Administración de equipos

Nota:

Si ha habilitado el modo solo interfaz unificada, antes de usar los procedimientos de este artículo, haga lo siguiente:

1. Seleccione Configuración () en la barra de navegación.
2. Seleccione Configuración avanzada.

   

El uso de equipos en Dynamics 365 Customer Engagement (local) es opcional. Sin embargo, los equipos proporcionan una manera sencilla de compartir objetos empresariales y le permiten colaborar con otras personas en las unidades de negocio. Aunque un equipo pertenece a una unidad de negocio, puede incluir usuarios de otras unidades de negocio. Puede asociar un usuario a más de un equipo.

Puede usar tres tipos de equipos:

• Un equipo de propietario tiene registros y roles de seguridad asignados. Los privilegios del equipo se definen mediante roles de seguridad. Además de los privilegios proporcionados por el equipo, los miembros del equipo tienen los privilegios definidos por sus roles de seguridad individuales y por los roles de otros equipos en los que son miembros. Un equipo tiene derechos de acceso total a los registros que posee el mismo. Los miembros del equipo se agregan manualmente al equipo propietario.

• Un equipo de acceso no es propietario de registros y no tiene los roles de seguridad asignados al equipo. Los miembros del equipo tienen privilegios definidos por sus roles de seguridad individuales y por roles de los equipos en los que son miembros. Los registros se comparten con un equipo de acceso, y al equipo se le conceden derechos de acceso sobre los registros, como Leer, Escribir o Adjuntar.

¿Equipo propietario o equipo de acceso?

El tipo de equipo que elija depende de los objetivos, la naturaleza del proyecto e incluso el tamaño de la organización. Hay algunas directrices que puede usar al elegir el tipo de equipo.

Cuándo usar equipos propietarios

• Las directivas de la organización requieren la capacidad de que los registros sean propiedad de entidades distintas de los usuarios, como la entidad del equipo.
• El número de equipos se determina en el momento de diseño del sistema de Customer Engagement (en instalaciones).
• Se requiere informes diarios sobre el progreso por parte de los equipos propietarios.

Cuándo usar equipos de acceso

• Los equipos se forman y se disuelven dinámicamente. Esto suele ocurrir si no se proporcionan criterios claros para definir los equipos, como el territorio establecido, el producto o el volumen.
• El número de equipos no se conoce en el momento de diseño del sistema de Customer Engagement en las instalaciones.
• Los miembros del equipo requieren diferentes derechos de acceso en los registros. Puede compartir un registro con varios equipos de acceso, y cada equipo proporciona diferentes derechos de acceso sobre el registro. Por ejemplo, a un equipo se le concede el derecho de acceso de lectura en la cuenta y a otro equipo, los derechos de acceso de lectura, escritura y uso compartido en la misma cuenta.
• Un conjunto único de usuarios requiere acceso a un único registro sin tener propiedad del registro.

Común a todos los tipos de equipo

¿Quién puede crear equipos?

Cualquier persona que tenga privilegios Create, Read, Update (Write), Delete (CRUD) en la entidad Team, puede crear cualquiera de los tipos de equipo.

Adición de un administrador de equipo

Al crear un equipo, debe agregar un administrador de equipo con un rol de seguridad que tenga privilegio de lectura para la entidad Equipo. Vaya a Configuración>Seguridad>Equipos y seleccione un equipo para acceder al administrador del equipo.

¿Qué privilegios heredados tienen los administradores del equipo?

Los administradores del equipo tienen acceso a los registros propiedad del equipo. Los administradores del equipo no necesitan agregarse a un equipo y no se muestran como miembros del equipo.

Acerca de los equipos propietarios

Un equipo de propietario puede poseer uno o más registros. Para convertir un equipo en propietario del registro, debe asignar un registro al equipo.

Aunque los equipos proporcionan acceso a un grupo de usuarios, todavía debe asociar usuarios individuales a roles de seguridad que concedan los privilegios que necesitan para crear, actualizar o eliminar registros propiedad del usuario. Estos privilegios no se pueden aplicar asignando roles de seguridad a un equipo y agregando el usuario a ese equipo.

Si un equipo propietario no posee registros y no tiene roles de seguridad asignados al equipo, se puede convertir en un equipo de acceso. Es una conversión unidireccional. No puede convertir al equipo de acceso de nuevo en un equipo de propietario. Durante la conversión, se eliminan todas las colas y buzones asociados al equipo. Al crear un equipo en la aplicación web, debe elegir el tipo de equipo Propietario.

Para obtener más información, consulte Asignación de un registro a un usuario o equipo.

Crea un equipo de propietarios

1. Asegúrese de que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema, Administrador de ventas, Vicepresidente de Ventas, Vicepresidente de Marketing o CEO - Director de Negocios o permisos equivalentes.

   Compruebe su rol de seguridad:

   • Siga los pasos de la sección Visualización del perfil de usuario.
   • ¿No tiene los permisos adecuados? Póngase en contacto con el administrador del sistema.

2. Vaya a Configuración>Seguridad. En Microsoft Dynamics 365 for Outlook, vaya a Configuración seguridad>del sistema>.

3. Seleccione Teams.

4. En la barra de herramientas Acciones, seleccione el botón Nuevo .

5. Escriba un nombre de equipo.

6. Seleccione una unidad de negocio.

7. Introduzca un administrador.

8. Seleccione Propietario en Tipo de equipo.

9. Complete otros campos obligatorios y, a continuación, seleccione Guardar.

   Si no selecciona la unidad de negocio a la que pertenecerá el equipo, de forma predeterminada, se selecciona la unidad de negocio raíz. La unidad de negocio raíz es la primera unidad de negocio creada para una organización.

Edita un equipo propietario

1. Asegúrese de que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema, Administrador de ventas, Vicepresidente de Ventas, Vicepresidente de Marketing o CEO - Director de Negocios o permisos equivalentes.

   Compruebe su rol de seguridad:

   • Siga los pasos de la sección Visualización del perfil de usuario.
   • ¿No tiene los permisos adecuados? Póngase en contacto con el administrador del sistema.

2. Vaya a Configuración>Seguridad. En Dynamics 365 for Outlook, vaya a Configuración>Sistema>Seguridad.

3. Seleccione Teams.

4. En la lista desplegable Teams , seleccione Todos los equipos propietarios u otra vista adecuada.

5. En la cuadrícula, seleccione el equipo que desea editar.

6. En la barra de herramientas Acciones, seleccione Editar, cambie los campos deseados y, a continuación, seleccione Guardar.

Acerca del acceso a equipos y plantillas de equipo

Puede crear manualmente un equipo de acceso si elige el tipo de equipo Access o permite que el sistema cree y administre un equipo de acceso automáticamente. Al crear un equipo de acceso, puede compartir varios registros con el equipo.

Se crea un equipo de acceso administrado por el sistema para un registro específico, otros registros no se pueden compartir con este equipo. Debe proporcionar una plantilla de equipo que el sistema usa para crear un equipo. En esta plantilla, defina el tipo de entidad y los derechos de acceso del registro que se asignan a los integrantes del equipo cuando crea el equipo.

Una plantilla de equipo se muestra en todos los formularios de registro de la entidad especificada como lista. Cuando se agrega el primer usuario a la lista, se crea el equipo real de acceso para este registro. Puede agregar y quitar miembros en el equipo mediante esta lista. La plantilla del equipo se aplica a los registros del tipo de entidad indicado y de entidades relacionadas, según las reglas en cascada. Para dar a los miembros del equipo diferente acceso al registro, puede suministrar varias plantillas de equipo, cada plantilla especificando derechos de acceso diferentes.

Por ejemplo, puede crear un modelo de equipo para la entidad Cuenta con el permiso de lectura, lo cual permite a los miembros del equipo visualizar la cuenta especificada. Para otro equipo que requiere más acceso a la misma cuenta, puede crear una plantilla de equipo con derechos de acceso de lectura, escritura, uso compartido y otros. Para agregarlo al equipo, el nivel de acceso mínimo que un usuario debe tener para la entidad especificada en la plantilla es el de lectura básico (usuario).

Debido a la relación parental entre la plantilla de equipo y los equipos de acceso administrado por el sistema, al eliminar una plantilla, todos los equipos asociados a la plantilla se eliminan según las reglas en cascada. Si cambia los derechos de acceso de la plantilla de equipo, los cambios solo se aplican a los nuevos equipos de acceso creados automáticamente (administrados por el sistema). Los equipos existentes no se ven afectados.

Nota:

Un usuario debe tener privilegios suficientes para unirse a un equipo de acceso. Por ejemplo, si el equipo de acceso tiene derechos de acceso Eliminación en una cuenta, el usuario debe tener privilegios de Eliminación en la entidad de cuenta para unirse al equipo. Si intenta agregar un usuario con privilegios insuficientes, verá este mensaje de error: "No puede agregar el usuario al equipo de acceso porque el usuario no tiene suficientes privilegios en la entidad".

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo crear una plantilla de equipo y agregar el formulario de entidad, consulte Creación de una plantilla de equipo y adición a un formulario de entidad.

Configuración máxima para los equipos de acceso administrado por el sistema

El número máximo de plantillas de equipo que puede crear para una entidad se especifica en la MaxAutoCreatedAccessTeamsPerEntity configuración de implementación. El valor predeterminado es 2. El número máximo de entidades que puede habilitar para los equipos de acceso creados automáticamente se especifica en la MaxEntitiesEnabledForAutoCreatedAccessTeams configuración de implementación. El valor predeterminado es 5. Puede usar el Set-CrmSettingcomando de Windows PowerShell para actualizar este valor.

Consulte también

Administrar la seguridad, los usuarios y los equipos
Crear una plantilla de equipo y agregarla a un formulario de entidad
Acerca de las plantillas de equipo
Imprimir posibles clientes, cotizaciones y otros registros
Agregar equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo
Acerca de las plantillas de equipo
Descargar: Obtener acceso a Teams en Microsoft Dynamics CRM
Descarga: Modelado de seguridad escalable con Microsoft Dynamics CRM
Comportamiento de la relación de entidad