunión: cómo ha cambiado el tiempo que pasa en cada categoría de reunión. Captura de pantalla que muestra las tendencias de reuniones.
  • Detalles de la reunión: todas las reuniones de una lista, que incluyen Categoría, Tiempo total invertido, Cadencia y Duración. Captura de pantalla que muestra los detalles de la reunión.

Puede personalizar lo que ve aquí. Si desea:

  • Analice una categoría específica y selecciónela de la lista de comprobación a la izquierda.

  • Elija un período de tiempo específico y use el menú desplegable de la parte superior derecha. Puede elegir entre Los últimos 3 meses, Últimas 4 semanas o Próximas 4 semanas.

Importante

Si no ha clasificado ninguna reunión entre los últimos tres meses y las próximas cuatro semanas, estas conclusiones no estarán disponibles para usted. Sin embargo, tendrá acceso a ellos después de clasificar cualquier reunión dentro de este período de tiempo, siempre y cuando tenga una suscripción Ideas Viva.

Al realizar actualizaciones de las categorías de reuniones en Teams o Outlook, esos cambios pueden tardar hasta un día en aparecer en la pestaña Reuniones efectivas .

Encuestas de efectividad de la reunión

Se aplica a: usuarios con una suscripción de Ideas Viva. Consulte Planes y entornos para obtener más información.

Con las encuestas de efectividad de las reuniones, puede ver los comentarios agregados de los asistentes sobre las reuniones que organizó. Estas encuestas le ayudan a obtener información sobre lo que va bien con sus reuniones y lo que podría mejorar en futuras reuniones para promover una cultura de reuniones saludable.

Las encuestas aparecen al final de las reuniones de Teams con cinco o más participantes. Estas son las preguntas de la encuesta y las opciones de respuesta:

  • ¿Qué ha hecho que esta reunión sea un éxito?

    • Agenda
    • Discusiones centradas
    • Participación de asistentes
    • Borrar los pasos siguientes
  • ¿Qué lo hubiera hecho mejor?

    • Agenda
    • Discusiones centradas
    • Participación de asistentes
    • Borrar los pasos siguientes
  • ¿Cuán eficaz fue esta reunión para lograr sus objetivos empresariales?

    • Una escala de clasificación de una a cinco estrellas

Captura de pantalla que muestra la encuesta de comentarios.

Insights

Como organizador con una suscripción Ideas Viva, puede ver los resultados agregados de la encuesta en la aplicación Ideas Viva en Teams y en la web. Estos resultados incluyen una vista agregada de las clasificaciones de estrellas y acceso a comentarios individuales y anónimos. La página Reuniones eficaces también muestra información sobre cómo se realizaron correctamente las reuniones y cómo se pudieron mejorar.

Captura de pantalla que muestra la página de reuniones efectivas.

Configuración

Todos los usuarios tienen activadas las encuestas de efectividad de las reuniones de forma predeterminada. Los administradores pueden desactivar encuestas para toda su organización o habilitarlas para un conjunto específico de usuarios. También puede optar por no recibir comentarios.

Participar o no en encuestas

Para participar o no en la obtención de comentarios sobre las reuniones, siga estos pasos:

  1. En la aplicación Ideas Viva, seleccione Configuración.

  2. En Encuestas de eficacia de reuniones, seleccione activar odesactivar la configuración y, a continuación, seleccione Guardar. Este valor predeterminado es Activado.

    Captura de pantalla que muestra la configuración efectiva de la reunión.

Privacidad por diseño

Las encuestas de efectividad de la reunión solo se envían para las reuniones programadas que tienen cinco o más participantes (incluido el organizador de la reunión). También comprobamos si los asistentes que reciben esas encuestas permanecen en las reuniones durante al menos cinco minutos. Para ayudar a mitigar la fatiga de las encuestas en los participantes de la encuesta, el 10 % de las reuniones calificadas obtienen las encuestas. Proporcionar comentarios de reunión es opcional para todos los participantes.

Como organizador de la reunión, solo verá los resultados agregados en Ideas Viva. No verá quién envió qué sugerencias dentro de los comentarios agregados.

Controles de administración

Para configurar encuestas de efectividad de reuniones para su organización en el nivel de usuario o inquilino, consulte Administración tareas.

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