Resumen general del agente de pagos (versión preliminar)

[Este artículo es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones].

El agente de pagos resuelve un desafío de hace una década: el procesamiento de extremo a extremo de las facturas de los proveedores. El procesamiento de las facturas de los proveedores suele crear cuellos de botella y requiere conocimientos de contabilidad y de mapeo de datos y reglas de negocio para registrar las facturas correctamente.

El objetivo principal del agente de pagos es sencillo: adquirir conocimientos contables y ayudar a registrar correctamente las facturas, idealmente eliminando los cuellos de botella en las cuentas por pagar para que el apoyo financiero no ralentice el crecimiento de la empresa. El agente casi no necesita preparación, solo configuración y activación.

El agente de pagos supervisa los buzones de correo en busca de facturas entrantes de proveedores, utiliza IA para analizar el contenido de las facturas y muestra los borradores de facturas a los supervisores de agentes para su revisión. Lo ideal es que los usuarios realicen pocas o ninguna corrección antes de finalizar los borradores, de modo que las facturas estén listas para su aprobación y registro.

Importante

• Esta es una característica en vista previa lista para producción.
• Las vistas previas listas para producción están sujetas a términos de uso complementarios.

Nota

Esta característica de Copilot se valida y se admite en inglés solamente. Si bien se puede utilizar en otros idiomas, es posible que no funcione según lo previsto. La calidad del idioma puede variar según la interacción del usuario o la configuración del sistema, lo que puede afectar a la precisión y la experiencia del usuario. Obtenga más información sobre la disponibilidad geográfica y de idiomas en Disponibilidad internacional de Copilot.

Funcionalidad en la versión preliminar

Esta versión preliminar no representa la visión completa del agente de pagos. El agente de pagos se encuentra en sus primeras etapas y pronto se incorporarán más funciones y capacidades de IA.

Eventualmente, el agente ayudará con:

• Coincidente de pedidos de compra
• Flujos de aprobación
• Detección de anomalías
• Otras tareas que respaldan los procesos de cuentas por pagar y la contabilidad

Flujo de proceso del agente de pagos

El proceso de extremo a extremo gestionado por el agente de pagos se muestra en la siguiente figura. El flujo real puede variar en función de factores como la claridad de los detalles de las facturas analizadas, el historial de facturas de compra existente y los problemas de bloqueo.

Los pasos discontinuos de la imagen representan pasos que, con el tiempo, están destinados a ser opcionales en función de la configuración. En la versión preliminar pública, estos pasos no son opcionales.

1. Proveedor o empleado: el proveedor envía un correo electrónico a un buzón supervisado por el agente. Alternativamente, un empleado reenvía una factura de proveedor al buzón.
2. Agente de pagos: recoge el correo electrónico no leído en el buzón supervisado. A continuación, importa el correo electrónico y crea una entrada en Documentos electrónicos entrantes para cada archivo PDF adjunto, si existe.
3. Supervisor del agente: revisa el correo electrónico y el PDF, si se adjuntó alguno.
4. Agente de pagos: extrae la información de la factura del PDF utilizando Azure Document Intelligence.
5. Agente de pagos: identifica un proveedor en Business Central a partir de la información de la factura extraída.
6. Supervisor del agente: puede ayudar al agente a identificar al proveedor si el agente no puede identificar con confianza al proveedor adecuado. El supervisor de agente puede indicar al agente que cree el proveedor si prefiere dejar que el agente rellene previamente la información del proveedor basándose en los detalles del proveedor extraídos por OCR.
7. Agente de pagos: el agente intenta crear el proveedor y utiliza los datos del proveedor extraídos por OCR disponibles para rellenar el mayor número posible de campos de la ficha de proveedor.
8. Supervisor del agente: se le solicita que revise el proveedor recién creado, cuyo procesamiento está bloqueado hasta que lo desbloquee una parte interesada relevante.
9. Agente de pagos: utiliza IA para sugerir detalles de facturas en función de la información de la factura extraída.
10. Supervisor del agente: puede revisar, confirmar o cambiar los detalles de la factura sugeridos en un borrador de documento de compra, dependiendo de la configuración del agente y de la confianza de este en las sugerencias.
11. Agente de pagos: finaliza el borrador del documento de compra en una factura de compra. Los usuarios verán la factura en la lista de Facturas de compra.

Supervisión de correo electrónico

El agente utiliza un distribuidor de correo electrónico interno que se ejecuta como tarea en segundo plano para supervisar continuamente un buzón designado en busca de facturas de proveedores entrantes en formato PDF. El distribuidor activa al agente para que realice tareas y, a continuación, importa el documento PDF en Documentos electrónicos entrantes.

Cada documento PDF que se encuentra en un correo electrónico se convierte en un movimiento en los Documentos electrónicos entrantes. Por lo tanto, si hay varios archivos PDF adjuntos en el mismo correo electrónico, se crea una entrada en Documentos electrónicos entrantes para cada uno de ellos. Una tarea de agente distinta procesa cada movimiento.

Nota

Use un buzón designado para recibir facturas de proveedores. Si otros agentes, como el Agente de pedidos de venta, utilizan el mismo buzón, pueden producirse conflictos con la propiedad de los correos electrónicos entrantes.

Precaución

Un principio fundamental del Agente de pagos es importar todos los correos electrónicos, no solo los que contienen archivos PDF. Tome medidas para asegurarse de que el agente tenga la propiedad total del buzón, en cuanto al proceso, y que los usuarios no puedan leer o eliminar correos electrónicos accidentalmente:

• El buzón supervisado solo debe ser asistido desde dentro de Business Central
• Los usuarios no deben tener acceso al buzón supervisado desde Outlook.

Como consecuencia, los correos electrónicos sin PDF se muestran como tareas de agentes y necesitan supervisores de agentes para decidir cómo manejarlos. Los archivos PDF que no se reconocen como facturas se marcan como tipo de documento desconocido. Puede filtrar estos documentos eligiendo la vista Tipo de documento desconocido en la página Documentos electrónicos entrantes y, a continuación, eliminarlos. También puede eliminar los archivos no compatibles recibidos en este buzón de esta manera.

Extracción de datos de facturas

El PDF se envía para la extracción de datos OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) con Azure Document Intelligence, y el resultado se almacena en el mismo registro de documento electrónico.

El agente ayuda a clasificar los documentos PDF importados cuando no se sabe con certeza si el PDF es una factura de proveedor. Puede identificar estos documentos en Documentos electrónicos entrantes utilizando el Tipo de documento desconocido.

Detalles de borrador de facturas

Cuando el agente considera que un documento PDF es una factura de proveedor válida con un grado de confianza, comienza por identificar al proveedor para crear el borrador de la factura de compra. En este proceso, es posible que el agente necesite la ayuda de un supervisor de agente si no puede identificar con seguridad al proveedor correcto. Si el agente no pudo identificar al proveedor, el supervisor de agente puede indicarle que cree el proveedor en su nombre mediante el campo Instrucciones Adicionales en el sidecar del agente.

El agente se detendrá cuando no pueda identificar al proveedor:

Los supervisores de agentes pueden indicar al agente que vaya a crear el proveedor utilizando los datos de OCR como entrada:

Puede proporcionar instrucciones adicionales seleccionando una de las acciones sugeridas o escribiendo sus propias instrucciones utilizando el pequeño icono de chat . Después de seleccionar una de estas opciones, seleccione Confirmar. En el ejemplo anterior, se selecciona la instrucción Crear proveedor.

Cuando el agente haya creado el proveedor, le pedirá al supervisor de agente que revise el proveedor recién creado:

Cuando el supervisor de agente abre la ficha de proveedor, puede identificar fácilmente los campos establecidos por el agente y rellenar el resto de los campos según sea necesario. Si desea que el agente trabaje con la factura actual de inmediato, desbloquee el proveedor mediante el campo Bloqueado de la ficha de proveedor.

Nota

Cuando el agente crea un proveedor nuevo, el campo Bloqueado de la ficha de proveedor se establece en Todo. Este comportamiento garantiza que se pueda llevar a cabo un proceso adecuado de aprobación del proveedor. Normalmente, los proveedores y sus cuentas bancarias se aprueban comunicándose con el proveedor y realizando devoluciones de llamadas humanas al departamento de finanzas del proveedor. En muchos lugares, esta acción es un requisito para una auditoría exitosa. De este modo, al dejar el proveedor recién creado en un estado bloqueado, se garantiza que no se pueda realizar ningún proceso de facturación hasta que se desbloquee el proveedor. El agente en sí no proporciona ninguna funcionalidad para las aprobaciones de proveedores.

Después de seleccionar Confirmar en el sidecar del agente, el agente vuelve a intentar identificar al proveedor, lo que ahora debería tener éxito porque se acaba de crear, dado que desbloqueó el proveedor.

Una vez que el agente identifica al proveedor, inicia el procesamiento a nivel de línea de los detalles de la factura. El agente utiliza diferentes métodos para redactar los mejores detalles posibles. Por ejemplo, puede usar IA, historial de facturas de proveedores, asignación de texto a cuentas de L/M, referencias de producto y más. El agente registra todos los detalles del borrador de la factura del proveedor específico en un Borrador de documento de compra relacionado con el Documento electrónico entrante. Puede tener acceso a este borrador desde el Documento electrónico entrante cuando no interactúe con el agente. También se vincula en la pestaña Tareas del agente del panel Copilot cuando se trata de un supervisor de agente.

Finalización del borrador del documento de compra

El Borrador de documento de compra es donde se muestran al usuario los detalles del borrador del agente y donde el agente explica por qué hizo ciertas sugerencias de valor de campo. El borrador ayuda a los usuarios a conocer el razonamiento del agente y a decidir si ajustar los detalles del borrador antes de finalizarlo.

En cada sección, verá sugerencias sobre cuántos campos revisar:

Cada campo en el que se requiera una revisión tendrá un consejo que describe el razonamiento del agente detrás de la configuración del valor del campo:

Estos consejos te ayudarán a ganar confianza en el trabajo del agente y, cuando termines de revisar, finalizarás la factura. Al finalizar un borrador de compra, se crea una factura de compra basada en el borrador. Una vez finalizado un borrador, se vincula a la factura de compra y ya no se puede editar. El borrador se mantiene mientras exista la factura de compra.

Activación y configuración

El agente está disponible en Business Central y está listo para su uso. Para activarlo, consulte Configuración del agente de pagos para obtener información sobre cómo configurar el agente de pagos para los supervisores del agente con los que desea que trabaje el agente.

Facturación por uso

El agente de pagos usa mensajes de Microsoft Copilot Studio para las interacciones de IA, que pueden incurrir en cargos basados en la complejidad de la interacción. Antes de usar el agente, configure un modelo de facturación para el entorno Business Central. Obtenga más información en Administrar la facturación basada en el consumo.

Operaciones generales del agente

El agente de pagos funciona de forma autónoma en segundo plano, utilizando IA para realizar sus tareas mientras mantiene a los usuarios informados sobre los pasos clave e involucrándolos cuando es necesario. Es posible que se necesite participación en escenarios específicos, como cuando los usuarios revisan borradores de facturas de proveedores creados por el agente, en función de las preferencias establecidas.

Conceptualmente, el agente interactúa con las características Business Central como un usuario Business Central. El agente recibe instrucciones generales en lenguaje natural que describen cómo manejar las facturas de los proveedores. A continuación, usa metadatos de la interfaz de usuario, como títulos, información sobre herramientas y otras propiedades, combinados con los datos presentados en las páginas Business Central y sus propias instrucciones, para determinar cada paso necesario para completar la tarea. A partir del área de tareas designada, el agente navega por las páginas, selecciona acciones de la interfaz de usuario e introduce los datos como lo haría un usuario. Este enfoque permite que el agente siga siendo flexible y adaptable, ya que su superficie de interacción y sus pasos no están codificados. En cambio, la IA los determina en función del contexto de cada paso.

Esta flexibilidad permite que el agente busque e interactúe con campos y acciones personalizados relevantes. También puede intentar resolver automáticamente los errores de validación procesando los mensajes de error mostrados y ajustando la entrada.

Participación del cliente y del usuario en Business Central

Los supervisores de agentes pueden consultar los pasos del agente, las facturas en PDF importadas y los detalles de los borradores de la factura de compra. Pueden ver fácilmente los datos que introduce el agente en comparación con los datos de la lógica empresarial de Business Central y los datos de OCR importados, y cambiar el borrador de la factura de compra según lo deseen.

El agente involucra a usuarios designados de Business Central, denominados supervisores o responsables de agentes, si no está seguro de cómo registrar la factura. Por ejemplo, si no se puede identificar con certeza el proveedor.

Permisos y perfiles

El agente trabaja dentro de los permisos y el perfil (rol) que asigna el administrador. Obtenga más información en Administrar los permisos del agente y el acceso de los usuarios.

Pasos siguientes

• Configurar agente de pagos
• Usar agente de pagos
• Preguntas frecuentes sobre IA responsable para agente de pagos

Información relacionada

Configurar Copilot y capacidades de agente