Organizar un evento en directo con tecnología de Microsoft Teams en Viva Engage

Microsoft Viva Engage usa Microsoft Teams para procesar y grabar vídeo para todos los eventos en directo. Para comprender cómo funcionan conjuntamente Viva Engage y Teams, consulte Introducción a los eventos en directo.

En este artículo se proporcionan instrucciones para Viva Engage administradores de grupos a fin de generar las mejores experiencias de eventos en directo para sus grupos y comunidades. Si está planeando un evento grande (hasta 100 000 asistentes), el equipo de asistencia a eventos en directo de Microsoft 365 puede proporcionarle las mejores opciones para su evento en directo. Obtenga más información sobre este programa.

Nota:

Microsoft Stream eventos no estarán disponibles después del 31 de enero de 2024. Use eventos en directo de Microsoft Teams para programar los eventos.

Elección de una configuración que funcione para el evento en directo

El tamaño y la complejidad del evento en directo determina si crea el evento en Viva Engage o en Microsoft Teams. Revise estas descripciones para determinar cuál se ajusta mejor a sus necesidades.

Importante

Al configurar un evento en directo, se recomienda configurar los permisos de vídeo, comunidad y usuario al menos 24 horas antes del evento para obtener la mejor experiencia. Esto incluye opciones como agregar usuarios, actualizar permisos de vídeo y cambiar una comunidad de privada a pública. Ciertos cambios pueden tardar hasta dos horas en propagarse entre Microsoft Teams y Viva Engage. Permitir 24 horas o más puede proporcionar tiempo para las pruebas y el ajuste si es necesario.

• Inicio rápido de Microsoft Teams

  Use este método que se usa para generar eventos en directo sencillos. Todo lo que necesita tener son los dispositivos de audio y vídeo conectados al equipo del moderador. Esta configuración es excelente cuando ha invitado a un moderador remoto para el evento.

  • Teams codifica la secuencia de difusión.
  • El contenido compartido desde la cámara web y la pantalla del moderador se comparte entre Teams.
  • Los asistentes pueden ver el evento en Viva Engage.
  • El vídeo se almacena en la biblioteca de SharePoint conectada a la comunidad de Viva Engage donde se produjo el evento en directo. El vídeo se muestra en la página del evento Viva Engage durante 180 días después de que el evento haya terminado.

• Dispositivo o aplicación externa de Teams

  Este tipo de producción es mejor para eventos a gran escala, como ayuntamientos ejecutivos. Aquí, una sola secuencia de un mezclador multimedia se transmite a la audiencia.

  • Teams retransmite el evento en directo
  • Requiere un codificador externo (aplicación o dispositivo) para generar el evento.
  • Los asistentes pueden ver el evento en Viva Engage.
  • El vídeo se almacena en la biblioteca de SharePoint conectada a la comunidad de Viva Engage donde se produjo el evento en directo. El vídeo se muestra en la página del evento Viva Engage durante 180 días después de que el evento haya terminado.

Revisión de licencias y permisos

Como organizador de eventos en directo, asegúrese de que usted y su audiencia tienen las licencias y permisos necesarios para participar en eventos en directo.

Creación y programación de un evento en directo

• Debe ser administrador del grupo o comunidad de Viva Engage en el que cree y programe el evento.

• Debe poseer una licencia de Teams y configurar directivas específicas. Para obtener más información, consulte Quién puede crear y programar eventos en directo en Teams y Configurar directivas de eventos en directo.

• Debe ser administrador para asignar roles para el evento en directo (productores, presentadores, etc.). Solo los roles asignados reciben una invitación, lo que les permite unirse al evento a través de un vínculo. Obtenga más información sobre los roles asignados a través de Teams o a través de una aplicación o dispositivo externo.

• Los coproductores y moderadores que asigne también deben tener una licencia de Teams y Teams debe estar habilitado. (Seleccione el iniciador de aplicaciones de Microsoft 365 y busque un icono de Teams).

• El grupo público o privado debe estar conectado a Microsoft 365 y la opción Aplicar Office 365 identidad debe seleccionarse para la organización. Para restringir la asistencia solo a los miembros, use una comunidad privada. Los no miembros pueden asistir y participar en eventos en directo programados en una comunidad pública.

Para obtener más información, consulte Aplicación de la identidad de Office 365 para usuarios Viva Engage y grupos de Viva Engage y Microsoft 365.

Asistir a un evento en directo

• Los asistentes deben tener un plan de Microsoft 365 o Office 365 que incluya una licencia para Viva Engage y Microsoft Teams (por ejemplo, Office 365 A3, A5, F1, E1, E3 o E5).
• Debe ser miembro de la red de Viva Engage en la que se hospeda el evento para asistir a un evento en directo en un grupo público. Los invitados y los usuarios externos no tienen acceso a eventos en directo.
• Debe ser miembro del grupo privado en el que se hospeda el evento para asistir a un evento en directo en un grupo privado.

Configuración de vídeo y permisos de antemano

Para poder crear un evento en directo, debe configurar los permisos de vídeo, comunidad y usuario. Entre las tareas que puede que necesite completar se incluyen agregar usuarios, actualizar permisos de vídeo y cambiar una comunidad de privada a pública. Los permisos tardan hasta dos horas en propagarse entre Teams y Viva Engage.

Se recomienda configurar estas opciones con al menos 24 horas de antelación para permitir el tiempo de prueba y ajuste de la configuración.

Aprenda mediante la creación de un evento de prueba

Deje que su primer evento en vivo sea una especie de ensayo de vestido para lo real. Una sesión de práctica le ayuda a usted y a los miembros del equipo a sentirse cómodos con sus responsabilidades y lo que debe suceder. Esto es especialmente importante cuando se producen eventos en directo que se transmiten a miles de personas.

Inscriba asistentes para los roles clave: organizador, moderador y asistente. Si genera eventos a través de una aplicación o dispositivo externo, incluya a alguien en el personal del antivirus para ejecutar el mezclador para proporcionar la información del codificador. Considere la posibilidad de crear una comunidad Viva Engage independiente de sus voluntarios específicamente para la prueba.

Restringir la creación de eventos en directo en Viva Engage

Puede evitar la creación de eventos en directo producidos en Teams, eventos en directo producidos con otras herramientas o ambas.

• Para evitar la creación de eventos en directo producidos en Teams, quite los permisos de Teams para la programación de eventos en directo. De este modo, los usuarios sin licencia y no autorizados no tendrán la opción producir en Teams si intentan crear un evento en directo en Viva Engage.

preguntas más frecuentes

P: ¿Puedo crear un evento en directo en toda la empresa?

Si la comunidad all company de la red es un grupo conectado a Microsoft 365, puede hospedar eventos en esta comunidad. Todas las funciones de la empresa como otras comunidades Viva Engage.

P: ¿Cuántos asistentes pueden ver un evento en directo a la vez?

A. Actualmente, el límite es de 10 000 asistentes. Para tamaños de asistentes más grandes, póngase en contacto con el Programa de asistencia de eventos en directo de Microsoft 365.

P: ¿Qué reproductor multimedia se usa para eventos en directo?

Los nuevos eventos en directo se transmiten mediante el reproductor multimedia de Teams y se pueden ver en directo o a petición en la Viva Engage aplicaciones web y móviles (iOS y Android).

P: ¿Por qué no puedo ver el vídeo?

Para mantener la privacidad del contenido de eventos en directo, solo los usuarios autorizados pueden unirse a un evento en directo y se autentican a medida que cargan la página de eventos en directo. La autenticación debe ser correcta para que se pueda ver el vídeo. Use la configuración del explorador para asegurarse de que las cookies están habilitadas y de que las extensiones que bloquean tokens están deshabilitadas. Después de cambiar la configuración, actualice la página del evento.

P: ¿Dónde se almacenan los vídeos una vez producidos?

El vídeo a petición se almacena en la comunidad de SharePoint donde se hospedó el evento y se comparte automáticamente con los miembros de la comunidad privada. Si el evento se produjo en una comunidad pública, el vídeo se comparte con todos los usuarios de la red Viva Engage.

P: ¿Pueden los productores de eventos editar vídeos?

Sí, los vídeos se pueden editar en SharePoint. El vídeo editado en SharePoint se actualiza automáticamente para que los asistentes watch. Los productores pueden tardar hasta 10 minutos en editar sus vídeos una vez completado el evento.

P: ¿Qué ocurre con los vídeos de eventos en directo antiguos que se produjeron con Microsoft Stream?

Por ahora, los asistentes pueden watch vídeos de eventos en directo creados con Stream en Microsoft Stream. Sin embargo, se recomienda migrar vídeos de Stream a SharePoint.

P: ¿Cómo puedo cancelar un evento en directo programado?

1. En Viva Engage, vaya a la página de grupo para ver el evento.
2. En la sección Eventos de grupo, seleccione el evento y, a continuación, seleccione Cancelar evento.

Sugerencia

Si el anuncio del evento ha estado en directo durante un tiempo, publique un mensaje en la comunidad que diga que el evento se canceló. Si ha enviado una invitación de calendario, envíe una cancelación.

P: ¿Puede nuestro equipo de eventos moderar las conversaciones o verán todos los asistentes todas las preguntas?

Todas las preguntas y conversaciones son visibles dentro de la comunidad Viva Engage.

P: ¿Tengo que crear una transcripción o la herramienta transcribe el vídeo? ¿Cómo funciona el subtítulo después del evento?

Los subtítulos de inteligencia artificial con tecnología de Teams están disponibles en tiempo real durante y después de que el evento haya terminado.

P: ¿Se puede personalizar la página de aterrizaje del evento?

Puede editar el título, la descripción, la fecha y la hora de la página de aterrizaje del evento. La página de aterrizaje incluye la grabación después de que se haya producido el evento.

P: ¿Cuáles son las buenas maneras de promover un evento?

Use los vínculos al evento que se encuentran en la página del evento de Viva Engage para invitar a los asistentes a unirse al evento.

• Para las comunidades públicas, publique un anuncio en la comunidad con un vínculo a la página del evento. Para un mayor alcance, también puede publicar un anuncio en la comunidad de toda la empresa.
• En el caso de las comunidades privadas, publique un anuncio en la comunidad con un vínculo a la página del evento.
• En todas las comunidades, ancle los anuncios a la parte superior de la fuente de la comunidad.
• Envíe un correo electrónico con el vínculo. Envíe una invitación a una reunión en Outlook o Microsoft Teams que contenga el vínculo.

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