Viva Engage modo nativo: guía paso a paso

Las organizaciones que quieran aprovechar las nuevas características de cumplimiento de Viva Engage deben asegurarse de que su red está alineada con el modo nativo. El modo nativo también proporciona otras ventajas, como la capacidad de:

• Organizar un evento en directo en cada comunidad Viva Engage
• Simplificar la administración de archivos a través de SharePoint
• Aplicación de directivas de administración de grupos de Microsoft 365

Cualquier red que se creó después del 16 de enero de 2020 ya está en modo nativo y puede usar estas características inmediatamente. Puede usar la herramienta de alineación del modo nativo para asegurarse de que Microsoft 365 respalda la red antes de acceder a estas nuevas características.

Nota:

La migración automática al modo nativo se anunció en 2022 por motivos de seguridad, cumplimiento e integración de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Migración automática del modo nativo y consolidación de red.

Los pasos siguientes indican cómo realizar la transición al modo nativo. Para obtener más información sobre lo que significa el modo nativo para la red de Viva Engage, consulte Información general sobre el modo nativo.

1. Pasos iniciales para acceder a la herramienta de alineación del modo nativo

Para alinear la red con el modo nativo, asegúrese de que el inquilino de Microsoft solo tiene un Viva Engage Network asociado a ella. Si tiene más de una Viva Engage Network en el inquilino de Microsoft, primero debe completar los pasos descritos en Consolidación de varias redes Viva Engage.

A continuación, asegúrese de que la red exige la identidad de Microsoft 365. Para obtener más información, vea Aplicar identidad de Microsoft 365.

2. Acceder a la herramienta de alineación del modo nativo

Solo Engage administradores y administradores globales de Microsoft 365 pueden usar la herramienta de alineación del modo nativo. Si a su cuenta se le conceden estos privilegios de forma temporal, los privilegios de administrador pueden tardar unas horas en reflejarse en Viva Engage. Una vez concedidos, solo se requieren privilegios temporales para iniciar el proceso de alineación; no es necesario mantener todo el tiempo que se ejecuta la herramienta. Además, Privileged Identity Management (PIM) no tiene ningún efecto en el proceso de alineación.

Para acceder a la herramienta de alineación del modo nativo después de que Viva Engage reconozca las funcionalidades de administrador: inicie sesión en Viva Engage, vaya a la sección Red Administración y seleccione el elemento de menú Modo nativo para Microsoft 365.

Importante

La herramienta alineación puede tardar mucho tiempo en procesarse. La mayoría de los clientes pueden ejecutar la herramienta en una o dos semanas, pero puede tardar hasta 90 días en circunstancias extremas.

3. Preparación para ejecutar la herramienta de alineación del modo nativo

Antes de ejecutar la herramienta de alineación del modo nativo, debe generar y revisar el informe de alineación de la red. Para ejecutar el informe desde dentro de la herramienta, seleccione el botón Generar informe en el centro de la pantalla. Este paso no realiza ningún cambio en la red y no inicia el proceso de alineación. Solo genera una lista de todos los usuarios y comunidades de la red de Viva Engage.

Este informe se incluye en formato YML. Si prefiere revisar el informe como un archivo CSV, proporcionamos una herramienta disponible en GitHub que convierte el archivo.

Use el informe para identificar la siguiente información:

• Qué usuarios están actualmente sin asignar

  La herramienta alineación intenta asignar todos los usuarios no asignados a una cuenta de Microsoft Entra existente. Los usuarios que no tengan una cuenta de Microsoft Entra se eliminan de la red.

• Cuántos archivos ha almacenado cada usuario en mensajes privados

  La herramienta alineación elimina de forma rígida todos los archivos adjuntos a mensajes privados. Estos archivos no se pueden recuperar una vez completada la alineación.

• Qué comunidades de la red son privadas y no están en la lista

  Las comunidades que no están en la lista se convierten en comunidades privadas estándar mediante la alineación del marco de trabajo de invitado B2B Microsoft Entra. La herramienta de alineación del modo nativo convierte todos los grupos externos en grupos internos. Si tiene Microsoft Entra invitados B2B en la red de Viva Engage, puede volver a crearlos como Microsoft Entra invitados B2B como parte de la migración.

• Qué comunidades de la red permiten invitados externos

  Los grupos externos no se permiten en modo nativo. El acceso de invitado en modo nativo solo está disponible a través del marco de trabajo invitado B2B de Microsoft Entra. La herramienta de alineación del modo nativo convierte todos los grupos externos en grupos internos. Si tiene Microsoft Entra invitados B2B en la red de Viva Engage, puede reactivar a sus invitados como Microsoft Entra invitados B2B como parte de la migración.

• Qué comunidades de la red no tienen propietarios o propietarios que carecen de derechos de creación de grupos de Microsoft 365

  La herramienta de alineación del modo nativo crea un nuevo grupo de Microsoft 365, que se autoriza mediante las credenciales de los propietarios existentes de la comunidad de Viva Engage. Si la comunidad de Viva Engage no tiene propietario (o si no hay propietarios autorizados para crear Grupos de Microsoft 365), la herramienta crea el grupo con las credenciales del administrador que inició la herramienta de alineación.

  Antes de ejecutar la herramienta, se recomienda notificar a todos los usuarios que tengan archivos almacenados en mensajes privados, a los propietarios de los grupos marcados como no seleccionados y a los propietarios de los grupos que actualmente son externos.

4. Exportar el contenido de la red Viva Engage

Inmediatamente antes de ejecutar la herramienta de alineación, debe exportar cualquier contenido de la red de Viva Engage de la que no se haya hecho una copia de seguridad. El procedimiento recomendado es exportar este contenido con regularidad. Le recomendamos que configure copias de seguridad automatizadas aproximadamente una vez al mes. Cuando se realizan copias de seguridad normales, es más fácil exportar cualquier otro dato según sea necesario.

Si no realiza copias de seguridad periódicas de los datos, exporte todos los datos de la red principal que desea conservar. Las redes externas se pueden omitir, ya que la herramienta de alineación de modo nativo no las afectará. Puede exportar datos desde el principio de la red, pero puede decidir que solo necesita realizar copias de seguridad de los datos que se remontan a un período de tiempo determinado. Tenga en cuenta que la herramienta de alineación de modo nativo elimina determinados datos, como los archivos adjuntos a mensajes privados y los mensajes publicados en grupos eliminados anteriormente de la red. Los datos de los que no se ha hecho una copia de seguridad pueden ser irrecuperables después de que se ejecute la herramienta.

Se trata de un proceso de dos pasos para exportar un gran volumen de contenido de la red:

1. Exportación de datos de mensajes

   • Se recomienda exportar datos de mensajes mediante la característica De exportación de datos de red en el panel de administración de Viva Engage.
   • Se recomienda limitar la exportación a un intervalo de fechas máximo de dos meses a la vez y excluir los datos adjuntos. Si incluye datos adjuntos, es posible que tenga que limitar significativamente el intervalo de fechas, como a una semana a la vez, para evitar que el sistema encuentre errores de tiempo de espera.

2. Exportación de archivos

   • Se recomienda exportar archivos por separado de los mensajes mediante la API de exportación de archivos Viva Engage.
   • Puede usar esta API para exportar todos los archivos de un intervalo de fechas especificado. La API admite hasta seis solicitudes simultáneas y cada solicitud debe limitarse a un período de dos meses. Este método le permite exportar simultáneamente un año completo de archivos en una sola llamada API.

5. Ejecute la herramienta de alineación por primera vez.

Después de revisar el informe de alineación, comunicar los próximos cambios a los usuarios de la red, exportar los datos y saber qué cambios realiza la herramienta en la red, debe estar listo para ejecutar la herramienta por primera vez.

La herramienta se ejecuta en segundo plano de la red y no tiene ningún efecto notable en los usuarios finales. En cuanto la herramienta comienza a ejecutarse, realiza cambios en la red para evitar nuevos usuarios no asignados, grupos no conectados, etc.

Es importante tener en cuenta que, en la mayoría de los casos, debe ejecutar la herramienta más de una vez.

Para ejecutar la herramienta, desplácese hasta la parte inferior de la página y seleccione el botón Continuar . Se le pedirá que confirme que ha leído y comprendido los cambios que la herramienta realizará en la red. Lea detenidamente el formulario y esta guía y asegúrese de comprender completamente las implicaciones de ejecutar la herramienta.

Importante

La herramienta de alineación de modo nativo realiza cambios permanentes e irreversibles en la red. Los datos que se eliminan a través de este proceso no se pueden recuperar.

Cuando esté listo, complete el formulario de autorización e inicie la Herramienta de alineación. Debe mantener la ventana abierta hasta cinco minutos mientras finaliza la fase inicial de la herramienta. Si intenta salir de la página durante la fase de configuración, la herramienta envía una advertencia para evitar que se vaya demasiado pronto accidentalmente.

6. Seguimiento del progreso de la herramienta de alineación

La herramienta de alineación se ejecuta en segundo plano y no debe afectar a los usuarios finales. Es posible que las redes pequeñas puedan completar el proceso en una o dos semanas. En el caso de las redes grandes, puede tardar hasta 90 días en ejecutarse la primera vez. Si la red necesita ejecutar la herramienta varias veces, cada ejecución tarda menos tiempo que la ejecución anterior, ya que la herramienta solo necesita procesar el contenido que no se procesó en ejecuciones anteriores.

Para comprobar el progreso de la herramienta de alineación, vuelva a la página donde inició la herramienta. En la parte superior de la página, un banner notifica el estado actual de la herramienta, los pasos siguientes y si la herramienta está lista para que realice los pasos siguientes.

Cerca de la parte inferior de la pantalla, detalles sobre la actualización de estado cada 30 minutos. Los detalles incluyen el número de usuarios, grupos, archivos, etc., que se han migrado.

7. Resolución del informe de errores

Cuando finaliza la herramienta, el banner de la parte superior de la página informa de una de dos cosas. Si el banner indica que la red está alineada correctamente con el modo nativo, el proceso de alineación se completa y no se requiere ninguna acción adicional. Si el banner indica que se produjo un error en la alineación y se generó un informe de errores, debe descargar el informe de errores y corregir los errores. La mayoría de los errores son fáciles de resolver y solo requieren que cambie el nombre de un archivo que tenga caracteres que no se permiten en los archivos de SharePoint.

Nota:

El informe de errores aparece en la parte inferior de la página. Este es un informe diferente del informe de alineación que ha revisado anteriormente.

Este informe de errores CSV permanece disponible hasta la próxima vez que se ejecute la herramienta de alineación. Cuando se vuelve a ejecutar la herramienta, se genera un nuevo informe de errores.

El informe contiene una lista de archivos que no se pudieron migrar de Microsoft Entra ID a SharePoint, además de códigos de error. Para obtener una lista de códigos de error comunes y los pasos para corregirlos, consulte la sección códigos de error de este artículo. También puede inscribir a nuestro equipo de soporte técnico Premier para ayudar a resolver errores. Si tiene un gran volumen de errores, el equipo de soporte técnico puede proporcionar scripts para actualizar de forma masiva los archivos de la red para una corrección más rápida.

Es posible que el informe de errores contenga errores que no se tratan en la documentación citada anteriormente o que no parecen ser accionables. A menudo, estos errores son duplicados de otros errores que pueden actuar. Le sugerimos que trabaje con todos los errores que pueda y, a continuación, vuelva a ejecutar la herramienta de alineación. La mayoría de estos errores se resuelven la próxima vez que ejecute la herramienta después de que se corrigieron los errores accionables.

Importante

Una vez que una red se alinea correctamente con el modo nativo, el sistema impide automáticamente cualquier acción que interrumpa esta alineación. Una vez que este proceso se ejecuta correctamente, no es necesario volver a pasar por él.