Resumen del inventario, compras y devoluciones

Las funcionalidades de inventario de Dynamics 365 Field Service incluyen:

• Almacenes
• Ajustes de inventario y transferencias
• Consumo y facturación de productos durante las órdenes de trabajo
• Compras
• Devoluciones
• Diarios de inventario

Antes de utilizar las funciones de inventario, compras y devoluciones, es fundamental que se familiarice con las funciones del catálogo de productos en Field Service. Solo se realiza un seguimiento de los productos en el inventario si el campo Tipo de producto de Field Service está establecido en Inventario. De lo contrario, los cambios de inventario no se muestran al agregar productos a pedidos de trabajo, pedidos de compra y autorizaciones de devolución de mercancías (RMA).

Para otorgar acceso a un recurso para crear y editar tablas relacionadas con el inventario, agregue el rol de seguridad Compra de inventario a su rol de seguridad existente.

Prerequisites

Antes de configurar el inventario en Field Service, asegúrese de que se cumplen los siguientes requisitos:

• Los usuarios que crean o editan registros de inventario necesitan o bien el rol de seguridad Field Service - Administrator, que incluye permisos para todas las tablas, o bien el rol de seguridad Inventory Purchase agregado a su rol de seguridad base de Field Service. Obtenga más información en Roles de seguridad y perfiles de seguridad de nivel de columna.
• Al menos un almacén debe existir en el sistema. Sin un almacén, no puede registrar cantidades de inventario ni procesar pedidos de compra y devoluciones.

Introducción al seguimiento de inventario

Siga estos pasos para iniciar el seguimiento del inventario en Field Service:

1. Cree un almacén para representar cada ubicación física donde almacene productos, incluidos camiones técnicos.
2. Cree productos y establezca el tipo de producto de Field Service en Inventario para cualquier producto que quiera realizar el seguimiento.
3. Agregue el inventario inicial mediante la creación de un ajuste de inventario para registrar las cantidades iniciales en cada almacén. Agregar un producto a un registro de almacenamiento por sí solo no establece cantidades; use un ajuste de inventario o diarios de inventario manual para registrar cantidades iniciales o realizar actualizaciones masivas.
4. Asocie un almacén a cada recurso que se pueda reservar para que el uso del producto de pedido de trabajo se descuenta automáticamente de la ubicación correcta.

Elección de un enfoque de inventario

Use la tabla siguiente para determinar el enfoque adecuado para su organización:

Scenario	Enfoque recomendado
Controlar piezas en los camiones de los técnicos y descontarlas al usarlas	Use almacenes de Field Service y productos de pedido de trabajo. No se necesita ninguna integración externa.
Compra básica con pedidos de proveedor y recibos	Use pedidos de compra de Field Service con flujos de trabajo de aprobación.
Precios complejos, varias monedas o adquisiciones avanzadas	Integración con un sistema ERP como Dynamics 365 Supply Chain Management.
Sincronización del inventario con aplicaciones de finanzas y operaciones o un ERP externo	Use la integración de Field Service con Project Operations para las aplicaciones financieras de Microsoft, o una integración personalizada de Dataverse para ERP que no sean de Microsoft.

Para los requisitos básicos de inventario, muchas organizaciones utilizan las capacidades anteriores incluidas. Para requisitos de precios e inventario más complejos, Field Service está diseñado para integrarse con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). En un ejemplo común, Field Service se integra con Dynamics 365 Supply Chain Management mediante una plantilla precompilada Dataverse "Prospect to cash".

En el diagrama siguiente se muestra el flujo de inventario, compras y devoluciones en Field Service.

Almacenes e inventario de productos

En Field Service, un almacén es cualquier ubicación de la empresa que tenga inventario. Los almacenes incluyen ubicaciones estáticas y móviles, como:

• Almacenes
• Camiones técnicos
• Centros de distribución
• Muelles de carga

El inventario en cada almacén se actualiza en función de los productos de órdenes de trabajo usados, pedidos de compra, devoluciones, ajustes y transferencias. El sistema registra las actualizaciones en la tabla inventario de productos relacionada.

Para cada producto en el almacén, el sistema rastrea la información siguiente:

• Cantidad disponible: cuántas unidades quedan por vender.
• Cantidad asignada: cuántas unidades figuran actualmente en las órdenes de trabajo como productos de órdenes de trabajo asignadas.
• Cantidad en mano: suma de los valores de Cantidad disponible y Cantidad asignada. Este campo representa las unidades que todavía están presentes físicamente en el almacén, incluso si ya están comprometidos a trabajar.
• Cantidad en pedido: cuántas unidades figuran actualmente en los pedidos de compra, pero no se han recibido ni agregado al inventario. Este campo representa las unidades que están en camino.

Nota:

Al agregar un almacén a cada recurso reservable, puede definir el almacén predeterminado que se utilizará cuando ese recurso reservable use un producto de orden de trabajo.

Ajustes de inventario y transferencias

Utilice ajustes de inventario para agregar o restar manualmente el inventario de los almacenes. Por ejemplo, para chequeos de rutina para reflejar la contracción y los defectos, y comparar el inventario esperado con el inventario real. A continuación, puede ajustar la diferencia.

Utilice las transferencias de inventario para transferir inventario de un almacén de origen a un almacén de destino. El ejemplo más común de esto es transferir el inventario de un almacén al camión de un técnico.

También puede habilitar ajustes y transferencias en la aplicación móvil de Field Service. Por ejemplo, puede crear una transferencia de inventario si los técnicos se reúnen en el campo y transfieren el inventario de un camión a otro.

Inventario de orden de trabajo

Los cambios en el inventario ocurren cuando agregas productos a las órdenes de trabajo y los usas.

Por ejemplo, se agrega un producto como estimado y asignado (es decir, el campo Estado de línea se establece en Estimado y el campo Asignado se establece en Sí). En este caso, reserva una parte del inventario del almacén especificado, pero el sistema no lo deduce.

Si utiliza un producto de orden de trabajo durante una orden de trabajo (es decir, el campo Estado de línea se establece en Usado), el sistema deduce del inventario en el almacén correspondiente la cantidad del producto de orden de trabajo. Normalmente, el almacén que se muestra en un producto de pedido de trabajo es el camión de un técnico.

Pedidos de compra

Use pedidos de compra (PO) para pedir productos para un almacén. También puede usarlos para pedir productos directamente para un pedido de trabajo para que se pueda completar el trabajo en el sitio.

El proceso de pedido de compra incluye los siguientes pasos:

1. Solicitar productos de un proveedor creando un Pedido de compra y agregando Productos de pedido de compra.
2. Obtener aprobación.
3. Documentar la recepción de productos. Cree una recepción de pedido de compra y un producto de recepción de pedido de compra para agregar los productos recibidos al inventario del almacén o para agregarlos como productos de orden de trabajo.

Devoluciones

A veces, la misma organización que instala piezas y equipos en la ubicación de un cliente necesita procesar una devolución de ese producto o activo del cliente. Puede emitir créditos a los clientes que inician devoluciones. También puede realizar un seguimiento de las devoluciones como parte del historial de servicio de un activo del cliente.

Entre las razones comunes para iniciar las devoluciones se incluyen las siguientes:

• La pieza o el equipo está defectuoso.
• El cliente no está satisfecho.
• Se necesita una reparación, pero no se está llevando a cabo en el sitio. En cambio, está ocurriendo en la ubicación del proveedor de servicios o del fabricante.
• El equipo estaba en la ubicación del cliente como parte de un contrato de arrendamiento que finaliza y no se renovará.

Field Service cuenta con tres devoluciones listas para usar:

• Devolver al almacén
• Devolver al proveedor
• Cambio de la propiedad del equipamiento

Para emitir una devolución, siga estos pasos:

1. Cree un RMA. La RMA designa los productos que pueden devolverse y el resto de información importante, como los precios. También especifica una acción de procesamiento, que es el tipo de devolución.
2. Cree un recibo de RMA. La devolución no termina hasta que se crea un recibo de RMA. El recibo de RMA confirma que se recibió el producto y la cantidad correctos. También indica la fecha del recibo y la persona que lo manejó.

El sistema ajusta automáticamente el inventario y los activos del cliente.

Diarios de inventario

Todas las transacciones de inventario se registran en diarios de inventario. Por ejemplo, al asignar un producto a un pedido de trabajo, se crea un diario de inventario que aumenta la cantidad asignada en uno. Cuando se usa ese mismo producto para completar el pedido de trabajo, se crea otro diario de inventario que reduce la cantidad en mano. Los diarios se registran para todos los aumentos y disminuciones del inventario de productos. Básicamente, los diarios de inventario sirven como un libro mayor de inventario dentro de Field Service.

Lo más importante, dependiendo de la arquitectura de la integración, puede usar diarios de inventario para integrar transacciones de inventario de Field Service con sistemas ERP externos. Para hacer las integraciones más fáciles y más flexibles, los diarios de inventario se pueden crear manualmente.

Problemas comunes

En la tabla siguiente se enumeran los problemas comunes de inventario y sus causas.

Issue	Causa	Resolution
El inventario no disminuye cuando se usa un producto en un pedido de trabajo	El Tipo de producto de Field Service del producto no está establecido en Inventario. Los productos de servicio y no inventario no desencadenan transacciones de inventario.	Abra el registro del producto y cambie Field Service Product Type (Tipo de producto de Field Service) a Inventory (Inventario). Los productos de pedido de trabajo existentes no se ajustan retroactivamente.
Las cantidades de inventario muestran valores negativos	Field Service no aplica el inventario no negativo de forma predeterminada. Las cantidades son negativas cuando se utilizan o transfieren productos más allá del stock disponible.	Supervise periódicamente las cantidades de inventario de productos. Use ajustes de inventario para corregir discrepancias y asegurarse de que los pedidos de compra se reciben antes de que se consuman los productos.
Los diarios de inventario no se crean para una transacción	Los diarios se generan cuando se producen cambios de inventario a través del uso del producto de pedido de trabajo (estado de línea establecido en Usado), recibos de pedido de compra, ajustes de inventario, transferencias de inventario y recibos de RMA. Simplemente agregar un producto a un pedido de trabajo sin cambiar el estado de la línea no crea un diario.	Compruebe que el producto de la orden de trabajo Estado de línea esté configurado como Usado y que se haya especificado un almacén. En escenarios de integración, considere la posibilidad de usar diarios de inventario manuales.
Los productos de un ERP externo no aparecen en Field Service	Los productos deben sincronizarse con Dataverse y deben tener asignado un valor de Tipo de producto de Field Service . Los productos sin este valor de campo no se pueden usar en pedidos de trabajo ni realizar un seguimiento en el inventario.	Compruebe que la integración asigna correctamente el campo de tipo de producto. Compruebe que los productos sincronizados tengan Tipo de producto de Field Service establecido en Inventario y pertenezcan a un grupo de unidad válido.

Pasos siguientes

• Crear un almacén para realizar un seguimiento del inventario
• Crear un pedido de compra
• Procesar una devolución (RMA y RTV)
• Usar diarios de inventario manuales
• Creación de productos o servicios para pedidos de trabajo
• Integración de Field Service con Project Operations