Administración de solicitudes de interesados de RGPD en Yammer Enterprise

Como administrador comprobado, puede borrar un usuario de Yammer para cumplir con una solicitud del interesado del Reglamento general de protección de datos (RGPD). Al borrar un usuario, se quita la información de identificación personal sobre el usuario. Esto no quita los mensajes o archivos del usuario. Puede revisar los mensajes y archivos de un usuario para decidir cuáles eliminar. Cualquier contenido asociado al usuario que permanezca se identificará con un identificador, pero no con el nombre del usuario.

Elija el enfoque que tenga sentido para su situación y siga los pasos del orden indicado. El pedido es importante: una vez que borre un usuario, ya no podrá encontrar sus datos para eliminarlos.

Enfoque Pasos
Mantener todos los mensajes y archivos creados por el usuario. Quite el usuario mediante la opción Borrar el usuario . Esto quita al usuario de la red principal y a las redes externas a las que pertenece, pero no elimina ninguno de sus mensajes o archivos.
Eliminar todos los mensajes creados por el usuario y decidir qué archivos eliminar 1. Realice una exportación por usuario de los datos del usuario de la red local y otra para cada red externa a la que pertenece.
2. Quite el usuario de cada red mediante la opción Quitar permanentemente a este usuario y quite sus mensajes .
3. En la red principal, use la opción Borrar el usuario .
4. En un plazo de 14 días, quite los archivos almacenados en Yammer en la red doméstica según sea necesario, así como cualquier información no incluida en la exportación por usuario.*
Revisar los archivos y mensajes creados por el usuario y decidir cuáles mantener y cuáles eliminar 1. Realice una exportación por usuario de los datos del usuario de la red local y otra para cada red externa a la que pertenece.
2. En la red principal, use la opción Borrar este usuario .
3. En un plazo de 14 días, quite cualquier archivo o mensaje según sea necesario de la red doméstica, así como cualquier información no incluida en la exportación por usuario.*

* Si prefiere tener más de 14 días para revisar y eliminar archivos y mensajes, puede hacerlo antes de borrar al usuario.

Importante

El cierre de una cuenta de AAD no elimina el usuario ni su información. Para eliminar la información del usuario, debe ir al Centro de administración de Yammer y completar las instrucciones que se proporcionan a continuación.

Eliminar archivos o mensajes específicos

Use el id. de archivo de Yammer de la exportación para ir directamente al archivo en Yammer y eliminarlo.

Importante

Para archivos de Yammer almacenados en SharePoint, elimínelos de Yammer para quitar los metadatos de Yammer, así como los archivos.

Para buscar y eliminar un mensaje específico:

  1. En la exportación de datos, busque la dirección URL del mensaje en la columna gdpr_delete_url . La dirección URL tendrá esta sintaxis: https://www.yammer.com/network_name/#/Threads/show?threadId=thread_id. Por ejemplo: http://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/threads/show?threadID=135893.

  2. En el mensaje, haga clic en el icono Más (...) y, a continuación, haga clic en Eliminación rígida del RGPD.

Para buscar y eliminar un archivo específico de Yammer almacenado en SharePoint o en Yammer:

  • Use el cuadro Buscar en Yammer. Por ejemplo, para un archivo denominado 12345678.pptx en la exportación, busque 1235678.pptx. En los resultados de la búsqueda, haga clic en Ir a archivoy, a continuación, haga clic en Eliminar este archivo.

  • También puede compilar la dirección URL del archivo. Use https://www.yammer.com/network_name/#/archivos/file_number, por ejemplo, https://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. En la página Yammer del archivo, haga clic en Eliminar este archivo.

Buscar y eliminar los datos de usuario que no se incluyen en la exportación por usuario

Hay algunos datos de usuario que no se incluyen en una exportación.

Para buscar estos datos para un usuario, vaya al icono configuración de Yammer Configuración de Yammer.>Personas y haga clic en el nombre del usuario.

La siguiente tabla muestra cómo cambiar o eliminar estos datos, si es necesario.


Tipo de datos Cómo cambiar o eliminar datos
Mensajes en marcadores, pertenencia a grupos, usuarios seguidos o seguidores y temas seguidos
Si selecciona Borrar un usuario de su red local de Yammer y las redes externas para quitar un usuario de Yammer, esta información se elimina después del período de suspensión de 14 días.

Un usuario puede cambiar o eliminar esta información. Para el procedimiento, vea Sugerencias para organizarse en Yammer.
Configuración de usuario, incluida la configuración de idioma, aplicación y notificaciones
Al seleccionar Borrar un usuario de la red principal de Yammer y las redes externas para quitar un usuario de Yammer, esta información se elimina después del período de suspensión de 14 días. Como administrador, no puede cambiar esta información para un usuario.

Un usuario puede cambiar su propia configuración. Para ver los pasos, consulte Cambiar mi perfil y configuración de Yammer.
Perfil de usuario
Si el usuario tiene una identidad de Yammer, existen dos opciones:

- Si selecciona Borrar un usuario de su red local de Yammer y las redes externas para quitar un usuario de Yammer, esta información se elimina de Yammer después del período de suspensión de 14 días.

- El usuario tiene control total de su propio perfil y puede modificar los valores. Para obtener información, consulte Editar el perfil y la configuración del usuario (realizados por el usuario).

Si el usuario tiene una identidad de Office 365, el perfil de usuario de Yammer se extrae automáticamente de Office 365, que obtiene la información de perfil de Azure Active Directory (AAD). Los usuarios de Yammer pueden cambiar temporalmente sus perfiles en Yammer, pero estos cambios se sobrescriben cuando hay un cambio en AAD, por lo que para cambiar o eliminar permanentemente el perfil de un usuario, debe cambiar o eliminar datos de directorio en Office 365 y AAD. Vea Administrar usuarios de Yammer en todo su ciclo de vida desde Office 365 y Agregar o cambiar la información de perfil de un usuario de Azure Active Directory.

Editar el perfil y la configuración del usuario (hecho por el usuario)

Un usuario puede editar su propio perfil. Los administradores no pueden cambiar el perfil de usuario ni la configuración.

  • El usuario puede hacer clic en el icono de configuración de Yammer Icono de configuración de Yammer y, a continuación, hacer clic en Editar configuración.

  • Seleccione la pestaña para el cambio que desea realizar:

    • Para cambiar el perfil, seleccione Perfil.

    • Para cambiar la contraseña, seleccione Contraseña.

    • Para editar las notificaciones, seleccione Redes.

    • Para ver la actividad de la cuenta, seleccione Actividad de cuenta.

    • Para ver las aplicaciones que ha instalado, seleccione Mis aplicaciones.

    • Para establecer las preferencias, seleccione Preferencias.

Quitar un usuario de un grupo, incluido un grupo externo

  1. En el grupo, seleccione Miembros.

  2. Seleccione el icono Configuración Icono de configuración de Yammer. Junto al nombre del usuario.

  3. Seleccione Quitar del grupo.

Quitar a un participante externo de una conversación

  • En la conversación de Yammer, haga clic en Quitar participantes.

Borrar un usuario de su red local de Yammer y las redes externas

Importante

Al borrar un usuario, hay una ventana de 14 días para decidir qué archivos y mensajes guardar o eliminar en la red principal antes de que los datos de identificación del usuario se borren por completo. Si desea revisar y eliminar algunos o todos los mensajes y archivos del usuario, asegúrese de exportar los datos de usuario y realizar las eliminaciones antes de borrar la cuenta del usuario, o en un plazo de 14 días después de seleccionar Borrar este usuario. Después de la ventana de 14 días, los archivos y los mensajes seguirán existiendo, pero se marcarán como pertenecientes a un usuario anterior.

Una vez que una cuenta de usuario realiza la transición de desactivada a quitada, no puede asociar los datos de usuario con el usuario, lo que significa que no puede exportar ni revisar estos datos.

Importante

Si desea revisar y eliminar mensajes y archivos en grupos externos, subprocesos externos y redes en los que el usuario es miembro invitado, siga las instrucciones de Eliminación de mensajes específicos o archivos de Yammer almacenados en Yammer o SharePointantes de borrar al usuario. En cuanto haga clic en Borrar este usuario, ya no podrá asociar el usuario a estos mensajes y archivos.

Importante

La eliminación de un usuario de su red de Yammer principal también lo quitará de todas las redes externas. Debe quitar los usuarios invitados por separado en cada red externa de la que sean miembros.

Cuando se borra un usuario, se eliminan los siguientes datos de usuario:

  • Los usuarios a los que sigue la persona, la conexión a conversaciones y temas que seguía y la conexión a usuarios que la seguían

  • Marcadores, preferencias de idioma, configuración de notificaciones y actividad de cuenta

  • Perfil

  • Pertenencia a grupos

  • La lista de redes de las que eran miembros

Como administrador, puede borrar un usuario de su red local y de las redes externas a las que pertenece.

Quitar un usuario (hecho por el administrador)

  1. En el Centro de administración de Yammer, vaya a Usuarios>quitar usuarios.

  2. Escriba el nombre de un usuario existente. Después de seleccionar el usuario, se muestran las opciones de eliminación.

    Después de seleccionar un nombre, se muestran las opciones de eliminación de usuario.

    • Si desea eliminar todos los mensajes de un usuario antes de borrar el usuario:

      1. Seleccione Quitar permanentemente el usuario y sus mensajes y después haga clic en Enviar.

      2. Cuando se complete, seleccione Borrar este usuario. Esto quita el nombre del usuario y los datos de actividad.

        • Si desea conservar todos los archivos y mensajes del usuario, seleccione Borrar el usuario.

        • Si desea revisar los mensajes y archivos del usuario y si ya ha revisado y eliminado mensajes o archivos en grupos externos, subprocesos o redes en los que el usuario es miembro invitado, haga lo siguiente:

      3. Seleccione Borrar el usuario. Borre el nombre y la información personal, pero deje sus mensajes (no se puede deshacer después de 14 días): de este modo el usuario se desactiva durante 14 días para que pueda exportar los datos de usuario y evaluar los mensajes y archivos de la red local antes de que el usuario se elimine permanentemente.

        Esta opción marca al usuario como desactivado. El usuario desactivado aparece en la página Quitar usuarios . En un plazo de 14 días, puede reactivar al usuario.

        Lista de usuarios desactivada.

        Después de 14 días, se envía un mensaje a todos los administradores de redes y administradores superiores para informarles de que se ha eliminado el usuario.

      4. Haga clic en Enviar.

      5. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí, eliminar permanentemente la cuenta.

      6. En los 14 días siguientes, siga las instrucciones de Eliminación de mensajes o archivos específicos.

Reactivar una cuenta desactivada tras usar Borrar el usuario

Cuando se desactiva la cuenta de un usuario mediante la opción Borrar este usuario , tiene 14 días para reactivar al usuario.

  1. Vaya al centro de administración de Yammer.

  2. Haga clic en Quitar usuarios.

  3. Vaya a la sección Usuarios desactivados . Esta sección solo estará visible cuando haya al menos una cuenta de usuario desactivada.

  4. Haga clic en Reactivar para cada usuario que desee reactivar.

    Después de 14 días, el usuario no se podrá reactivar.

Manage Yammer data compliance (Administrar el cumplimiento de datos de Yammer)

Administrar las solicitudes de interesado de RGPD en Yammer Basic

Exportar datos de Yammer Enterprise